Gmail có giống mail không

Chắc hẳn thuật ngữ email không còn xa lạ với chúng ta khi đang sống trong thời đại 4.0, tuy nhiên nhiều người thường lầm tưởng email và gmail giống nhau. Vậy chúng ta cùng nhau tìm hiểu Email là gì? Gmail là gì? Sự khác biệt giữa Email và Gmail là gì?

Hiện nay các công ty, doanh nghiệp kinh doanh trao đổi thông tin và bản mềm chủ yếu qua email và Gmail. Mỗi người có thể tạo địa chỉ email riêng để gửi nhanh các tài liệu cá nhân.

1. Email là gì?

Email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa làthư điện tử (hay còn gọi là hộp thư điện tử).

Email là mộtphương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị kỹ thuật số như máy tính, laptop, điện thoại di động, máy tính bảng và một số thiết bị khác, ...

Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp khi cần thiết. Ngoài văn bản là các ký tự các bạn có thể đính kèm các file đa phương tiện khác bao gồm các file đồ họa, video và hình ảnh.

Ngoài hỗ trợ người dùng cá nhân, email cũng hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp lớn và vừa.

Email là tên chung chỉ rỏ phương thức trao đổi thư trên môi trường internet. Hiện nay có rất nhiều nhác cung cấp dịch vụ email như: Gmail, Outlook, Zoho Mail, Alo Mail…

2. Gmail là gì?

Gmail là gì?

Các bạn đã quán quen thuộc với dịch vụ cung cấp thư điện tử miễn phí của Google. Để sử dụng Gmail các bạn cần đăng ký tài khoản chỉ với 1 vài bước cơ bản.

Hiện nay, Gmail là địa chỉ email được nhiều người sử dụng nhất vì tính tiện dụng của nó và cũng vì ngày càng có nhiều người biết đến Gmail là gì.

Khi mới ra mắt lần đầu tiên tốc đố phát triển của Gmail bị hạn chế bởi chính sách mời bạn bè tạo tài khoản. Đều này khẳng định đây là một dịch vụ email cao cấp.

Nhưng 14/02/2007, Gmail đã hủy bỏ chính sách giới hạn số người mở tài khoản. Kể từ đó đến nay, Gmail đã trở thành dịch vụ gửi email lớn nhất thế giới, vượt qua cả Yahoo Mail và Hotmail đình đám một thời.

Để hiểu rõ hơn về Gmail chúng ta cùng tìm hiểu một số tính năng.

Dung lượng hộp thư lên đến 15GB, giúp bạn lưu trữ thêm được nhiều mail hơn. Hộp thư quan trọng, giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm và phân loại thông tin.

Thêm tính năng tìm kiếm Google và nhắn tin nhanh để trả lời ngay lập tức.

Ngoài các yếu tố kể trên như ở phiên bản Gmail miễn phí, hiện nay rất nhiều tính năng ưu việt đã được thêm vào.

Hình thức email định dạng theo nhu cầu đặc thù doanh nghiệp như địa chỉ email theo tên miền công ty, có thể quét virus, lọc spam và chứa chữ ký điện tử, dung lượng file đính kèm tăng đến 5TB, …

3. So sánh sự khác nhau của Email và Gmail

So sánh sự khác nhau của Email và Gmail

Email là một phương thức trao đổi thư kỹ thuật số giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử. Gmail là một trong những dịch vụ email miễn phí được Google phát triển.

Email gửi thư kỹ thuật số thông qua mạng truyền thông như Internet. Gmail là một client email, cung cấp các tính năng bảo mật như quét virus, nhắc nhở email, lọc spam và một số tính năng khác nữa.

4. Địa chỉ Email là gì? Dùng để làm gì?

