Tại các doanh nghiệp [DN], kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương [KTTL&KTTL] là một trong những phần hành kế toán quan trọng và phức tạp. Tổ chức tốt KTTL &KTTL là một biện pháp cần thiết giúp cho công tác quản lý lao động và tiền lương của DN đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất và hiệu quả công tác. Đồng thời, nó còn tạo cơ sở cho việc tính trả lương đúng nguyên tắc phân phối lao động và là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm, là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp ngân sách, các cơ quan phúc lợi xã hội như: Bảo hiểm xã hội [BHXH], Bảo hiểm y tế [BHYT], Liên đoàn lao động [LĐ],…
Theo Luật Kế toán số 03/2003/QH11 và theo Thông tư 200/2014/TT -BTC “Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn [không bắt buộc], DN có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu do Nhà nước ban hành hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán”. Để thực hiện những quy định trên đặc biệt là trong những kỳ kế toán. KTTL &KTTL phải hoàn thiện các loại chứng từ có liên quan. Tuy nhiên, việc hoàn thiện chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời nhằm phục vụ cho việc hạch toán, công tác quản lý chi tiêu tại DN cũng như quá trình thanh quyết toán chi phí sản xuất kinh doanh [SXKD] trước khi quyết toán… tại các DN đang gặp rất nhiều khó khăn, còn bị phạt do sai phạm. Bài viết này đề cập đến nội dung đó và rút ra một số kinh nghiệm cho KTTL &KTTL. Thông thường, tại các DN LĐ được chia thành các loại như: Công nhân trực tiếp sản xuất [TTSX], nhân viên quản lý phân xưởng, nhân viên bán hàng [BH], nhân viên quản lý DN. Các hình thức trả lương tại các DN thường áp dụng đó là: Trả lương theo thời gian, theo sản phẩm và tiền lương khoán. Ngoài ra, các DN còn có chế độ về tiền thưởng, phụ cấp, ăn ca, … Mỗi hình thức trả lương cũng như các chế độ khác của DN có liên quan đến tiền lương đòi hỏi kế toán cần phải hoàn thiện bộ chứng từ có liên quan:
Đối với hình thức trả lương theo thời gian, chứng từ cần hoàn thiện là: Thứ nhất: Chứng từ cần tuân thủ theo Chế độ kế toán DN hoặc theo thiết kế của DN – Bảng chấm công [01a – LĐTL] – Bảng chấm công làm thêm giờ [01b- LĐTL] – Bảng thanh toán tiền lương [02 – LĐTL] – Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ [06 – LĐTL] – Bảng kê trích nộp các khoản theo lương [10 – LĐTL]
Thứ hai: Chứng từ hướng dẫn theo quy định pháp luật liên ngành và quy chế nội bộ [quy định] của DN: Hồ sơ LĐ, hợp đồng LĐ [HĐLĐ], bản thanh lý HĐLĐ, thỏa ước LĐ tập thể theo quy định của bộ luật LĐ sửa đổi bổ sung 2012 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Nghị định 44/2013/NĐ-CP ngày 10/5/2013 của Chính phủ quy định về HĐLĐ, Thông tư 30/2013/TT-BLĐTBXH ngày 25/10/2013 hướng dẫn về HĐLĐ, Nghị định 03/2014/NĐ-CP ngày 16/01/2014 của Chính phủ quy định về việc làm. Các chứng từ này là căn cứ chứng minh lực lượng LĐ của DN là có thật, được ký HĐLĐ theo đúng quy định và là căn cứ để DN tính lương trả cho người lao động [NLĐ]. Quy chế [chính sách] tiền lương, tiền công theo thời gian theo quy định của nghị định 182/2013/NĐ-CP ngày 14/11/2013 của Chính phủ về mức lương tối thiểu vùng và theo quy chế nội bộ của DN. Chứng từ này được sử dụng làm căn cứ tính lương cho NLĐ.
Định mức LĐ trong DN theo quy định của DN để xác định năng suất, công việc của bộ phận phải làm, NLĐ phải làm, làm căn cứ để xây dựng quy định về lương. Văn bản xây dựng đơn giá tiền lương của DN, văn bản phê duyệt đơn giá tiền lương của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Văn bản của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên về việc trích lập dự phòng quỹ lương [nếu có], quyết định thử việc, quyết định tiếp nhận nhân sự, quyết định sa thải nhân viên, quyết định tăng lương, quyết định hạ bậc lương, quyết định điều chỉnh hệ số lương … là căn cứ để tính lương cho NLĐ.
