Giáo trình soạn thảo văn bản word 2010

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

1

Mục lục Word 2010

Bài mở đầu LỊCH SỬ MICROSOFT OFFICE WORD

1. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010

1. Tối ưu Ribbons 2. Hệthống menu mới lạ 3. Chức năng Backstage View 4. Chức năng Paster Preview 5. Chức năng Text Effect 6. Lưu file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn 7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button 8. Khả năng mở rộng màn hình 9. Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng 10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản 11. Xử lý ảnh như một chương trình chuyên nghiệp 12. Phát triển chức năng tìm kiếm 13. Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ

II. Nội dung chính

Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010

1. Tạo mới văn bản 2. Mở một văn bản tạo sẵn 3. Lưu một văn bản đã soạn thảo 4. Thao tác với chuột và bàn phím 5. Chọn khối và thao tác trên khối

Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản 1. Định dạng văn bản Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

2

2. Định dạng cột, tab, Numbering 3. Drop Cap 4. Watermark [nền bảo vệ văn bản] 5. Tạo tiêu đề trên và dưới [Header and Footer] cho văn bản 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản 7. Định dạng trang văn bản

Chương 3: Thực hiện chèn các đối tượng 1. Chèn các kí tự đặc biệt 2. Chèn ClipArt và hình ảnh 3. Chèn và hiệu chỉnh hình vẽ 4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ 5. Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ 6. Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học

Chương 4: Thao tác với bảng biểu 1. Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng

2. Định dạng đường viền và nền cho bảng 3. Chèn công thức toán học vào bảng 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 1. Auto Correct và Macro 2. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word 3. Tìm kiếm, thay thế 4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định và công cụ đếm từ 5. In tài liệu Word 6. Trộn tài liệu [Mail Merge]

Chương 6: Các phím tắt trong Word 1. Các loại phím tắt: Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

3

2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key [phím truy cập] 3. Các phím tắt thông dụng:

Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010 1. Các công cụ đồ họa của Word 2010 1. Sử dụng Word 2010 để viết Blog 2. Tạo mục lục trong Word 2010 3. Tạo trang bìa trong Word 2010 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word 5. Gởi file qua Email từ môi trường Word

6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ 11. Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên 12. Tạo bảng bằng phím 13. Tạo đường kẻ 14. Bỏ tính năng tự động SuperScript 15. Copy định dạng bảng tính Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

4

Bài mở đầu LỊCH SỬ MICROSOFT OFFICE WORD

Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô [text], các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa [graphics] và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác [multimedia] như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc hay .docx đối với Word 2007. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô [.txt] và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản [.html], thiết kế trang web.

Phát

hành Phiên bản Chú thích 11.1983 Word 1.0 Phiên bản Word đầu tiên này chạy trên hệ điều hành MS-DOS. 1989

Word for Windows Phiên bản Microsoft Word đầu tiên chạy trên Windows. 1991

Word for Windows 2.0 Word 2.0 trở nên khá phổ biển đối với người sử dụng trước khi có Word 6.0. 1993

Word 6 for Windows Word 6.0 dùng cho cả DOS và Windows. Phiên bản này đã được dùng khá phổ biển trong suốt thời gian đó cùng với các ứng dụng khác của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office phiên bản 4.3. Word 6.0 for DOS cũng là bản cuối cùng của

Word dành cho MS-DOS. Số 6 trong tên phiên bản ứng với phiên bản WordPerfect cùng thời và phiên bản Word dùng cho DOS. 1995

Word 95 hay Word 7.0 Cùng với sự ra đời của Windows 95, một phiên bản 32-bit của hệ điều hành Windows, Microsoft cho phát hành Word 95, còn được biết đến với cái tên Word 7.0. Về cơ bản, Word 7.0 giống Word 6.0, nhưng nó hỗ trợ chế độ 32-bit của Windows Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

5

95, mà điển hình là hỗ trợ tên tập tin dài [long filename], trong khi MS-DOS chỉ hỗ trợ tên tập tin dài đến 8 ký tự cho phần tên, và 3 ký tự cho phần mở rộng, gọi tắt là 8.3. 1997

Word 97 Đây là phiên bản phổ biến tiếp theo, thuộc gói sản phẩm Microsoft Office 97. 1999

Word 2000

Đi kèm với bộ phần mềm Microsoft Office 2000. 2001

Word XP Đi kèm với bộ phần mềm Microsoft Office XP. Còn được gọi là Word 2002. 2003

