5 phương pháp phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là một phần thiết yếu của quản lý nguồn nhân lực. Nó xác định các kỹ năng, khả năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm mà một công việc nên có. Hãy cùng tìm hiểu và hiểu ý nghĩa, thành phần, phương pháp, công cụ, quy trình và cách sử dụng phân tích công việc trong HRM

Show

Ý nghĩa của phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình xác định và báo cáo thông tin thích hợp liên quan đến bản chất của một công việc cụ thể. Đó là việc xác định các nhiệm vụ bao gồm công việc và các kỹ năng, kiến ​​thức, khả năng và trách nhiệm cần có của người nắm giữ để thực hiện thành công công việc

Phân tích công việc là nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động và trách nhiệm của một công việc cụ thể

Do đó, thông tin thu thập được sẽ được phân tích và có thể dễ dàng biết được sự thật về bản chất của điều kiện làm việc và phẩm chất của nhân viên

Phân tích công việc xác định các công việc trong tổ chức và các hành vi cần thiết để thực hiện các công việc này

Phân tích công việc là quá trình khám phá, nghiên cứu và ghi lại một cách có hệ thống về trách nhiệm, nhiệm vụ, kỹ năng, trách nhiệm giải trình, môi trường làm việc và các yêu cầu về năng lực của công việc.

Nó cũng liên quan đến việc xác định tầm quan trọng tương đối của nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng thể chất và cảm xúc của công việc.

Định nghĩa phân tích công việc

Phân tích công việc thu thập và phân tích thông tin về nội dung công việc, yêu cầu về con người và bối cảnh thực hiện công việc

Dessier (2005) định nghĩa phân tích công việc là thủ tục thông qua đó nhà phân tích công việc xác định nhiệm vụ của các vị trí khác nhau trong tổ chức và đặc điểm của những người thuê họ.

Dale Yoder (1983) định nghĩa phân tích công việc là “một quá trình trong đó các công việc được nghiên cứu để xác định những nhiệm vụ và trách nhiệm mà chúng bao gồm, mối quan hệ của chúng với các công việc khác, các điều kiện để thực hiện công việc và năng lực nhân sự cần thiết để thực hiện công việc một cách thỏa đáng. ”

Theo ý kiến ​​của Strauss và Sayles (1977), phân tích công việc bao gồm hai phần, một bản mô tả công việc phải làm (Bản mô tả công việc) và những kỹ năng và kiến ​​thức mà bất kỳ ai đảm nhận công việc phải có (Bản đặc tả công việc)”.

Theo Gary Dessler, “Phân tích công việc là quy trình xác định các nhiệm vụ và yêu cầu kỹ năng của một công việc và loại người nên được tuyển dụng cho công việc đó. ”

Theo Edwin B. Flippo, “Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan đến hoạt động và trách nhiệm của một công việc cụ thể. ”

Phân tích công việc là một phương pháp có hệ thống để thu thập và phân tích thông tin về nội dung, yêu cầu về con người của công việc và bối cảnh thực hiện công việc.

Phân tích công việc liên quan đến việc thu thập dữ liệu về việc thực hiện công việc trong một tổ chức

Tuy nhiên, định nghĩa này có lẽ quá đơn giản khi tất cả các loại thông tin khác nhau phải được thu thập đều được xem xét.

Ví dụ: dữ liệu được thu thập phải mô tả rõ ràng những gì được yêu cầu để thực hiện một công việc cụ thể

Điều này nên bao gồm các

  • Hiểu biết. Kiến thức là mức độ mà một người nắm giữ công việc phải biết tài liệu kỹ thuật cụ thể
  • Kỹ năng. Kỹ năng được định nghĩa là khả năng thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ yêu cầu công cụ, thiết bị và máy móc
  • khả năng. Khả năng đề cập đến khả năng thể chất và vật chất cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ không yêu cầu sử dụng các công cụ, thiết bị và máy móc. Hơn nữa, nơi hoàn thành công việc phải được xem xét

Các loại thông tin được thu thập bởi một phân tích công việc được hiển thị dưới đây

  • hoạt động công việc
  • Hoạt động định hướng công việc
  • Máy móc, công cụ, thiết bị và phương tiện hỗ trợ làm việc được sử dụng
  • Công việc hữu hình và vô hình
  • Hiệu suất công việc
  • Ngữ cảnh công việc
  • yêu cầu cá nhân

Đặc điểm của Phân tích công việc

Từ các định nghĩa trong phần trước, chúng ta có thể liệt kê các đặc điểm của phân tích công việc như sau

  1. Phân tích công việc là thu thập thông tin liên quan về các khía cạnh khác nhau của công việc và xác định các nhiệm vụ cần thực hiện như một phần của nó
  2. Nó tiếp cận việc xác định một cách có hệ thống vai trò, bối cảnh, điều kiện, hành vi của con người, tiêu chuẩn thực hiện và trách nhiệm của một công việc
  3. Nó giúp thiết lập giá trị của công việc đối với một tổ chức. Nói cách khác, nó đo lường giá trị và đóng góp của công việc cho sự phát triển của tổ chức
  4. Nó thiết lập mối quan hệ liên quan đến công việc, điều này rất quan trọng đối với các quyết định nhân sự liên quan đến tuyển dụng, lựa chọn, bồi thường, đào tạo, sức khỏe và an toàn

