Xin thư giới thiệu, nghe thì có vẻ đơn giản nhưng kéo theo đó là rất rất rất nhiều vấn đề, từ đủ mọi khâu như tìm người cho LoR, chuẩn bị, trình bày, xin chữ ký, gửi/upload LoR… Một cẩm nang cho việc sửa soạn LoR là tối cần thiết! Và đó cũng là mục tiêu của bài viết này…
Như mình đã từng nhấn mạnh: thư giới thiệu hay Letter of Reference hay LoR là 3 chữ cái quyền lực chỉ đứng sau Statement of Purpose [SoP]. Thế nhưng nếu SoP là cái mà bản thân bạn có quyền tự chủ, tự quyết thì LoR lại là cái phụ thuộc vào người khác [mà nhiều khi bạn phải lạy lục, cầu cạnh người ta] –> quyền lực có thể không bằng SoP nhưng rắc rối thì lại hơn nhiều.
I/ NGƯỜI CHO LoR
Q: Ai có thể cho LoR?
A: Cơ bản có 2 loại: academic [từ thày cô, nói chung dính đến trường], work [từ sếp, đồng nghiệp, dự án, project nào đó mà người cho LoR chả có dính dáng đến cái trường nào hết]
Q: Người cho LoR có nhất thiết phải có chức danh Giáo sư không, hay ít nhất cũng phải là tiến sĩ?
A: KHÔNG. LoR từ thạc sĩ cũng không sao. LoR yếu hay mạnh nằm ở nội dung của LoR, người cho quan trọng nhưng không phải tất cả. [Tuy nhiên nên chú ý là nếu cấp xin học bổng càng cao thì LoR từ người có vị trí/tiếng tăm càng cao càng có giá trị :P. Nói cách khác xin học bổng tiến sĩ thì có LoR từ giáo sư là 1 điểm quan trọng!]
Dù tự viết hay người ta viết cho bạn, hãy xin từ người mà gần gũi với bạn nhất, có nhiều liên quan đến bạn nhất. Ví dụ, bạn xin 1 ông trưởng khoa khéo chả biết bạn là ai [nhưng xin thì vẫn cho, support sv mà], bạn viết được gì trong LoR? bịa ra 1 vài môn học, tôi thấy em ý xuất sắc vì giơ tay phát biểu nhiều???, em ý nổi trội trong hoạt động, tôi “nghe” các giáo viên trong khoa nhận xét rất tốt về em ý bla bla –> thuyết phục? ko hề. Bạn xin của thày hướng dẫn bạn luận văn, vô vàn cái để nói: đối phó với stress, giải quyết vấn đề, gặp khó khăn thì …, ham học hỏi, kỹ năng viết lách, nghiên cứu, lại còn 1 đống đặc điểm cá nhân [LoR của BẠN mà, về BẠN mà, nên cái này quan trọng] như lạc quan, kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống bla bla –> hấp dẫn, thuyết phục? Yes. Thế chạy theo ông trưởng khoa làm zề?!
II/ VIẾT LoR
Q: Cần phải viết/chuẩn bị bao nhiêu LoR?
A: Thông thường là từ 2-3 LoR, 1 hoặc hơn 3 thì khá hiếm.
Q: Mình tự viết hay người ta sẽ viết cho mình?
A: Tùy thuộc người cho LoR. Thông thường nếu là thầy cô/sếp người Việt thì sẽ yêu cầu mình tự viết rồi họ sửa [cũng hiếm nha] và ký cho. Nếu là thầy cô/sếp người nước ngoài thì thường sẽ tự viết cho mình. Có khi còn không cho mình xem nội dung ;]
Q: Người cho LoR tự viết rồi bỏ vô phong bì dán kín nhưng mình muốn biết nội dung [tò mò là ko tốt nhưng…] thì làm thế nào?
A: Bịa ra thêm 1 trường nào đó, nói rằng sẽ apply nhưng thực tế là không –> xé phong bì đựng LoR của trường đó ra xem :D
Q: Nếu người cho LoR tự viết thì mình có khả năng [và có cần] can thiệp vào nội dung không?
A: Có và rất nên làm!!! Can thiệp ở đây không có nghĩa là sửa, thay đổi mà là hướng người viết vào 1 số điểm. Ví dụ, lưu ý người viết nêu rõ quan hệ của họ với mình [số năm quen biết, dự án làm chung, hướng dẫn…], đề cập đến khả năng abc gì đó, đề cập đến trình độ ngoại ngữ, kỹ năng viết … Như bạn thấy, mình xin họ lưu ý đề cập là 1 chuyện còn họ đề cập như thế nào là chuyện khác :]
Q: Nếu phải tự viết tẩt cả LoR thì làm thế nào để đỡ bị giống nhau?
A: Nói gì thì nói giọng văn của bản thân rất khó thay đổi, kể cả khi cố tình thì hiệu quả cũng không cao lắm :| Thế nên tốt nhất là viết ý tiếng Việt và nhờ bạn bè thân thiết dịch + diễn giải sang Tiếng Anh [khi làm vậy người dịch sẽ tự dùng giọng văn của họ để viết ^^]. Nếu vẫn muốn tự viết toàn bộ thì lưu ý chia đều nội dung khen ra các LoR, dùng từ đồng nghĩa, ko dùng các cụm từ/cụm câu giống hệt nhau giữa các LoR! Ví dụ: LoR 1: It is a great pleasure for me to recommend xyz; LoR 2: I am delighted to be called upon as a reference for xyz…
Q: Độ dài?
A: Thông thường là 1 trang A4, vậy là đủ thông tin rồi. Dài có thể viết dại, dài có thể lan man, dài lại có thể rất thiếu thực tế [tự viết mới dài thế chứ người ta trăm công nghìn việc, sức đâu mà viết vừa dài vừa chi tiết keke]
Q: Lưu ý gì về nội dung?
