Văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện? Cùng tìm hiểu các thông tin trong bài viết dưới đây.
Văn phòng đại diện là một trong những đơn vị phụ thuộc của một chủ thể nào đó. Ngày nay văn phòng đại diện được mở khá nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi người. Vậy chức năng của văn phòng đại diện là gì? Cùng tìm hiểu các chức năng chính trong bài viết dưới đây.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của một chủ thể. Loại văn phòng này sẽ được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở.
Theo quy định của pháp luật chỉ cho phép các pháp nhân mở văn phòng đại diện và văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân. Nhưng đối với lĩnh vực thương mại thì đối tượng mở văn phòng đại diện được mở rộng cho cả cá nhân hoạt động thương mại.
Luật Thương mại có quy định được đặt văn phòng đại diện trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện của các thương nhân nước ngoài ở Việt Nam chính là các đơn vị phụ thuộc vào thương nhân Việt Nam. Đồng thời được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để xúc tiến thương mại. Thương nhân nước ngoài sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về các hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Trên thực tế các văn phòng đại diện thương mại được mở ở những nơi mà thương nhân chưa trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại. Theo nguyên tắc, văn phòng đại diện cho các tổ chức kinh tế không được phép tiến hành các hoạt động về sản xuất kinh doanh với mục đích thu lại lợi nhuận chỉ có chức năng tìm kiếm hay xúc tiến.
2. Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Chức năng của văn phòng đại diện là gì cũng được mọi người đặc biệt quan tâm. Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng chính là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm về liên lạc và giao dịch với các đối tác. Đồng thời còn đảm nhận thực hiện hoạt động nghiên cứu và cung cấp thông tin để hỗ trợ các công ty có thể tiếp cận với thị trường và các đối tác.
\>>>> Văn phòng cho thuê quận 2
Văn phòng đại diện còn có chức năng rà soát tổng thể thị trường và phát hiện hành vi xâm phạm có thể ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Các chức năng chính của văn phòng đại diện có thể liệt kê như sau:
- Chức năng phát triển các ngành nghề kinh doanh. Các ngành này đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Chức năng báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của công ty.
- Chức năng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cùng kết quả tăng trưởng. Đồng thời các chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Chức năng tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo các nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Chức năng xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo các định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp cùng với văn phòng trụ sở chính của công ty và các cơ sở, chi nhánh cho việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Chức năng quản lý và giám sát các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Chức năng soạn thảo các văn bản pháp quy để phục vụ cho các hoạt động của văn phòng dựa theo những văn bản pháp quy của công ty.
3. Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng hay không?
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng? Theo điều luật quy định thì văn phòng đại diện sẽ không được phép ký kết hợp đồng. Hoặc thực hiện sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng với các thương nhân nước ngoài. Chỉ trừ các trường hợp có giấy ủy quyền hợp pháp của các thương nhân từ nước ngoài. Với trường hợp văn phòng đại diện làm cho các chủ thể nước ngoài tại Việt Nam. Theo quy định thương nhân nước ngoài được ủy quyền cho người đứng đầu của văn phòng đại diện giao kết sửa đổi và bổ sung. Mỗi lần thực hiện phải có văn bản ủy quyền cho những lần giao kết hoặc bổ sung.
Qua những thông tin trên ta thấy rằng văn phòng đại diện sẽ không có chức năng ký kết hợp đồng. Trừ các trường hợp văn phòng đại diện của các thương nhân, doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Bên cạnh đó khi tham gia giao kết hợp đồng. Các công ty cần phải tham khảo các điều lệ cùng quy chế của doanh nghiệp để nắm rõ và bảo vệ tốt quyền lợi của bản thân.
4. Thủ tục để thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?
Thủ tục cho việc thành lập văn phòng đại diện sẽ bao gồm các hồ sơ như:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng
- Quyết định về việc thành lập văn phòng của Hội đồng quản trị bằng văn bản.
- Bản sao về biên bản họp thành lập văn phòng
- Bản sao quyết định cho người đứng đầu cho văn phòng.
- Bản sao hợp lệ các loại giấy tờ của cá nhân là người đứng đầu của văn phòng.
Vừa rồi là những chia sẻ về chức năng của văn phòng đại diện cũng như các thông tin khác. Với những thông tin trên hy vọng đã giúp ích được cho mọi người. Và để biết thêm các thông tin khác hoặc cần hỗ trợ cho thuê văn phòng đại diện. Quý khách hãy liên hệ ngay với chúng tôi.