9 Mục đích, Cách sử dụng hoặc Mục tiêu của Phân tích Công việc

Một phương pháp quản lý nguồn nhân lực hợp lý quy định rằng nên thực hiện phân tích công việc kỹ lưỡng vì nó có thể giúp hiểu sâu hơn về các yêu cầu hành vi của công việc

Điều này, đến lượt nó, tạo ra một cơ sở vững chắc để đưa ra các quyết định tuyển dụng liên quan đến công việc

9 mục đích chính của phân tích công việc;

Cơ cấu tổ chức và thiết kế

Bằng cách làm rõ các yêu cầu công việc và mối quan hệ qua lại giữa các công việc, trách nhiệm của các cấp có thể được cụ thể hóa, thúc đẩy hiệu quả và giảm thiểu sự chồng chéo hoặc trùng lặp

Lập kế hoạch nguồn nhân lực

Phân tích công việc là cơ sở dự báo nhu cầu nhân lực và lập kế hoạch cho các hoạt động đào tạo, luân chuyển, thăng tiến

Thông tin phân tích công việc được tích hợp vào hệ thống thông tin nguồn nhân lực

đơn giản hóa công việc

Phân tích công việc cung cấp thông tin liên quan đến công việc và dữ liệu này có thể được sử dụng để làm cho quy trình hoặc công việc trở nên đơn giản

Đơn giản hóa công việc có nghĩa là chia công việc thành những phần nhỏ,. e. , các dòng sản phẩm hoặc quy trình hoạt động khác nhau, cải thiện hiệu suất sản xuất hoặc công việc

Thiết lập các tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn có nghĩa là phẩm chất, kết quả, hiệu suất hoặc phần thưởng tối thiểu có thể chấp nhận được đối với một công việc cụ thể

Phân tích công việc cung cấp thông tin về công việc và mỗi tiêu chuẩn có thể được thiết lập bằng cách sử dụng thông tin này

Hỗ trợ các hoạt động nhân sự

Phân tích công việc hỗ trợ các hoạt động nhân sự khác nhau như tuyển dụng, lựa chọn, sắp xếp, đào tạo và phát triển, quản lý tiền lương, đánh giá hiệu suất, v.v.

Mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một hồ sơ công việc mô tả nội dung, môi trường và điều kiện của công việc. Nó được chuẩn bị dựa trên dữ liệu được thu thập thông qua phân tích công việc. Nó cung cấp thông tin về các hoạt động và nhiệm vụ được thực hiện trong một công việc

Mô tả công việc phân biệt công việc này với công việc khác bằng cách giới thiệu các đặc điểm riêng của từng công việc

Đặc tả công việc

Bản mô tả công việc là một mục tiêu đáng chú ý khác của phân tích công việc. Nó bao gồm thông tin về các yêu cầu về kỹ năng và khả năng để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể

Nó nêu rõ các bằng cấp tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người đương nhiệm phải có để thực hiện thành công nhiệm vụ được giao

Tuyên bố đặc tả công việc xác định kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó một cách hiệu quả

Hệ thống phân loại công việc

Hệ thống lựa chọn, đào tạo và trả lương thường là chìa khóa để phân loại công việc

Không có thông tin phân tích công việc, không thể xác định mối quan hệ giữa các công việc trong một tổ chức một cách đáng tin cậy

Đánh giá công việc và bồi thường

Phân tích công việc cũng cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá mức độ xứng đáng của công việc

Sau khi chuẩn bị bản mô tả công việc và bản mô tả công việc, nó hỗ trợ đánh giá kết quả thực tế so với tiêu chuẩn đã định trước. Sau đó, độ lệch (nếu có) được tìm thấy đã diễn ra trong quá trình hành động

Hơn nữa, nó giúp thiết lập giá trị của các công việc khác nhau theo thứ tự phân cấp, so sánh các công việc với nhau

Đổi lại, những điều này rất có giá trị trong việc giúp các nhà quản lý xác định các loại nhân viên mà họ nên tuyển dụng, lựa chọn và phát triển, đồng thời cung cấp hướng dẫn cho các quyết định về đào tạo và phát triển nghề nghiệp, đánh giá hiệu suất và quản lý lương thưởng.

Lựa chọn chiến lược của phân tích công việc

Các hướng dẫn chiến lược sau đây cần được kiểm tra khi quyết định có nên tiến hành phân tích công việc hay không;

