Tôi là Minh Quân, hiện tôi đang công tác trong ngành Thanh tra. Có thắc mắc sau tôi mong nhận được phản hồi từ Ban biên tập. Cụ thể: Tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán được quy định như thế nào?
Tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán được quy định tại Khoản 1 Điều 6 Quyết định 03/2018/QĐ-KTNN hướng dẫn về bằng chứng kiểm toán do Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành, cụ thể như sau:
- Là tiêu chuẩn đánh giá về chất lượng của các bằng chứng kiểm toán. Bằng chứng kiểm toán phải đảm bảo phù hợp và đáng tin cậy để hỗ trợ KTVNN đưa ra các kết luận làm cơ sở hình thành ý kiến kiểm toán.
- Chất lượng của bằng chứng kiểm toán chịu ảnh hưởng bởi tính phù hợp và độ tin cậy của tài liệu, thông tin làm cơ sở cho bằng chứng kiểm toán:
- Tính phù hợp đề cập đến mối quan hệ logic hoặc liên quan tới mục đích của thủ tục kiểm toán và trong một số trường hợp là cơ sở dẫn liệu được xem xét.
Ví dụ 2: Mục tiêu thu thập bằng chứng chứng minh sự hiện hữu của tài sản thì thủ tục kiểm toán cần thực hiện kiểm kê tài sản. Tuy nhiên việc kiểm kê tài sản chỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản, không chứng minh được về quyền sở hữu của đơn vị đối với tài sản này. Có thể tài sản đang hiện hữu tại đơn vị nhưng lại là tài sản đi thuê, đi mượn hay đã bị cầm cố, thế chấp cho các khoản vay. Do đó trong trường hợp muốn thu thập bằng chứng đảm bảo tài sản thuộc sở hữu của đơn vị thì KTVNN phải thực hiện xem xét các chứng từ chứng minh quyền sở hữu của đơn vị đối với tài sản đó [như hợp đồng mua bán; chứng từ tài chính; chứng từ xác nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản cần xác định].
- Độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán chịu ảnh hưởng bởi nguồn gốc, nội dung và hoàn cảnh mà tài liệu, thông tin thu thập được. Việc đánh giá về độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán có thể dựa trên nguyên tắc sau:
+ Bằng chứng kiểm toán được thu thập từ các nguồn độc lập bên ngoài đơn vị có độ tin cậy cao hơn bằng chứng kiểm toán do đơn vị được kiểm toán cung cấp. Tuy nhiên vẫn có ngoại lệ: Tài liệu, thông tin được sử dụng làm bằng chứng kiểm toán được thu thập từ nguồn bên ngoài có thể không đáng tin cậy nếu nguồn gốc tài liệu, thông tin không rõ ràng.
Ví dụ 3: Thư xác nhận nợ phải trả từ bên thứ ba độc lập cung cấp trực tiếp cho KTVNN sẽ có độ tin cậy cao hơn biên bản xác nhận nợ do đơn vị được kiểm toán cung cấp.
+ Bằng chứng kiểm toán được tạo ra trong nội bộ đơn vị được kiểm toán có độ tin cậy cao hơn khi các kiểm soát liên quan [kể cả các kiểm soát đối với việc tạo lập và lưu trữ các bằng chứng] được thực hiện hiệu quả.
Ví dụ 4: KTVNN có thể tin tưởng vào báo cáo kiểm kê hàng tồn kho do đơn vị thực hiện trong trường hợp KTVNN đánh giá thủ tục kiểm kê hàng tồn kho của đơn vị là đầy đủ và hữu hiệu.
+ Bằng chứng kiểm toán do KTVNN trực tiếp thu thập đáng tin cậy hơn so với bằng chứng kiểm toán được thu thập gián tiếp hoặc do suy luận.
Ví dụ 5: Bằng chứng kiểm toán do KTVNN trực tiếp thu thập được thông qua kiểm kê, chứng kiến kiểm kê đáng tin cậy hơn so với biên bản kiểm kê được thực hiện và cung cấp bởi đơn vị.
+ Bằng chứng kiểm toán dạng văn bản [có thể là trên giấy tờ, dạng điện tử, hoặc các dạng khác] đáng tin cậy hơn bằng chứng được thu thập bằng lời.
