Hình thức thay đổi địa chỉ trên hóa đơn cũ năm 2024

Trong suốt thời gian hoạt động sẽ có trường hợp Công ty thay đổi thông tin (địa chỉ, đổi tên công ty, Logo công ty ….). và tất nhiên khi Công ty bạn có những sự thay đổi đó thì Hóa đơn mà bạn sử dụng cũng sẽ thay đổi. Vậy thủ tục để thay đổi những thông tin trên Hóa đơn là gì? Cùng theo dõi bàn viết sau đây. Matbao-invoice sẽ hướng dẫn bạn nhưng thủ tục cần thiết nhé!

Lập tờ khai thông báo điều chỉnh thông tin (TB04/AC)

Trường hợp cần lập thông báo điều chỉnh thông tin

Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý:

Đầu tiên bạn cần phải hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy phép kinh doanh với Sở kế hoạch và đầu từ. (Bạn cần lưu ý sau khi đã thay đổi trên Giấy Phép kinh doanh xong bạn hãy vào tra cứu thông tin của công ty mình trên trang tổng cục thuế qua đường link: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ để xem đã được cập nhật đúng thông tin chưa nhé)

Và tất nhiên rồi, để có thể sử dụng tiếp hóa đơn điện tử một cách hợp pháp bạn cần phải thực hiện tiếp các thủ tục đối với hóa đơn điện tử như sau:

Nếu bạn không thay đổi bất cứ thông tin gì trên mẫu hóa đơn ngoài thông tin địa chỉ công ty thì bạn chỉ cần tiến hành làm thông báo điều chỉnh thông tin (Mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK)

Bước 1: Bạn sẽ đăng nhập phần mềm HTKK và sau đó chọn vào mục thông báo điều chỉnh thông tin như hình bên dưới:

Bước 2: Nhấn đồng ý

• Tiếp theo bạn nhập các trường thông tin hiển thị trên thông báo điều chỉnh:

+ Ngày đã có thông báo phát hành hóa đơn: là ngày được cơ quan thuế duyệt thông báo ở link

+ Thông tin thay đổi: chọn địa chỉ trụ sở chính

+ Thông tin cũ: thông tin địa chỉ cũ

+Thông tin mới: thông tin địa chỉ mới

• Bạn tiến hành kết xuất ra file xml và lưu về máy (lưu ý không được đổi tên file) => nộp thông báo điều chỉnh này qua trang thuedientu.gdt.gov.vn hướng dẫn nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại đây
• Cuối cùng, bạn liên hệ với nhà cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử để được cập nhật lại thông tin địa chỉ cho đúng với trên giấy phép kinh doanh

Trường hợp cần lập thông báo hủy hóa đơn

Trường hợp 1: Thay đổi thông tin địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

Nếu muốn tiếp tục sử dụng tiếp hóa đơn thì bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi
• Nộp thông báo điều chỉnh thông tin và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế mới.

Nếu không có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn thì sẽ thực hiện như sau:

• Thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng bằng cách lập thông báo kết quả hủy hóa đơn và nộp đến cơ quan thuế nơi chuyển đi
• Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế mới

Trường hợp 2: Thay đổi những thông tin khác:

• Thay đổi tên công ty
• Thay đổi Logo công ty trên hóa đơn
• Thay đổi những nội dung bắt buộc khác trên tờ hóa đơn: Tên loại hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn; Số thứ tự hóa đơn;Tên liên hóa đơn; …

Để sử dụng tiếp hóa đơn với những thông tin mới:

• Bạn tạo thông báo hủy số hóa đơn còn lại chưa sử dụng (TB03/AC)
• Thực hiện nộp thông báo phát hành với mẫu hóa đơn mới.

Nguồn: Điều 9 khoản 2 thông tư 39

Lưu ý: Nếu thay đổi thêm các thông tin khác trên mẫu hóa đơn ngoài thông tin địa chỉ như logo, background hoặc thay đổi các tiêu thức khác thì bạn sẽ thực hiện thông báo hủy những số hóa đơn chưa sử dụng và tiến hành nộp Thông báo phát hành mới.

Hướng dẫn lập tời khai Hủy số hóa đơn (TB03/AC):

Ví dụ: Công ty A đã thông báo phát hành 1000 hóa đơn GTGT lần đầu, hiện tại đã xuất 200 hóa đơn. Vậy thông báo kết quả hủy sẽ thực hiện như sau:

Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử được chia thành nhiều trường hợp cụ thể và cách xử lý không giống nhau. Bài viết sau đây của xCyber cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thay đổi địa chỉ trên HĐĐT.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 31/02/2014.
• Công văn 2010/TCT-TVQT hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 30/05/2014.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn có hiệu lực từ ngày 05/12/2020.

