Các phương pháp thu thập thông tin trong quản trị nhân lực

Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc, nótuỳ thuộc vào từng loại thông tin thu thập và tuỳ theo từng doanh nghiệp. Sauđây là một số phương pháp phổ biến:* Bảng câu hỏi: Phương pháp này được đánh giá là phương pháp hữuhiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Theo phương pháp này,cấp quản trị gửi cho các nhân viên những bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn, trừcấp điều hành. Trong bảng câu hỏi này, ngoài tên, tuổi, phòng ban, chức vụ,công nhân phải mô tả toàn bộ các nhiệm vụ hoặc mục đích của công việc,khối lượng hoặc số lượng sản phẩm... Tuy nhiên, phương pháp này có trởngại và hạn chế là công nhân có thể không thích điền vào những bảng câu hỏimột cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời câu hỏi đầy đủ. Ngoài ra, côngnhân cũng như nhà điều hành không có nhiều thời gian để xử lý bảng câu hỏi.* Quan sát tại nơi làm việc: Phương pháp này được sử dụng chủ yếuđối với các công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay chân, như các công nhân trựctiếp sản xuất. Đối với các công việc bằng trí óc thì phương pháp này là khôngđủ. Quan sát tại nơi làm việc cho phép nhà phân tích chỉ ra đầy đủ các chi tiếtvề thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, thông tinvề điều kiện làm việc của các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụngtrong quá trình làm việc. Tuy nhiên, phương pháp quan sát có thể cung cấpnhững thông tin thiếu chính xác do gặp phải vấn đề về tâm lý của nhân viênkhi biết mình bị quan sát.* Phỏng vấn: Phỏng vấn có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, vớinhóm nhân viên hoặc với nhà quản trị. Phương pháp này rất hữu hiệu khi mụcđích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lựcthực hiện từng công việc của nhân viên, xác định nhu cầu cần đào tạo và xácđịnh giá trị của công việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện nhiều thông tin vềhoạt động và các mối quan hệ trong phân tích công việc mà các phương pháp20 khác không thể tìm ra. Nhược điểm của phương pháp này là người đượcphỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầyđủ các câu hỏi, do suy nghĩ rằng có thể sẽ có sự thay đổi cơ cấu tổ chức, tinhgiảm biên chế, nâng cao định mức... Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộthu thập thông tin tốn nhiều thời gian làm việc đối với từng nhân viên.* Phương pháp ghi chép nhật ký: Trong một số trường hợp, người thuthập thông tin yêu cầu nhân viên ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngàytrong một cuốn sổ. Nhờ đó mà vấn đề nhân viên phóng đại tầm quan trọngcủa công việc mình làm. Ở các phương pháp trước sẽ giải quyết được do thuthập thông tin theo thực tế. Nhược điểm của phương pháp này là việc ghichép khó đảm bảo được liên tục và nhất quán.* Bảng danh sách kiểm tra: Đây là danh sách các mục có liên quan đếncông việc. Thường cá nhân đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếpcủa họ được yêu cầu kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đangcần kiểm tra hay không. Danh sách kiểm tra rất hữu dụng vì các cá nhân rấtdễ trả lời.* Phối hợp các phương pháp: Thông thường, các nhà phân tích khôngdùng một phương pháp đơn thuần, họ thường phối hợp các phương pháp vớinhau. Chẳng hạn, muốn phân tích công việc của nhân viên hành chính, họ cóthể sử dụng bảng câu hỏi phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm. Khinghiên cứu các công việc sản xuất, họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợpvới phương pháp quan sát...Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai loại tài liệu cơ bản là bảnmô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.21 + Bản mô tả công việcBản mô tả công việc là văn bản viết giải thích các chức năng, nhiệm vụ,trách nhiệm, các điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến mộtcông việc cụ thể [6].Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của côngviệc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Trên thực tế, do khác nhau về quy mô, về khả năng trang bị cơ sở vậtchất, về trình độ và cách thức tổ chức và mục đích phân công công việc củatừng Công ty, nên thường không có một biểu mẫu chung cho Bản mô tả côngviệc trong Công ty. Tuy nhiên, nội dung chính của các bản mô tả công việcthường gồm:* Nhận diện công việc: Tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cấpquản trị giám sát tình hình thực hiện công việc, mức tiền lương chi trả.* Tóm tắt về nhiệm vụ và trách nhiệm: Mô tả tóm tắt thực chất công việcđó là gì? Các mối quan hệ trong quá trình công việc; Chức năng và nhiệm vụcủa công việc; Quyền hạn của người thực hiện công việc; Các tiêu chuẩn đánhgiá người thực hiện công việc: số lượng sản phẩm mà người đó phải hoànthành, mức tiêu hao nguyên vật liệu, vật tư khi thực hiện sản phẩm, chấtlượng sản phẩm…* Điều kiện làm việc: thống kê những điều kiện đặc biệt khi thực hiệncông việc ( thời gian làm việc, số ca, mức độ ô nhiễm…)+ Bản tiêu chuẩn thực hiện công việcBản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cánhân như trình độ, học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấnđề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc[10]. Bản tiêu chuẩn công việc giúp ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhânviên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.Bao gồm các tiêu chuẩn nghiệp vụ, tiêu chuẩn thực hiện công việc và22 những phẩm chất cần phải có đối với người lao động. Tiêu chuẩn nghiệp vụgồm những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệmcông tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các phẩm chất cánhân phù hợp với yêu cầu của công việc. Bản tiêu chuẩn nghiệp vụ, giúp chogiám đốc Công ty hiểu công cần loại nhân viên như thế nào, để có thể thựchiện công việc một cách tốt nhất. Tiêu chuẩn thực hiện công việc, gồm cácyêu cầu về mức độ hoàn thành, định mức đối với từng công việc sẽ được thựchiện. Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những căn cứ cơ bản đểđánh giá chất lượng công việc của nhân viên.Do các yêu cầu công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối vớinhân viên thực hiện công việc cũng rất đa dạng. Những yếu tố chính của bảngtiêu chuẩn công việc thường là: Trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn, trìnhđộ ngoại ngữ và các kỹ năng khác liên quan; kinh nghiệm công tác, tuổi đời,sức khoẻ, giới tính; hoàn cảnh gia đình; các đặc điểm cá nhân liên quan đếnthực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hoà đồng, tốc độ nhanhnhẹn, khả năng phán đoán, khả năng lãnh đạo, tính cẩn thận,...+ Thiết kế công việcThiết kế công việc là tổng hợp các hoạt động xác định nội dung, cáchthức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực cũngnhư các yếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tạimột nơi làm việc xác định.Mục đích của thiết kế công việc* Thiết kế công việc phải nhằm trả lời các câu hỏi: Mục tiêu phải đạt làgì? Các thao tác cụ thể là gì? Cần có điều kiện cụ thể gì để thực hiện côngviệc một cách có hiệu quả?* Những nhân tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc23

