là một công việc bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tuy nhiên không phải ai cũng nắm được cách lập Báo cáo tài chính chính xác và hạn chế rủi ro sai sót. Bài viết Safebooks sẽ thông tin bổ ích hướng dẫn lập báo cáo tài chính một cách chi tiết nhất cho doanh nghiệp
Hướng dẫn lập báo cáo tài chính thông qua 7 bước:
7 bước lập Báo cáo tài chính
Bước 1: Tổng hợp, sắp xếp chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính: hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ, bảng lương, bảng chấm công, phiếu nhập/xuất kho,...
Chứng từ kế toán thành phần quan trọng và không thể thiếu để lập báo cáo tài chính. Việc tổng hợp và sắp xếp chứng từ cần theo thứ tự thời gian và nghiệp vụ phát sinh để giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm chứng từ.
Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh
Sau khi đã tổng hợp và sắp xếp các chứng từ kế toán, các nghiệp vụ cần được ghi chép và phản ánh vào sổ sách kế toán. Việc ghi nhận này có thể thực hiện trên excel hoặc phần mềm kế toán.
Bước 3: Phân bổ, khấu hao chi phí trả trước và tài sản cố định
Đối với phần hành Tài sản cố định và chi phí trả trước, kế toán cần hạch toán phân bổ chi phí phát sinh hàng tháng với thời gian phân bổ hợp lý đúng quy định.
Hạch toán với phần mềm kế toán, kế toán cập nhật thông tin chung, giá trị và thời gian phân bổ của các Tài sản cố định và các khoản chi phí trả trước vào phần hành tương ứng. Đồng thời lập bảng Excel theo dõi song song trích khấu hao, phân bổ chi phí trả trước.
Hàng tháng, các kế toán thực hiện phân bổ tự động. Nên đối chiếu, so sánh kết quả phân bổ trên phần mềm với bảng Excel, nhất là với các khoản chi phí phát sinh tại thời điểm giữa tháng, cần phân bổ chi tiết chính xác đến từng ngày.
Hơn nữa, một số doanh nghiệp đặc thù, để phục vụ yêu cầu quản trị chi phí, các bạn có thể sẽ cần thêm bảng phân bổ chi phí bằng Excel. Các khoản chi phí như tiền lương, BHXH, BHYT, các chi phí mua ngoài khác… được phân bổ cụ thể cho từng mã sản phẩm, hợp đồng, dự án. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng…cần phân bổ chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban.
Bước 4: Hạch toán các khoản ước tính, điều chỉnh:
Cuối năm, kế toán cần rà soát từ đó điều chỉnh hoặc hạch toán bổ sung vào phần mềm kế toán.
- Bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
- Các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh….
- Các khoản chi phí của năm cần trích trước: Lương tháng 13, thưởng tết âm lịch, chi phí kiểm toán, chi phí mang tính chất thường xuyên tiền thuê nhà, điện, nước, nguyên vật liệu,…
- Bổ sung doanh thu chưa thực hiện chuyển sang thực hiện với các chương trình tri ân khuyến mại khách hàng…
- Các bút toán phân loại lại khoản đầu tư, tiền gửi thấu chi, phân loại lại công nợ ngắn hạn dài hạn, các khoản vay ngắn hạn dài hạn, …
- Các bút toán điều chỉnh sai sót [nếu có]
Bước 5: Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách
Đây là bước rất quan trọng. Nếu hạch toán sai, số liệu lên Báo cáo tài chính không chính xác. Điều này sẽ khiến cho kế toán mất thời gian và công sức rà soát lại, tìm nguyên nhân, điều chỉnh và làm lại Báo cáo tài chính. Vì vậy kế toán cần phải lưu ý kiểm tra kỹ số liệu trước khi lên Báo cáo tài chính.
Cụ thể, kế toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán từng Tài khoản, giữa các Tài khoản với nhau, giữa Tài khoản với chứng từ thực tế phát sinh..