  1. Mục đích chính của việc tiến hành phân tích công việc nên được chỉ định (chẳng hạn như thiết lập mức lương hoặc tuyển dụng) để giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đều được kiểm tra
  2. Mục đích chính của việc tiến hành phân tích công việc là nhập các loại thông tin được thu thập (ví dụ: hoạt động công việc, máy móc & công cụ được sử dụng hoặc bối cảnh công việc)
  3. Mục đích của phân tích công việc, các loại thông tin cần thiết, thời gian và chi phí hạn chế, mức độ tham gia của nhân viên và mức độ chi tiết mong muốn nên được chỉ định trước khi chọn một hoặc nhiều phương pháp thu thập dữ liệu có sẵn
  4. Chiến lược của một tổ chức có thể ảnh hưởng đến các hoạt động nguồn nhân lực nào sẽ được nhấn mạnh. Một số hoạt động nguồn nhân lực (chẳng hạn như lựa chọn hoặc đánh giá hiệu suất) có thể yêu cầu các phương pháp phân tích công việc khác nhau
    1. Người quản lý nên làm theo hoặc bao gồm các bước sau khi tiến hành phân tích công việc
    2. Xác định mục đích của phân tích công việc
    3. Xác định các công việc cần phân tích
    4. Xác định phương pháp thu thập dữ liệu
    5. Giải thích quy trình cho nhân viên và lôi kéo họ tham gia
    6. Thu thập thông tin phân tích công việc
    7. Xử lý thông tin phân tích công việc
    8. Xem lại và cập nhật thường xuyên
  5. Bản phân tích công việc nên được thiết kế sao cho có thể dễ dàng rút ra các bản mô tả công việc và đặc tả công việc
  6. Người quản lý nên truyền đạt tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên liên quan đến phân tích công việc để ngăn chặn sự không chắc chắn và lo lắng không cần thiết
  7. Nếu những thay đổi lớn về tổ chức xảy ra, các nhà quản lý nên xem xét tiến hành phân tích công việc
  8. Nếu các tổ chức lớn được dự đoán, các nhà quản lý nên xem xét tiến hành phân tích công việc theo định hướng tương lai hơn

Mục đích của phân tích công việc

Dữ liệu được thu thập từ phân tích công việc có thể được sử dụng cho ba mục đích

3 mục đích của phân tích công việc là;

Mô tả công việc

Mô tả công việc mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và các hoạt động của một công việc cụ thể. Mô tả công việc khác nhau về mức độ chi tiết được cung cấp

Tuy nhiên, một số thành phần có mặt trong hầu hết mọi bản mô tả công việc—ví dụ: chức danh công việc, loại tóm tắt và yêu cầu của người lao động

Một nguồn có giá trị để định vị các bản mô tả công việc được tiêu chuẩn hóa là Từ điển Chức danh Nghề nghiệp (DOT), do Bộ lao động Hoa Kỳ xuất bản, cung cấp hơn 12.000 nghề nghiệp. Các nhà quản lý có thể điều chỉnh các mô tả công việc được tiêu chuẩn hóa từ DOT cho các công việc cụ thể trong công ty của họ

Đặc tả công việc

Đặc tả công việc nêu chi tiết kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng liên quan đến công việc, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm, đào tạo chuyên ngành, đặc điểm cá nhân và sự khéo léo cần có. Bản mô tả công việc rất quan trọng vì nhiều lý do

Đầu tiên, một số công việc có trình độ theo yêu cầu của pháp luật

Ví dụ: phi công, luật sư và bác sĩ của hãng hàng không phải được cấp phép. Một loại đặc tả công việc khác dựa trên truyền thống nghề nghiệp

Ví dụ, các giáo sư đại học thường phải có bằng tiến sĩ. D. hoặc bằng cấp tương đương nếu họ đang ở vị trí theo dõi nhiệm kỳ

Cuối cùng, đặc tả công việc có thể liên quan đến việc thiết lập các tiêu chuẩn hoặc tiêu chí nhất định để thực hiện thành công

Đánh giá công việc

Thông tin thu thập được trong quá trình phân tích công việc có thể được sử dụng làm đầu vào cho hệ thống đánh giá công việc của tổ chức. Đánh giá công việc xác định giá trị của một công việc cụ thể đối với tổ chức

Thông tin này chủ yếu được sử dụng để xác định mức lương cho công việc. Vì vậy, nhân viên nên được trả nhiều tiền hơn khi làm những công việc khó khăn hơn

7 thành phần của phân tích công việc

Một công việc có thể được chia thành nhiều thành phần và được sắp xếp thành một hệ thống phân cấp các hoạt động công việc. Hệ thống phân cấp này được mô tả trong hình dưới đây;

5 phương pháp phân tích công việc là gì?
5 phương pháp phân tích công việc là gì?

7 thành phần của phân tích công việc là;

Thành phần

Đơn vị thực tế nhỏ nhất mà bất kỳ hoạt động công việc nào cũng có thể được chia nhỏ

Nhiệm vụ

Một đơn vị hoạt động công việc có thể xác định được tạo ra bằng cách áp dụng Tổng hợp các phương pháp, quy trình và kỹ thuật

Nghĩa vụ

Một cá nhân thực hiện một số nhiệm vụ riêng biệt để hoàn thành một hoạt động công việc mà người đó chịu trách nhiệm

Chức vụ

Sự kết hợp của tất cả các nhiệm vụ cần thiết của một người thực hiện một công việc

Việc làm

Một nhóm các vị trí đủ giống nhau hoặc công việc của họ có các yếu tố nhiệm vụ và những vị trí khác được đề cập trong cùng một bản phân tích công việc

Nghề nghiệp

Các công việc được kết hợp giữa các tổ chức dựa trên các kỹ năng, sự kiệt quệ và trách nhiệm mà công việc yêu cầu

gia đình công việc

Một danh mục trong đó các kén tương tự được nhóm lại

6 Bước hoặc Giai đoạn của Quá trình Phân tích Công việc

Có sáu bước trong quá trình phân tích công việc. Hãy xem xét từng người trong số họ. Các bước được thể hiện trong hình dưới đây

5 phương pháp phân tích công việc là gì?
5 phương pháp phân tích công việc là gì?