Địa chỉ email chính là địa chỉ của thư điện tử, giống như là một cái tên. Giống như mỗi căn nhà đều có địa chỉ nhà thì địa chỉ email cũng tương tự như vậy, chỉ khác là bạn có thể đặt tên email thoải mái miễn là cái tên đó chưa có ai lựa chọn chứ không bị gò bó như số nhà.

Địa chỉ email được dùng để người khác gửi thư đến cho chúng ta.

Ví dụ: , , .

5. Cấu trúc của một địa chỉ Email

Một địa chỉ email sẽ gồm có 3 phần: Tên định dạng, tên email và tên miền.

+ Tên định dạng: Là tên để giúp người đọc xác định được ai là người gửi email đó. Thế nhưng ngày nay người ta thường không dùng tên định dạng trong email của mình.

+ Tên email: Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email đó. Tên này được người dùng tự tạo ra miễn sao là duy nhất và khác biệt với cái địa chỉ email khác, có thể là tên chủ sử dụng đi kèm với những ký tự đặc biệt.

+ Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Phần này thường bắt đầu bằng dấu “@” và tiếp sau đó là tên miền.

6. Những nội dung chính trong Email

Cấu trúc chính của một email gồm những nội dung sau đây:

+ To (Đến): Nơi có địa chỉ email của người nhận thư.

+ From (Từ): Chứa địa chỉ email của người gửi.

+ Subject(Chủ đề): Chứa một vài từ mô tả khái quát về nội dung chính của bức thư (có thể không điền).

+ CC (Carbon Copy): Cho phép gửi email cho một người khác mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc). Tất cả những người nhận được thư đều có thểnhìn thấy địa chỉ email của nhau.

+ BCC(Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng người nhận hoàn toàn bí mật.

+ Nội dung thư:Nơi nhập nội dung muốn truyền tải. Một số người sử dụng thêm chữ ký ở cuối bức thư, trong khi một vài người khác thì không.

7. Ưu, nhược điểm của Email

- Ưu điểm của Email

Sự ra đời của email như một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực thông tin liên lạc. Email mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, trong đó phải kể đến là:

+ Tiết kiệm thời gian: Một lá thư thông thường khi gửi đi sẽ phải mất một thời gian từ 1 đến nhiều ngày mới có thể đến tay người nhận. Thế nhưng với email, chỉ cần vài giây là người nhận đã có thể nhận được thông tin mà không cần phải chờ đợi quá lâu như thư truyền thống.

+ Tiết kiệm chi phí: Với thư truyền thống, bạn sẽ phải mất một số tiền mua tem để gửi đến cho người nhận. Nhưng với email, bạn sẽ không tốn bất kì khoản phí nào cả. Việc của bạn chỉ là soạn thảo trên máy tính và gửi thư đi.

+ Chứa nhiều dạng thông tin: Nếu như với thư tay, tất cả những gì bạn có thể gửi đi là thông tin chữ viết thì giờ đây, với email, bạn có thể đính kèm các loại tập tin khác nhau từ hình ảnh, video đến các tệp âm thanh, ...

+ Tính bảo mật cao: Mỗi một địa chỉ email sẽ luôn có một mật khẩu riêng do chính chủ sở hữu đặt ra. Do đó, chỉ khi có mật khẩu thì mới có thể vào đăng nhập email, nếu không thì bạn sẽ không thể vào và xem bất kì thông tin gì.

Ưu, nhược điểm của Email

- Nhược điểm của Email

+ Có thể chứa virus:Có rất nhiều bức thư có thể chứa các tệp tin có virus, người dùng cần cẩn trọng khi mở email từ những người bạn không biết hoặc khi yêu cầu tải xuống tệp đính kèm để tránh bị dính virus.

+ Gây hiểu lầm:Vì email không thể hiện lời nói hay bộc lộ cảm xúc nên người nhận có thể hiểu sai thông điệp của người gửi.

+ Quảng cáo làm phiền:Người dùng thường bị các tin nhắn spam, quảng cáo làm phiền hoặc bị mất các thư quan trọng do thư rác. Bạn nên tìm hiểu cách chặn tin nhắn rác nếu như không muốn bị chúng gây khó chịu.