 III.   KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ TÁC DỤNG CỦA  PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1. Khái niệm:

            Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để  thực hiện công việc.

Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể

Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác

Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc.        

Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành động nào  cần được  tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ  nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc.   Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc, do đó không thể tuyển dụng đúng nhân viên cho công việc, không thể đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên và do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác. Ðặc biệt, phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.      

            3. Tác dụng của phân tích công việc

            - Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên.

- Loại bỏ những  bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm  của công việc.

- Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thăng thưởng.

             - Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.

- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.

- Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.

 4. Thông tin cần thu thập, nội dung, các bước phân tích công việc

           Trong doanh nghiệp cần phải thực hiện phân tích công việc khi:

           - Doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích được thực hiện đầu tiên

           - Có thêm một số công việc mới

           - Công việc thay đổi do tác động của khoa học – kỹ thuật

4.1 Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

4.1.1  Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc.....

4.1.2  Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.

4.1.3 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc.....

4.1.4  Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.

4.1.5 Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

4.2  Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc

- Chính sách của công ty

-   Phiếu câu hỏi

-   Phỏng vấn

-   Quan sát

-   Viết nháp bản mô tả công việc, yêu cầu, trình độ, định mức công việc.

-   Trình cấp quản lý cho ý kiến

-   Thảo luận nhóm

-   Hoàn thiện cuối cùng

Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau trong các doanh nghiệp, quá trình thực hiện phân tích công việc bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Xác định chính sách của công ty, mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.

 Chính sách của công ty

·                  Nguyên tắc, chính sách và các ưu tiên nguồn nhân lực được xác định rõ ràng và cập nhật có thể giúp doanh nghiệp trong việc thiết lập các thủ tục, các định mức công việc, thiết lập công việc và đặc biệt là trong việc xác định chức trách nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ và kỹ năng của công việc

·                   Các chính sách và các ưu tiên nguồn nhân lực chỉ cho doanh nghiệp thấy những điều doanh nghiệp đang quan tâm có thể chấp nhận hay không. Nó đảm bảo rằng kết quả thực hiện công việc của nhân viên đạt định mức tiêu chuẩn tối thiểu. Nó cũng giúp doanh nghiệp trở nên nhất quán trong việc ra quyết định.

·                 Doanh nghiệp có thể không thường xuyên có thời gian để giải quyết tất cả các vấn đề và các câu hỏi một cách trực tiếp. Các chính sách viết ra là công cụ truyền thông tốt, và là cơ sở cho các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

·              Các chính sách, quy định và các ưu tiên nguồn nhân lực của doanh nghiệp sẽ là những la bàn định hướng cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không có chúng, doanh nghiệp có thể lạc đường hay phải đi theo đường dài hơn

Bước 2: Thông qua bản câu hỏi  thu thập các thông tin cơ bản

Bước 3: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát

Bước 4: Viết nháp bản mô tả công việc, kiểm tra lại về độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.

Bước 5: Hoàn thiện cuối cùng

 5. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

5.1  Phỏng vấn

            Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó.

5.1.1 Ưu điểm:  Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra. Ðồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc.

5.1.2 Nhược điểm: chủ yếu của phỏng vấn  phân tích công việc là người bị phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn. Nhân viên thường cảm thấy rằng việc phân tích các công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế, nâng cao định mức, v.v... do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược lại, giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác. Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn  nhiều thời gian làm việc với từng nhân viên.

            Ðể nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:

·        Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết.

·        Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất.

·        Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt đối với người bị phỏng vấn và giải thích cho họ rõ ràng về mục đích của phóng vấn.

·         Ðặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vấn dễ trả lời

·         Cơ cấu của các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.

·         Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn.

5.2  Bản câu hỏi

            Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào các câu trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. Khi cảm thấy thông tin thu thập qua bản câu hỏi không được đầy đủ, cán bộ phân tích nên thảo luận lại với các nhân viên thực hiện công việc. Nhìn chung, bản câu hỏi cung cấp các thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn. Ðể nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua bản câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề sau:

5.2.1  Cấu trúc của các câu hỏi.

Ngoài các câu hỏi về các chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản câu hỏi cần thiết kế phải có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiện thêm tại nơi làm việc. Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn. Thông thường, không ai thích phải trả lời một bản câu hỏi dài. Một bản câu hỏi càng dài thì người trả lời càng ít chú ý đến nội dung của các câu hỏi.

5.2.2  Cách thức đặt câu hỏi

Các câu hỏi cần thiết kế sao cho thật đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn. Ở những nơi nào có thể, nên thiết kế các câu hỏi đóng mở, ví dụ, " Theo anh (chị), cường độ làm việc có cao quá không?" hoặc các câu hỏi chọn lựa phương án trả lời. Ví dụ với câu hỏi " Theo anh (chị), một nhân viên cần tối thiểu bao nhiêu thời gian để có thể làm quen với công việc và thực hiện công việc được tốt?", có thể sẽ có các câu trả lời sau đây đối với công nhân viên trên dây chuyền lắp ráp điện tử:

-  dưới 1 tháng                             -  3 tháng                                     -  6 tháng

-  1 năm                                        - 3 năm hoặc hơn nữa;

5.2.3  Nơi thực hiện

Nên để cho nhân viên thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm việc. Những bản câu hỏi thực hiện ở nhà thường được trả lời kém trung thực và ít chính xác. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp; do đó, việc trả lời bản câu hỏi nên được thực hiện trong giờ làm việc sao cho nhân viên không cảm thấy khó chịu vì phải mất thêm thời gian cá nhân của họ.