Office Word 2003 Phiên bản này đi cùng với gói công cụ văn phòng Microsoft Office 2003 2006

Office Word 2007 Đi kèm với Microsoft Office 2007. Phiên bản này có giao diện hoàn toàn khác so với các phiên bản trước. Định dạng văn bản mặc định được đổi thành .docx [theo chuẩn Office Open XML] thay vì .doc như các phiên bản trước. Vì vậy, định dạng .docx không được hỗ trợ bởi các phiên bản Word trước 2007. Riêng Word XP và Word 2003 muốn đọc được định dạng .docx phải có cài đặt Office Compatibility Pack, được Microsoft cung cấp miễn phí. 2010

Office

Word 2010 Phiên bản này đi cùng với gói công cụ văn phòng Microsoft Office 2010

ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

6

1. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 1. Tối ưu Ribbons Nếu bạn vẫn đang dùng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thu hãy chuẩn bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010. Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ . Thực ra bộ Office 2007 cũng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhiên, menu của Office 2010 được tối ưu để thuận tiện hơn cho người dùng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng.

Menu Ribbon trên Word 2010 Cụ thể khi mới chuyển qua menu mới, bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn về sự mới lạ, tuy nhiên, một khi đã quen thuộc, bạn sẽ khó mà chấp nhận quay trở lại sử dụng mẫu menu cũ trên Office 2003.

2. Hệ thống menu mới lạ

Trước đây, Office 2007 đã tạo ra sự khác biệt hoàn toàn so với Office 2003 cũng như các phiên bản Office cũ về mặt giao diện, đặc biệt là menu của chương trình.Giờ đây, Office 2010 lại tạo nên 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công cụcủa chương trình. Khi lựa chọn trên menu công cụ , thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây, toàn bộ cửa sổ Office 2010 sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho bạn các tùychọn như Save, Open, Close, Preview… Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

7

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

8

Và trên cùng, hệ thống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích thước tập tin, và các thông tin về sửa đổi file . Thêm vào đó là một cửa sổ cho phépbạn xem trước tài liệu ở dạng trang in để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày theo đúng ý bạn. Nói một cách đơn giản: Hệ thống menu mới của Office 2010 rõ ràng và chi tiết hơn rất nhiều.

3. Chức năng Backstage View

Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong cùng bên trái. Khi bạn click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View sẽ được hiện lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ , màn hình bên phải sẽ là tùy chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đó .

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

9

4. Chức năng Paster Preview

Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phiên bản Office trước và phát hiện ra rằng số đông người dùng thường xuyên mất nhiều thời gian để dán một đoạn văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung soạn thảo của mình.

Nguyên do của tình trạng này là vì người dùng không biết trước nội dung được dán vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm lại nhiều lần mới khiến cho chúng trông hợp lý và phù hợp với định dạng của nội dung soạn thảo. Và đó là lý do tính năng Paste Preview được ra đời.

Paste Preview cho phép bạn xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong đó, giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Ngoài ra tính năng này còn cho phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng hoặc loại bỏ định dạng của nội dung trước khi dán. Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

10

5. Chức năng Text Effect

Thay vì phải tạo một đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, giờ đây với Office 2010 công việc đó đã đơn giản hơn rất nhiều và người dùng cũng có thêm nhiều lựa chọn với việc trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007.Tính năng WordArt chỉ được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác.

Với tính năng Text Effect bạn có thể sử dụng hoàn toàn các hiệu ứng đẹp mắt của WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản bạn chỉcần lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng hiệu ứng sau đó nhấp chuột vào biểu tượngText Effect trên thanh công cụ tại thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép bạn lựa chọn các hiệu ứng cần áp dụng

Và bạn hoàn toàn có thể áp dụng các hiệu ứng có trong Text Effect với văn bản của mình. Nếu như phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt thì giờ đây người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản có hiệu ứng của WordArt Người dùng có thể chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu với văn bản mang hiệu ứng của WordArt.

Chú ý: Chức năng này chỉ sử dụng cho những file Word được tạo ra từ Word 2010 và có định dạng *.docx nếu người dùng lưu file dưới dạng *.doc thì các hiệu ứng này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản.

6. Lưu file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn

Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đây như Doc, Docx thì Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF và XPS mà không phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007.