Bước 1. Quyết định cách chúng tôi sẽ sử dụng thông tin

Quyết định cách chúng tôi sẽ sử dụng thông tin vì điều này sẽ xác định dữ liệu và cách chúng tôi thu thập chúng. Một số kỹ thuật thu thập dữ liệu - như phỏng vấn nhân viên và hỏi xem công việc đòi hỏi những gì - rất tốt cho việc viết mô tả công việc và chọn nhân viên cho công việc

Các kỹ thuật khác, như bảng câu hỏi phân tích vị trí, không cung cấp thông tin định tính cho bản mô tả công việc

Thay vào đó, họ cung cấp xếp hạng số cho từng công việc. chúng có thể được sử dụng để so sánh các công việc cho mục đích bồi thường

Bước 2. Xem lại thông tin cơ bản có liên quan

Xem lại thông tin cơ bản có liên quan, chẳng hạn như sơ đồ tổ chức, sơ đồ quy trình và mô tả công việc

Sơ đồ tổ chức thể hiện sự phân chia công việc trong toàn tổ chức, với các chức danh của từng vị trí và các đường kết nối báo cáo và liên lạc với ai

Biểu đồ quy trình cung cấp một bức tranh chi tiết hơn về quy trình làm việc. Biểu đồ quy trình hiển thị luồng đầu vào và đầu ra từ công việc chúng tôi phân tích ở dạng đơn giản nhất

Cuối cùng, bản mô tả công việc hiện tại thường cung cấp điểm khởi đầu để xây dựng bản mô tả công việc sửa đổi

Bước 3. Chọn vị trí đại diện

Chọn vị trí đại diện. Có thể có quá nhiều công việc tương tự để phân tích tất cả. Ví dụ, thường không cần thiết phải phân tích công việc của 200 công nhân lắp ráp khi một mẫu gồm 10 công việc sẽ làm

Bước 4. Phân tích công việc

Phân tích công việc bằng cách thu thập dữ liệu về các hoạt động công việc, hành vi cần có của nhân viên, điều kiện làm việc, đặc điểm và khả năng của con người cần thiết để thực hiện công việc. Đối với bước này, hãy sử dụng một hoặc nhiều phương pháp phân tích công việc

Bước 5. Kiểm tra thông tin phân tích công việc

Xác minh thông tin phân tích công việc với người lao động thực hiện công việc và với người giám sát trực tiếp của anh ta. Điều này sẽ giúp xác nhận rằng thông tin là chính xác và đầy đủ trên thực tế

Đánh giá này cũng có thể giúp đạt được sự chấp nhận của nhân viên đối với dữ liệu và kết luận phân tích công việc bằng cách cho người đó cơ hội xem xét và sửa đổi mô tả của chúng tôi về các hoạt động công việc

Bước 6. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc là một tuyên bố bằng văn bản mô tả các hoạt động và trách nhiệm của công việc cũng như các đặc điểm quan trọng của nó, chẳng hạn như điều kiện làm việc và các mối nguy hiểm về an toàn

Bản mô tả công việc tóm tắt các phẩm chất cá nhân, đặc điểm, kỹ năng và nền tảng cần thiết để hoàn thành công việc. Nó có thể nằm trong một tài liệu riêng biệt hoặc cùng một tài liệu với bản mô tả công việc

7 phương pháp phân tích công việc

Một tổ chức sử dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin và tiến hành phân tích công việc

7 phương pháp phân tích công việc là;

phương pháp quan sát

Trong phương pháp này, thợ quan sát một công nhân hoặc một nhóm công nhân đang thực hiện một công việc. Ông liệt kê tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi công nhân và những phẩm chất cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ đó

Đó là một phương pháp trực tiếp. Tiếp xúc trực tiếp với công việc có thể mang lại sự hiểu biết phong phú và sâu sắc hơn về các yêu cầu công việc so với mô tả của người lao động về công việc họ làm

Chỉ quan sát có thể tiết lộ ít thông tin hữu ích nếu công việc được đề cập chủ yếu là trí óc.

Hiệu suất công việc

Với cách tiếp cận này, một nhà phân tích thực hiện công việc đang học để tiếp xúc trực tiếp với những gì nó yêu cầu

Với phương pháp này, có sự tiếp xúc với các nhiệm vụ công việc thực tế và các yêu cầu về thể chất, môi trường và xã hội của công việc. Nó phù hợp với những công việc có thể học tương đối nhanh

Hạn chế chính của nó là nhân viên trở nên có ý thức khi công việc của nhân viên được quan sát. Phương pháp này không phù hợp với những công việc đòi hỏi đào tạo chuyên sâu hoặc nguy hiểm

lấy mẫu công việc

Theo phương pháp này, người quản lý có thể xác định nội dung và tốc độ của một ngày làm việc điển hình thông qua lấy mẫu thống kê các hành động nhất định thay vì thông qua quan sát liên tục và thời gian của tất cả các hành động.