Báo cáo sử dụng LĐ theo mẫu 05, 07 của Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH ngày 29/08/2014. DN phải khai báo trình tự tuyển LĐ, báo cáo tình hình sử dụng LĐ, lập và quản lý sổ quản lý LĐ Bảng kê đăng ký tạm trú, tạm vắng với LĐ ngoại tỉnh. Bảng kê mã số Thuế Thu nhập cá nhân [TNCN] [Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính], bảng cam kết thu nhập thuế TNCN theo mẫu số 23, Thông tư 156/TT-BTC, biên lai khấu trừ thuế TNCN [nếu có] của cơ quan Thuế. Chứng từ này là căn cứ chứng minh DN có tính thuế TNCN của NLĐ để nộp thuế TNCN cho ngân sách, là căn cứ tính ra số lương NLĐ thực nhận và ghi sổ kế toán.
Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, xác nhận của ngân hàng, … là các chứng từ thanh toán lương cho NL Đ, được lập và được duyệt từ phòng kế toán và ban giám đốc, là căn cứ ghi sổ kế toán. Đối với hình thức theo sản phẩm, chứng từ bao gồm:
Thứ nhất: Chứng từ cần tuân thủ theo Chế độ kế toán DN hoặc theo thiết kế của DN Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành [05 – LĐTL] – là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân NLĐ, làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho NLĐ. Ngoài ra, còn có các chứng từ như: Bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, … Tương t?, như hình thức trả lương theo thời gian ở trên. Thứ hai: Chứng từ hướng dẫn theo quy định của pháp luật liên ngành và quy định nội bộ của DN Chính sách tiền lương, tiền công đối với việc trả lương công nhân theo sản phẩm, quyết định tăng đơn giá lương sản phẩm theo quy định của DN, là căn cứ để tính lương cho NLĐ. Báo cáo sản phẩm nhập kho do bộ phận kiểm tra chất lượng [KCS] lập và được duyệt bởi ban Giám đốc là cơ sở tính lương sản phẩm.
Bên cạnh đó, còn có những từ mang tính hướng dẫn giống như hình thức trả lương theo thời gian ở trên. Đối với hình thức khoán, chứng từ bao gồm: Thứ nhất: Chứng từ cần tuân thủ theo Chế độ kế toán DN hoặc theo thiết kế của DN Hợp đồng giao khoán [08 – LĐTL] . Biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng giao khoán [09 – LĐTL]. Bảng thanh toán tiền thuê ngoài [07 – LĐTL]- Là chứng từ, được dùng để thanh toán cho NLĐ thuê ngoài và ghi sổ kế toán. Thứ hai: Chứng từ hướng dẫn theo quy định của pháp luật liên ngành và quy định nội bộ của DN Chính sách tiền lương, tiền công đối với việc trả lương công nhân theo hình thức khoán được ban Giám đốc của DN xây dựng, đó là căn cứ tính lương cho NLĐ.
