5 phương pháp phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là một phần thiết yếu của quản lý nguồn nhân lực. Nó xác định các kỹ năng, khả năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm mà một công việc nên có. Hãy cùng tìm hiểu và hiểu ý nghĩa, thành phần, phương pháp, công cụ, quy trình và cách sử dụng phân tích công việc trong HRM Show
Ý nghĩa của phân tích công việcPhân tích công việc là quá trình xác định và báo cáo thông tin thích hợp liên quan đến bản chất của một công việc cụ thể. Đó là việc xác định các nhiệm vụ bao gồm công việc và các kỹ năng, kiến thức, khả năng và trách nhiệm cần có của người nắm giữ để thực hiện thành công công việc Phân tích công việc là nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động và trách nhiệm của một công việc cụ thể Do đó, thông tin thu thập được sẽ được phân tích và có thể dễ dàng biết được sự thật về bản chất của điều kiện làm việc và phẩm chất của nhân viên Phân tích công việc xác định các công việc trong tổ chức và các hành vi cần thiết để thực hiện các công việc này Phân tích công việc là quá trình khám phá, nghiên cứu và ghi lại một cách có hệ thống về trách nhiệm, nhiệm vụ, kỹ năng, trách nhiệm giải trình, môi trường làm việc và các yêu cầu về năng lực của công việc. Nó cũng liên quan đến việc xác định tầm quan trọng tương đối của nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng thể chất và cảm xúc của công việc. Định nghĩa phân tích công việcPhân tích công việc thu thập và phân tích thông tin về nội dung công việc, yêu cầu về con người và bối cảnh thực hiện công việc Dessier (2005) định nghĩa phân tích công việc là thủ tục thông qua đó nhà phân tích công việc xác định nhiệm vụ của các vị trí khác nhau trong tổ chức và đặc điểm của những người thuê họ. Dale Yoder (1983) định nghĩa phân tích công việc là “một quá trình trong đó các công việc được nghiên cứu để xác định những nhiệm vụ và trách nhiệm mà chúng bao gồm, mối quan hệ của chúng với các công việc khác, các điều kiện để thực hiện công việc và năng lực nhân sự cần thiết để thực hiện công việc một cách thỏa đáng. ” Theo ý kiến của Strauss và Sayles (1977), phân tích công việc bao gồm hai phần, một bản mô tả công việc phải làm (Bản mô tả công việc) và những kỹ năng và kiến thức mà bất kỳ ai đảm nhận công việc phải có (Bản đặc tả công việc)”. Theo Gary Dessler, “Phân tích công việc là quy trình xác định các nhiệm vụ và yêu cầu kỹ năng của một công việc và loại người nên được tuyển dụng cho công việc đó. ” Theo Edwin B. Flippo, “Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan đến hoạt động và trách nhiệm của một công việc cụ thể. ” Phân tích công việc là một phương pháp có hệ thống để thu thập và phân tích thông tin về nội dung, yêu cầu về con người của công việc và bối cảnh thực hiện công việc. Phân tích công việc liên quan đến việc thu thập dữ liệu về việc thực hiện công việc trong một tổ chức Tuy nhiên, định nghĩa này có lẽ quá đơn giản khi tất cả các loại thông tin khác nhau phải được thu thập đều được xem xét. Ví dụ: dữ liệu được thu thập phải mô tả rõ ràng những gì được yêu cầu để thực hiện một công việc cụ thể Điều này nên bao gồm các
Các loại thông tin được thu thập bởi một phân tích công việc được hiển thị dưới đây
Đặc điểm của Phân tích công việcTừ các định nghĩa trong phần trước, chúng ta có thể liệt kê các đặc điểm của phân tích công việc như sau
