Cách đóng dấu sao y bản chính như thế nào

+ Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 [hai] trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 [hai] tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

+ Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Doanh nghiệp có quyền sao y bản chính không?

Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính [khoản 4 Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP].

Theo đó, bản sao y bản chính chính là bản sao chứng thực từ bản chính. Bản sao chứng thực từ bản chính là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính [khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP].

Chỉ các cơ quan, tổ chức sau có thẩm quyền chứng thực:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh [Phòng Tư pháp];

- UBND xã, phường, thị trấn [UBND cấp xã];

- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [Cơ quan đại diện];

- Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

Như vậy, doanh nghiệp không có thẩm quyền sao y bản chính. Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định như đã nêu trên.

Công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ được không? [Ảnh minh họa]

Sao y bản chính không phải là cấp bản sao từ sổ gốc

Có không ít ý kiến cho rằng, sao y bản chính bao gồm bản sao chứng thực từ bản chính và bản sao từ sổ gốc.

Từ đó, lý giải việc công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính căn cứ theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo đó, công ty muốn đóng dấu sao y bản chính lên hợp đồng cũng như các giấy tờ khác do doanh nghiệp tự ban hành được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty thì có quyền sao y bản chính đó.

Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì không được phép sao y bản chính.

Tuy nhiên, việc giải thích có điểm chưa hợp lý, theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trình tự cấp bản sao từ sổ gốc, người yêu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.

Sổ gốc phải là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Như vậy, có thể hiểu, sổ gốc phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra. Do đó, doanh nghiệp không có thẩm quyền lập sổ gốc và đương nhiên cũng sẽ không thể cấp bản sao từ sổ gốc.

Căn cứ vào những điều đã phân tích ở trên, không có quy định cấm các doanh nghiệp sử dụng con dấu sao y bản chính trong nội bộ cũng như với các đối tác [nếu đối tác chấp nhận]. Tuy nhiên, giấy tờ có dấu sao y bản chính của công ty không có giá trị chứng thực như bản sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền.

>> 6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao từ bản chính

Hậu Nguyễn

Hiện nay con dấu được sử dụng rất phổ biến và rộng rãi, từ các tập đoàn, công ty lớn cho đến các tổ chức nhỏ, hợp tác xã, thậm chí là cá nhân cũng có thể sử dụng con dấu một cách bình thường, tuy nhiên cần lưu ý một số con dấu cần phải sử dụng theo đúng quy định của pháp luật mà không thể tùy tiện sử dụng như bình thường, ví dụ các con dấu tròn của cơ quan tổ chức hay các con dấu UBND thuộc cơ quan nhà nước thì cá nhân không được phép sử dụng, những con dấu này thường được cơ quan Nhà nước đặt hàng các dịch vụ trong khu vực gia công, ví dụ tại khu vực phường, ủy ban quận 4 thì sẽ ưu tiên chọn các đơn vị làm con dấu tại quận 4 để đặt hàng và giao hàng đến cơ quan. Những con dấu như dấu tên riêng, dấu tên cửa hàng, con dấu ngày sản xuất và hạn sử dụng, con dấu logo,… thì bạn có thể sử dụng thay cho chữ viết, cực kỳ tiện dụng và nhanh chóng xử lý xong công việc riêng.

Hiện tại Mai Vàng đang hỗ trợ khắc dấu lấy liền cho quý khách, liên hệ 0909.472.075 để được đặt hàng ngay.

Một trong những con dấu mà cá nhân hay thậm chí là tổ chức, doanh nghiệp cũng đều không được sử dụng chính là con dấu sao y bản chính, đây là con dấu nằm trong quy định của pháp luật về đối tượng có thể sử dụng con dấu, chỉ những cơ quan có thẩm quyền mới có thể sử dụng con dấu này.

Xem thêm: Khắc dấu tại Đà Nẵng

Nếu như công ty cần sao chép, chứng minh bản photo có giá trị như bản chính của công ty thì có thể tự sử dụng con dấu có chữ sao y bản chính do công ty sở hữu để đóng lên giấy tờ đó, văn bản được đóng dấu lên sẽ có giá trị tương tương bản chính nhưng chỉ có giá trị đối với trong nội bộ công ty đó mà thôi.

Nếu như giấy tờ cần sao y không thuộc sở hữu và quyền hạn của công ty hoặc giấy tờ đó là của một cá nhân, tổ chức hay công ty nào khác thì việc sử dụng con dấu sao y bản chính của công ty đóng dấu lên sẽ không có giá trị và hiệu lực. Lúc này nếu bạn muốn xác thực sao y bản chính với văn bản này thì cần đến các cơ quan có thẩm quyền để được xác nhận là bản sao [bản photo] giống với tài liệu bản gốc, bao gồm các địa điểm: các phòng tư pháp tại quận – huyện, thị xã, trụ sở hoặc ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc đến các văn phòng công chứng được Nhà nước cho phép hành nghề.

Từ có thể thấy để đóng dấu sao y bản chính bạn cũng phải lưu ý một số vấn đề nếu không muốn văn bản không có hiệu lực hoặc vi phạm quy định của pháp luật, khắc dấu Mai Vàng tạm chia thành 2 loại dưới đây:

1. Đối tượng là cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp:

Được phép sử dụng con dấu sao y bản chính nếu như cần sao y các văn bản, giấy tờ hành chính trong công ty từ bản gốc, có giá trị trong công ty hoặc những doanh nghiệp chấp nhận bản sao y này.

Nếu như sử dụng con dấu ngoài thẩm quyền cho phép thì văn bản sao y sẽ không có giá trị pháp lý, tài liệu được sao y cũng không có giá trị sử dụng như văn bản gốc.

2. Các văn phòng công chứng và cơ quan Nhà nước có đủ thẩm quyền

Đối với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc các văn phòng công chứng được phép kinh doanh có thể được phép sử dụng con dấu trong các trường hợp sau:

– Thực hiện chứng thực các bản sao, bản photocopy của các giấy tờ, tài liệu các ngành nghề được cấp tại Việt Nam hoặc giấy tờ do các cá nhân, cô quan tổ chức có thẩm quyền ở nước ngoài nhưng có liên kết với Việt Nam cấp theo quy định của pháp luật.

– Thực hiện chứng thực các bản sao theo yêu cầu các hợp đồng giao dịch, chữ ký hoặc các chứng nhận do công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp cá nhân trong và ngoài nước cấp.

Con dấu sao y bản chính là một trong những con dấu được pháp luật quy định rõ ràng, việc sử dụng con dấu này cần phải hết sức cẩn thủ và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, nếu không tuân thủ những quy định này thì văn bản của bạn sẽ không có hiệu lực và không có giá trị sử dụng. Nếu quý khách cần thêm thông tin hoặc muốn đặt hàng làm con dấu tại quận Tân Bình hay ở HCM thì có thể liên hệ đến hotline 0909.472.075 [hoặc zalo] để được nhân viên của chúng tôi tư vấn tốt nhất.

Video liên quan

+ Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 [hai] trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 [hai] tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

+ Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.