Luật doanh nghiệp mới có hiệu lực từ 01/07/2015 với nhiều thay đổi về doanh nghiệp cũng như thủ tục đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế ban đầu cho doanh nghiệp sau khi được cấp chứng nhận đăng ký kinh doanh. Theo các quy định mới đã có sự liên thông giữa Sở kế hoạch đầu tư với cơ quan thuế, tuy vậy vẫn còn nhiều thủ tục mà người thủ tục cần thực hiện một cách cẩn trọng, thậm chí vẫn còn tồn tại sự khác nhau giữa một số quận huyện tại TP Hồ Chí Minh. Dưới đây, chúng tôi hướng dẫn trình tự thủ tục và phân tích một số tình huống về đăng ký thuế lần đầu, phát hành hóa đơn và đi vào hoạt động, bao gồm cả các biểu mẫu áp dụng.
1. Một số thuật ngữ, khái nghiệp cần hiểu rõ trước khi thực hiện Mã số doanh nghiệp - Là mã số có 10 chữ số, là duy nhất gắn theo suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp của chi nhánh, văn phòng đại diện có 13 chữ số. Mã số doanh nghiệp cũng chính là mã số thuế của doanh nghiệp [trước kia mã số doanh nghiệp khác với mã số thuế].
2. Yêu cầu thực hiện thủ tục đăng ký ban đầu Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trong vòng 30 ngày làm việc tiếp theo, doanh nghiệp phải:
- Treo biển công ty / doanh nghiệp tại địa chỉ ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Đăng ký tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số [CA-Token Key] để đăng ký nộp thuế qua mạng
- Khai và nộp thuế môn bài. Thuế môn bài hiện nay quy định 4 mức, nếu thành lập doanh nghiệp trước ngày 01/07 trong năm tài chính thì nộp 100% tiền thuế theo bậc thuế môn bài tương ứng, nếu thành lập sau ngày 01/7 trong năm tài chính thì nộp 50% tiền thuế môn bài theo bậc thuế tương ứng. Xem thêm hướng dẫn kê khai nộp thuế môn bài tại đây.
- Đăng ký khai trình lao động tiền lương với Sở lao động thương binh và xã hội
- Đăng ký lao động và bảo hiểm cho nhân viên
- Đặt in hóa đơn hoặc mua phần mềm in hóa đơn hoặc mua hóa đơn từ cơ quan thuế để sử dụng 3. Trình tự và biểu mẫu khai thuế ban đầu Bộ hồ sơ gồm có:
- Sau khi thành lập doanh nghiệp, từ 5-10 ngày, cơ quan thuế sẽ gửi phiếu chuyển thông tin đăng ký thuế về cho doanh nghiệp. Có nơi bạn nhận được, có nơi bạn không nhận được, đừng hỏi tại sao [?]
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc của Hội đồng thành viên [TNHH] / Hội đồng quản trị [Cổ phần] / Chủ sở hữu doanh nghiệp
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách công tác kế toán. Người được bổ nhiệm kế toán trưởng phải có chứng chỉ kế toán trưởng, nếu không có người đủ điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng thì bổ nhiệm người "phụ trách công tác kế toán" theo quy định của Luật kế toán hiện hành.
- Đề nghị tự nguyện kê khai báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Mẫu 06/GTGT
- Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in / đặt in - Mẫu theo TT39
- Nếu muốn chuyển đổi kỳ khai thuế từ Quý -> Tháng thì nộp thêm mẫu 07/GTGT. Vì doanh nghiệp mới thành lập mặc nhiên được khai thuế theo Quý, nhưng khi doanh nghiệp có nhu cầu tự nguyện thực hiện khai thuế theo tháng thì làm mẫu này gửi cơ quan thuế.
- Công văn / Bản đăng ký hình thức kế toán và phương pháp khấu hao tài sản cố định [Xem mẫu download ở phần dưới bài viết này].