9 Mục đích, Cách sử dụng hoặc Mục tiêu của Phân tích Công việcMột phương pháp quản lý nguồn nhân lực hợp lý quy định rằng nên thực hiện phân tích công việc kỹ lưỡng vì nó có thể giúp hiểu sâu hơn về các yêu cầu hành vi của công việc Điều này, đến lượt nó, tạo ra một cơ sở vững chắc để đưa ra các quyết định tuyển dụng liên quan đến công việc 9 mục đích chính của phân tích công việc; Cơ cấu tổ chức và thiết kếBằng cách làm rõ các yêu cầu công việc và mối quan hệ qua lại giữa các công việc, trách nhiệm của các cấp có thể được cụ thể hóa, thúc đẩy hiệu quả và giảm thiểu sự chồng chéo hoặc trùng lặp Lập kế hoạch nguồn nhân lựcPhân tích công việc là cơ sở dự báo nhu cầu nhân lực và lập kế hoạch cho các hoạt động đào tạo, luân chuyển, thăng tiến Thông tin phân tích công việc được tích hợp vào hệ thống thông tin nguồn nhân lực đơn giản hóa công việcPhân tích công việc cung cấp thông tin liên quan đến công việc và dữ liệu này có thể được sử dụng để làm cho quy trình hoặc công việc trở nên đơn giản Đơn giản hóa công việc có nghĩa là chia công việc thành những phần nhỏ,. e. , các dòng sản phẩm hoặc quy trình hoạt động khác nhau, cải thiện hiệu suất sản xuất hoặc công việc Thiết lập các tiêu chuẩnTiêu chuẩn có nghĩa là phẩm chất, kết quả, hiệu suất hoặc phần thưởng tối thiểu có thể chấp nhận được đối với một công việc cụ thể Phân tích công việc cung cấp thông tin về công việc và mỗi tiêu chuẩn có thể được thiết lập bằng cách sử dụng thông tin này Hỗ trợ các hoạt động nhân sựPhân tích công việc hỗ trợ các hoạt động nhân sự khác nhau như tuyển dụng, lựa chọn, sắp xếp, đào tạo và phát triển, quản lý tiền lương, đánh giá hiệu suất, v.v. Mô tả công việcBản mô tả công việc là một hồ sơ công việc mô tả nội dung, môi trường và điều kiện của công việc. Nó được chuẩn bị dựa trên dữ liệu được thu thập thông qua phân tích công việc. Nó cung cấp thông tin về các hoạt động và nhiệm vụ được thực hiện trong một công việc Mô tả công việc phân biệt công việc này với công việc khác bằng cách giới thiệu các đặc điểm riêng của từng công việc Đặc tả công việcBản mô tả công việc là một mục tiêu đáng chú ý khác của phân tích công việc. Nó bao gồm thông tin về các yêu cầu về kỹ năng và khả năng để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể Nó nêu rõ các bằng cấp tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người đương nhiệm phải có để thực hiện thành công nhiệm vụ được giao Tuyên bố đặc tả công việc xác định kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó một cách hiệu quả Hệ thống phân loại công việcHệ thống lựa chọn, đào tạo và trả lương thường là chìa khóa để phân loại công việc Không có thông tin phân tích công việc, không thể xác định mối quan hệ giữa các công việc trong một tổ chức một cách đáng tin cậy Đánh giá công việc và bồi thườngPhân tích công việc cũng cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá mức độ xứng đáng của công việc Sau khi chuẩn bị bản mô tả công việc và bản mô tả công việc, nó hỗ trợ đánh giá kết quả thực tế so với tiêu chuẩn đã định trước. Sau đó, độ lệch (nếu có) được tìm thấy đã diễn ra trong quá trình hành động Hơn nữa, nó giúp thiết lập giá trị của các công việc khác nhau theo thứ tự phân cấp, so sánh các công việc với nhau Đổi lại, những điều này rất có giá trị trong việc giúp các nhà quản lý xác định các loại nhân viên mà họ nên tuyển dụng, lựa chọn và phát triển, đồng thời cung cấp hướng dẫn cho các quyết định về đào tạo và phát triển nghề nghiệp, đánh giá hiệu suất và quản lý lương thưởng. Lựa chọn chiến lược của phân tích công việcCác hướng dẫn chiến lược sau đây cần được kiểm tra khi quyết định có nên tiến hành phân tích công việc hay không;
