Mẹo Hay Cách

Cách hạch toán chi phí khi hóa đơn chưa về

Trong quá trình mua hàng tại doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều tình huống khác nhau, trong đó có trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau. Vậy hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Chứng từ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Trên thực tế, không phải bao giờ hóa đơn và hàng hóa cũng về cùng một lúc, doanh nghiệp có thể gặp các trường hợp như: Hóa đơn về trước hàng về sau; Hàng về trước hóa đơn về sau

Trường hợp hóa đơn về sau hàng hóa phổ biến hơn cả. Vì chưa có hóa đơn, kế toán chưa thể ghi nhận một cách chắc chắn cả về mặt số lượng và giá trị của hàng hóa, mặc dù đã kiểm kê và so sánh với hợp đồng mua hàng trước đó.

Khi đó để đảm bảo công tác kế toán phản ánh trung thực và phù hợp với thực tế phát sinh thì kế toán sẽ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau dựa trên căn cứ là các chứng từ sau đây: Hợp đồng/Thoả thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ chuyển tiền,…

Trong hợp đồng phải ghi rõ: Thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hoá đơn, chứng từ cho hàng đi đường [bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất Hoá đơn GTGT].

Cần đối chiếu hàng hóa đó với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm kê, tạo phiếu nhập kho

Nếu có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, bên mua không bị xử phạt vì hàng về trước hóa đơn về sau. Tuy nhiên, bên bán có thể sẽ bị xử phạt xuất hóa đơn muộn [thời điểm xuất hóa đơn đáng lẽ phải là khi chuyển giao xong quyền sở hữu hàng hóa].

Hướng dẫn hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Khi hàng về nhập kho

Trong trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau, kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho hàng hóa bình thường nhưng chưa hạch toán và kê khai thuế. Khi nhận được hóa đơn GTGT, kế toán sẽ hạch toán bổ sung sau.

Khi hàng hóa về, thủ kho, kế toán cần đối chiếu hàng hóa với hợp đồng mua hàng. Sau đó tiến hành kiểm kê và làm phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán hạch toán vào sổ theo giá tạm tính chưa có thuế

Nợ TK 152 [153, 156]: Số lượng nhập x Đơn giá tạm tính

Có TK 111 [112, 331…]: Số lượng nhập x Đơn giá tạm tính

Khi hóa đơn về

Do khi nhập kho, kế toán hạch toán theo giá tạm tính nên khi hóa đơn về, cần có sự so sánh giữa giá tạm tính và giá trên hóa đơn. Căn cứ vào hóa đơn đã được nhận, tiến hành hạch toán theo từng trường hợp như sau:

a] Nếu giá mua trên hóa đơn = Giá tạm tính

Trường hợp này kế toán chỉ cần hạch toán phần thuế GTGT tương ứng với nguyên giá đơn hàng.

Nợ TK 133: Theo số tiền thuế trên hóa đơn

Có TK 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất

b] Nếu giá mua trên hóa đơn > Giá tạm tính

Trường hợp này kế toán cần hạch toán phần thuế GTGT tương ứng với nguyên giá đơn hàng. Đồng thời điều chỉnh tăng giá nhập kho để phù hợp với thực tế.

– Phản ánh thuế

Nợ TK 133: Theo số tiền thuế trên hóa đơn

Có TK 111,112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất

– Điều chỉnh tăng giá nhập kho:

Nợ TK 152, 156: Số lượng x [Giá mua – Giá tạm tính]

Có TK 111,112, 331: Số lượng mua x [Giá mua – Giá tạm tính]

c] Nếu giá mua trên hóa đơn < Giá tạm tính

Trường hợp này kế toán cần hạch toán phần thuế GTGT tương ứng với nguyên giá đơn hàng. Đồng thời điều chỉnh giảm giá nhập kho để phù hợp với thực tế.

– Phản ánh thuế:

Nợ TK 133: Theo số tiền thuế trên hóa đơn

Có TK 111,112,331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất

– Điều chỉnh giảm giá nhập kho:

Nợ TK 111,112, 331: Số lượng x [Giá tạm tính – Giá mua]

Có TK 152, 156: Số lượng x [Giá tạm tính – Giá mua]

Lưu ý: Vì hợp đồng kinh tế đã được thỏa thuận và thống nhất từ trước nên trường hợp chênh lệch giữa giá tạm tính và giá trên hóa đơn sẽ ít khi xảy ra

Các bút toán hạch toán cũng hoàn toàn tương tự với trường hợp mua dịch vụ bên ngoài, hạch toán chi phí trước hóa đơn về sau.

Xem thêm: Xử lý nhanh tình huống mất hóa đơn đầu vào cho kế toán

Nắm chắc các nghiệp vụ trên, kế toán có thể hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau dễ dàng trên các phần mềm như misa, fast…

Ví dụ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

Ngày 17/01/N, Đơn vị mua hàng của Công ty ABC, chưa thanh toán tiền hàng

Mua hàng hóa A, Số lượng: 05 Cái, đơn giá: 5.000.000, Thuế GTGT 10%.

Công ty nhận được Biên bản bàn giao, phiếu xuất kho bên bán nhưng chưa nhận hóa đơn do chưa thanh toán tiền hàng.

Ngày 20/01/N, Công ty ABC chuyển hoá đơn cho đơn vị và yêu cầu đơn vị thanh toán tiền. Ngay trong ngày đơn vị thực hiện chuyển khoản cho Công ty ABC và đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng.

Kế toán sẽ hạch toán như sau:

– Khi hàng hóa về nhập kho:

Nợ TK 156: 25.000.000

Có TK 331: 25.000.000

– Khi nhận được hóa đơn:

Nợ TK 133: 2.500.000

Có TK 331: 2.500.000

– Đồng thời thanh toán tiền hàng cho người bán:

Nợ TK 331: 25.000.000

Có TK 112: 25.000.000

Hi vọng qua bài viết này, kế toán đã bỏ túi một kinh nghiệm hạch toán hay để áp dụng trong thực tiễn

Bên mình phát sinh chi phí quảng cáo tháng 3,4,5,6 nhưng đến tháng 7 mới có hóa đơn, vậy sẽ hạch toán như thế nào , các bạn giúp mình nhé