Phỏng vấn cá nhân

Người quản lý hoặc nhà phân tích công việc truy cập từng trang web việc làm và nói chuyện với nhân viên thực hiện từng công việc. Một mẫu phỏng vấn tiêu chuẩn được sử dụng thường xuyên nhất để ghi lại thông tin

Thông thường, cả nhân viên và người giám sát của nhân viên phải được phỏng vấn để hiểu rõ về công việc. Trong một số trường hợp, một nhóm chuyên gia tiến hành phỏng vấn

Họ đặt câu hỏi về công việc, trình độ kỹ năng và mức độ khó

Họ đặt câu hỏi và thu thập thông tin, và dựa trên thông tin này, phân tích công việc được chuẩn bị

Phương pháp này có thể cung cấp thông tin về các hoạt động tiêu chuẩn và không tiêu chuẩn cũng như công việc thể chất và tinh thần

Nói tóm lại, nhân viên có thể cung cấp cho nhà phân tích thông tin mà có thể không có sẵn từ bất kỳ nguồn nào khác. Hạn chế chính của nó là người lao động có thể nghi ngờ người phỏng vấn và động cơ của họ. ;

Như vậy, việc bóp méo thông tin là một khả năng có thật

Bảng câu hỏi có cấu trúc

Một công cụ khảo sát được phát triển và trao cho nhân viên và người quản lý để hoàn thành

Ưu điểm chính của phương pháp này là thông tin về nhiều công việc có thể được thu thập với chi phí thấp trong thời gian tương đối ngắn. Phương pháp này thường rẻ hơn và quản lý nhanh hơn các phương pháp khác

Bảng câu hỏi có thể được hoàn thành ngoài công việc, do đó tránh mất thời gian sản xuất. Hạn chế chính của nó là tốn thời gian và tốn kém để phát triển

Mối quan hệ giữa nhà phân tích và người trả lời là không thể trừ khi nhà phân tích có mặt để giải thích và làm rõ những hiểu lầm

Cách tiếp cận khách quan như vậy có thể có tác động bất lợi đến sự hợp tác và động lực của người trả lời

Phương pháp sự cố nghiêm trọng

Trong phương pháp này, nhân viên được yêu cầu viết một hoặc nhiều sự cố nghiêm trọng đã xảy ra trong công việc

Sự cố sẽ giải thích vấn đề, cách xử lý, phẩm chất cần có, mức độ khó, v.v. Phương pháp sự cố quan trọng đưa ra ý tưởng về công việc và tầm quan trọng của nó

Một điều quan trọng có nghĩa là quan trọng và một sự cố có nghĩa là bất cứ điều gì xảy ra trong công việc. Phương pháp này tập trung trực tiếp vào những gì mọi người làm trong công việc của họ và do đó, nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về động lực của công việc

Nhưng phương pháp này mất nhiều thời gian để thu thập, tóm tắt và phân loại các sự cố

Có thể khó phát triển hồ sơ về hành vi công việc trung bình vì phương pháp này mô tả hành vi đặc biệt hiệu quả hoặc không hiệu quả

phương pháp nhật ký

Theo phương pháp này, các công ty có thể yêu cầu nhân viên duy trì hồ sơ nhật ký hoặc nhật ký hàng ngày và phân tích công việc có thể được thực hiện dựa trên thông tin thu thập được từ hồ sơ.

Bản ghi nhật ký là một cuốn sách trong đó nhân viên ghi / viết tất cả các hoạt động mà anh ta đã thực hiện trong công việc

Các hồ sơ được mở rộng và cạn kiệt và cung cấp một ý tưởng hợp lý về các nhiệm vụ và trách nhiệm trong bất kỳ công việc nào

Trong phương pháp này, người công nhân tự làm công việc và ý tưởng về kỹ năng cần thiết, mức độ khó của công việc và những nỗ lực cần thiết có thể được biết một cách dễ dàng

Công cụ phân tích công việc

Phân tích công việc hỗ trợ tất cả các hoạt động quản lý khác, bao gồm tuyển dụng và lựa chọn, phân tích nhu cầu đào tạo và phát triển, phân tích hiệu suất và đánh giá, đánh giá công việc, luân chuyển công việc, làm phong phú và mở rộng công việc, cá nhân phù hợp với công việc, tạo và quy định ra vào

Có nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau, chẳng hạn như mô hình O-Net. mô hình PAQ. mô hình FJA

Mô hình F-JAS và mô hình năng lực giúp các nhà quản lý nhân sự xây dựng dữ liệu mô tả công việc và đặc tả công việc chính xác

Mặc dù không phải là rất mới, một số tổ chức cao cấp sử dụng các công cụ và kỹ thuật chuyên dụng này

Không được sử dụng phổ biến lắm, nhưng một khi đã hiểu, những cách tiếp cận có hệ thống này tỏ ra cực kỳ hữu ích để đo lường giá trị của bất kỳ công việc nào trong một tổ chức

6 công cụ để Phân tích công việc là;

Mô hình O*Net

Cái hay của mô hình này là nó giúp các nhà quản lý hoặc nhà phân tích công việc liệt kê dữ liệu liên quan đến công việc cho một số lượng lớn công việc cùng một lúc

