Ngày 18 tháng 12 năm 2020, Bộ Nội vụ ban hành Công văn số 6679/BNV-VTLTNN gửi các cơ quan, tổ chức ở trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.
Công văn hướng dẫn có nội dung chi tiết:
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Bộ Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức ở trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:
I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN
1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a] Tăng cường tuyên truyền, phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
b] Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới theo đúng thẩm quyền các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành, gồm: Quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ theo yêu cầu cầu của Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” [sau đây gọi là Quyết định số 458/QĐ-TTg].
c] Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
- Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ.
- Rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 30 tháng 3 năm 2021.
- Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
d] Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý, trong đó tập trung vào các nội dung:
- Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư [sau đây gọi là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP].
- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hoá tài liệu; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ [bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu] bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
đ] Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
a] Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b] Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
c] Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử [sau đây gọi là Chỉ thị số 35/CT-TTg].
d] Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.
đ] Thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm sau: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng [mủn, rách…], tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin.
e] Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bị ảnh hưởng của mưa bão, lũ lụt trong năm 2020 cần rà soát, thống kê, báo cáo gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 30 tháng 3 năm 2021 về tình hình thiệt hại [nếu có] và thực hiện các biện pháp xử lý, phục hồi đối với tài liệu bị hư hại.
g] Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh với các hình thức như trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.
3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức tăng cường bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí chỉnh lý để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ bó gói, tồn đọng, tích đống hình thành từ năm 2015 trở về trước theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg; không bố trí kinh phí chỉnh lý đối với tài liệu được hình thành sau năm 2015.
II. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM
Năm 2021 các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước cần tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:
1. Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
4. Thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg.
5. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.
Các cơ quan, tổ chức ở trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương căn cứ văn bản này xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương./.
Tệp đính kèm
Theo đó, nhằm đảm bảo việc thực hiện công tác văn thư tại các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp, các Tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND Thành phố, UBND các quận, huyện, thị xã [gọi chung là cơ quan, tổ chức] theo quy định mới được đồng bộ, kịp thời, đúng quy định; Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện một số nội dung như sau:
1. Tổ chức quán triệt, triển khai Nghị địnhsố 30/2020/NĐ-CP
Các cơ quan, tổ chức quán triệt, phổ biến và triến khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý để thực hiện.
2. Sửa đổi Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức sửa đổi Quy chế công tác ván thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho phù hợp.
3. Một số nội dung cần thực hiện khi dự thảo văn bản, ban hành văn bản, tiếp nhận văn bản
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư được ban hành và chính thức có hiệu lực từ ngày 05/3/2020 đồng nghĩa với việc Thông tư 01/2011/TT- BNV, ngày 19/01/201 lcủa Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính hết hiệu lực.
Khi thực hiện dự thảo, ban hành và tiếp nhận văn bản phải thực hiện nghiêm các quy định được ban hành tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, đặc biệt chú ý một số nội dung sau:
- Phần thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản thực hiện theo Phụ lục I [Ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP].
- Viết hoa trong văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục II [Ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP].
- Chữ viết tắt tên loại, mẫu trình bày văn bản hành chính và bản sao các văn bản trình bày theo Mẫu quy định tại Phụ lục III [Ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP].
4. Một số điểm cần lưu ý:
a. Về phạm vi điều chỉnh: Nghị định này bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác vãn thư, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.
b. Khái niệm về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tố chức, theo đó: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp tý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:
- Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;
- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật;
c. Số lượng văn bản hành chính: Gồm 29 loại văn bản
Bỏ 04 loại văn bản sau: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
Thêm 01 loại văn bản: phiếu báo.
d. Soạn thảo văn bản, ký văn bản
- Soạn thảo văn bản: Quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.
Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản [đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh]; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó...
- Đánh số trang văn bản: số trang văn bản đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
- Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:
Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vu trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ “Trường hơp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.
+ “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký”.
e. Về quản lý vãn bản đi
- Cấp số văn bản:
+ Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định
+ Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tồ chức quy định.
+ Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
- Về lưu văn bản đi điện tử
Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức ccó Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
f. Về quản lý văn bản đến
Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thế hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.
g. Sao văn bản
Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định này quy định các loại bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, này bao gồm:
- Hình thức và các bản sao:
+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức;
+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao;
+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
- Thấm quyền sao văn bản:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
Văn bản số 879/SNV-CCVTLT
Sở nội vụ