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

11

7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button

Để biết thông tin về file văn bản bản đang làm việc bạn chỉ việc nhấp chuột vào nút Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng [tính đến lần lưu cuối cùng], số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người tạo,…

8. Khả năng mở rộng màn hình

Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc hiện

bảng Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa sổ làm việc của các ứng dụng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1. Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

12

9. Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng

Không chỉ biết đến với những công cụ soạn thảo văn bản và tính toán, Office 2010 còn biết đến với công cụ chỉnh sửa ảnh và video mạnh mẽ. Cụ thể, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và biên tập nội dung hình ảnh cũng như video ngay trong trong Microsoft PowerPoint. Bạn thậm chí có thể loại bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới.

Nói cách khác, Office 2010 có rất nhiều tính năng mà bạn có thể làm được với các file media. Mặc dù nó sẽ không phải là phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên dụng như Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho việc tạo và chỉnh sửa nội dung các hình ảnh dễ dàng hơn.

10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản

Đây là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert bạn dễ dàng nhận thấy nút lệnh Screenshot.

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

13

Khi nhấp chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép bạn chụp ảnh một ứng dụng đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn vào ngay tại vị trí con trỏ.

Khi nhấp chuột vào nút lệnh Screenshot một menu hiện ra hiển thị các cửa sổ đang mở và chương trình đang chạy người dùng chỉ việc nhấp

chuột vào đối tượng để có đượcbức ảnh chèn vào văn bản. Người dùng củng có thêm lựa chọn chụp tuỳ chọn bằng cách lựa chọn Screen Clipping để chụp ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn lệnh này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người dùng nhấp chuột và khoanh một vùng c n ch p v ng đ sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ có được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn.

11. Xử lý ảnh như một chương trình chuyên nghiệp

Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hiệu ứng cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Chỉ cần chọn đối tượng này sau đó vào Menu Picture Tools\Format người dùng có thể dễ dàng nhận thất các lựa chọn để thay đổi hiệu ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect.

12. Phát triển chức năng tìm kiếm Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

14

Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đó hộp thoại tìm kiếm không có gì khác biệt thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh hoạt và tốc độ tìm kiếm cũng được cải thiện đáng kể. Khi chọn lệnh tìm kiếm hay nhấn tổ

hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên trái nhường chỗ cho hộp thoại tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoại cũng hiện ra một phân đoạn văn gần với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể dễdàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm.

13. Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ

Bạn luôn lo lắng nội dung tài liệu của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái phép. Điều này sẽ được hạn chế tối đa ở trong Office 2010. Phiên bản Office mới cung cấp những tính năng cho phép hạn chế việc thay đổi mà không có sự cho phép của tác giả, ngoài ra còn cung cấp thêm vào một “chế độ bảo vệ ” [protection mode] để tránh việc bạn vôtình sửa nội dung của file ngoài ý muốn. Office 2010 cho phép bạn chọn lựa ai trong số những người nhận được tài liệu của bạn được phép chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem mà không có quyền chỉnh sửa.

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

15

II. Nội dung chính Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010 1. Tạo mới văn bản Tương tự như Word 2007, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button [hoặc Tab File], chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document. Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button [hoặc Tab File], chọn New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.

2. Mở một văn bản tạo sẵn Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft Office Button [hoặc Tab File], chọn Open. Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

16

3. Lưu một văn bản đã soạn thảo Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S [giống Word 2007]. Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button [hoặc Tab File], chọn Save. Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt trên file và chọn nơi lưu. Để lưu tài liệu với tên khác [hay định dạng khác], bạn nhấn Microsoft Office Button [hoặc Tab File], chọn Save As [phím tắt F12, tương tự như Word 2007]. Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen thuộc.Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 [trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document]. Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button [hoặc Tab File], chọn Word Options để mở hộp

thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document [*.doc]. Nhấn OK.

Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

17

Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button [hoặc Tab File], Word Options, chọn Save.

4. Thao tác với chuột và bàn phím 4.1 Thao tác với chuột:

1. Sao chép dạng văn bản Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format Painter [nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard]. Bạn có thể dùng nó để sao chép dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện lợi nhất. Đầu tiên đánh khối văn bản có dạng cần chép, bấm một lần vào nút Format Painter [nếu muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác] hoặc bấm kép nút [nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác]. Tiếp theo, để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần đánh khối chúng là xong [nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước để bạn bấm kép nút Format Painter].
2. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table Trong một table, nếu bạn muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dạng hoặc cột thì có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

18

chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn [nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl] đặt tại vị trí mà bạn muốn.

1. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản trên trang Thông thường bạn dùng cây thước để định vị các dạng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt các tab dừng. Nhưng nó còn một công dụng khác không kém phần thú vị và tiện lợi, đó là xem chính xác [thể hiện trực quan bằng số] khoảng cách của văn bản so với lề, cạnh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi phần như thế nào, bạn bấm

và giữ chuột tại một vị trí nào đó trên thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi phần là bao nhiêu.

1. Sao chép hoặc di chuyển văn bản Cũng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liệu, bạn có thể dùng cách kéo và thả trong việc sao chép hoặc di chuyển văn bản. Ở đây không cần phải nói gì thêm về phương pháp này [vì chắc hầu hết chúng ta đều đã biết cách làm này], nhưng chỉ lưu ý một điều là để có thể dùng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing [menu Tools-Options-thẻ Edit] phải được đánh dấu.
2. Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu Khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn sẽ chọn từ nút Zoom trên thanh Standard, nhưng như thế cũng hơi bất tiện vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của bạn có3 nút thìcó thể nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đẩy nút chuột lên [phóng to] hoặc xuống [thu nhỏ].
3. Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup Khi cần chỉnh sửa chi tiết các dấu tab dừng trong đoạn văn bản, bạn sẽ phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thìbạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup.Thay vì mở các hộp thoại đó từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, bạn có thể nhanh chóng mở chúng bằng cách bấm kép bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang [trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp thoại Tabs hoặc trên hàng số để mở hộp Page Setup].
4. Đánh khối toàn bộ tài liệu Trước khi cung cấp một dạng nào đó cho toàn bộ văn bản, điều đầu tiên mà bạn sẽ làm là đánh khối toàn bộ chúng và bạn có thể dùng những Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

19

cách như bấm menu Edit-Select All hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng bạn hãy thử cách này xem, chỉ cần đưa chuột về lề trái văn bản [mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải] và bấm nhanh 3 lần cũng có thể chọn toàn bộ tài liệu được đấy. 4.2 Thao tác với bàn phím Các phím thường dùng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ: Phím ↑: Di chuyển con trỏ lên một dòng. Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một dòng. Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự. Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự. Các phím xoá ký tự: Phím Delete: Xoá ký tự tại vị trí con trỏ [bên phải con trỏ]. Phím Backspace: Xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn [Insert] và thay thế [Overwrite] ký tự. Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đầu dòng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối dòng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên trên một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. Thao tác nhanh trong văn b ả n v ớ i các phím t

ắ t thông d ụ ng 1 Ctrl+1 Giãn dòng đơn [1] 2 Ctrl+2 Giãn dòng đôi [2] 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 4 Ctrl+0 [zero] Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn 5 Ctrl+L Căn dòng trái 6 Ctrl+R Căn dòng phải 7 Ctrl+E Căn dòng giữa 8 Ctrl+J Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề 9 Ctrl+N

Tạo file mới 10 Ctrl+O Mở file đã có Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

20

11 Ctrl+S Lưu nội dung file 12 Ctrl+P In ấn file 13 F12 Lưu tài liệu với tên khác 14 F7 Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh 15 Ctrl+X Cắt đoạn nội dung đã chọn [bôi đen] 16 Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung đã chọn 17 Ctrl+V Dán tài liệu

18 Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm 19 Ctrl+Y Khôi phục lệnh vừa bỏ [ngược lại với Ctrl+Z] 20 Ctrl+Shift+S Ctrl+Shift+S Tạo Style [heading] -> Dùng mục lục tự động 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm

25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng

26 Ctrl+U

Bật/tắt chữ gạch chân đơn

27 Ctrl+M Lùi đoạn văn bản vào 1 tab [mặc định 1,27cm] 28 Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab 29 Ctrl+T Lùi những dòng không phải là dòng đầu củađoạn văn bản vào 1 tab 30 Ctrl+Shift+T Lùi những dòng không phải là dòng đầu củađoạn văn bản ra lề 1 tab 31 Ctrl+A Lựa chọn [bôi đen] toàn bộ nội dung file 32 Ctrl+F Tìm kiếm ký tự, từ, đoạn văn 33 Ctrl+G [hoặc F5] Nhảy đến trang số 34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế ký tự

