Cách tăng năng suất làm việc cho công nhân
Là một người quản lý bạn luôn gánh trên vai nhiều trách nhiệm to lớn, bạn phải là người thúc đẩy truyền cảm hứng để nhân viên trở thành phiên bản tốt nhất của họ. Nhưng việc khó nhất người lãnh đạo phải làm được đó là cân bằng giữa tư duy lãnh đạo (giúp đỡ nhân viên) nhưng vẫn cân bằng được với kết quả kinh doanh. Show
Khi xem lại kết quả kinh doanh của quý vừa rồi, bạn lặng thinh và chỉ muốn gào lên thật lớn bởi kết quả quá tệ. Bạn chỉ muốn biết rằng nhân viên của mình đã làm gì suốt quý vừa rồi? Tưởng chừng là một câu hỏi mơ hồ nhưng khi bạn bước ra khỏi văn phòng bạn chợt nhận ra nhân viên của mình không theo kiệp tiến độ công việc. Khi bạn đặt câu hỏi họ dường như cảm thấy hơi khó chịu nhưng trước khi bạn xuất hiện họ như thây ma vậy. Bạn sẽ làm gì để cải thiện tình trạng này? Dưới đây là 7 điều mà các doanh nghiệp khách hàng của Online Office đã thử và áp dụng thành công: 1. KHỞI ĐẦU CHẬM LÀ ĐIỀU BÌNH THƯỜNG Đối với 1 nhân viên mới vào làm nếu bạn giao cho họ công việc của 1 dự án lớn chắc chắn họ sẽ trở nên mệt mỏi. Không phải ai cũng làm việc hiệu quả vào buổi sáng vì thế bạn nên chậm lại giao cho họ những việc từ cơ bản đến phức tạp. Điều này giúp họ có động lực làm việc, dễ phát triển bản thân, bạn cũng dễ dàng nhận ra khả năng của họ và dễ dàng giao những công việc phù hợp trong tương lai. 2. ĐỪNG DỒN QUÁ NHIỀU VIỆC CÙNG MỘT LÚC CHO NHÂN VIÊN Bạn nghĩ sao nếu bạn phải xử lý 10 dự án cùng một lúc trong khi vẫn phải trả lời cuộc gọi và email, chắc chắn rằng điều này sẽ dẫn đến năng suất làm việc bị giảm mạnh, dễ trễ deadline và bạn luôn phải ở trong trạng thái áp lực lớn. Nhân viên của bạn cũng vậy, hãy luôn đặt bản thân mình vào nhân viên bạn sẽ thấy được những khó khăn mà họ gặp phải trong suốt quá trình làm việc. 3. HÃY MANG LẠI QUYỀN LỢI CHO HỌ Cho nhân viên động lực làm việc sẽ giúp năng suất của cả 1 tập thể tăng lên. Hãy cho họ thêm quyền lợi (giống như một món quà khi họ hoàn thành tốt công việc) điều này sẽ khiến họ muốn có được chúng và sẽ tập trung hoàn thành tốt công việc được giao. Chế độ đãi ngộ tốt sẽ giúp giữ chân nhân viên và gián tiếp đem đến năng suất làm việc tốt nhất. 4. HÃY ĐỂ HỌ ĐƯỢC NÊU Ý KIẾN CỦA MÌNH Hãy để nhân viên nói lên suy nghĩ của mình dù trong bất kì hoàn cảnh nào. Dù họ không làm tốt công việc được giao thì bạn hãy cho họ cơ hội nói lên vấn đề và quan trọng nhất hãy trò chuyện với họ như những người bạn. Bởi làm không tốt không phải hoàn toàn là lỗi của nhân viên, đôi khi đây chính là lỗi từ công ty, từ ban lãnh đạo. Hãy lắng nghe và giải quyết vấn đề cho họ như những người bạn. Điều này sẽ giúp cho mối quan hệ giữa nhân viên và bạn trở nên gần gũi và bạn cũng hiểu rõ nhân viên mình hơn. Tất nhiên, khi nhân viên có ý tưởng hay sáng kiến muốn nói với bạn hãy lắng nghe chân thành. Bạn phải cho họ thể hiện mình bởi đây là lúc họ cảm thấy bản thân như đang tạo nên sự thay đổi cho công ty phát triển. Đừng để nhân viên phải có suy nghĩ “dù có nói gì đi nữa sếp cũng không nghe và không có gì thay đổi đâu”. Điều này sẽ khiến năng suất làm việc của họ bị giảm, đồng thời họ sẽ không muốn thể hiện hiết khả năng để cống hiến cho công ty. 5. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ TRAO ĐỔI ONLINE Bạn gửi mail yêu cầu nhân viên phải hoàn thành một công việc nào đó nhưng họ quên không check khiến công việc bị chậm deadline. Thay vì giao việc qua Email bạn nên giao việc qua các công cụ chat hoặc các phần quản lý, chắc chắn rằng họ sẽ nhận được tin nhắn và xử lý ngay sau đó, Online Office là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. 