- Kiểm tra việc chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này của tất cả các tài khoản có số dư [Cả Sổ cái và Số chi tiết], đối với các phần hành Công nợ, Kho hàng hóa, các bạn cần kiểm tra lại số dư của từng đối tượng Khách hàng, Nhà cung cấp; kiểm tra số lượng và giá trị từng loại hàng hóa.
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ kế toán và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản [Sổ cái]
Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển
Sau khi rà soát và bổ sung các bút toán còn thiếu, chúng ta sẽ thực hiện kết chuyển lãi/lỗ trong năm.
Kế toán cần lưu ý kết chuyển lãi/lỗ năm ngoái trước khi thực hiện kết chuyển lãi/lỗ năm nay. Sau khi kết chuyển, các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 không còn số dư.
Đối với những doanh nghiệp phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, các bạn cần kết chuyển lần thứ nhất để xác định lãi, tính ra số thuế phải nộp, hạch toán bổ sung bút toán ghi nhận thuế và chi phí thuế phát sinh. Sau đó các bạn thực hiện kết chuyển lại để ra con số lợi nhuận cuối cùng.
Với phần mềm kế toán, bút toán kết chuyển có thể được cài đặt tự động, các bạn chỉ cần nhập thời gian, kết chuyển sẽ được thực hiện nhanh chóng thuận tiện.
Bước 7: Lên Báo cáo tài chính
Đây là công việc cuối cùng trong các bước lên Báo cáo tài chính. Khi mọi nghiệp vụ kinh tế đều đã được phản ánh đầy đủ, chính xác, kế toán có thể lên Báo cáo tài chính theo hướng dẫn quy định cụ thể tại Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC:
- Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, loại hình, mọi thành phần kinh tế không xét đến quy mô doanh nghiệp.
Đối với hạch toán trên excel, khi lập Báo cáo tài chính, kế toán cần nhặt từng chỉ tiêu trên mỗi báo cáo từ Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
Đối với sử dụng phần mềm kế toán, việc lên Báo cáo tài chính trở nên dễ dàng hơn, thay vì phải thủ công lên từng chỉ tiêu của Báo cáo tài chính, chỉ cần thực hiện xong bước kết chuyển lãi/lỗ cuối cùng, kế toán có thể có xem ngay bộ Báo cáo tài chính trên phần mềm.
Tuy nhiên, nên kiểm tra lại các chỉ tiêu của Báo cáo tài chính một lần nữa, nhất là báo cáo lưu chuyển tiền tệ, xem xét lại về mặt bản chất nghiệp vụ, phân loại lại các chỉ tiêu, đưa về đúng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư hay hoạt động tài chính, để báo cáo phản ánh được chính xác hơn tình hình dòng tiền lưu chuyển của doanh nghiệp.
Bài viết liên quan: Cách đọc và phân tích báo cáo tài chính cho người mới bắt đầu
7 nguyên tắc lập báo cáo tài chính:
7 Nguyên tắc lập báo cáo tài chính
Theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, có 7 nguyên tắc lập báo cáo tài chính mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Cụ thể:
Nguyên tắc lập báo cáo tài chính 1: Tuân theo các chuẩn mực
Việc lập và trình bày Báo cáo tài chính phải tuân theo các quy định tại chuẩn mực kế toán “trình bày báo cáo tài chính” và các chuẩn mực khác có liên quan. Toàn bộ thông tin quan trọng phải được giải trình cụ thể để người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nguyên tắc số 2: Tôn trọng bản chất hơn hình thức
Báo cáo tài chính phải phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện hơn là các hình thức pháp lý của giao dịch và sự kiện đó.
Nguyên tắc 3:
Tài sản không được ghi nhận cao hơn phần giá trị có thể thu hồi. Nợ phải trả không được thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.
Nguyên tắc 4: Phân loại tài sản và nợ phải trả
Tài sản và nợ phải trả bên Bảng cân đối kế toán phải được trình bày thành: Ngắn hạn và dài hạn. Trong từng phần, các chỉ tiêu phải được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần.
- Ngắn hạn: Tài sản hoặc nợ phải trả có thời gian đáo hạn còn lại