Giao việc, trao quyền cho các thành viên trong nhóm sẽ giúp chính bản thân người quản lý giải phóng khỏi khối lượng công việc khổng lồ mà không nhất thiết họ phải tự tay làm tất cả. Phân công công việc cũng giúp người quản lý dễ dàng xác định điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên, từ đó chỉ định người phù hợp nhất cho từng nhiệm vụ, đây cũng là cách tạo cơ hội phát triển năng lực.
Tầm quan trọng của phân công công việcNhờ phân quyền, giao việc một cách khoa học, hiệu quả, công việc sẽ được đảm bảo theo đúng kế hoạch đã đặt ra. Người giao việc giảm được áp lực công việc cho bản thân, có thêm thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng khác. Nhân viên được giao việc phù hợp với năng lực của mình cũng sẽ làm việc năng suất hơn, tránh được sự quá tải hay nhàm chán trong công việc.
Nhờ phân công công việc hiệu quả, đúng người đúng việc, người quản lý sẽ tạo được sức ảnh hưởng, sự tin tưởng tuyệt đối với nhân viên của mình. Một môi trường mạnh về chia sẻ và cộng tác là môi trường mạnh về hiệu suất làm việc.
Williams từng nói: “Những nhân viên cảm thấy họ được tin tưởng và tôn trọng có xu hướng sở hữu mức độ cam kết cao hơn đối với công việc, tổ chức và đặc biệt là với người quản lý của họ.”
Phân công công việc tạo cơ hội cho các nhân viên tích lũy kiến thức, phát triển chuyên môn và các kỹ năng cần thiết. Được giao việc đúng với khả năng, điểm mạnh của bản thân sẽ giúp họ có thêm động lực, tinh thần làm việc tốt hơn, tạo sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành tốt công việc được giao.
Tìm hiểu thêm
2. 3 lý do khiến người quản lý gặp khó khăn trong phân công công việc cho nhân viên
Mặc dù phân công công việc mang lại những lợi ích rõ rệt nhưng nhiều nhà quản lý vẫn chưa phân việc thực sự hiệu quả, có thể kể đến những lý do chính dưới đây:
2.1 Lối suy nghĩ: “Phân công công việc là chuyển giao hẳn việc cho người khác”
Harvey Mackay, người sáng lập MackayMitchell Envelope Co., từng nói rằng: “Các nhà quản lý thường nhầm lẫn phân công công việc với chuyển giao công việc. Vì vậy, họ không làm điều đó, và họ sẽ lãng phí thời gian của bản thân cũng như thời gian và nguồn lực của công ty.”
Phân công công việc không phải là dấu hiệu của sự yếu kém, đây là cơ hội để người quản lý chứng minh năng lực và thể hiện khả năng lãnh đạo của mình. Lúc này, người quản lý có vai trò như người dẫn dắt, họ cần cho cấp dưới của mình biết nên thực hiện các công việc nào và cách thức thực hiện những công việc đó.
Chuyển giao công việc cho người khácPhân công công việc không chỉ dừng lại ở giao việc, vì trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người quản lý. Họ cần giám sát và đưa ra những tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cụ thể dựa trên năng lực và nguyện vọng của mỗi cá nhân.
2.2 Người quản lý cho rằng họ có thể làm tốt hơn người khác
Người quản lý có thể lựa chọn không giao việc vì họ cho rằng nhân viên của mình không hoàn thành tốt công việc được giao bằng mình. Sự thiếu tin tưởng này dẫn đến việc người quản lý có suy nghĩ: “Cách đơn giản là tự mình làm mọi thứ”. Đây thực sự là quan niệm sai lầm, thời gian sẽ minh chứng khi họ dần có sự tăng tiến về khối lượng công việc và cấp bậc. Điều cần làm nhất là xây dựng lòng tin của người quản lý vào cấp dưới của mình và trao cho họ cơ hội để thể hiện năng lực làm việc.