35 Ctrl+K Tạo liên kết [link] 36 Ctrl+] Tăng 1 cỡ chữ 37 Ctrl+[ Giảm 1 cỡ chữ 38 Ctrl+W Đóng file 39 Ctrl+Q Lùi đoạn văn bản ra sát lề [khi dùng tab] 40 Ctrl+Shift+> Tăng 2 cỡ chữ Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

21

41 Ctrl+Shift+< Giảm 2 cỡ chữ 42 Ctrl+F2 Xem hunh ảnh nội dung file trước khi in 43

Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window 44 Ctrl+enter Ngắt trang 45 Ctrl+Home Về đầu file 46 Ctrl+End Về cuối file 47 Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc 48 Start+D Chuyển ra màn hình Desktop 49 Start+E Mở cửa sổInternet Explore, My computer 50 Ctrl+Alt+O Cửa sổ MS word ở dạng Outline 51 Ctrl+Alt+N Cửa sổ MS word ở dạng Normal 52 Ctrl+Alt+P Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout 53

Ctrl+Alt+L Đánh số và ký tự tự động 54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi chú [Footnotes] ở chkn trang 55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó 56 Ctrl+Alt+M Đánh chú thích [nền là màu vàng] khi di chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích 57 F4 Lặp lại lệnh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 Tạo heading 1 59 Ctrl+Alt+2 Tạo heading 2 60 Ctrl+Alt+3 Tạo heading 3 61 Alt+F8 Mở hộp thoại Macro 62 Ctrl+Shift++

Bật/Tắt đánh chỉ số trên [x2] 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh chỉ số dưới [o2] 64 Ctrl+Space [dấu cách] Trở về định dạng font chữ mặc định

65 Esc Bỏ qua các hộp thoại 66 Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa [với chữ tiếng Việt có dấ u thì không nên di chuyển] 67 Alt+F10 Phóng to màn hình [Zoom] 68 Alt+F5 Thu nhỏ màn hình 69 Alt+Print Screen Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình

70

Print Screen Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

22

5. Chọn khối và thao tác • Chọn khối - Cách 1: nhắp mouse từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn - Cách 2: Nhắp mouse để đặt con trỏ text ở điểm đầu, giữ Shift và nhắp mouse ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn - Cách 3: Dùng phím Home, End và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đầu Giữ phím Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn • Sao chép, di chuyển: Lệnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut

Ctrl + X Chuyển đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard. Copy

Ctrl + C

Chép đoạn văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard. Paste

Ctrl + V Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ text.

- Đánh dấu chọn đoạn văn bản - Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut - Đặt con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste • Xóa khối - Chọn đoạn văn bản cần xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản 1. Định dạng văn bản In đậm 1. Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn cho đến khi xuất hiện thanh công cụ Mini. Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

23

2. Nhấn nút Bold [B]. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B. Lưu ý, nhấn Bold [hoặc Ctrl+B] lần nữa nếu bạn muốn bỏ in đậm. In nghiêng Thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nút Bold thì bạn nhấn nút Italic [phím tắt Ctrl+I]. Gạch dưới đoạn text

Nhấn Ctrl+U để gạch dưới đoạn text đang chọn.Nhấn Ctrl+U lần nữa để bỏ gạch dưới. Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dưới khác: * Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng: - Chọn đoạn text bạn muốn gạch dưới. - Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải.

Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only. Nhấn OK. * Gạch đôi ở dưới từ: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên. Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đôi. Nhấn OK. * Đường gạch dưới trang trí: Thực hiện bước 1, 2 tương tự trên. - Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích. - Để đổi màu của đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình thích. Nhấn OK. Đổi màu chữ 1. Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vùng chọn để xuất hiện thanh công cụ Mini. 2. Nhấn nút Font Color và chọn màu mình thích. Đổi kích cỡ chữ Lớp 10 – Chương III – Giáo trình SOẠN THẢO VĂN BẢN 2010 ĐHSP Tp. Hồ Chí Minh

24

1. Chọn đoạn text, di chuyển con trỏ chuột vào để xuất hiện thanh công cụ Mini. 2. Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font [phím tắt Ctrl+Shift+>]. Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font [phím tắt Ctrl+Shift+