Trong hành trình phát triển, nhiều công ty có nhu cầu thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở để phù hợp với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc thay đổi này sẽ kéo theo việc doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục pháp lý khác, trong đó có thủ tục xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty.

Việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử gồm 2 trường hợp sau:

• Trường hợp 1: Thay đổi tên/địa chỉ công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý.
• Trường hợp 2: Thay đổi tên/địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý.

Có 3 cách xử lý như sau:

• Hủy các số hóa đơn điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
• Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
• Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó.

Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử nhưng không đổi Cơ quan thuế quản lý

Trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp tục những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng hết, thì tùy thuộc vào yêu cầu của từng Cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách dưới đây:

Cách 1. Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn

Nhằm thực hiện điều chỉnh tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc các thông tin khác trên mẫu hóa đơn (website, email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng…), doanh nghiệp làm theo các bước như sau:

• Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK (hoặc Lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp) và online trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/).
• Bước 2: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
• Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được Cơ quan thuế quản lý chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu cơ quan thuế chưa chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ Cơ quan thuế để được hướng dẫn.
• Bước 4: Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp vào mục Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” là có thể xuất hóa đơn điện tử. Nếu không thao tác được, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để được hỗ trợ.

Tải về: Mẫu TB04/AC – Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn

Cách2. Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp làm thủ tục hủy các số hóa đơn còn chưa sử dụng hết, sau đó thực hiện phát hành lại các số này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn trước về trường hợp này.

Ví dụ: Ngọc Linh mua gói 1000 hóa đơn điện tử, đã xuất 290 số hóa đơn, còn lại 710 số hóa đơn chưa sử dụng. Nếu muốn tiếp tục sử dụng 710 số hóa đơn này sau khi đổi tên hoặc địa chỉ công ty, Ngọc Linh thực hiện hủy 710 số hóa đơn chưa sử dụng đi và thực hiện phát hành lại 710 số hóa đơn này.

Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Hủy các số hóa đơn mẫu cũ. Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy như bên trên.
• Bước 2: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm. Sau khi có giấy phép sử dụng, doanh nghiệp thực hiện đăng ký giấy phép sử dụng mới vào phần mềm.
• Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành lại các số hóa đơn vừa hủy.
• Bước 4: Sau hai ngày, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu chưa được chấp nhận thì liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
• Bước 5: Sau khi hoàn thành thủ tục với thuế thì mới vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để phát hành được hóa đơn trên phần mềm.​
  Chi tiết cách thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử như thế nào?

Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý

Việc thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn đồng thời thay đổi luôn Cơ quan quản lý thuế, nếu doanh nghiệp muốn mang những số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới để sử dụng. Doanh nghiệp phải làm theo các bước như sau:

• Bước 1 – Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy quận/huyện) (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp).
• Bước 2 – Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến: Nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn và mẫu BK01/AC – bảng kê hóa đơn chuyển đi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/huyện/tỉnh mới.
• Bước 3: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thử tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
• Bước 4: 2 ngày sau khi nộp thông báo lên cơ quan thuế nơi chuyển đến, doanh nghiệp kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ xem đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa thì tiếp tục liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
• Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm, chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để sử dụng hóa đơn.

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, đối với những số hóa đơn đã phát hành nhưng không có nhu cầu sử dụng nữa, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn tương tự như trên và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp) cho Cơ quan thuế tại nơi chuyển đi.

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Hy vọng đem đến những thông tin hữu ích cho quý khách hàng. CyberLotus đang có chương trình khuyến mại dành cho khách hàng đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử xCyber Bill dành cho máy tính tiền (POS) với các ưu đãi hấp dẫn:

• Giảm ngay 50% phí dịch vụ hóa đơn khi đăng ký gói xCyber Bill dành cho máy tính tiền (POS) gói bất kỳ.
• Miễn phí tích hợp phần mềm bán hàng POS.
• Miễn phí kết nối và truyền nhận dữ liệu HĐĐT đến Tổng cục thuế.

Cao Thuy An với kinh nghiệm hơn 5 năm trong marketing. Hiện đang là biên tập viên chuyên phụ trách lĩnh vực marketing trên xCyber.