2.3 Người quản lý lo lắng rằng phân công công việc gây lãng phí thời gian hơn là tự làm chúng
Một trở ngại khác khi quyết định phân công công việc là có thể mất nhiều thời gian hơn để hướng dẫn người khác cách thực hiện một nhiệm vụ hơn là chỉ tự mình làm.
Và mặc dù điều đó có thể đúng vào lần đầu tiên khi bạn bắt đầu kỹ năng phân việc, nhưng dần dần, thời gian bạn phải dành cho nhiệm vụ đó giảm đi khi nhân viên của bạn đã dần thành thạo công việc được giao, và bản thân bạn đã tiết kiệm được thì giờ khi không còn phải trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ đó nữa. Với thời gian này, bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn, như lên định hướng chiến lược, đào tạo hoặc phát triển nhân sự – những việc mà các nhà lãnh đạo phải làm và không thể chuyển giao.
Có kế hoạch cụ thể cho các công việcĐể phân công công việc cho nhân viên một cách hiệu quảHÃY ÁP DỤNG NGAY PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC MISA AMIS
3. Hướng dẫn cách xác định và triển khai phân công công việc hợp lý
Một rào cản phổ biến khác đối với phân công công việc là các nhà quản lý không chắc chắn họ nên và không nên giao những nhiệm vụ nào. Trong khối lượng công việc của một người quản lý, đặc biệt là những người quản lý mới, họ khó phân biệt đâu là những nhiệm vụ nên tự làm và đâu là những nhiệm vụ nên ủy thác.
Nhà chiến lược kinh doanh và nghề nghiệp Jenny Blake khuyên: bạn nên tiến hành kiểm tra các nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng các quy tắc dưới đây để tìm ra nhiệm vụ nào của bạn nên được ủy quyền:
- Tiny [Việc nhỏ]: Nhiệm vụ nhỏ là những việc nhỏ chỉ mất một khoảng thời gian ngắn để hoàn thành nhưng lại tăng lên nhanh chóng theo thời gian. Đây có thể là những việc mà cấp dưới hoàn toàn có thể làm thay bạn dễ dàng, ví dụ như: lên lịch họp, đặt chuyến bay cho các chuyến công tác, xóa email spam khỏi hộp thư đến…
- Tedious [Tẻ nhạt]: Các nhiệm vụ nhàm chán là những công việc không cần nhiều chất xám, mang tính lặp, chẳng hạn như sao chép và dán thông tin khách hàng tiềm năng từ công cụ tự động hóa tiếp thị vào CRM. Các nhiệm vụ tẻ nhạt đòi hỏi ít kỹ năng và có thể dễ dàng được giao phó.
- Time-consuming [Tốn thời gian]: Các công việc tốn nhiều thời gian rất phù hợp để chia nhỏ công việc thành nhiều nhiệm vụ con và giao cho người khác.
- Teachable [Có thể đào tạo được]: Những nhiệm vụ mà không đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn để thực hiện sẽ rất phù hợp để giao cho nhân sự khác phụ trách.
- Terrible at [Không đủ chuyên môn]: Ví dụ nếu bạn không có kỹ năng thiết kế đồ họa, và bạn phải mất gấp sáu lần thời gian để thiết kế banner cho các bài đăng trên blog mà sản phẩm vẫn không thực sự chuyên nghiệp. Vậy tốt hơn hết bạn nên giao nhiệm vụ đó cho một người có chuyên môn để thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Time-sensitive [Nhạy cảm về thời gian]: Liệu có là tốt nếu bạn xử lý tất cả các nhiệm vụ thuộc một dự án cần ưu tiên chạy tiến độ? Nếu bạn thực sự không đủ thời gian để xoay sở nó một mình, hãy chia việc cho các thành viên khác trong nhóm cũng hỗ trợ.