            5.3  Quan sát tại nơi làm việc

            Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ,  nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát, thấy những công việc không mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc không phải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán. Tuy nhiên, phương pháp quan sát có thể cung cấp thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone ( khi biết mình được quan sát, nhân viên có thể làm việc với phương pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thường), điều này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừa quan sát, vừa phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc.

            Ðể nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:

-  Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, đèn chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc.

-  Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn thành. (lưu ý chu kỳ của công việc là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc).

-  Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.

            5.4  Ghi chép lại trong nhật ký

            Trong một số trường hợp, nhà phân tích thu thập thông tin bằng cách yêu cầu công nhân ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ. Nhờ phương pháp này mà công nhân viên phóng đại tầm quan trọng của công việc trong các phương pháp trước không còn là vấn đề không giải quyết được.

5.5  Bảng danh sách kiểm tra

            Ðây là danh sách các mục liên quan tới công việc. Thường là cá nhân người đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của đương sự được yêu cầu kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đang cần kiểm tra không. Danh sách kiểm tra rất hữu dụng bởi vì các cá nhân dễ trả lời.

            5.6  Phối hợp các phương pháp

            Thông thường thì các nhà phân tích không dùng một phương pháp đơn thuần nữa. Họ thường phối hợp các phương pháp khác nhau. Chẳng hạn như muốn phân tích công việc của nhân viên hành chánh văn phòng, họ có thể sử dụng bảng câu hỏi, phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm. Khi nghiên cứu các công việc sản xuất, họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợp với phương pháp quan sát.

     Việc phân tích nguồn lao động nội tại của doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị kinh doanh  phát hiện được điểm mạnh, điểm yếu của mình trên cơ sở đó đề ra các giải pháp hữu hiệu cho quá trình quản trị nhân sự.

     Các bước thực hiện quá trình phân tích nguồn lao động nội tại bao gồm:

     Bước 1: Thu thập thông tin, bao gồm các thông tin sau:

     - Phân tích cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý trong doanh nghiệp: loại hình tổ chức, phân công chức năng quyền hạn giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các bộ phận nhằm phát hiện ra những bất hợp lý của cơ cấu lao động trong một tổ chức.

     - Phân tích khả năng làm việc của nhân viên căn cứ vào hồ sơ nhân viên. Loại thông tin này sẽ giúp nhà quản trị biết rõ cơ cấu lao động về lứa tuổi, giới tính, trình độ học vấn, nghề nghiệp, kỹ năng, sở thích về nghề nghiệp, sở thích muốn được đào tạo phát triển của người lao động.

     - Dùng bản câu hỏi, phỏng vấn để đánh giá nhân viên và các vấn đề khác có liên quan như sự thỏa mãn đối với công việc, môi trường văn hóa của tổ chức...

     Bước 2: Ðánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên thông qua các chỉ tiêu: năng suất lao động, chi phí lao động, mức độ sử dụng quỹ thời gian, hiệu quả công suất máy móc thiết bị...

     Bước 3: Tổng hợp các nguồn thông tin đã thu thập được để xác định điểm mạnh, điểm yếu về nguồn lao động của doanh nghiệp.

     Bước 4: Ðề ra các giải pháp, cơ sở của giải pháp là so sánh nhu cầu với khả năng thực tế của doanh nghiệp.

     -  Trường hợp nhu cầu nhỏ hơn khả năng của doanh nghiệp nhà quản trị áp dụng các biện pháp sau:

     +  Hạn chế việc tuyển dụng.

     +  Giảm bớt giờ lao động.

     +  Giãn thợ cho nghỉ tạm thời.