Nó giúp thu thập và ghi lại dữ liệu cơ bản và ban đầu, bao gồm các yêu cầu về giáo dục, thể chất, tinh thần và cảm xúc ở một mức độ nào đó

Nó cũng liên kết các khoản bồi thường và lợi ích, đặc quyền và lợi thế cho một ứng viên tiềm năng cho một công việc cụ thể

Người mẫu FJA

FJA là viết tắt của Phân tích công việc chức năng và giúp thu thập và ghi lại dữ liệu liên quan đến công việc ở mức độ sâu hơn. Nó được sử dụng để phát triển các câu lệnh liên quan đến nhiệm vụ

Kỹ thuật do Sidney Fine và đồng nghiệp phát triển giúp xác định mức độ phức tạp của nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến một công việc cụ thể

Kỹ thuật định hướng công việc này hoạt động dựa trên mức độ liên quan của dữ liệu công việc, trong đó mức độ phức tạp của công việc được xác định trên thang điểm số khác nhau cho một công việc cụ thể

Điểm thấp hơn thể hiện độ khó cao hơn

Mô hình PAQ

PAQ đại diện cho Bảng câu hỏi phân tích vị trí. Kỹ thuật nổi tiếng và thường được sử dụng này phân tích một công việc bằng cách thu thập các bảng câu hỏi do người đương nhiệm và cấp trên của họ điền vào.

Được thiết kế bởi một nhà phân tích công việc được đào tạo và có kinh nghiệm, quá trình này bao gồm phỏng vấn các chuyên gia và nhân viên về vấn đề đó và đánh giá các câu hỏi trên cơ sở đó

Mẫu F-JAS

Đại diện cho Hệ thống phân tích công việc Fleishman là một cách tiếp cận cơ bản và chung để khám phá các yếu tố chung trong các công việc khác nhau, bao gồm;

  • khả năng ngôn từ,
  • khả năng suy luận,
  • thế hệ ý tưởng,
  • khả năng định lượng,
  • sự chu đáo,
  • khả năng không gian,
  • khả năng thị giác và giác quan khác,
  • khả năng thao túng,
  • thời gian phản ứng,
  • phân tích tốc độ,
  • Uyển chuyển,
  • đặc điểm tình cảm,
  • thể lực,
  • khả năng nhận thức,
  • kĩ năng giao tiếp,
  • kỉ niệm,
  • độ bền,
  • THĂNG BẰNG,
  • phối hợp, và
  • khả năng điều khiển chuyển động

Mô hình năng lực

Mô hình này thảo luận về năng lực của nhân viên về kiến ​​thức, kỹ năng, khả năng, hành vi, chuyên môn và hiệu suất

Nó cũng giúp hiểu được những gì một ứng viên tiềm năng yêu cầu tại thời điểm gia nhập một tổ chức ở một chức danh cụ thể trong một môi trường làm việc và lịch trình nhất định.

Mô hình này cũng bao gồm các yếu tố cơ bản như trình độ, kinh nghiệm, giáo dục, đào tạo, chứng chỉ, giấy phép, yêu cầu pháp lý và sự sẵn sàng của ứng viên.

Quét việc làm

Kỹ thuật này xác định động lực tính cách và đề xuất một mô hình công việc lý tưởng

Tuy nhiên, nó không thảo luận về các năng lực cá nhân, chẳng hạn như trí tuệ, kinh nghiệm hoặc các đặc điểm thể chất và cảm xúc của một cá nhân cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể

Các công cụ khác nhau có thể được sử dụng trong các tình huống khác nhau. Việc lựa chọn một công cụ phân tích công việc lý tưởng phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu phân tích công việc cũng như lượng thời gian và nguồn lực

8 yếu tố chính trong phân tích công việc

8 yếu tố chính trong phân tích công việc

nhận dạng nhiệm vụ

Nhân viên nhận được sự hài lòng hơn khi thực hiện 'toàn bộ' công việc. Điều này có thể xảy ra khi công việc có phần đầu và phần cuối rõ ràng, nhân viên và những người khác có thể nhìn thấy

Nhân viên phải xem kết quả công việc mà họ đã tạo ra một cách độc lập hoặc là một phần của nhóm

Đa dạng

Nhân viên, những người thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, không có thách thức, có thể mất hứng thú và trở nên buồn chán và không hài lòng

Sự đa dạng hơn có thể cải thiện sự quan tâm, thách thức và cam kết với nhiệm vụ. Sự đa dạng không chỉ đơn giản là thêm một nhiệm vụ bổ sung nhưng tương tự

Ví dụ: xử lý các biểu mẫu khác nhau sẽ không làm cho công việc trở nên có ý nghĩa hơn vì sẽ không có thêm thách thức nào

Quá nhiều loại cũng có thể gây khó chịu và là nguồn gốc của xung đột và không hài lòng. Mức độ đa dạng tối ưu sẽ khác nhau ở mỗi người và có thể phụ thuộc vào cấp độ của vị trí

Trách nhiệm

Nhân viên cần cảm thấy có trách nhiệm đối với một phần quan trọng trong công việc họ thực hiện, dù là cá nhân hay là một phần của nhóm

