Để hoạt động diễn ra theo đúng quy định Nhà nước và đảm bảo đạt hiệu quả tốt nhất cho công tác tổ chức, quản lý chúng ta phải lập được kế hoạch tổ chức sự kiện.
Kế hoạch tổ chức sự kiện thường bao gồm các mục sau:
1. Đặt vấn đề
- Lý do: phát hiện những cơ sở để hình thành nên sự kiện từ bối cảnh xã hội
- Mục đích: xác định mục đích và các mục tiêu cụ thể của chương trình cần hướng tới.
- Ý nghĩa: sức lan tỏa của chương trình tới xã hội, làm cho xã hội tốt đẹp hơn
- Yêu cầu: chương trình cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản nào để đạt tính hiệu quả cao nhất
2. Thời gian – địa điểm – đối tượng
- Thời gian: trình tự thời gian diễn ra tất cả các hoạt động trong chương trình
- Địa điểm: nơi diễn ra các hoạt động [nên có bản vẽ sơ đồ bố trí các khu vực diễn ra những hoạt động của chương trình].
- Đối tượng tham dự: khách của sự kiện
3. Nội dung chương trình sự kiện
- Nêu cụ thể và tóm tắt những nội dung chính các hoạt động diễn ra trong chương trình theo trình tự thời gian từ khi mở đầu đến lúc kết thúc.
- Nên kèm theo kịch bản chi tiết của chương trình.
4. Marketing sự kiện
Marketing sự kiện là công việc xác lập mối quan hệ giữa công chúng và sự kiện. Công việc chính của marketing sự kiện là:
- Phân tích nhu cầu của thị trường mục tiêu để xác định các thành tố sự kiện hoặc “sản phẩm” thích hợp;
- Xác định những sự kiện cạnh tranh khác có thể thỏa mãn các nhu cầu tương tự để đảm bảo rằng sự kiện của họ có tỉ lệ bán vé nhất định;
- Dự đoán số lượng người sẽ tham dự sự kiện;
- Dự đoán khoảng thời gian mọi người sẽ đến sự kiện;
- Ước lượng giá cả mà mọi người sẽ trả để tham dự sự kiện;
- Quyết định hình thức và số lượng các hoạt động khuyến mại để thông báo cho thị trường mục tiêu về sự kiện;
- Quyết định cách thức thị trường mục tiêu có thể tiếp cận thông qua việc bán vé sự kiện.
5. Vận động tài trợ
Vận động tài trợ là vấn đề sống còn của các nhà tổ chức sự kiện. Việc vận động tài trợ về cơ bản đòi hỏi cần giải quyết các vấn đề sau:
- Ai là nhà tài trợ sự kiện?
- Vì sao họ tài trợ?
- Những tiêu chí sàng lọc sự kiện của nhà tài trợ để ra quyết định có tài trợ hay không cho sự kiện?
- Sự kiện của ta có điểm gì để gây sự chú ý đối với nhà tài trợ?
- Những gì cần đem đến giải trình với nhà tài trợ?
- Làm thế nào để tiếp cận với nhà tài trợ một cách cởi mở nhất?
- Cần trao đổi lợi ích gì với nhà tài trợ hiệu quả và thực tế nhất?
- Làm gì để nuôi dưỡng mối quan hệ tốt và bền vững với nhà tài trợ?
- Hồ sơ xin tài trợ
[xem thêm giáo trình “Gây quỹ và tài trợ”]
6. Truyền thông – quảng bá
- Thiết kế nhận diện thương hiệu
- Kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện
- Dự toán ngân sách truyền thông
7. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần cần đáp ứng các vấn đề sau:
- Thiết bị phục vụ sự kiện cần chuẩn bị, di chuyển và bố trí ra sao?
- Phương tiện đi lại, di chuyển trong quá trình diễn ra sự kiện chuẩn bị ra sao?
- Lối đi và lối thoát hiểm ở đâu?
- Việc bố trí không gian, các khu vực chức năng như thế nào?
- Phương án để đảm bảo an ninh, trật tự như thế nào?
- Việc cung cấp đồ ăn, thức uống được thực hiện như thế nào?
- Phương tiện thông tin và giao tiếp trong nội bộ ban tổ chức, với khán giả cần những loại gì và bố trí như thế nào?
- Các bảng hiệu chỉ dẫn như: vệ sinh, y tế, điểm ăn uống, khu mua sắm… hình thức ra sao? Bố trí như thế nào?
8. Các vấn đề pháp lý
Khi tổ chức sự kiện cần quan tâm tới các vấn đề pháp lý sau:
- Nội dung sự kiện có phù hợp với chính sách, luật pháp và các quy chế về: tổ chức lễ hội, tổ chức biểu diễn, quảng cáo… hiên nay hay không?
- Sự kiện đã hội đủ các yếu tố để xin cấp phép hay chưa?
- Khi nào thì xin cấp phép và thủ tục ra sao?
- Sự kiện có đáp ứng các yêu cầu về chính sách thuế của địa phương?