Mục đích của phân tích công việcDữ liệu được thu thập từ phân tích công việc có thể được sử dụng cho ba mục đích 3 mục đích của phân tích công việc là; Mô tả công việcMô tả công việc mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và các hoạt động của một công việc cụ thể. Mô tả công việc khác nhau về mức độ chi tiết được cung cấp Tuy nhiên, một số thành phần có mặt trong hầu hết mọi bản mô tả công việc—ví dụ: chức danh công việc, loại tóm tắt và yêu cầu của người lao động Một nguồn có giá trị để định vị các bản mô tả công việc được tiêu chuẩn hóa là Từ điển Chức danh Nghề nghiệp (DOT), do Bộ lao động Hoa Kỳ xuất bản, cung cấp hơn 12.000 nghề nghiệp. Các nhà quản lý có thể điều chỉnh các mô tả công việc được tiêu chuẩn hóa từ DOT cho các công việc cụ thể trong công ty của họ Đặc tả công việcĐặc tả công việc nêu chi tiết kiến thức, kỹ năng và khả năng liên quan đến công việc, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm, đào tạo chuyên ngành, đặc điểm cá nhân và sự khéo léo cần có. Bản mô tả công việc rất quan trọng vì nhiều lý do Đầu tiên, một số công việc có trình độ theo yêu cầu của pháp luật Ví dụ: phi công, luật sư và bác sĩ của hãng hàng không phải được cấp phép. Một loại đặc tả công việc khác dựa trên truyền thống nghề nghiệp Ví dụ, các giáo sư đại học thường phải có bằng tiến sĩ. D. hoặc bằng cấp tương đương nếu họ đang ở vị trí theo dõi nhiệm kỳ Cuối cùng, đặc tả công việc có thể liên quan đến việc thiết lập các tiêu chuẩn hoặc tiêu chí nhất định để thực hiện thành công Đánh giá công việcThông tin thu thập được trong quá trình phân tích công việc có thể được sử dụng làm đầu vào cho hệ thống đánh giá công việc của tổ chức. Đánh giá công việc xác định giá trị của một công việc cụ thể đối với tổ chức Thông tin này chủ yếu được sử dụng để xác định mức lương cho công việc. Vì vậy, nhân viên nên được trả nhiều tiền hơn khi làm những công việc khó khăn hơn 7 thành phần của phân tích công việcMột công việc có thể được chia thành nhiều thành phần và được sắp xếp thành một hệ thống phân cấp các hoạt động công việc. Hệ thống phân cấp này được mô tả trong hình dưới đây; 7 thành phần của phân tích công việc là; Thành phầnĐơn vị thực tế nhỏ nhất mà bất kỳ hoạt động công việc nào cũng có thể được chia nhỏ Nhiệm vụMột đơn vị hoạt động công việc có thể xác định được tạo ra bằng cách áp dụng Tổng hợp các phương pháp, quy trình và kỹ thuật Nghĩa vụMột cá nhân thực hiện một số nhiệm vụ riêng biệt để hoàn thành một hoạt động công việc mà người đó chịu trách nhiệm Chức vụSự kết hợp của tất cả các nhiệm vụ cần thiết của một người thực hiện một công việc Việc làmMột nhóm các vị trí đủ giống nhau hoặc công việc của họ có các yếu tố nhiệm vụ và những vị trí khác được đề cập trong cùng một bản phân tích công việc Nghề nghiệpCác công việc được kết hợp giữa các tổ chức dựa trên các kỹ năng, sự kiệt quệ và trách nhiệm mà công việc yêu cầu gia đình công việcMột danh mục trong đó các kén tương tự được nhóm lại 6 Bước hoặc Giai đoạn của Quá trình Phân tích Công việcCó sáu bước trong quá trình phân tích công việc. Hãy xem xét từng người trong số họ. Các bước được thể hiện trong hình dưới đây Bước 1. Quyết định cách chúng tôi sẽ sử dụng thông tinQuyết định cách chúng tôi sẽ sử dụng thông tin vì điều này sẽ xác định dữ liệu và cách chúng tôi thu thập chúng. Một số kỹ thuật thu thập dữ liệu - như phỏng vấn nhân viên và hỏi xem công việc đòi hỏi những gì - rất tốt cho việc viết mô tả công việc và chọn nhân viên cho công việc Các kỹ thuật khác, như bảng câu hỏi phân tích vị trí, không cung cấp thông tin định tính cho bản mô tả công việc Thay vào đó, họ cung cấp xếp hạng số cho từng công việc. chúng có thể được sử dụng để so sánh các công việc cho mục đích bồi thường Bước 2. Xem lại thông tin cơ bản có liên quanXem lại thông tin cơ bản có liên quan, chẳng hạn như sơ đồ tổ chức, sơ đồ quy trình và mô tả công việc Sơ đồ tổ chức thể hiện sự phân chia công việc trong toàn tổ chức, với các