+ Giới hạn lưu trữ: Đa phần các dịch vụ email miễn phí đều bị giới hạn dung lượng lưu trữ, dẫn đến việc bạn có thể không nhận được hoặc buộc phải xóa những thư quan trọng do hộp thư đến đã đầy.

8. Các loại Email phổ biến hiện nay

- Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản riêng của mỗi cá nhân, đuôi email là dạng tên miền của nhà cung cấp, ví dụ: @yahoo.vn, @gmail.com, ...

Trong công việc kinh doanh, nếu nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc thì các dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên email này và công ty không thể quản lý được, và khi nhân viên nghỉ việc thì công ty cũng có thể bị mất luôn các thông tin, dữ liệu này.

- Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là tài khoản có đuôi email gắn liền với tên miền doanh nghiệp. Email này được công ty cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc như gửi thư cho khách hàng, đối tác,... Nếu nhân viên nghỉ việc thì công ty vẫn có thể thu hồi email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.

- Email Marketing

Email marketing (Tiếp thị qua email) là một công cụ của marketing, là cáchtiếp cận, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua email. Email marketing rất hiệu quả cho các chiến dịch quảng bá sản phẩm chăm sóc khách hàng, mang khách hàng đến với gần thương hiệu hơn.

9. Tìm hiểu một số thuật ngữ phổ biến trong email

- Bcc, Cc trong email là gì?

+ CC: Cho phép gửi email cho một người khác mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc). Ví dụ, bạn có thể gửi email đến cho A và “CC” sang cho B và C. Mặc dù email này được gửi trực tiếp cho A nhưng B và C cũng sẽ nhận được một bản sao của email. Tất cả những người nhận được thư (A, B và C) đều có thểnhìn thấy địa chỉ email của nhau.

+ BCC(Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc) nhưng người nhận hoàn toàn bí mật. Những người nhận thư theo kiểu BCC sẽ nhận được email nhưng không thấy những ai cũng nhận được bản sao bức thư đó.

- Mail server là gì?

Mail server là gì?

Mail Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng để gửi và nhận thư trên Internet. Mail Server có vai trò giống như một bưu cục, là một trung tâm dữ liệu, lưu trữ truy xuất thông tin trên Internet. Mail của bạn gửi trước khi đến hộp thư email của người nhận thì nó đều phải qua mail server.

- Spam mail (email spam) là gì?

Spam mail (Thư rác) là các thư điện tử vô bổ, thường chứa các loại quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ, chất lượng thường rất thấp.

Có một số spam email có nội dung lừa đảo, dụ dỗ cung cấp thông tin cá nhân mã số thẻ tín dụng. Hoặc chứa một đường link chứa mã độc nguy hại đến máy tính của bạn.

- Subject là gì trong email?

Subject chính là tiêu đề hay chủ đề của email. Subject chứa một vài từmô tả khái quát về nội dung chính của bức thư, người nhận có thể thông qua chủ đề để biết thông tin chính của thư mà không cần đọc toàn bộ nội dung.

- Resend Email là gì?

Resend Email có nghĩa là gửi lại email một lần nữa. Đôi khi trong quá trình gửi email có thể xảy ra trường hợp đường truyền Internet bị lỗi, bị gián đoạn nên không thể gửi email đi được. Kết quả là người nhận không thấy email của bạn nên cần gửi lại.

Cũng có khi người nhận đã bị lạc mất hoặc vô tình xóa email của bạn nên họ yêu cầu bạn Resend Email.

- Push mail là gì?

Push email là một phương pháp nhận email bằng cách sử dụng một hệ thống tự động chuyển tiếp email đến một thiết bị di động được cấu hình sẵn thay vì người dùng phải check hộp thư theo cách thủ công như trước đây. Thiết bị di động này làm việc bằng cách giữ một kết nối hoạt động mở với máy chủ để các máy chủ có thể thông báo cho các thiết bị di động ngay lập tức khi email mới đã đến.