6. TẠO MỘT KHÔNG GIAN ONLINE ĐỂ MỌI NGƯỜI DỄ HỢP TÁC Trước đây mỗi cá nhân đều xử lý công việc một cách riêng biệt. Hợp tác với nhau sẽ giúp năng suất làm việc tăng lên đáng kể việc ứng dụng các giải pháp quản lý công việc là điều cần thiết và Online Office là 1 giải pháp hoàn hảo. Dễ dàng xử lý công việc online mọi lúc, sắp xếp các đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên. Người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện điểm nghẽn theo thời gian thực. Đặc biệt, Online Office giúp doanh nghiệm xử lý và quản lý công việc ngay trên App Mobile. 7. LOẠI BỎ MỌI YẾU TỐ GÂY MẤT TẬP TRUNG Bạn dễ dàng nhận thấy rằng nhân viên của mình rất dễ mất tập trung bởi nhiều yếu tố bên ngoài, hãy loại bỏ chúng ngay trong giờ làm việc để không gặp phải tình trạng này nữa. Không nên đề nghị trực tiếp mà hãy gián tiếp thay đổi họ: Online Office sẽ nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân khiến họ phải chủ động hoàn thành công việc đúng deadline đặt ra. Bên cạnh đó việc bạn luôn theo dõi tiến độ sẽ giúp họ tự giác dành nhiều thời gian cho công việc hơn. Nếu những con số trong quý vừa qua của công ty bạn quá tệ vì năng suất nhân viên thấp, thì đây là lúc bạn nên ngồi lại và tìm cách giải quyết vấn đề, thay vì la mắng nhân viên của mình. Bạn là người sẽ tạo ra năng suất của cả công ty vì thế 7 cách trên có thể là nền tảng giúp bạn nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, từ đó tạo nên bộ máy làm việc vân hành trơn tru giống như những công ty khác. Chúc bạn thành công! Thế mạnh của Online Office : 14 năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm quản lý, hơn 3.000 doanh nghiệp tin dùng, dịch vụ cho thuê hoặc bán bản quyền 1 lần, đặc biệt có dịch vụ lập trình theo yêu cầu. Năng suất làm việc là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, đây chính là thời điểm phù hợp nhất để bạn tìm hiểu về vấn đề cải thiện năng suất cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn là một nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp đón đầu, dự báo những thăng trầm trong kinh doanh tốt hơn các doanh nghiệp khác. Dù bạn là ai, năng suất làm việc là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm nếu muốn đạt được những mục tiêu dài hạn trong công việc và cuộc sống. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gợi ý giúp bạn 21 cách đơn giản giúp cải thiện năng suất làm việc một cách hiệu quả, không chỉ cho bản thân mà cả doanh nghiệp của bạn. Bước 1: Tăng năng suất làm việc cho bản thân1. Bắt đầu với chính bản thân mìnhNếu bạn muốn tăng hiệu suất doanh nghiệp, trước tiên hãy bắt đầu với chính ngày làm việc của bản thân bạn. Nỗ lực khiến bản thân mình làm việc hiệu quả không chỉ góp phần thúc đẩy năng suất công ty, mà còn giúp bạn biết đâu là phương pháp phù hợp để bạn áp dụng cho nhân viên của mình. 2. Đặt deadline và nói với mọi người về thời hạn đóVới những nhiệm vụ hoặc dự án mở không có thời hạn kết thúc rõ ràng, hãy tự mình đặt một deadline để có động lực làm việc chăm chỉ hơn. Khi thông báo với người khác về deadline tự đặt ra, bạn sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành đúng deadline. 3. Làm việc trong khoảng 90 phútCon người khác với máy móc: Máy móc hoạt động theo tuyến tính, còn con người hoạt động theo chu kỳ. Để có một ngày làm việc hiệu quả và vận hành theo bản chất tự nhiên của con người, bạn cần để tâm đến các chu kỳ Ultradian.