chức danh của từng vị trí và các đường kết nối báo cáo và liên lạc với ai Biểu đồ quy trình cung cấp một bức tranh chi tiết hơn về quy trình làm việc. Biểu đồ quy trình hiển thị luồng đầu vào và đầu ra từ công việc chúng tôi phân tích ở dạng đơn giản nhất Cuối cùng, bản mô tả công việc hiện tại thường cung cấp điểm khởi đầu để xây dựng bản mô tả công việc sửa đổi Bước 3. Chọn vị trí đại diệnChọn vị trí đại diện. Có thể có quá nhiều công việc tương tự để phân tích tất cả. Ví dụ, thường không cần thiết phải phân tích công việc của 200 công nhân lắp ráp khi một mẫu gồm 10 công việc sẽ làm Bước 4. Phân tích công việcPhân tích công việc bằng cách thu thập dữ liệu về các hoạt động công việc, hành vi cần có của nhân viên, điều kiện làm việc, đặc điểm và khả năng của con người cần thiết để thực hiện công việc. Đối với bước này, hãy sử dụng một hoặc nhiều phương pháp phân tích công việc Bước 5. Kiểm tra thông tin phân tích công việcXác minh thông tin phân tích công việc với người lao động thực hiện công việc và với người giám sát trực tiếp của anh ta. Điều này sẽ giúp xác nhận rằng thông tin là chính xác và đầy đủ trên thực tế Đánh giá này cũng có thể giúp đạt được sự chấp nhận của nhân viên đối với dữ liệu và kết luận phân tích công việc bằng cách cho người đó cơ hội xem xét và sửa đổi mô tả của chúng tôi về các hoạt động công việc Bước 6. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việcXây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Bản mô tả công việc là một tuyên bố bằng văn bản mô tả các hoạt động và trách nhiệm của công việc cũng như các đặc điểm quan trọng của nó, chẳng hạn như điều kiện làm việc và các mối nguy hiểm về an toàn Bản mô tả công việc tóm tắt các phẩm chất cá nhân, đặc điểm, kỹ năng và nền tảng cần thiết để hoàn thành công việc. Nó có thể nằm trong một tài liệu riêng biệt hoặc cùng một tài liệu với bản mô tả công việc 7 phương pháp phân tích công việcMột tổ chức sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin và tiến hành phân tích công việc 7 phương pháp phân tích công việc là; phương pháp quan sátTrong phương pháp này, thợ quan sát một công nhân hoặc một nhóm công nhân đang thực hiện một công việc. Ông liệt kê tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi công nhân và những phẩm chất cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ đó Đó là một phương pháp trực tiếp. Tiếp xúc trực tiếp với công việc có thể mang lại sự hiểu biết phong phú và sâu sắc hơn về các yêu cầu công việc so với mô tả của người lao động về công việc họ làm Chỉ quan sát có thể tiết lộ ít thông tin hữu ích nếu công việc được đề cập chủ yếu là trí óc. Hiệu suất công việcVới cách tiếp cận này, một nhà phân tích thực hiện công việc đang học để tiếp xúc trực tiếp với những gì nó yêu cầu Với phương pháp này, có sự tiếp xúc với các nhiệm vụ công việc thực tế và các yêu cầu về thể chất, môi trường và xã hội của công việc. Nó phù hợp với những công việc có thể học tương đối nhanh Hạn chế chính của nó là nhân viên trở nên có ý thức khi công việc của nhân viên được quan sát. Phương pháp này không phù hợp với những công việc đòi hỏi đào tạo chuyên sâu hoặc nguy hiểm lấy mẫu công việcTheo phương pháp này, người quản lý có thể xác định nội dung và tốc độ của một ngày làm việc điển hình thông qua lấy mẫu thống kê các hành động nhất định thay vì thông qua quan sát liên tục và thời gian của tất cả các hành động. Phỏng vấn cá nhânNgười quản lý hoặc nhà phân tích công việc truy cập từng trang web việc làm và nói chuyện với nhân viên thực hiện từng công việc. Một mẫu phỏng vấn tiêu chuẩn được sử dụng thường xuyên nhất để ghi lại thông tin Thông thường, cả nhân viên và người giám sát