Hồ sơ LĐ, đăng ký tạm trú, tạm vắng đối với LĐ ngoại tỉnh, hồ sơ nhân sự đối với NLĐ, mã số thuế TNCN, bảng cam kết thu nhập thuế TNCN theo mẫu 23 của Thông tư 156/2013/TT-BTC, biên lai khấu trừ thuế TNCN [nếu có], các chứng từ thanh toán …tương tự như hình thức trả lương theo thời gian ở trên. Đối với khoản thưởng cho công nhân viên [CNV], chứng từ bao gồm: Thứ nhất: Chứng từ cần tuân thủ theo Chế độ kế toán DN hoặc theo thiết kế của DN Bảng thanh toán tiền thưởng [03 – LĐTL] Thứ hai: Chứng từ hướng dẫn theo quy định của pháp luật liên ngành và quy định nội bộ của DN Đối với thưởng đạt sản lượng, đạt doanh số, thưởng năng suất, hiệu quả:
Chứng từ gồm; Chính sách [quy chế] thưởng của DN [ghi rõ điều kiện thưởng và mức được thưởng], quy chế tài chính của DN [quy định vấn đề thưởng trên], mục đích của các chứng từ đó là căn cứ để tính tiền thưởng cho CNV. Báo cáo sản lượng B [doanh thu] vượt định mức, báo cáo năng suất LĐ tăng hoặc hiệu quả kinh doanh vượt chỉ tiêu đề ra, do các bộ phận có liên quan lập như bộ phận sản xuất, BH, … Đó là, căn cứ để tính tiền thưởng cho CNV. HĐLĐ, thỏa ước LĐ tập thể, chứng từ thanh toán, … Tương tự, như hình thức trả lương theo thời gian ở trên. Đối với: Thưởng sáng kiến, cải tiến trong DN Chứng từ là chính sách [quy chế] thưởng sáng kiến do DN xây dựng, quy định rõ từng loại sáng kiến và mức được thưởng [sáng kiến kỹ thuật đổi mới máy móc thiết bị, nâng cao năng suất LĐ, sáng kiến tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất, sáng kiến tìm ra thị trường mới mà các DN khác không vào được, …], văn bản thành lập hội đồng xét duyệt nghiệm thu sáng kiến của DN. Đó là, căn cứ tính tiền thưởng cho CNV.
Báo cáo tình hình áp dụng sáng kiến trong SXKD, báo cáo chỉ tiêu năng suất LĐ tăng, giá thành hạ, lợi nhuận tăng và thuế nộp Ngân sách Nhà nước tăng, do các bộ phận lập, là căn cứ để tính tiền thưởng cho CNV. Đối với: Thưởng ngày lễ, tết, ngày thành lập công ty Các chứng từ cần hoàn thiện như: Chính sách thưởng ngày lễ, tết, quyết định thưởng của ban giám đốc, quy chế của DN, là căn cứ tính tiền thưởng cho CNV và một số chứng từ tương tự trường hợp thưởng đạt sản lượng, đạt doanh số, thưởng năng suất, hiệu quả.
Đối với khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN các chứng từ bao gồm: Thứ nhất: Chứng từ bắt buộc theo chế độ kế toán DN Việt Nam [QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính] Bảng phân bổ tiền lương và BHXH [11 – LĐTL] Bảng thanh toán lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, tương tự như hình thức trả lương theo thời gian ở trên. Thứ hai: Chứng từ hướng dẫn theo quy định của pháp luật liên ngành và quy định nội bộ của DN
Tổng quỹ lương đóng BHXH theo tháng, các quyết định tăng, giảm LĐ đóng BHXH, bảng đối chiếu với cơ quan BHXH theo quy định của luật BHXH 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành, luật BHYT 2008 và các văn bản hướng dẫn thi hành, các chứng từ trên là căn cứ chứng minh LĐ thuộc DN có tham gia chế độ bảo hiểm theo quy định, là bằng chứng đối với các khoản bảo hiểm mà DN đã nộp, là căn cứ ghi sổ kế toán.
Hồ sơ LĐ, HĐLĐ, quyết định tăng lương [tăng hệ số lương], chứng từ chi như phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi, … Tương tự, như hình thức trả lương theo thời gian ở trên. Hoàn thiện chứng từ kế toán, kế toán cần đến sự giúp đỡ, phối hợp hiệu quả của các phòng ban trong DN như phòng hành chính nhân sự [quản lý LĐ], phòng sản xuất [quản lý sản phẩm sản xuất], phòng kiểm định chất lượng, phòng kinh doanh, … Bên cạnh đ?, kế toán phải am hiểu các văn bản của Nhà nước ban hành có liên quan như đã trình bày ở trên.
Chứng từ kế toán có ý nghĩa vô cùng to lớn trong DN: Phản ánh sự hiện có và tình hình biến động của đối tượng kế toán, là căn cứ pháp lý chứng minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện, là căn cứ để kiểm tra việc chấp hành chính sách chế độ, là bằng chứng để kiểm tra kế toán, kiểm toán trong đơn vị và giúp cho việc quản lý kinh tế, ghi sổ kế toán, … Chính vì vậy, việc hoàn thiện chứng từ nói chung và chứng từ KTTL &KTTL nói riêng trong các DN ở Việt Nam hiện nay là rất cần thiết và cấp bách.