Bạn cũng có thể tham khảo nguyên tắc giao việc khoa học và được áp dụng phổ biến trên thế giới theo ma trận Eisenhower: Ma trận Eisenhower – Quản trị thời gian hiệu quả để thành công
4. Hướng dẫn các bước phân công công việc một cách hiệu quả
Để phân công công việc một cách hiệu quả thì nhà quản trị cần lưu ý một số bước sau
4.1 Chọn đúng người, giao đúng việc
Một người quản lý giỏi là người hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, từ đó phân chia công việc một cách công bằng, hợp lý. Nhân sự được sắp xếp công việc phù hợp với năng lực sẽ giúp họ phát huy được lợi thế, khai thác tiềm năng của chính mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Giao việc đúng ngườiNếu bạn cần ủy thác một nhiệm vụ đòi hỏi tính hợp tác cao, đừng nên giao nó cho người thích làm việc độc lập, hãy phân việc cho người có kỹ năng là việc nhóm và tinh thần hợp tác cao.
Bên cạnh đó, để nâng cao tính tự chủ, sáng tạo của nhân viên, người quản lý có thể lên checklist công việc và cho mọi người lựa chọn nhiệm vụ phù hợp với năng lực của mình. Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe, họ sẽ hứng thú hơn để làm tốt và trách nhiệm hơn với công việc của mình.
4.2 Giải thích lý do vì sao bạn phân việc cho họ
Khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, bạn cũng nên giải thích vì sao lại giao nhiệm vụ cho họ. Như Alex Cavoulacos, người sáng lập The Muse đã từng nói: “Khi bạn chọn người để giao việc, hãy nói cho họ biết lý do bạn chọn họ cụ thể như thế nào và bạn hy vọng điều này sẽ giúp họ phát triển như thế nào. Giúp họ coi mỗi nhiệm vụ được giao là cơ hội để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn hoặc phát triển các kỹ năng mới.”
4.3 Đưa ra các hướng dẫn, hỗ trợ cho nhân viên
Một bản mô tả công việc và hướng dẫn chi tiết cách thực hiện sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhân viên của bạn hiểu việc và dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ. Người quản lý cũng cần chủ động trao đổi, nhắc nhở nhân viên thường xuyên để khi có vấn đề xảy ra sẽ kịp thời hướng dẫn họ cách xử lý phù hợp. Là người phân việc, bạn cần truyền tải được mục tiêu công việc, kỳ vọng của bạn ngay từ đầu, tinh tế quan sát quá trình làm việc của nhân viên để hạn chế những yếu điểm, tránh mang lại kết quả không mong muốn.
4.4 Cung cấp các nguồn lực và đào tạo
Người quản lý cần đảm bảo rằng khi giao việc, nhân viên của họ có đủ các công cụ và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu ai đó sử dụng một công cụ cụ thể mà họ chưa bao giờ sử dụng trước đây, hãy đảm bảo có một kế hoạch để họ làm quen với công cụ đó trước.
Sẵn sàng hỗ trợ nhân sự thực hiện nhiệm vụ4.5 Trao quyền cho nhân viên
Bên cạnh việc giao nhiệm vụ, người quản lý cần phải trao quyền hạn nhất định cho nhân viên để họ có điều kiện thuận lợi nhất hoàn thành công việc. Không nên quá áp đặt hay lạm quyền, bạn sẽ khiến cấp dưới của mình mất đi sự chủ động, linh hoạt trong xử lý vấn đề. Cần tạo ra một môi trường và văn hóa làm việc dân chủ, nơi mọi người cảm thấy họ có thể chủ động đặt câu hỏi và chủ động ra quyết định.
4.6 Giám sát, đánh giá công việc và phản hồi kịp thời
Kỹ năng phân công công việc tốt không chỉ dừng lại ở giai đoạn giao việc. Người quản lý không nên làm việc “đánh trống bỏ dùi”, tức phân việc nhưng không kiểm soát và đánh giá kết quả. Sự “thả trôi” này có thể dẫn đến nhiều hệ lụy như việc nhân viên không làm đúng yêu cầu ban đầu, kết quả công việc không được như mong muốn.