của nhân viên phải được phỏng vấn để hiểu rõ về công việc. Trong một số trường hợp, một nhóm chuyên gia tiến hành phỏng vấn Họ đặt câu hỏi về công việc, trình độ kỹ năng và mức độ khó Họ đặt câu hỏi và thu thập thông tin, và dựa trên thông tin này, phân tích công việc được chuẩn bị Phương pháp này có thể cung cấp thông tin về các hoạt động tiêu chuẩn và không tiêu chuẩn cũng như công việc thể chất và tinh thần Nói tóm lại, nhân viên có thể cung cấp cho nhà phân tích thông tin mà có thể không có sẵn từ bất kỳ nguồn nào khác. Hạn chế chính của nó là người lao động có thể nghi ngờ người phỏng vấn và động cơ của họ. ; Như vậy, việc bóp méo thông tin là một khả năng có thật Bảng câu hỏi có cấu trúcMột công cụ khảo sát được phát triển và trao cho nhân viên và người quản lý để hoàn thành Ưu điểm chính của phương pháp này là thông tin về nhiều công việc có thể được thu thập với chi phí thấp trong thời gian tương đối ngắn. Phương pháp này thường rẻ hơn và quản lý nhanh hơn các phương pháp khác Bảng câu hỏi có thể được hoàn thành ngoài công việc, do đó tránh mất thời gian sản xuất. Hạn chế chính của nó là tốn thời gian và tốn kém để phát triển Mối quan hệ giữa nhà phân tích và người trả lời là không thể trừ khi nhà phân tích có mặt để giải thích và làm rõ những hiểu lầm Cách tiếp cận khách quan như vậy có thể có tác động bất lợi đến sự hợp tác và động lực của người trả lời Phương pháp sự cố nghiêm trọngTrong phương pháp này, nhân viên được yêu cầu viết một hoặc nhiều sự cố nghiêm trọng đã xảy ra trong công việc Sự cố sẽ giải thích vấn đề, cách xử lý, phẩm chất cần có, mức độ khó, v.v. Phương pháp sự cố quan trọng đưa ra ý tưởng về công việc và tầm quan trọng của nó Một điều quan trọng có nghĩa là quan trọng và một sự cố có nghĩa là bất cứ điều gì xảy ra trong công việc. Phương pháp này tập trung trực tiếp vào những gì mọi người làm trong công việc của họ và do đó, nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về động lực của công việc Nhưng phương pháp này mất nhiều thời gian để thu thập, tóm tắt và phân loại các sự cố Có thể khó phát triển hồ sơ về hành vi công việc trung bình vì phương pháp này mô tả hành vi đặc biệt hiệu quả hoặc không hiệu quả phương pháp nhật kýTheo phương pháp này, các công ty có thể yêu cầu nhân viên duy trì hồ sơ nhật ký hoặc nhật ký hàng ngày và phân tích công việc có thể được thực hiện dựa trên thông tin thu thập được từ hồ sơ. Bản ghi nhật ký là một cuốn sách trong đó nhân viên ghi / viết tất cả các hoạt động mà anh ta đã thực hiện trong công việc Các hồ sơ được mở rộng và cạn kiệt và cung cấp một ý tưởng hợp lý về các nhiệm vụ và trách nhiệm trong bất kỳ công việc nào Trong phương pháp này, người công nhân tự làm công việc và ý tưởng về kỹ năng cần thiết, mức độ khó của công việc và những nỗ lực cần thiết có thể được biết một cách dễ dàng Công cụ phân tích công việcPhân tích công việc hỗ trợ tất cả các hoạt động quản lý khác, bao gồm tuyển dụng và lựa chọn, phân tích nhu cầu đào tạo và phát triển, phân tích hiệu suất và đánh giá, đánh giá công việc, luân chuyển công việc, làm phong phú và mở rộng công việc, cá nhân phù hợp với công việc, tạo và quy định ra vào Có nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau, chẳng hạn như mô hình O-Net. mô hình PAQ. mô hình FJA Mô hình F-JAS và mô hình năng lực giúp các nhà quản lý nhân sự xây dựng dữ liệu mô tả công việc và đặc tả công việc chính xác Mặc dù không phải là rất mới, một số tổ chức cao cấp sử dụng các công cụ và kỹ thuật chuyên dụng này Không được sử dụng phổ biến lắm, nhưng một khi đã hiểu, những cách tiếp cận có hệ thống này tỏ ra cực kỳ hữu ích để đo lường giá trị của bất kỳ công việc nào trong