- Các từ viết tắt tiếng Anh trong email

+ Btw là gì trong email?

Btw là viết tắt của cụm từ by the way, có nghĩa là nhân tiện, tiện thể. Btw được dùng ở cuối email để hỏi thêm thông tin.

+ Re là gì trong email?

Re là viết tắt của reply, có nghĩa là hồi âm. Từ này được dùng khi thư là hồi âm của người mà bạn đã gửi email trước đó.Tức là người nhận đọc được email của bạn rồi nhấn vào Reply để trả lời thư mà không cần soạn một email mới.

+ Fyi là gì trong email?

FYI là viết tắt của cụm từ for your information, có nghĩa là để/cho bạn biết rằng. Fyi dùng ở đầu e-mail khi người gửi muốn gửi cho người nhận những thông tin mà họ đang cần.

+ Fwd là gì trong email?

Fwd là viết tắt của từ forward, có nghĩa là chuyển tiếp. Forward email là một hình thức chuyển các bức thư nhận được từ người khác đến hộp thư thứ ba.

10. Mẹo sử dụng email hiệu quả

- Địa chỉ email chuyên nghiệp

Tên email cũng giống như bộ mặt của chúng ta vậy. Muốn khiến cho người khác tin tưởng thì điều đầu tiên cần phải làm làđặt tên email thật chuyên nghiệp. Tên email chuyên nghiệp sẽ khiến người nhận có ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên. Và với những email có tên chuyên nghiệp, tỷ lệ người nhận đọc email của bạn là rất cao.

Hãy tránh đặt tên những email có phần “trẻ con” như kiểu , , ...

- Đặt tiêu đề rõ ràng, súc tích

Bạn nên đặt tiêu đề cho email của mình thay vì để trống chúng, các email không có tiêu đề thường dễ bị người nhận bỏ qua khi kiểm tra hộp thư. Tiêu đề của email cần ngắn gọn, khái quát đúng nội dung chính của thư, tránh lan man dài dòng, không đi vào trọng tâm

- Đọc và chỉnh sửa email trước khi gửi

Mẹo sử dụng email hiệu quả

Bạn nên tập thói quen đọc lại toàn bộ email trước khi gửi đi. Việc kiểm tra lại email tuy mất thời gian nhưng sẽ giúp bạn rất nhiều điều như sửa lỗi chính tả; chỉnh lại các câu văn, đoạn văn dài dòng, khó hiểu; kiểm tra tên người nhận, file đính kèm có đúng không,...

- Chuyên nghiệp với lời chào

Cần tránh mở đầu email bằng những lời chào thiếu sự chuyên nghiệp như: hi u, tao nek, chào người anh em, hello em,…

Chúng ta cần những lời chào lịch sự, phù hợp với từng đối tượng khác nhau như khách hàng, đối tác, bạn bè, thầy cô,.. như: Kính gửi, Thân gửi,...

- Cẩn thận với các đính kèm và đường dẫn lạ

Cần tránh việc mở các file đính kèm trên thư điện tử khi bạn không thật sự biết chúng là gì. Nếu không thì nguy cơ thiết bị của bạn bị nhiễm virus là rất cao.

Nên cẩn trọng với những email liên quan đến ngân hàng, dịch vụ thanh toán online của bạn vì hiện nay có rất nhiều đối tượng lừa đảo qua email. Điều này có thể sẽ mất chút thời gian nhưng lại an toàn cho bạn về sau.

Hy vọng bài viết Email, Gmail là gì? Sự khác nhau giữa 2 hòm thư điện tử này giúp bạn hiểu hơn về Email và Gmail. Mọi thông tin chỉ giúp bạn tham khảo.

TAGS