Mặc định ban đầu khi cài đặt Microsoft Outlook, khi gửi email đính kèm file có dung lượng lớn hơn 20 MB sẽ xuất hiện như thông báo.
Hiển thị thông báo khi gởi mail dung lượng vượt quá 20MB
Để cấu hình nâng dung lượng file đính kèm, ta sử dụng công cụ hiệu chỉnh các thông số kỹ thuật của Windows [Registry Editor] trên Windows 10, các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở hộp thoại RUN [hoặc bấm phím tắt Windows + R] → nhập vào regedit → và bấm Enter truy cập công cụ Registry Editor của Windows 10
Màn hình hiển thị khi truy cập regedit
- Bước 2: Tại cửa sổ Registry Editor, truy cập đến thư mục Preference bằng cách chọn mục Computer → HKEY_CURRENT_USER → SOFTWARE → Microsoft → Office → 15.0 → Outlook → Preferences
Chú ý: Đối với các phiên bản Microsoft Office khác nhau, đường dẫn đến thư mục Preference khác nhau như sau:
- Microsoft Office 2016, 365: Computer → HKEY_CURRENT_USER → SOFTWARE → Microsoft → Office → 16.0 → Outlook → Preferences.
- Microsoft Office 2013: Computer → HKEY_CURRENT_USER → SOFTWARE → Microsoft → Office → 15.0 → Outlook → Preferences.
- Microsoft Office 2010: Computer → HKEY_CURRENT_USER → SOFTWARE → Microsoft → Office à 14.0 → Outlook → Preferences.
Tại thư mục Preferences, kiểm tra cửa sổ bên phải đã có khóa tên là MaximumAttachmenSize chưa, nếu chưa khởi tạo bằng cách click chuột phải vào thư mục Prefences và chọn New → DWORD [32-bit] Value và đặt tên khóa mới là MaximumAttachmenSize.
Màn hình hiển thị để đặt khóa mới MaximumAttachmenSize
- Bước 3: Nhấp đúp chuột vào khóa MaximumAttachmenSize vừa tạo, xuất hiện cửa sổ Edit DWORD [32-bit] Value chọn Decimal, sau đó nhập giá trị 25600 vào ô Value data, chọn OK để hoàn tất hiệu chỉnh.
Chú ý: Giá trị mặc định của ô Value data tính theo đơn vị KB, 1 MB = 1024 KB, do đó 25 MB = 25 x 1024 = 25600 KB.
Ứng dụng Mail Outlook là một phần mềm duyệt email nổi tiếng trên toàn thế giới. Đa phần các nhà cung cấp email đều cho phép sử dụng ứng dụng Outlook Mail để duyệt mail. Sau khi dùng một thời gian có thể bạn sẽ gặp việc mail outlook bị đầy thì sau đây là cách xử lý đơn giản nhất.
Nội Dung
1. Xóa Mail trong Outlook
Việc dung lượng lưu trữ hết khiến Mail trong Outlook bị đầy. Vì vậy, việc xóa các email không quan trọng là việc làm mà ai cũng nghĩ tới đầu tiên. Nếu lượng email bị xóa đi nhiều thì dung lượng trống sẽ được tăng lên và các bạn lại tiếp tục sử dụng tốt.
Để xóa các email trong Outlook bạn chỉ cần vào hộp thư đến và chọn email cần xóa sau đó bấm xóa.
Email sau khi xóa sẽ được đưa vào thư mục đã xóa. Để xóa hoàn toàn các email đi các bạn chọn “Empty Folder” như hình bên dưới để xóa sạch.
Như vậy là bạn đã xóa thành công rồi đó. Nhưng nếu dung lượng vẫn không giảm được bao nhiêu thì bạn làm theo cách bên dưới.
>> Xem thêm: Giải pháp email doanh nghiệp Microsoft 365
2. Lưu trữ email sang file mới
Nếu việc xóa email làm bạn tốn nhiều thời gian, đồng thời không giảm được dung lượng bao nhiêu thì bạn hãy lưu trữ email.
Lưu trữ email trong Outlook là việc di chuyển các email và tệp đính kèm sang file archive.pst riêng biệt. Nhờ vậy sẽ có thêm dung lượng trống để lưu trữ email.
Thư mục Lưu trữ Archive sẽ hiển thị ngay trong danh sách các thư mục. Bạn có thể tìm kiếm email trong thư mục lưu trữ đó.
Ngoài cách di chuyển dữ liệu sang tệp mới như trên, bạn có có 2 tùy chọn khác để dọn dẹp bên trên, bạn có thể xem xét và lựa chọn cho phù hợp.
3. Xóa email tự động khỏi máy chủ
Đây là tùy chọn bạn cần phải xem xét thật kỹ, bởi dữ liệu của bạn sẽ không thể khôi phục nếu bạn đặt xóa tự động. Để xóa email bạn làm theo hướng dẫn như hình bên dưới để cài đặt tính năng này. Tính năng này sẽ giúp xóa email cũ từ 14 ngày trở về trước.
4. Xem xét giải pháp mới nhiều dung lượng hơn
Thông thường việc đầy bộ nhớ này do dung lượng email của nhà cung cấp bán cho bạn khá thấp. Bạn có thể chọn của nhà cung cấp Google hoặc Microsoft để có bộ nhớ cao hơn. Dung lượng tối thiểu 30GB cho Google Workspace và 50GB cho Microsoft 365.
>> Xem thêm: Giải pháp Micorosft 365 và giải pháp Google Workspace tại đây.
5. Kết
Hi vọng những chia sẻ bên trên của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp tối ưu nhất. Chúc các bạn thành công!