Giáo trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác và đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Nhận thấy được công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, Chi cục Văn thư - Lưu trữ [Sở Nội vụ] nói riêng, ngành Văn thư - Lưu trữ của các tỉnh nói chung đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dữ liệu gọn gàng, lâu dài và an toàn.

1. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong việc quản lý hành chính

Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội. Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ năm 2016 và những năm tiếp theo

Công nghệ thông tin [CNTT] hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.

Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND TP Hà Nội vừa ban hành, triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 cũng chỉ rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ công tác điều hành, nghiên cứu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Ðồng chí Ðỗ Quang Thuyên, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thái Bình cho biết: Những năm qua, Chi cục đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và trao đổi thông tin, đạt hiệu quả cao. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố đã triển khai ứng dụng mạng văn phòng điện tử liên thông để trao đổi văn bản. Một số cơ quan, tổ chức đang ứng dụng các phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ như Trung tâm Công nghệ thông tin của Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Hồ sơ của Công an tỉnh…

Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ thì yêu cầu các tổ chức, cơ quan, đơn vị phải có những giái pháp như:

- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư trong cả hệ thống công đoàn, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT.

- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.

- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.

- Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến cơ sở.

- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công đoàn nói chung và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng.

- Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng CNTT cán bộ chuyên trách công đoàn toàn tỉnh.

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.

3. Văn phòng điện tử Cloudoffice – giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ

Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng với những tính năng ưu việt như: quản lý văn bản toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, điều hành công việc toàn diện, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết…

Nhờ những tính năng đó mà hiện nay phần mềm Cloudoffice đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước như: Tổng cục Thuế, Hải quan, Công an, HĐNN, các đơn vị tập đoàn, doanh nghiệp lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị mình. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử để quản lý văn bản, tài liệu đã mang lại hiệu quả rõ rệt cho các đơn vị. Đó là: Giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Giải phóng không gian lưu trữ tài liệu. Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công  việc cơ quan nói chung.