“Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị khác [gọi là tài sản đặt cọc] trong một thời hạn đế bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng”.
Như vậy, đặt cọc là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó một bên giao cho bên kia một tài sản trong một thời hạn nhất định nhằm xác nhận các bên đã thống nhất sẽ giao kết một hợp đồng hoặc đã giao kết một hợp đồng và buộc các bên phải thực hiện đúng nội dung đã cam kết.
Đối tượng của đặt cọc là những vật có giá trị hoặc các vật thông thường khác mà một bên giao trực tiếp cho bên kia. Đối tượng đặt cọc là tiền thì vừa mang chức năng bảo đảm, vừa mang chức năng thanh toán. Vì vậy, việc đặt cọc phải được lập thành văn bản, trong đó phải xác định rõ số tiền đặt cọc, số tài sản đặt cọc…
2. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?
Theo hướng dẫn tại Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:
“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng [tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng] thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.
Bộ Tài chính trả lời Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biết để hướng dẫn các hội viên, các doanh nghiệp biết để thực hiện.”
Như vậy: Nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, các bên cần có một văn bản xác nhận để tránh những rắc rối về mặt pháp lý sau này.
3. Cách hạch toán nhận tiền đặt cọc
Trước tiên cần phải phân biệt khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và khoản TRẢ TRƯỚC cho người bán.
Nếu là khoản trả trước thì các bạn phải Hạch toán qua Công nợ [131, 331]
a. Bên đặt tiền đặt cọc hạch toán
– Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 244 [Nếu theo Thông tư 200]
Nợ TK 1386 [Nếu theo Thông tư 133]
Có TK 111, 112
– Khi nhận lại tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112
Có TK 244 [Nếu theo Thông tư 200]
Có TK 1386 [Nếu theo Thông tư 133]
– Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 [Nếu theo Thông tư 200]
Có TK 1386 [Nếu theo Thông tư 133]
b. Bên nhận tiền đặt cọc hạch toán
– Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 [Nếu theo Thông tư 200]
Có TK 3386 [Nếu theo Thông tư 133]
– Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 [Nếu theo Thông tư 200]
Nợ TK 3386 [Nếu theo Thông tư 133]
Có TK 111, 112.
– Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
Hình thức tiền đặt cọc trước tiền hàng hóa, dịch vụ trong kinh doanh là một hình thức mua bán vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng biết cách hạch toán tiền đặt cọc, đôi khi còn gặp bối rối vì không biết đặt cọc có cần xuất hóa đơn hay không. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn kế toán cách hạch toán tiền đặt cọc và giải đáp những thắc mắc có liên quan đến khoản tiền này.
I. Tiền đặt cọc là gì
Theo quy định tại điều 358 Bộ luật dân sự, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác, gọi là tài sản đặt cọc, trong một thời hạn để đảm bảo giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dân sự.
II. Cách hạch toán tiền đặt cọc
1. Đối với bên đặt tiền đặt cọc
Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 224 [theo Thông tư 200]
Nợ TK 1386 [theo Thông tư 133]
Có TK 111, 112
Khi nhận lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 244 [theo Thông tư 200]
Có TK 1386 [theo Thông tưt 133]
Trong trường hợp sử dụng tài khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 [theo Thông tư 200]
Có TK 1386 [theo Thông tư 133]
Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:
Nợ TK 811 – Chi phí khác [số tiền bị trừ]
Có TK 244 [theo Thông tư 200]
Có TK 1386 [theo Thông tư 133]
\>> Xem thêm: Xử lý chuyển tiền nhầm vào tài khoản khác như thế nào?