Trong quá trình thực hiện công việc khó có thể tránh khỏi sự cố và phát sinh, người quản lý cần giám sát chặt chẽ, đánh giá rủi ro để cùng nhân viên của mình kịp thời giải quyết. Sau cùng, một cách để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên là đưa ra phản hồi. Khi có những góp ý từ người quản lý, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về việc họ cần làm, cần rút kinh nghiệm để cải thiện chất lượng công việc.
4.7 Nói lời cảm ơn và tiếp tục tạo động lực làm việc
Zwilling từng nói: “Đây là bước đơn giản nhất nhưng là lại một trong những bước khó nhất đối với nhiều người. Nó sẽ truyền cảm hứng cho lòng trung thành, mang lại sự hài lòng thực sự cho công việc đã hoàn thành và trở thành cơ sở để cố vấn và đánh giá hiệu suất.”
Khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn giao phó, hãy thể hiện sự đánh giá cao và chỉ ra những việc cụ thể mà họ đã làm đúng, làm tốt. Nhân viên cảm thấy những cống hiến của mình được cấp trên thừa nhận, từ đó họ sẽ có tinh thần làm việc cho hơn để hoàn thành tốt các nhiệm vụ trong tương lai.
5. Mẫu bảng phân công công việc phổ biến nhất
Dưới đây là một số mẫu bảng phân công công việc mà các đội nhóm có thể tham khảo
5.1 Mẫu danh sách nhiệm vụ nhóm
Mẫu danh sách làm việc nhóm5.2 Mẫu danh sách nhiệm vụ biểu đồ Gantt
Mẫu danh sách nhiệm vụ biểu đồ Gantt5.3 Mẫu nhiệm vụ dự án
Mẫu nhiệm vụ dự án6. Phân công công việc chính xác, rõ ràng, hiệu quả nhờ AMIS Công Việc
Xác định, phân loại được đúng công việc nào người quản lý nên chủ động hoàn thành, công việc nào nên giao phó, là thành công bước đầu. Nhưng sau đó, bạn thực hiện phân công cho nhân viên như thế nào? Qua đâu? Kiểm soát nó ra sao? Liệu bạn có đang giao việc đa kênh như Skype, Zalo, Gmail, … rồi khi tìm lại gặp khó khăn để xác định việc đó đã giao qua đâu, nhân viên của bạn cũng sẽ gặp tình trạng tương tự vì có quá nhiều nhóm và công cụ trao đổi. Hệ quả là cả bạn và nhân viên dễ dàng bị trôi việc, trễ deadline và mất nhiều giờ để tìm kiếm thông tin thất lạc, vô hình chung hiệu quả và năng suất công việc bị ảnh hưởng đáng kể.
Một phần mềm quản lý công việc sẽ khắc phục được hoàn toàn vấn đề trên cho nhà quản lý cùng các cộng sự. AMIS Công Việc là một trong những nền tảng phổ biến nhất tại Việt Nam bởi những tính năng phân công giao việc vô cùng thông minh và tối ưu cho người dùng:
- Giao – nhận việc tập trung, nhất quán trên một nền tảng, tiện lợi khi tra cứu và tìm kiếm các thông tin, đầu việc đã giao
- Công việc được sắp xếp theo mô hình Eisenhower giúp dễ dàng xác định những nhiệm vụ phù hợp để giao phó
- Người được giao việc nhận thông báo tức thời trên mọi thiết bị [PC, laptop, mobile, tablet] khi có một nhiệm vụ mới được giao đi.
- Tự động tạo lập báo cáo trực quan về khối lượng công việc đã phân chia trên từng nhân viên cùng các báo cáo về tiến độ, hiệu suất giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá và tái phân bổ công việc nếu cần.
Nhờ có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ, hơn 170.000 doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm AMIS Công Việc đã tối ưu hóa quy trình phân công, giao việc và cải thiện đáng kể năng suất công việc.
7. Tạm kết
Hy vọng qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn tìm ra cách thức cũng như kỹ năng phân công công việc hợp lý, hiệu quả nhất. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay để quá trình quản lý của bạn mang lại kết quả như mong đợi. MISA AMIS chúc bạn thành công!