một tổ chức 6 công cụ để Phân tích công việc là; Mô hình O*NetCái hay của mô hình này là nó giúp các nhà quản lý hoặc nhà phân tích công việc liệt kê dữ liệu liên quan đến công việc cho một số lượng lớn công việc cùng một lúc Nó giúp thu thập và ghi lại dữ liệu cơ bản và ban đầu, bao gồm các yêu cầu về giáo dục, thể chất, tinh thần và cảm xúc ở một mức độ nào đó Nó cũng liên kết các khoản bồi thường và lợi ích, đặc quyền và lợi thế cho một ứng viên tiềm năng cho một công việc cụ thể Người mẫu FJAFJA là viết tắt của Phân tích công việc chức năng và giúp thu thập và ghi lại dữ liệu liên quan đến công việc ở mức độ sâu hơn. Nó được sử dụng để phát triển các câu lệnh liên quan đến nhiệm vụ Kỹ thuật do Sidney Fine và đồng nghiệp phát triển giúp xác định mức độ phức tạp của nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến một công việc cụ thể Kỹ thuật định hướng công việc này hoạt động dựa trên mức độ liên quan của dữ liệu công việc, trong đó mức độ phức tạp của công việc được xác định trên thang điểm số khác nhau cho một công việc cụ thể Điểm thấp hơn thể hiện độ khó cao hơn Mô hình PAQPAQ đại diện cho Bảng câu hỏi phân tích vị trí. Kỹ thuật nổi tiếng và thường được sử dụng này phân tích một công việc bằng cách thu thập các bảng câu hỏi do người đương nhiệm và cấp trên của họ điền vào. Được thiết kế bởi một nhà phân tích công việc được đào tạo và có kinh nghiệm, quá trình này bao gồm phỏng vấn các chuyên gia và nhân viên về vấn đề đó và đánh giá các câu hỏi trên cơ sở đó Mẫu F-JASĐại diện cho Hệ thống phân tích công việc Fleishman là một cách tiếp cận cơ bản và chung để khám phá các yếu tố chung trong các công việc khác nhau, bao gồm;
Mô hình năng lựcMô hình này thảo luận về năng lực của nhân viên về kiến thức, kỹ năng, khả năng, hành vi, chuyên môn và hiệu suất Nó cũng giúp hiểu được những gì một ứng viên tiềm năng yêu cầu tại thời điểm gia nhập một tổ chức ở một chức danh cụ thể trong một môi trường làm việc và lịch trình nhất định. Mô hình này cũng bao gồm các yếu tố cơ bản như trình độ, kinh nghiệm, giáo dục, đào tạo, chứng chỉ, giấy phép, yêu cầu pháp lý và sự sẵn sàng của ứng viên. Quét việc làmKỹ thuật này xác định động lực tính cách và đề xuất một mô hình công việc lý tưởng Tuy nhiên, nó không thảo luận về các năng lực cá nhân, chẳng hạn như trí tuệ, kinh nghiệm hoặc các đặc điểm thể chất và cảm xúc của một cá nhân cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể Các công cụ khác nhau có thể được sử dụng trong các tình huống khác nhau. Việc lựa chọn một công cụ phân tích công việc lý tưởng phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu phân tích công việc cũng như lượng thời gian và nguồn lực 8 yếu tố chính trong phân tích công việc8 yếu tố chính trong phân tích công việc nhận dạng nhiệm vụNhân viên nhận được sự hài lòng hơn khi thực hiện 'toàn bộ' công việc. Điều này có thể xảy ra khi công việc có phần đầu và phần cuối rõ ràng, nhân viên và những người khác có thể nhìn thấy Nhân viên phải xem kết quả công việc mà họ đã tạo ra một cách độc lập hoặc là một phần của nhóm Đa dạngNhân viên, những người thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, không có thách thức, có thể mất hứng thú và trở nên buồn chán và không hài lòng Sự đa dạng hơn có thể cải thiện sự quan tâm, thách thức và cam kết với nhiệm vụ. Sự đa dạng không chỉ đơn giản là thêm một nhiệm vụ bổ sung nhưng tương tự Ví dụ: xử lý các biểu mẫu khác nhau sẽ không làm cho công việc trở nên có ý nghĩa hơn vì sẽ không có thêm thách thức nào Quá nhiều loại cũng có thể gây khó chịu và là nguồn gốc của xung đột và không hài lòng. Mức độ đa dạng tối ưu sẽ khác nhau ở mỗi người và có thể phụ thuộc