Chữ ký số là thiết bị bắt buộc phải có trong các Doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập. Đây là thiết bị dùng để khai khai nộp thuế môn bài và các loại Thuế khác.
Định nghĩa về Chữ ký số
Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được xem như là một con dấu của doanh nghiệp để đóng dấu vào các văn bản, nhằm xác định quyền sở hữu cũng như đảm bảo lời cam kết của các bên tham gia giao dịch. Nói tóm lại, chữ ký số có vai trò tương đương với chữ ký tay và con dấu. Cách thức hoạt động của chữ ký số là gì? Cùng tìm hiểu nhé!
Chữ ký số ngày càng đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử
Chữ ký số hoạt động dựa trên công nghệ mã hóa công khai [RSA]. Bên cạnh đó còn có sự kết hợp chặt chẽ giữa khoá công khai và khoá bí mật. Theo đó để đọc được văn bản, 2 loại khoá này phải có sự kết hợp chặt chẽ với nhau. Trong trường hợp dữ liệu bị thay đổi, văn bản sẽ bị vô hiệu hoá, người nhận không thể mở văn bản.
Bản chất của việc sử dụng Chữ ký số
Chữ ký số là thiết bị sử dụng bảo mật an toàn các thông tin của Doanh nghiệp:
- Lưu trữ, bảo mật các thông tin, chứng từ số của doanh nghiệp
- Có khả năng và tốc độ xử lý cao
- Phù hợp với các cá nhân và doanh nghiệp, cơ quan sử dụng với lưu lượng vừa phải
Mỗi chữ ký số có một series gồm 8 đến 10 ký tự. Mỗi mã số của chữ ký số chỉ có hiệu lực duy nhất đối với một giao dịch và với mỗi khách hàng cụ thể.
Vì sao Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng Chữ ký số?
Chữ ký số có vai trò quan trọng trong các hệ thống luật của Nhà nước. Mọi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp ngay khi có giấy phép kinh doanh, phải có chữ ký số để hoàn tất các thủ tục về mặt pháp lý.
- Doanh nghiệp cần chữ ký số để Kê khai thuế qua mạng
- Khi bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020, các Doanh nghiệp phải có thiết bị Chữ ký số để sử dụng.
- Theo Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.
Cấu trúc của chữ ký số là gì?
Chữ ký số hoạt động dựa trên công nghệ mã hoá công khai
Một chữ ký số phải có đầy đủ các thông tin sau :
- Thông tin công khai của doanh nghiệp: Mã số thuế, Tên doanh nghiệp….
- Số hiệu của chứng thư số [số seri]
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
- Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số
- Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số
- Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin Truyền thông
Quy trình xác lập chữ ký số là gì?
Việc xác lập chữ ký số không quá mức phức tạp
Để xác lập chữ ký số, cần phải trải qua 3 giai đoạn cơ bản:
- Tạo khoá: Mỗi người dùng sẽ sử dụng một cặp khoá gồm khoá bí mật và khoá công khai. Trong đó, khoá bí mật được giữ kín để đảm báo tính bảo mật của dữ liệu
- Tạo chữ ký số: Khi đã tạo được mã khoá, bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã, người tạo sẽ nắm được thông điệp dữ liệu ban đầu xác định mã khoá công khai.
- Kiểm tra chữ ký số: Kiểm tra một lần nữa sự tương thích giữa 2 mã khoá.
Chữ ký số dùng cho mục đích gì?
Chữ ký số là gì? Chữ ký số có nhiều công dụng nổi bật đối với doanh nghiệp
Kê khai
Chữ ký số dùng để ký xuất hóa đơn điện tử, kê khai nộp thuế qua mạng, giao dịch ngân hàng,.. Nói cách khác, tất cả các giao dịch chứng từ bằng hình thức trực tuyến đều phải sử dụng qua chữ ký số.
Ký hợp đồng
Bên cạnh việc kê khai, chữ ký số còn được dùng để thực hiện ký kết hợp đồng trực tuyến ở các Doanh nghiệp. Với xu hướng phát triển thị trường toàn cầu, với chữ ký số, việc ký hợp đồng từ xa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với chữ ký số, 2 bên đối tác chỉ cần ký vào file hợp động và gửi qua Email để hoàn tất hợp động mà không cần gặp trực tiếp.
Trao đổi dữ liệu
Chữ ký số giúp trao đổi dữ liệu giữa cá nhân và tổ chức, Nhà nước nhanh chóng hơn. Giải pháp này vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
Đặc biệt nhờ chữ ký số, việc ký kết văn bản có thể diễn ra ở bất cứ đâu, không bị ảnh hưởng bởi khoảng cách địa lý.
Ưu điểm của chữ ký số là gì?
Chữ ký số giúp quá trình trao đổi dữ liệu trở nên dễ dàng, đảm bảo hơn
Giúp người nhận xác định nguồn gốc dữ liệu
Khi nhận được một dữ liệu, thông tin hay văn bản nào đó, nhờ có chữ ký số, người nhận có thể xác định được nguồn gốc của dữ liệu này từ đâu? Tất cả nhờ vào sự liên hệ chặt chẽ giữa khoá bí mật và khoá công khai.
Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu
Một dữ liệu điện tử khi đã áp dụng chữ ký số, trong trường hợp nội dung của dữ liệu có sự thay đổi, thì dữ liệu đó sẽ lập tức bị vô hiệu hoá, người nhận không thể mở và thấy được mọi thông tin trong văn bản điện tử đó.
Đảm bảo tính xác thực, không thể phủ nhận
Trong quá trình giao dịch, bên tham gia có thể phủ nhận trạng thái giao dịch của mình. Nhờ vào chữ ký số, các bên tham gia sẽ không thể phủ nhận sự tham gia của mình trong giao dịch, khi xảy ra những tranh chấp về mặt pháp lý.
Giúp việc trao đổi dữ liệu trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn
Theo đó, bằng việc sử dụng chữ ký điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, trong quá trình di chuyển, chờ đợi, hay in ấn hồ sơ tài liệu.
Cơ sở pháp lý của chữ ký số là gì?
Chữ ký số đã được nhà nước chấp nhận và mang tính pháp lý đầy đủ
Tại Việt Nam, tính pháp lý của chữ ký số đã được Luật Giao dịch Điện tử ban hành và quy định tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007. Theo đó, khi thực hiện các giao dịch điện tử, chủ giao dịch cần phải có chữ ký số do các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp theo quy định.
Xin cấp chữ ký số ở đâu?
Có không ít nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số
Chữ ký số có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc trao đổi hồ sơ, tài liệu trực tuyến của các doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp tăng tính bảo mật cũng như giúp quá trình giao dịch trở nên nhanh chóng thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu và xem xét kỹ càng và không nên quá chủ quan, chỉ chú trọng vào chữ ký số, nhằm tránh những rủi ro không đáng có.