Công việc nên được xác định, cho phép nhân viên thấy rằng họ chịu trách nhiệm cá nhân về những thành công và thất bại trong hành động của họ

Quyền tự trị

Điều này đi đôi với trách nhiệm. Nhân viên nên có một số lĩnh vực ra quyết định trong khuôn khổ công việc của họ

Quyền tự chủ có nghĩa là trao nhiều phạm vi hơn cho nhân viên để điều chỉnh và kiểm soát công việc của họ

Môi trường làm việc

Một công việc phải cung cấp một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, không có sự phân biệt đối xử và quấy rối. Điều quan trọng nữa là phải xem xét các loại thiết bị và dụng cụ hỗ trợ công việc cần thiết để thực hiện vai trò

Tương tác với người khác

Nhân viên cần hiểu mối quan hệ báo cáo của họ

Ví dụ, nhân viên phải biết họ báo cáo với ai. Điều quan trọng là phải xác định mức độ tương tác cần thiết với các khách hàng chính bên trong và bên ngoài

Công nhận và hỗ trợ

Nhân viên cần những công việc góp phần tôn trọng bản thân, đặc biệt thông qua sự chấp nhận và công nhận của đồng nghiệp và người giám sát

Công việc nên cho phép mối quan hệ giữa các cá nhân và khuyến khích tinh thần đồng đội;

Kết quả và các biện pháp thực hiện

Nhân viên cần biết các mục tiêu cụ thể của họ và cách chúng liên quan đến hoạt động chung của tổ chức. Điều này sẽ liên quan đến việc xác định các kết quả cần thiết của vị trí

Tiêu chuẩn thực hiện cũng cần được xác định, cùng với các biện pháp thực hiện. Phản hồi này sẽ cung cấp cho nhân viên khả năng công bằng để liên tục học hỏi và thăng tiến

Hướng dẫn thực hiện phân tích công việc

Trước khi thực sự phân tích công việc, sử dụng một hoặc nhiều công cụ mà chúng tôi chuyển sang trong phần sau, hãy ghi nhớ bốn hướng dẫn thực tế

  1. Làm cho phân tích công việc trở thành nỗ lực chung của chuyên gia nhân sự, người lao động và người giám sát. Người quản lý nguồn nhân lực có thể quan sát công nhân thực hiện công việc và yêu cầu người giám sát và công nhân điền vào bảng câu hỏi công việc. Chuyên gia liệt kê các nhiệm vụ công việc và các đặc điểm cần có của con người dựa trên tất cả những gì. Người giám sát và nhân viên sau đó xem xét và xác minh danh sách các hoạt động và nhiệm vụ của công việc của người quản lý nhân sự
  2. Nếu một số nhân viên đang làm cùng một công việc ở các phòng ban khác nhau, hãy thu thập thông tin phân tích công việc từ các nhân viên ở các phòng ban khác nhau, không chỉ một. Cách một người với một chức danh công việc cụ thể sử dụng thời gian của mình không nhất thiết phải giống nhau từ bộ phận này sang bộ phận khác
  3. Đảm bảo các câu hỏi và quy trình rõ ràng với nhân viên. (Ví dụ, một số người có thể không hiểu ý của chúng tôi khi chúng tôi hỏi về “những yêu cầu về tinh thần” của công việc. ”) Nắm bắt vấn đề sớm
  4. Sử dụng một số công cụ khác nhau để phân tích công việc. Nói chung, cố gắng không dựa vào bảng câu hỏi mà có thể bổ sung kết quả khảo sát bằng một cuộc phỏng vấn ngắn tiếp theo. Vấn đề là mỗi công cụ đều có nhược điểm tiềm ẩn

8 lý do tại sao phân tích công việc lại quan trọng đối với HRM

Phân tích công việc là một quá trình. 8 tầm quan trọng của phân tích công việc là;

Lập kế hoạch và tổ chức chương trình

Bước đầu tiên là lập kế hoạch và tổ chức chương trình phân tích công việc. Lập kế hoạch được thực hiện trước khi thu thập dữ liệu từ nhân viên. Cần xác định mục tiêu của phân tích công việc

Cần có sự hỗ trợ của ban lãnh đạo cao nhất để phân tích công việc thành công. Một người được chỉ định phụ trách chương trình, và quyền hạn và trách nhiệm cần thiết được giao

Lịch trình của chương trình và dự toán ngân sách được chuẩn bị

Lấy thông tin hiện tại

Thông tin thiết kế công việc hiện tại được thu thập và nhà phân tích nghiên cứu mô tả công việc, đặc tả công việc, quy trình được sử dụng, hướng dẫn sử dụng và biểu đồ dòng chảy của tổ chức

Tiến hành nghiên cứu nhu cầu

Người phân tích xác định người quản lý, bộ phận nào yêu cầu phân tích công việc

Nghiên cứu được tiến hành để xác định mục đích của phân tích công việc và phương pháp được sử dụng để thu thập thông tin liên quan

Thiết lập các ưu tiên

Với sự giúp đỡ của các nhà quản lý bộ phận liên quan khác nhau, người quản lý nhân sự sẽ xác định và ưu tiên các công việc sẽ được phân tích