vào cấp độ của vị trí Trách nhiệmNhân viên cần cảm thấy có trách nhiệm đối với một phần quan trọng trong công việc họ thực hiện, dù là cá nhân hay là một phần của nhóm Công việc nên được xác định, cho phép nhân viên thấy rằng họ chịu trách nhiệm cá nhân về những thành công và thất bại trong hành động của họ Quyền tự trịĐiều này đi đôi với trách nhiệm. Nhân viên nên có một số lĩnh vực ra quyết định trong khuôn khổ công việc của họ Quyền tự chủ có nghĩa là trao nhiều phạm vi hơn cho nhân viên để điều chỉnh và kiểm soát công việc của họ Môi trường làm việcMột công việc phải cung cấp một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, không có sự phân biệt đối xử và quấy rối. Điều quan trọng nữa là phải xem xét các loại thiết bị và dụng cụ hỗ trợ công việc cần thiết để thực hiện vai trò Tương tác với người khácNhân viên cần hiểu mối quan hệ báo cáo của họ Ví dụ, nhân viên phải biết họ báo cáo với ai. Điều quan trọng là phải xác định mức độ tương tác cần thiết với các khách hàng chính bên trong và bên ngoài Công nhận và hỗ trợNhân viên cần những công việc góp phần tôn trọng bản thân, đặc biệt thông qua sự chấp nhận và công nhận của đồng nghiệp và người giám sát Công việc nên cho phép mối quan hệ giữa các cá nhân và khuyến khích tinh thần đồng đội; Kết quả và các biện pháp thực hiệnNhân viên cần biết các mục tiêu cụ thể của họ và cách chúng liên quan đến hoạt động chung của tổ chức. Điều này sẽ liên quan đến việc xác định các kết quả cần thiết của vị trí Tiêu chuẩn thực hiện cũng cần được xác định, cùng với các biện pháp thực hiện. Phản hồi này sẽ cung cấp cho nhân viên khả năng công bằng để liên tục học hỏi và thăng tiến Hướng dẫn thực hiện phân tích công việcTrước khi thực sự phân tích công việc, sử dụng một hoặc nhiều công cụ mà chúng tôi chuyển sang trong phần sau, hãy ghi nhớ bốn hướng dẫn thực tế
8 lý do tại sao phân tích công việc lại quan trọng đối với HRMPhân tích công việc là một quá trình. 8 tầm quan trọng của phân tích công việc là; Lập kế hoạch và tổ chức chương trìnhBước đầu tiên là lập kế hoạch và tổ chức chương trình phân tích công việc. Lập kế hoạch được thực hiện trước khi thu thập dữ liệu từ nhân viên. Cần xác định mục tiêu của phân tích công việc Cần có sự hỗ trợ của ban lãnh đạo cao nhất để phân tích công việc thành công. Một người được chỉ định phụ trách chương trình, và quyền hạn và trách nhiệm cần thiết được giao Lịch trình của chương trình và dự toán ngân sách được chuẩn bị Lấy thông tin hiện tạiThông tin thiết kế công việc hiện tại được thu thập và nhà phân tích nghiên cứu mô tả công việc, đặc tả công việc, quy trình được sử dụng, hướng dẫn sử dụng và biểu đồ dòng chảy của tổ chức Tiến hành nghiên cứu nhu cầuNgười phân tích xác định người quản lý, bộ phận nào yêu cầu phân tích công việc Nghiên cứu được tiến hành để xác định mục đích của phân tích công việc và phương pháp được sử dụng để thu thập thông tin liên quan Thiết lập các ưu tiênVới sự giúp đỡ của các nhà quản lý bộ phận liên quan khác nhau, người quản lý nhân sự sẽ xác định và ưu tiên các công việc sẽ được phân tích Thu thập dữ liệu công việcBước tiếp theo là thu thập dữ liệu liên quan đến công việc được chọn để phân tích khi chúng đang được thực hiện trong tổ chức Chuẩn bị mô tả công việcSử dụng thông tin công việc thu được từ phân tích công việc, bản mô tả công việc được chuẩn bị Nó nêu đầy đủ thông tin về công việc, bao gồm điều kiện làm việc, tính chất của công việc, quy trình, máy móc và vật liệu được sử dụng Xây dựng đặc tả công việcThông số kỹ thuật công việc được phát triển bằng cách sử dụng thông tin được cung cấp trong bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc là một tuyên bố liên