- Các hoạt động của sự kiện có đảm bảo các quy định của địa phương về an ninh, trật tự, vệ sinh, y tế, phòng chống cháy nổ và an toàn tính mạng hay không?
- Trang phục và các tiết mục trình diễn nghệ thuật có vi phạm chính sách và phong tục – tập quán ở địa phương hay không?
- Các quy định về bến bãi để xe như thế nào?
- Các hoạt động được phép tổ chức đến thời gian nào?
- Sự kiện có đảm bảo được các quy định về môi trường hay không?
- Quan điểm của các cơ quan pháp luật về sự kiện này?
- Ngành điện chấp nhận cho sư kiện sử dụng đến ngưỡng công suất nào?
- Các hợp đồng pháp lý trong quá trình tổ chức sự kiện gồm có:
- Hợp đồng địa điểm [sân bãi, hội trường, phòng nghỉ, khách sạn…]
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ kỹ thuật [âm thanh, ánh sáng, đạo cụ, phục trang…]
- Hợp đồng thuê tư vấn chuyên môn
- Hợp đồng thuê lao động phổ thông, vụ việc
- Hợp đồng cung cấp thực phẩm, đồ uống đúng tiêu chuẩn
- Hợp đồng thuê lao động kỹ thuật
- Hợp đồng thuê tình nguyện viên
- Hợp đồng dịch vụ giải trí
- Hợp đồng thuê nghệ sĩ biểu diễn
- Hợp đồng thuê khoán chuyên môn và dịch vụ khác
- Hợp đồng an ninh, bảo vệ
- Hợp đồng cung cấp năng lượng
- Hợp đồng phương tiện vận chuyển
- Hợp đồng bến bãi và giữ xe
9. Nguồn nhân lực
Ban tổ chức được thành lập theo quyết định của chính quyền cấp tổ chức và chịu trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động theo đúng chương trình đã báo cáo hoặc xin phép. Trong thời hạn 20 ngày kể từ khi kết thúc chương trình. Ban tổ chức phải có văn bản báo cáo kết quả với chính quyền cấp tổ chức và cơ quan quản lý nhà nước về văn hoá – thông tin cấp trên trực tiếp.
- Cơ cấu, số lượng, thành phần BTC:
- Ban tổ chức được thành lập theo quyết định của chính quyền cấp tổ chức. Đại diện chính quyền làm trưởng ban, thành viên gồm đại diện các phòng, ban, tổ… hoặc cá nhân khác có liên quan đến việc tổ chức chương trình.
- Ban tổ chức chịu trách nhiệm quản lý, điều hành chương trình theo đúng kịch bản đã báo cáo hoặc xin phép, đảm bảo trật tự, an toàn, an ninh trong suốt thời gian tổ chức
- Quy định về nhiệm vụ cụ thể của các chức danh:
- Trưởng ban: là một cán bộ cấp cao trong cơ quan Nhà nước thuộc cấp tổ chức [đại diện chính quyền] chịu trách nhiệm toàn diện từ khi chuẩn bị cho đến khi kết thúc và hoàn tất chương trình; là người có quyền quyết định cao nhất trong phạm vi tổ chức hoạt động [duyệt thiết kế, phê chuẩn kế hoạch về huy động lực lượng, biên chế, huấn luyện và kinh phí].
- Các phó ban: là người được trưởng ban phân công để giúp việc chuyên trách những ban [bộ phận] lớn của chương trình. Các phó ban được quyền chọn một số cán bộ chuyên môn để làm việc cho ban [bộ phận] của mình và giới thiệu để trưởng ban bổ nhiệm bằng văn bản Quyết định.
- Các ban sau khi được thành lập có thể hình thành ra các tổ chuyên môn gồm cá nhân hay một nhóm cán bộ được phân công phụ trách, điều hành các công việc cụ thể.
- Qúa trình tổ chức, chỉ đạo thực hiện công việc phải lấy đầu việc để hình thành tổ chức và phân công; lấy khả năng hoàn thành công việc làm tiêu chuẩn chọn người phụ trách và lấy khoản định mức chất lượng làm chỉ số thanh toán thù lao cho người lao động, khen thưởng, kỷ luật.
10. Tiến độ thời gian tổ chức thực hiện
Cần nêu cụ thể trình tự các mốc thời gian tổ chức thực hiện từ lúc lập kế hoạch đến khi kết thúc chương trình.
- Tiếp cận khách hàng
- Lên ý tưởng sự kiện
- Trình bày ý tưởng sự kiện
- Hoàn tất chương trình sự kiện
- Lập kế hoạch
- Thông qua kế hoạch [duyệt]
- Chuẩn bị hậu cần cho sự kiện
- Truyền thông quảng bá sự kiện
- Tổ chức dàn dựng sự kiện
- Tổng kết đánh giá sự kiện
11. Quản lý rủi ro
- Dự báo các rủi ro
- Phương án xử lý rủi ro
12. Dự toán kinh phí
Cần lên kinh phí thật chính xác tất cả các khoản thu được và các khoản phải chi trong quá trình tổ chức. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức sẽ có những khoản kinh phí phát sinh nên ở mục này vẫn mang tính chất dự trù.