Thu thập dữ liệu công việc

Bước tiếp theo là thu thập dữ liệu liên quan đến công việc được chọn để phân tích khi chúng đang được thực hiện trong tổ chức

Chuẩn bị mô tả công việc

Sử dụng thông tin công việc thu được từ phân tích công việc, bản mô tả công việc được chuẩn bị

Nó nêu đầy đủ thông tin về công việc, bao gồm điều kiện làm việc, tính chất của công việc, quy trình, máy móc và vật liệu được sử dụng

Xây dựng đặc tả công việc

Thông số kỹ thuật công việc được phát triển bằng cách sử dụng thông tin được cung cấp trong bản mô tả công việc

Bản tiêu chuẩn công việc là một tuyên bố liên quan đến phẩm chất con người cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. Những thông tin đó được sử dụng để lựa chọn người phù hợp với yêu cầu công việc

Duy trì và cập nhật bản mô tả công việc và đặc tả công việc

Khi bản mô tả công việc và đặc tả công việc đã được hoàn thành và xem xét, một hệ thống phải được phát triển để cập nhật chúng

Yêu cầu công việc và nhân viên có thể thay đổi theo thời gian, và theo đó, các mô tả công việc và thông số kỹ thuật cần phải được điều chỉnh

Phần kết luận. Phân tích công việc là tiền đề cần thiết để quản lý hiệu quả

Doanh thu của nhân viên là một vấn đề nghiêm trọng trong hầu hết các ngành công nghiệp

Doanh thu có hại vì nó gây ra những bất tiện nghiêm trọng, chi phí cao, lãng phí lực lượng lao động được đào tạo và làm giảm tinh thần và động lực. Nó xảy ra chủ yếu là do sự thất vọng vì những lý do sau

  • Sự không phù hợp giữa kỳ vọng và thực tế, như công việc,
  • Sự không phù hợp giữa yêu cầu của công việc và khả năng,
  • Mâu thuẫn giữa trách nhiệm và bồi thường

Sự không phù hợp này đã phát sinh do công việc chưa được xác định, thiết kế và tiết lộ đúng cách

Điều này dẫn đến khái niệm phân tích công việc. F. W. Taylor, cha đẻ của Quản lý khoa học, cũng nhấn mạnh việc tiến hành và nghiên cứu từng phần của công việc một cách khoa học để phát triển cách thức thực hiện công việc một cách tốt nhất.

Bây giờ chúng ta hãy định nghĩa một công việc

Các tổ chức bao gồm các vị trí phải được bố trí đúng người

Một công việc được định nghĩa là một tập hợp các nhiệm vụ và trách nhiệm được trao cho một nhân viên cá nhân. Công việc là quan trọng đối với cá nhân

Chúng giúp xác định mức sống, nơi cư trú, địa vị và thậm chí là ý thức về giá trị bản thân của một người. Công việc rất quan trọng vì chúng là phương tiện để hoàn thành công việc

Phân tích công việc là tiền đề cần thiết để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của một tổ chức. Đó là quá trình thu thập thông tin liên quan về một công việc. Nó xác định các nhiệm vụ liên quan đến một công việc và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của công việc đó

Là một quá trình, nó có thể tạo ra kết quả có liên quan thực tế lớn đối với quản lý nguồn nhân lực

Phân tích công việc có ứng dụng trong hầu hết các hoạt động nhân sự của một tổ chức

Nó đóng vai trò là cơ sở cho các quyết định liên quan đến lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng và lựa chọn, đào tạo và phát triển, ấn định lương thưởng, đánh giá công việc, đánh giá hiệu suất, quản lý nghề nghiệp, sức khỏe và sự an toàn của nhân viên

Năm phương pháp phân tích công việc là gì?

Phần sau đây mô tả các phương pháp phân tích công việc phổ biến nhất. .
Câu hỏi mở
Bảng câu hỏi có cấu trúc cao
Phỏng vấn
Quan sát
Nhật ký công việc hoặc nhật ký
Phỏng vấn sự kiện hành vi

Các loại chính của phân tích công việc là gì?

Thông tin thu thập được từ phân tích công việc được chia thành hai loại. nhiệm vụ yêu cầu của một công việc và các thuộc tính con người cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ này. Vì vậy, hai loại phân tích công việc có thể được thực hiện. phân tích dựa trên nhiệm vụ hoặc phân tích dựa trên kỹ năng .

Kỹ thuật phân tích công việc được sử dụng phổ biến nhất là gì?

Phương pháp bảng câu hỏi có lẽ là phương pháp phân tích công việc được sử dụng phổ biến nhất. Người lao động được cung cấp một bảng câu hỏi được thiết kế tốt để thu thập thông tin cần thiết liên quan đến công việc. Các câu hỏi được trao cho người giám sát sau khi chúng đã được hoàn thành.

Phân tích công việc là gì giải thích phương pháp của nó?

Phân tích công việc là quá trình tìm hiểu chi tiết về một công việc cụ thể . Điều này có nghĩa là thu thập thông tin thông qua các phương pháp khác nhau để hiểu các chức năng mà nhân viên thực hiện, các công cụ và kỹ năng mà nhân viên cần và kết quả họ đạt được.