2. Đối với bên nhận tiền đặt cọc
Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 [theo Thông tư 200]
Có TK 3386 [theo Thông tư 133]
Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 [theo Thông tư 200]
Nợ TK 3386 [theo Thông tư 133]
Có TK 111, 112
Trong trường hợp doanh nghiệp đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng, nếu khấu trừ vào tiền đặt cọc thì ghi:
Nợ TK 334 [theo Thông tư 200]
Nợ TK 3386 [theo Thông tư 133]
Có TK 711 – Thu nhập khác
\>> Xem thêm: 08 BÚT TOÁN HẠCH TOÁN VÀ LƯU Ý KHI LÀM KẾ TOÁN NHẬP KHẨU
III. Những câu hỏi thường gặp trong quá trình hạch toán tiền đặt cọc
1. Nhận tiền đặt cọc có cần xuất hóa đơn hay không?
Đây là câu hỏi mà nhiều kế toán thường băn khoăn, và để giải đáp thì cần xem lại Công văn số 39313/CT-HTr của Cục Thuế Thành phố Hà Nội. Theo Công văn này thì trong trường hợp công ty có nhận một khoản tiền đặt cọc của khách hàng trước khi ký hợp đồng để đảm bảo việc giữ chỗ mua căn hộ hình thành trong tương lai, nếu việc thu tiền đặt cọc không nằm trong tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì công ty chưa cần phải lập hóa đơn GTGT.
2. Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí không?
Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi phí nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên [bao gồm cả thuế GTGT] thì khi thah toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Bên cạnh đó, theo quy định tại điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính không hề nói đến khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế. Ngoài ra, Công văn 3529/TCT-CS của Tổng cục thuế cũng quy định rằng trong trường hợp công ty có phát sinh các khoản chi về tiền phạt, bồi thường do vi phạm hợp đồng kinh tế với khách hàng thì khi chi tiền công ty lập chứng từ chi tiền. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế cùng chứng từ thanh toán trên, công ty sẽ thực hiện xác định tính vào chi phí theo quy định của thuế thu nhập doanh nghiệp.
\>> Xem thêm: Hạch toán vay tiền ngân hàng để mua ô tô, hàng hóa
3. Khi đặt cọc cần lưu ý những gì?
Tài sản đặt cọc có thể là tiền hoặc hiện vật mà một bên giao cho bên kia để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
Thời điểm giao tài sản đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải xuất hóa đơn mà chỉ cần chứng từ chi tiền hoặc phiếu giao nhận tài sản.
Bên vi phạm hợp đồng không phải xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc là tiền; chỉ xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc là hiện vật.
Bên vi phạm hợp đồng sẽ bị mất tài sản đặt cọc hoặc phải trả lại tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương ứng giá trị tài sản đặt cọc cho bên kia.
Tài sản đặt cọc được ghi nhận vào thu nhập hoặc chi phí hợp lý của các bên tương ứng nếu giao kết, thực hiện hợp đồng bị từ chối.
Tiền đặt cọc thuê văn phòng hạch toán thế nào?
Xét ở phương diện hạch toán thì khi hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng thì cần phải lưu ý rằng tiền cọc sẽ được đưa vào khoản trả trước, hạch toán qua công nợ – 131, 311. Đối với tiền trả trước, dựa trên chứng từ, hợp đồng thanh toán thì sẽ ghi nhận Nợ TK 311 và Có TK 111, 112.
Chi phí giải phóng mặt bằng hạch toán vào đầu?
Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính quy định về Chế độ Kế toán doanh nghiệp thì khoản tiền [chi phí] bồi thường giải phóng mặt bằng sẽ được hạch toán vào “Tài khoản 242” – Là chi phí trả trước dài hạn, phân bổ dần theo thời hạn thuê đất.
Tiền bồi thường bảo hiểm hạch toán vào đầu?
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp thì tiền bồi thường GPMB được hạch toán vào Tài khoản 242 - Chi phí trả trước dài hạn để phân bổ dần theo thời hạn thuê đất.
Đặt cọc trước tiền hàng là gì?
Đặt cọc là một biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự theo đó một bên [bên đặt cọc] giao cho bên kia [bên nhận đặt cọc] khoản tiền hoặc tài sản trong thời hạn nhất định nhằm xác nhận việc thống nhất ý chí giữa các bên và để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dân sự.