quan đến phẩm chất con người cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. Những thông tin đó được sử dụng để lựa chọn người phù hợp với yêu cầu công việc Duy trì và cập nhật bản mô tả công việc và đặc tả công việcKhi bản mô tả công việc và đặc tả công việc đã được hoàn thành và xem xét, một hệ thống phải được phát triển để cập nhật chúng Yêu cầu công việc và nhân viên có thể thay đổi theo thời gian, và theo đó, các mô tả công việc và thông số kỹ thuật cần phải được điều chỉnh Phần kết luận. Phân tích công việc là tiền đề cần thiết để quản lý hiệu quảDoanh thu của nhân viên là một vấn đề nghiêm trọng trong hầu hết các ngành công nghiệp Doanh thu có hại vì nó gây ra những bất tiện nghiêm trọng, chi phí cao, lãng phí lực lượng lao động được đào tạo và làm giảm tinh thần và động lực. Nó xảy ra chủ yếu là do sự thất vọng vì những lý do sau
Sự không phù hợp này đã phát sinh do công việc chưa được xác định, thiết kế và tiết lộ đúng cách Điều này dẫn đến khái niệm phân tích công việc. F. W. Taylor, cha đẻ của Quản lý khoa học, cũng nhấn mạnh việc tiến hành và nghiên cứu từng phần của công việc một cách khoa học để phát triển cách thức thực hiện công việc một cách tốt nhất. Bây giờ chúng ta hãy định nghĩa một công việc Các tổ chức bao gồm các vị trí phải được bố trí đúng người Một công việc được định nghĩa là một tập hợp các nhiệm vụ và trách nhiệm được trao cho một nhân viên cá nhân. Công việc là quan trọng đối với cá nhân Chúng giúp xác định mức sống, nơi cư trú, địa vị và thậm chí là ý thức về giá trị bản thân của một người. Công việc rất quan trọng vì chúng là phương tiện để hoàn thành công việc Phân tích công việc là tiền đề cần thiết để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của một tổ chức. Đó là quá trình thu thập thông tin liên quan về một công việc. Nó xác định các nhiệm vụ liên quan đến một công việc và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của công việc đó Là một quá trình, nó có thể tạo ra kết quả có liên quan thực tế lớn đối với quản lý nguồn nhân lực Phân tích công việc có ứng dụng trong hầu hết các hoạt động nhân sự của một tổ chức Nó đóng vai trò là cơ sở cho các quyết định liên quan đến lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng và lựa chọn, đào tạo và phát triển, ấn định lương thưởng, đánh giá công việc, đánh giá hiệu suất, quản lý nghề nghiệp, sức khỏe và sự an toàn của nhân viên Năm phương pháp phân tích công việc là gì?Phần sau đây mô tả các phương pháp phân tích công việc phổ biến nhất. . Câu hỏi mở Bảng câu hỏi có cấu trúc cao Phỏng vấn Quan sát Nhật ký công việc hoặc nhật ký Phỏng vấn sự kiện hành vi Các loại chính của phân tích công việc là gì?Thông tin thu thập được từ phân tích công việc được chia thành hai loại. nhiệm vụ yêu cầu của một công việc và các thuộc tính con người cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ này. Vì vậy, hai loại phân tích công việc có thể được thực hiện. phân tích dựa trên nhiệm vụ hoặc phân tích dựa trên kỹ năng .
Kỹ thuật phân tích công việc được sử dụng phổ biến nhất là gì?Phương pháp bảng câu hỏi có lẽ là phương pháp phân tích công việc được sử dụng phổ biến nhất. Người lao động được cung cấp một bảng câu hỏi được thiết kế tốt để thu thập thông tin cần thiết liên quan đến công việc. Các câu hỏi được trao cho người giám sát sau khi chúng đã được hoàn thành.
Phân tích công việc là gì giải thích phương pháp của nó?Phân tích công việc là quá trình tìm hiểu chi tiết về một công việc cụ thể . Điều này có nghĩa là thu thập thông tin thông qua các phương pháp khác nhau để hiểu các chức năng mà nhân viên thực hiện, các công cụ và kỹ năng mà nhân viên cần và kết quả họ đạt được. |