Để có một ngày làm việc hiệu quả, hãy làm việc theo chu kì Ultradian 4. Nghỉ ngơi thường xuyên hơnCác nghiên cứu cho thấy rằng: nghỉ ngơi trong quãng thời gian ngắn giúp duy trì sự tập trung tốt hơn và ngăn cản sự suy giảm hiệu quả làm việc. Hãy tạm ngưng tập trung vào một nhiệm vụ trong vòng 1 - 2 phút, khoảng 2 - 3 lần một giờ, giúp bạn tập trung tốt hơn trong cả ngày dài làm việc. Bên cạnh đó, hãy tập thể dục ít nhất 1 lần trong ngày, dù đó chỉ là một vài cái chống đẩy hay tập thể dục tại chỗ, chúng cũng giúp năng suất làm việc tốt hơn. 5. Tuân theo quy tắc 2 phútNếu một công việc hoặc nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Bạn sẽ mất ít thời gian cho nó hơn, so với việc quay lại hoàn thành nó sau. Đây là một quy tắc đơn giản từ cuốn sách "Getting Things Done" của David Ailen. Hầu hết công việc mà bạn trì hoãn không khó để làm, bạn có đủ khả năng để thực hiện chúng, bạn chỉ đang né tránh bắt đầu thực hiện vì một vài lý do nào đó. Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng, với 2 nguyên tắc:
6. Tranh thủ các khoảng thời gian trống trong lúc chờ đợiTrả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, brainstorming, đọc lại tài liệu trước cuộc họp là những công việc có thể tranh thủ khi bạn tận dụng thời gian chờ đợi, ví dụ như khi bạn ngồi trên taxi di chuyển tới chỗ làm, hoặc đợi trong phòng chờ của bác sĩ. 7. Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảoTất cả công việc bạn làm đều nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt, sau đó tiếp nhận feedback để chỉnh sửa, hơn là lãng phí thời gian cố gắng khiến nó hoàn hảo. Bạn sẽ thấy bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu bạn thực hiện chúng trong bốn hoặc năm "bản nháp" thay vì cố gắng hoàn thành dự án ngay từ lần đầu tiên. Bước 2: Tăng năng suất làm việc của nhân viên8. Áp dụng những phương pháp tăng năng suất mà bạn sử dụng cho bản thânKhi bạn đã áp dụng thành công những phương pháp tăng năng suất cho bản thân, bạn có thể chọn những phương pháp phù hợp với mình và áp dụng nó cho bộ máy nhân sự.
9. Cho phép nhân viên làm việc từ xa và giờ giấc linh hoạtViệc hoàn thành công việc ở đâu và vào lúc nào, không quan trọng bằng việc hoàn thành công việc trong bao lâu. Một nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra rằng: những nhân viên được phép làm việc từ xa gắn kết với công ty và làm việc trong thời lượng lâu hơn. Hãy cho phép nhân viên của bạn làm việc linh hoạt tại thời điểm và nơi họ cảm thấy làm việc tốt nhất. Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa phù hợp nhất nếu công ty của bạn đã có quy trình rõ ràng, nhân viên biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của mình. Đối với các công ty start-up đang trong quá trình xây dựng hệ thống, quy trình, cơ cấu tổ chức, thì làm việc tập trung cùng nhau sẽ là hình thức tốt hơn, giúp hạn chế sự xao nhãng, phân tâm, đảm bảo tính kỉ luật để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc. 10. Thể hiện sự trân trọng, ghi nhận thành quả của nhân viênKhi nhân viên cảm thấy được ghi nhận nỗ lực làm việc, họ sẽ có thêm động lực và làm việc năng suất hơn. Hãy khen ngợi họ trong cuộc họp, trao thưởng nếu họ có kết quả làm việc tốt. Nếu nhân viên của bạn làm thêm giờ, hãy ghi nhận công sức của họ. Nếu bạn thất bại trong việc tưởng thưởng sự chăm chỉ của nhân viên, thì họ cũng không làm việc chăm chỉ như bạn mong muốn. 11. Tạo ra một văn hoá làm việc có trách nhiệmKhi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc và biết rằng họ sẽ nhận được feedback để cải thiện, họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ hơn. Trao trách nhiệm cũng có nghĩa là đưa cho nhân viên một định hướng rõ ràng về lộ trình phát triển của công ty, công việc của họ đóng góp như thế nào vào sự phát triển đó. Nếu nhân viên hiểu được công việc của họ có ý nghĩa như thế nào, thay vì chỉ là một con ốc nhỏ trong bộ máy khổng lồ, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn. Gợi ý: Đưa ra phần thưởng về tài chính xứng đáng, tương ứng với mục tiêu rõ ràng là một cách tuyệt vời để tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 12. Làm việc theo nhómLàm việc nhóm có thể cải thiện kết quả công việc, bởi một công việc được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau. Phương pháp này sẽ khiến nhân viên làm việc cẩn thận hơn, họ không muốn cả team bị ảnh hưởng hoặc họ bị lép vế hơn so với những người trong nhóm. Ngoài ra, làm việc nhóm cũng ngăn cản cảm giác cô lập khi nhân viên cảm thấy bị phớt lờ và không quan trọng. Năng suất làm việc là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, đây chính là thời điểm phù hợp nhất để bạn tìm hiểu về vấn đề cải thiện năng suất cho doanh nghiệp của bạn. Làm một công việc lặp đi lặp lại có thể khiến nhân viên của bạn nhàm chán. Đa dạng hoá loại công việc, cách làm việc (ví dụ như làm việc độc lập/ làm việc nhóm) có thể khiến công việc trở nên mới mẻ hơn, giúp nâng cao kĩ năng của nhân sự, đồng thời cho họ có cái nhìn toàn diện về công ty khi được luân chuyển nhiều vị trí khác nhau. 14. Đầu tư vào việc đào tạo nhân viênĐào tạo nội bộ vừa giúp chất lượng bộ máy nhân sự tốt hơn, vừa tạo cho nhân viên cảm giác mong muốn “trả ơn” cho công ty. Hãy chú ý thường xuyên hơn tới những quản lý tầm trung, họ là những nhân sự chủ chốt dẫn dắt team thực thi tầm nhìn doanh nghiệp thành hiện thực, vì vậy những buổi huấn luyện về lãnh đạo cho đội ngũ quản lý sẽ trực tiếp cải thiện năng suất công ty. 15. Cam kết với những cải tiến trong tổ chứcĐể cải thiện năng suất làm việc, nhà lãnh đạo cần cam kết với sự thay đổi trong quy trình tổ chức. Các bước cho việc cải tiến này như sau:
Bước 4: Để công nghệ làm việc cùng bạn16. Đầu tư vào sản phẩm công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và công sứcMục đích của công nghệ là để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, vì vậy nếu phải mất một đội ngũ nhân sự toàn thời gian để duy trì công nghệ, hoặc nhân viên của bạn liên tục gặp vấn đề, thì sản phẩm công nghệ đó không hợp với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, khi chọn lựa giải pháp công nghệ, hãy chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân sự nhất. 17. Trang bị cho nhân viên máy tính mớiMáy tính cũ có thể tiết kiệm tiền bạc, nhưng từng giây dành cho việc khởi động máy hoặc chờ loading... rõ ràng làm giảm năng suất của nhân sự. Vì vậy, đầu tư vào chiếc máy tính mới vừa giúp tiết kiệm thời gian doanh nghiệp, vừa cho nhân viên thấy nhà lãnh đạo của họ mong muốn cho họ công cụ làm việc tốt nhất. Họ sẽ trả công bạn bằng khả năng làm việc tốt nhất của họ. 18. Cung cấp một nền tảng công nghệ để nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâuMột số nghiên cứu chỉ ra rằng nhân sự được phép làm việc từ xa làm việc năng suất hơn, bạn có thể thúc đẩy năng suất nhân viên khi tạo điều kiện cho họ “tranh thủ” làm việc trong lúc chờ đợi. Để làm được điều đó, nhân viên của bạn cần được hỗ trợ bởi các sản phẩm công nghệ như:
19. Sử dụng phần mềm theo dõi công việc onlineHãy nghĩ về thời gian mà nhân viên của bạn dành để theo dõi, kiểm tra một công việc đã xong hay chưa, hoặc thảo luận về tiến độ làm việc trong cuộc họp. Những phần mềm theo dõi tiến độ công việc như Flow, Producteev hay Wework cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án ở bất cứ đâu. Điều này giúp cuộc họp ngắn hơn, ít email qua lại hơn và tất nhiên là tăng năng suất hiệu quả gấp nhiều lần. Giao diện theo dõi công việc trên phần mềm quản lý Wework 20. Khuyến khích nhân viên sử dụng các ứng dụng nhắc việc, to-do listNhững ứng dụng To-do list cho phép bạn đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên ngày hết hạn hoặc các chỉ số khác, từ đó đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc Wework, giao diện To-do list giúp nhà quản lý thấy được danh sách việc cần làm không chỉ của cá nhân, mà còn của tất cả nhân viên trong từng dự án cụ thể. 21. Đầu tư vào nhiều phần mềm phục vụ một mục đích cụ thể, hơn là một phần mềm làm được tất cả mọi thứCác phần mềm được thiết kế cho một mục đích cụ thể, ví dụ như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hay phần mềm cộng tác nội bộ nhóm, sẽ chuyên biệt và dễ sử dụng hơn cho từng mục đích cụ thể, hơn là các chương trình tổng quát như ERP, khi đó nhân viên của bạn sẽ dễ dàng làm quen với công cụ làm việc và cải thiện năng suất tốt hơn. Nếu bạn là một nhà quản lý đang tìm kiếm giải pháp tăng năng suất doanh nghiệp, chúng tôi gợi ý giúp bạn giải pháp Wework - phần mềm chuyên biệt cho quản lý công việc và cộng tác nhóm, tập trung giải quyết vấn đề cải thiện năng suất làm việc cho doanh nghiệp, với các ưu điểm sau:
Theo resources.wework.vn |