Nếu như hoá đơn giấy viết sai mà đã được giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thì kế toán cần lập biên bản thu hồi hoá đơn và xuất hoá đơn mới thay thế. Còn với trường hợp hoá đơn điện tử thì có được áp dụng quy định đó hay không? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để hiểu hơn về vấn đề này.
Căn cứ tại Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định thì biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là các biểu mẫu đưa ra quyết định thu hồi đối với các liên của sổ hóa đơn trong các trường hợp hoá đơn điện tử đã được lập nhưng chưa hoàn tất giao dịch, và cung ứng dịch vụ.
Để lập biên bản thu hồi hoá đơn điện tử thì người mua phải thể hiện được những lý do chính đáng để thu hồi hoá đơn đã cung ứng.
Khi nào cần lập biên bản thu hồi hoá đơn điện tử
Đơn vị kinh doanh cần lập biên bản hoá đơn điện tử khi:
- Bên bán đã lập hoá đơn và giao cho bên mua nhưng hoá đơn đó bị sai;
- Cả hai bên bán và mua chưa sử dụng hoá đơn sai đó để cam kê khai thuế;
Thì bên bán cần phải thực hiện được lý do thu hồi trong biên bản thu hồi hoá đơn. Bên bán sẽ gạch chép các liên lưu giữ số hoá đơn lập sai và lập lại hoá đơn mới theo quy định hiện hành.
Những lưu ý khi thực hiện lập biên bản thu hồi hoá đơn điện tử
- Khi lập biên bản thu hồi ngày thực hiện trên biên bản thu hồi phải cùng với ngày trên hoá đơn mới;
- Trên biên bản cần phải ghi rõ: Lý do thu hồi là gì, thu hồi hoá đơn số… ngày, tháng,… ký hiệu … xuất hoá đơn mới số bao nhiêu, ngày, tháng năm, số ký hiệu;
- Sau đó hai bên phải ký và ghi rõ họ tên [người đại diện pháp luật]. Thực hiện đóng dấu vào biên bản thu hồi hoá đơn xác nhận, và xuất lại hoá đơn mới;
Mẫu biên bản thu hồi hoá đơn điện tử mới nhất
Căn cứ vào Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC thì không có mẫu mặc định và tên chính xác cho biên bản thoả thuận của hai bên khi thực hiện thu hồi/huỷ bỏ. Vậy nên, doanh nghiệp cần căn cứ vào Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC để lập biên bản thu hồi và biên bản huỷ hoá đơn có đầy đủ nội dung yêu cầu.
\>>> Download: Mau-bien-ban-thu-hoi-hoa-don
Trên đây là những thông tin về biên bản thu hồi hoá đơn điện tử. Hy vọng có thể giúp cho anh/chị kế toán trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.
Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
sẽ giải đáp toàn bộ thắc mắc liên quan cùng hướng dẫn cách lập biên bản thu hồi chi tiết nhất trong bài viết dưới đây!
\>> Xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử
1. Trường hợp được phép thu hồi hóa đơn điện tử
Căn cứ tại Thông tư 39/2014/TT-BTC [Khoản 2, Điều 20], khi hóa đơn điện tử đã được lập và giao cho người mua, nhưng người bán lại chưa giao hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho họ hoặc cả hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế, nếu phát hiện có sai sót thì hóa đơn sẽ bị hủy. Tuy nhiên trước đó, bên bán và bên mua sẽ phải làm biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Tóm lại, có hai trường hợp doanh nghiệp được phép thu hồi hóa đơn điện tử là:
\> Trường hợp 1:
Người bán đã xuất hóa đơn và giao nó cho người mua, nhưng lại chưa giao hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho họ.
\> Trường hợp 2:
Người bán đã xuất hóa đơn và giao nó cho người mua, nhưng cả hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế.
\> Lưu ý:
– Trong trường hợp người bán đã xuất hóa đơn, giao nó cho người mua, và đã kê khai thuế, doanh nghiệp không thể thu hồi hóa đơn. Thay vào đó, người bán và người mua phải lập hóa đơn điều chỉnh.