     +  Cho nghỉ hưu sớm, sa thải bớt lao động theo quy định của pháp luật.

     -  Trường hợp khả năng phù hợp với nhu cầu nhà quản trị cần áp dụng các biện pháp hoàn thiện như sau:

     +  Thuyên chuyển nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu của sản xuất.

     +  Thăng chức căn cứ vào thâm niên, thành tích và khả năng làm việc của nhân viên.

     +  Giáng chức đối với những nhân viên thiếu khả năng, không chịu học hỏi thêm, làm biếng...

     Tuy nhiên đây là vấn đề tế nhị, phức tạp và khó khăn do đó đòi hỏi nhà quản trị phải hết sức thận trọng khi thực hiện quyết định.

      Trường hợp nhu cầu lớn hơn khả năng: sau khi sắp xếp lại mà doanh nghiệp vẫn không cân đối được nguồn nhân lực, doanh nghiệp phải tiến hành tuyển mộ và tuyển chọn qua việc khai thác nguồn nhân lực từ bên ngoài.

    2. Phân tích các khả năng thu hút nhân sự từ bên ngoài:

2.1  Các yếu tố ảnh hưởng đến thu hút lao động từ bên ngoài:

2.1.1  Các yếu tố bên ngoài:

            -  Khung cảnh kinh tế: chu kỳ kinh tế ảnh hưởng lớn đến nguồn lao động trong giai đoạn kinh tế suy thoái hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống doanh nghiệp vẫn phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề và một mặt phải giảm chi phí lao động. Ngược lại, khi kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định  thường nhu cầu lao động tăng lên do đó sẽ ảnh hưởng đến thị trường lao động nói chung.

            -  Luật pháp: thường thường luật lao động ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tuyển dụng lao động của doanh nghiệp, vì muốn sử dụng lao động các doanh nghiệp bắt buộc phải trả lương cho người lao động lớn hơn mức lương tối thiểu nhà nước quy định đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động và các vấn đề khác có liên quan đến quyền lợi người lao động.

            -  Văn hóa - Xã hội: nề nếp văn hóa - xã hội ảnh hưởng lớn đến hoạt động của con người, sự thay đổi về thái độ làm việc và nghỉ ngơi, sự thay đổi về lối sống xã hội, sự thay đổi về cách nhìn nhận đối với lao động nữ....Tất cả các yếu tố đó  đều ảnh hưởng đến thị trường lao động.

            -  Ðối thủ cạnh tranh: để tồn tại và phát triển nhất thiết doanh nghiệp phải dựa vào nguồn lao động của mình, do đó để thu hút lao động các doanh nghiệp thường có các chính sách lương bổng sao cho khuyến khích và giữ nhân viên làm việc với mình.... Do đó, để duy trì phải biết đề ra các chính sách để thu hút lao động một cách có hiệu quả.

            -  Chính quyền và đoàn thể: chính quyền và cơ quan đoàn thể tác động đến doanh nghiệp nhằm đảm bảo các quyền lợi của người lao động. Do đó, ảnh hưởng của các tổ chức này đối với các doanh nghiệp thường liên quan đến chế độ, chính sách tuyển dụng, sa thải... lao động.

            2.1.2  Các yếu tố nội tại của doanh nghiệp:

          - Chính sách cán bộ của doanh nghiệp: những doanh nghiệp theo đuổi chính sách đề bạt nội bộ sẽ tự làm hạn chế số lượng ứng viên từ bên ngoài, đặc biệt là chức vụ quan trọng và thường khó có những ứng viên tốt nhất cho công việc.

            - Uy tín của doanh nghiệp: nói lên sức hấp dẫn của doanh nghiệp, mặc dù công việc chưa được thích thú lắm nhưng tên gọi, quy mô tổ chức, tuyển dụng...của doanh nghiệp làm tăng thêm khả năng thu hút được những ứng viên giỏi.

            - Sức hấp dẫn của công việc: những công việc có nhiều cơ hội thăng tiến, vị trí xã hội tốt không đòi hỏi khắt khe đối với ứng viên... sẽ dễ thu hút được ứng viên hơn.