Ví dụ 6: Văn bản có chữ ký của người xác nhận thông tin sẽ tin cậy hơn thông tin thu thập được từ cuộc phỏng vấn bằng lời với chính người đó.
+ Bằng chứng kiểm toán là các chứng từ điện tử phải đảm bảo yêu cầu sau: thông tin dữ liệu điện tử phải được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin; phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng bằng chứng từ điện tử không đúng quy định; được xác thực bằng chữ ký số của cá nhân hoặc đơn vị có thẩm quyền cung cấp thông tin, tài liệu [trong điều kiện phù hợp].
Ban biên tập có nhận được thắc mắc của bạn Thanh Mai, hiện bạn đang là kế toán của một công ty xây dựng tại Tp Hồ Chí Minh, bạn có thắc mắc sau mong nhận phản hồi: Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán được quy định ra sao?
Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán được quy định tại Khoản 2 Điều 6 Quyết định 03/2018/QĐ-KTNN hướng dẫn về bằng chứng kiểm toán do Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành, cụ thể như sau:
- Là tiêu chuẩn đánh giá về số lượng bằng chứng kiểm toán. Số lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập chịu ảnh hưởng bởi đánh giá của KTVNN về rủi ro có sai sót trọng yếu và chất lượng của những bằng chứng kiểm toán đó.
- Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán không đặt ra một số lượng cụ thể mà phụ thuộc vào xét đoán chuyên môn của KTVNN, tức là KTVNN phải đánh giá được các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến tính đầy đủ như đánh giá được rủi ro có sai sót trọng yếu và chất lượng của bằng chứng kiểm toán thu thập. Rủi ro có sai sót trọng yếu được đánh giá ở mức độ càng cao thì thường cần càng nhiều bằng chứng kiểm toán, chất lượng của mỗi bằng chứng kiểm toán càng cao thì có thể cần ít bằng chứng kiểm toán hơn.
Ví dụ 8: Khi KTVNN đánh giá mức độ rủi ro có sai sót trọng yếu đối với khoản mục hàng tồn kho là cao thì KTVNN cần phải thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán liên quan đến khoản mục để đánh giá tính hiện hữu, trọn vẹn của hàng tồn kho cũng như khẳng định tính trung thực và đảm bảo sự trình bày của khoản mục này trên báo cáo tài chính là hợp lý.
- Tính đầy đủ của bằng chứng kiểm toán yêu cầu KTVNN phải thu thập số lượng bằng chứng cần thiết đảm bảo đủ căn cứ hỗ trợ cho KTVNN đưa ra đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị kiểm toán.
Ví dụ 9: Trường hợp hàng tồn kho được bên thứ ba kiểm soát và bảo quản được xác định là trọng yếu đối với báo cáo tài chính, KTVNN phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho đó, bằng cách thực hiện một hoặc cả hai thủ tục sau: [i] Yêu cầu bên thứ ba xác nhận về số lượng và tình trạng của hàng tồn kho được bên thứ ba nắm giữ; [ii] Tiến hành kiểm tra hoặc thực hiện các thủ tục kiểm toán thích hợp khác tuỳ theo từng trường hợp: Tham gia, hoặc bố trí một KTVNN khác tham gia kiểm kê hiện vật hàng tồn kho của bên thứ ba, nếu có thể;Thu thập báo cáo của một KTVNN khác, hoặc báo cáo của một KTVNN của tổ chức cung cấp dịch vụ về tính đầy đủ và thích hợp của kiểm soát nội bộ của bên thứ ba để đảm bảo rằng hàng tồn kho được kiểm kê đúng đắn và được bảo vệ thích đáng; Kiểm tra các tài liệu liên quan đến hàng tồn kho do bên thứ ba nắm giữ [phiếu nhập kho]; Yêu cầu xác nhận từ các bên khác khi hàng tồn kho đã được đem ra thế chấp.
- Bằng chứng kiểm toán phải đạt được tính đầy đủ để một KTVNN có kinh nghiệm nhưng không có bất kỳ thông tin nào trước về cuộc kiểm toán có thể hiểu được kết quả của các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, hiểu được căn cứ hình thành đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị kiểm toán.