– Khi lập biên bản, người bán và người mua phải ghi rõ nguyên nhân thu hồi hóa đơn điện tử, ngoài ra người bán phải gạch chéo hóa đơn và lưu trữ lại trong trường hợp cần dùng tới.
\>> Top các thương vụ gọi vốn [IPOs] đáng mong đợi nhất 2022
2. Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử và biên bản hủy hóa đơn điện tử khác nhau như thế nào?
Xem bảng so sánh sau để nhận thấy sự khác biệt giữa hai biên bản trên:
Khác biệt Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử Biên bản hủy hóa đơn điện tử Trường hợp sử dụng Biên bản này phải được lập trước khi hủy hóa đơn điện tử, cụ thể là khi hóa đơn bị phát hiện có sai sót phải hủy nhưng: + Người bán đã xuất hóa đơn và giao nó cho người mua, nhưng lại chưa giao hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho họ. + Người bán đã xuất hóa đơn và giao nó cho người mua, nhưng cả hai bên đều chưa tiến hành kê khai thuế. – Sử dụng Biên bản hủy hóa đơn để ghi nhận sai sót dẫn đến phải hủy bỏ hóa đơn, cụ thể là trong các trường hợp sau: + In sai, in trùng hóa đơn hoặc in thừa số lượng, dẫn đến việc phải hủy các hóa đơn đó trước khi thanh toán hợp đồng đặt in hóa đơn. + Cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh tiếp tục sử dụng hóa đơn đang có nữa thì phải hủy bỏ. Lưu ý sử dụng – Khi lập biên bản này, người bán và người mua phải ghi rõ nguyên nhân thu hồi hóa đơn điện tử, ngoài ra người bán phải gạch chéo hóa đơn và lưu trữ lại trong trường hợp cần dùng tới. – Trong biên bản hủy hóa đơn, người mua và người bán phải cam kết sẽ không sử dụng hóa đơn này để kê khai thuế. – 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế là thời hạn tối đa cho việc hủy hóa đơn.
\>> Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 3. Hướng dẫn lập biên bản thu hồi hóa đơn
Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản thu hồi hóa đơn điện tử [Tải mẫu biên bản tại đây]:
Mục 1-2: Ghi ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử.
Mục 3-4-5-6: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của bên A.
Mục 7-8: Tên và chức vụ của người đại diện cho công ty A.
Mục 9-10-11-12: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của bên B.
Mục 13-14: Tên và chức vụ của người đại diện cho công ty B.
Mục 15: Ghi mẫu số hóa đơn đã lập có sai sót phải hủy bỏ. Ví dụ, hóa đơn 01GTKT3/001.
Mục 16: Ghi ký hiệu hóa đơn đã lập nhưng có sai sót phải hủy bỏ. Ví dụ, hóa đơn có ký hiệu AA/13P.
Mục 17: Ghi số hóa đơn đã lập nhưng có sai sót phải hủy bỏ. Ví dụ, hóa đơn số 0000001.
Mục 18: Ghi ngày lập hóa đơn có sai sót. Ví dụ, hóa đơn đã lập ngày 20/03/2019.
Mục 19: Ghi mẫu số của hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ có sai sót phải hủy bỏ.
Mục 20: Ghi ký hiệu hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ có sai sót phải hủy bỏ.
Mục 21: Ghi số hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ có sai sót phải hủy bỏ.
Mục 22: Ghi ngày lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ có sai sót phải hủy bỏ.
Mục 23: Ghi rõ nguyên nhân thu hồi hóa đơn cũ. Ví dụ, thu hồi hóa đơn vì viết sai số lượng hàng hóa, viết sai tên của người mua,…
Mục 24: Đại diện bên A và đại diện bên B ký tên, viết rõ họ tên, sau đó đóng dấu vào biên bản thu hồi hóa đơn để xác nhận.
Trên đây là lời giải đáp chi tiết nhất cho các vấn đề liên quan đến việc lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Nếu bạn còn gặp bất cứ khó khăn nào khác trong quá trình xử lý hóa đơn, liên hệ