            - Khả năng tài chính của doanh nghiệp: tiền lương luôn luôn là một động lực rất quan trọng đến quá trình thúc đẩy mức độ đóng góp của người lao động trong doanh nghiệp, Trả lương cao sẽ có khả năng thu hút được nhiều người lao động giỏi và kích thích nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình, tích cực, sáng tạo do đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp cao hơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, không có khả năng trả lương cao sẽ gặp khó khăn trong việc thu hút lao động giỏi trên thị trường.

            2.2   Các hình thức thu hút lao động từ bên ngoài:

            2.2.1  Thu hút lao động từ bên ngoài thông qua quảng cáo:

            2.2.1.1 Nhật báo: để tuyển nhân viên hành chính kế toán, công nhân sản xuất bình thường.

         - Ưu điểm:   *  Thông tin rất nhanh.

                             *  Chi phí rẻ

                             *  Thông tin việc làm được đăng ở một khu riêng biệt, người có nhu cầu dễ phát hiện.

         - Nhược điểm:   * In ấn kém, không hấp dẫn.

                                   * Chu kỳ sống ngắn.

                                   * Phải trả tiền cho số độc giả đông hơn nhiều so với số người có nhu cầu.

            2.2.1.2 Tạp chí chuyên ngành: áp dụng trong trường hợp cần tuyển chuyên gia chuyên ngành, quản trị gia.

         - Ưu điểm:   * Chu kỳ sống dài hơn.

                             * Hình thức in hấp dẫn linh hoạt hơn

* Môi trường xuất bản, nhà xuất bản làm tăng giá trị của thông tin.

         - Nhược điểm:    * Thông tin đăng chậm hơn.

                             * Chi phí cao hơn.

            2.2.1.3 Ðài truyền hình, phát thanh:

          - Ưu điểm:   * Thông tin được phổ biến rộng rãi.

                             * Hấp dẫn

         -  Nhược điểm:   * Chi phí rất cao.

                             * Ðăng được thông tin ngắn.

            2.2.1.4 Gửi thư trực tiếp:

          - Ưu điểm:        *  Ðúng đối tượng.

   * Ðối tượng nhận tin thấy rõ tầm quan trọng của của thông tin, thường mau chóng liên hệ với cơ quan.

                                    *  Rẻ thông tin đầy đủ

          - Nhược điểm:   * Khó phát hiện ra người có nhu cầu

         2.2.2  Thu hút lao động thông qua các cơ quan giới thiệu việc làm:

            2.2.2.1  Các cơ quan giới thiệu việc làm của nhà nước hay các cơ quan giới thiệu việc làm không vì mục đích lợi nhuận như: phòng lao động và thương binh xã hội, các tổ chức nghiệp đoàn, các tổ chức từ thiện...

         - Ưu điểm:   * Thông tin rất đầy đủ.

                             * Xử lý thông tin nhanh, giới thiệu đúng người đúng việc.

         - Nhược điểm:   * Thủ tục phức tạp.

           2.2.2.2  Các tổ chức tư nhân.

         - Ưu điểm:   * Thực hiện sơ tuyển.

                             * Linh hoạt, thủ tục nhanh.

        - Nhược điểm:   * Hạn chế về thông tin.

         2.2.2.3  Tuyển trực tiếp từ các trường lớp đào tạo chuyên môn.

            Ðể tuyển chọn được lao động có chất lượng tốt phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp thường chọn các trường đào tạo chuyên môn. Các doanh nghiệp thường thực hiện thông qua các hình thức: Quà tặng, tài trợ cho một số dự án, chương trình nghiên cứu khoa học, thể thao... các hợp đồng này có tác dụng làm cho uy tín của doanh nghiệp trở nên quen thuộc với sinh viên. Ðồng thời doanh nghiệp cũng cung cấp các thông tin về nhu cầu cần tuyển nhân viên mới, yêu cầu đòi hỏi về công việc giúp cho việc tuyển chọn những sinh viên tốt nghiệp được kết quả tốt.

Xem phần tiếp theo >>>