A: Khen là phải có dẫn chứng. Chia đều ý ra các LoR. Nội dung cần thống nhất và logic với phần còn lại của hồ sơ. Chuyên biệt hóa LoR [đề rõ tên trường]…Chi tiết hơn xem tại đây
III/ TRÌNH BÀY LoR
Q: Thế nếu trường/công ty không có letter head hoặc người cho LoR làm cho dự án nên ko có letter head hoặc trường/cty có nhưng ko xin được [hoặc ko dám xin vì sợ lộ việc xin học bổng khi đang đi làm^^]?Q: Có cần sử dụng giấy có letter head [của trường/cty] để viết LoR không?
A: Nên. Vì nó tăng tính tin cậy + thẩm mỹ của LoR lên
A: Bạn có thể tự design ra 1 cái!!! Nếu là trường hay công ty thì khá đơn giản vì hình logo của trường/cty chắc không khó kiếm, việc còn lại là nhìn mẫu của 1 vài trường khác rồi làm theo thôi.
“Trường hợp quái đản của bản thân: Mình xin LoR từ bà sếp cũ [ko dám xin sếp hiện tại vì mình làm cho tư nhân và ko hay ho gì việc đang đi làm lại ngắm nghía chuồn đi học]. Khổ nỗi sếp cũ tạm thời đang không đi làm cho cty/tổ chức nào hết mà làm free lancer, kiểu cố vấn cho dự án :[ Đương nhiên là phải tự thiết kế riêng 1 letter head cho bà ý rồi.”
Q: Làm sao để chèn LoR vào letter head?
A: Cách đơn giản nhất dĩ nhiên là dùng giấy letter head để in LoR ra, trình ký rồi scan lại. Nhưng cách này không hợp lý khi số lượng letter head thì hạn chế mà số LoR cần thì nhiều hoặc khi letter head là tự design. Giải pháp: Scan cái letter head không, lưu dưới dạng file ảnh. Dùng file đó làm nền cho cái LoR mình chuẩn bị trong file word. Cách làm: Vào thẻ page layout –> chọn watermark –> chọn custom watermark –> chọn picture watermark –> chèn ảnh letter head vào, ok –> chọn scale là 100%, bỏ dấu tick ở ô washout –>OK. Done
Q: Phong bì có cần có logo của trường không?
A: Thực ra thì bây giờ đa phần nộp hồ sơ online nên trường hợp này cũng hiếm. Nhưng nếu có nơi yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện và LoR phải để trong phong bì dán kín thì bạn nên kiếm cái phong bì có logo của trường luôn. Ko có thì như trên, tự design :]
Q: Một LoR duy nhất chung chung cho mọi chương trình/trường sẽ apply hay mỗi nơi có 1 LoR riêng?
A: Nếu “điều kiện cho phép”, tốt nhất là modify LoR theo hướng yêu cầu của học bổng và tên chương trình. Khá tốn công nhưng hiệu quả cao. Dù sao thì thư có tên người nhận rõ ràng [trường A, B, consortium A, B] thì phải hơn cái thư chung chung kiểu your prestige university –> giống spam gửi từ robot ý.
“Điều kiện cho phép ở đây là người cho bạn LoR support bạn [cho bạn chữ ký điện tử hoặc thân thiết đến độ khi nào bạn vác thân lên xin chữ ký cũng ok] hoặc bạn tính đủ các học bổng bạn định apply, đưa sẵn tên vào, làm chục cái LoR rồi đưa thày cô ký 1 thể.”
IV/ XIN CHỮ KÝ CHO LoR
Q: Có cần chữ ký tươi không hay chữ ký điện tử cũng được?
A: Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện thì dĩ nhiên cần chữ ký tươi. Còn nếu apply online thì ko cần.
Q: Có cách nào để không phải mỗi lần viết 1 LoR lại lên xin thày cô/sếp không?
A: Cách 1] Lên danh sách hết các trường/chương trình cần nộp –> làm 1 loạt LoR 1 lúc –> trình ký ^^ Cách 2 [Chỉ áp dụng khi được phép] Xin chữ ký [mực xanh cho nổi], scan chữ ký, lưu dưới dạng file ảnh. Sau này viết LoR chỉ việc chèn chữ ký vào file word rồi convert sang pdf để nộp là xong.
V/ GỬI, NỘP LOR
Q: LoR được nộp như thế nào?
A: Tựu chung có 3 dạng. 1] Nộp hồ sơ qua bưu điện: LoR nằm trong phong bì dán kín hoặc nằm trong hồ sơ. 2] Nộp online: tự upload bản scan của LoR lên hệ thống. 3] Nộp online: Điền địa chỉ mail của người cho LoR, hệ thống sẽ gửi yêu cầu [bao gồm 1 link để upload LoR] đến địa chỉ mail mình điền.
Dạng 3 hiện tại xảy ra nhiều nhất [dạng 1 thì hiếm do ít chương trình còn bắt nộp hồ sơ qua bưu điện, dạng 2 thì do các chương trình hết tin nổi sinh viên ^^]
Q: Làm gì nếu rơi vô dạng 3 ở trên?
A: Dặn người cho LoR forward email yêu cầu upload LoR của chương trình cho mình rồi sau đó mình tự xử HOẶC sau khi điền mail của người cho LoR vào hệ thống của học bổng x –> chuẩn bị LoR cho học bổng này –> gửi LoR đó + thông báo tới người cho LoR rằng yêu cầu từ học bổng x sẽ sớm đc gửi đến và thày/cô/sếp upload LoR này lên nhé.
Nguồn: 5continents4oceans.wordpress.com