- Mẫu thông tin doanh nghiệp, theo mẫu của cơ quan thuế [hiện nay chỉ còn vài quận tại HCM yêu cầu mẫu này như quận 7, quận 9, còn các quận huyện khác không yêu cầu]. Tương tự cũng xảy ra tình trạng tương tự tại các địa phương khác.
- CMND công chứng của giám đốc - 3 bản
- CMND công chứng hoặc bản sao thường của Kế toán trưởng / Người phụ trách kế toán - 3 bản
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản sao công chứng 1 bản
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT, mẫu theo hướng dẫn tại thông tư 80/2012/TT-BTC. Hiện nay mẫu này ở nhiều nơi không yêu cầu và không nhận nữa nhưng một số nơi vẫn yêu cầu. Lời khuyên cho bạn là cứ làm dự phòng để khỏi phải chạy đi chạy về nếu cơ quan thuế họ yêu cầu.
- Bản photo / bản in thường tờ khai thuế môn bài + Biên lai / Chứng từ nộp thuế môn bài
4. Các bước và trình tự thực hiện 4.1. Liên hệ mua chữ ký số và mở tài khoản ngân hàng. Chữ ký số nên đăng ký luôn cho 3 năm, bạn có cơ hội được tặng thêm 1 năm với tổng chi phí không quá 2 triệu đồng. Tài khoản ngân hàng thì cần có 1 triệu làm số dư tối thiểu. Khi làm việc mở tài khoản ngân hàng, bạn mang theo 1 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh + dấu + thông báo mẫu dấu đã nộp cho sở kế hoạch đầu tư. Mặc dù luật doanh nghiệp quy định bỏ mẫu dấu, trao quyền tự chủ về con dấu cho doanh nghiệp, nhưng lời khuyên cho bạn là tạm thời hãy cứ làm theo "truyền thống" nếu không muốn gặp rắc rối phiền hà. Việc mua chữ ký số, chỉ cần cung cấp MST cho nhà cung cấp CA, họ sẽ kích hoạt cho bạn và đăng ký thông tin cho bạn. Bạn sử dụng Token đó, truy cập nhantokhai.gdt.gov.vn thực hiện hoàn tất việc đăng ký các tờ khai thuế, đăng ký nộp thuế điện tử. Lưu ý, nên sử dụng cổng thông tin khai nộp thuế trực tiếp với Tổng cục thuế, không nên sử dụng T-VAN.
4.2. Thông báo số tài khoản với Sở kế hoạch đầu tư Sau khi hoàn thành đăng ký tài khoản ngân hàng, điền thông tin vào mẫu "thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh" nộp tại Sở kế hoạch đầu tư. Trước đây doanh nghiệp thực hiện bằng mẫu 08/MST tại cơ quan thuế. Các tổ chức khác không phải thành lập theo luật doanh nghiệp hiệu lực từ 01/07/2015 vẫn sử dụng mẫu 08/MST nộp tại cơ quan thuế. Hiện nay TT80 đang có kế hoạch sửa đổi bổ sung nhưng chưa rõ khi nào có kết quả.
4.3. Kê khai thuế môn bài lần đầu và nộp tiền thuế môn bài Bươc tiếp theo, bạn cần hoàn thành tờ khai thuế môn bài. Tờ khai này bạn thực hiện trên phần mềm HTKK phiên bản hiện tại là 3.3.5, xuất dữ liệu ra dạng XML, nộp online tại nhantokhai.gdt.gov.vn [Chạy bằng IE8] là tốt nhất. Khi nộp cần xác nhận ký bằng Token bạn đã đăng ký, sau đó nộp luôn tiền thuế theo số ghi trên tờ khai. Nếu vì lý do nào đó về hệ thống hoặc chưa hoàn tất thủ tục xác nhận đăng ký nộp thuế online thì mang tiền ra kho bạc, ngân hàng [thu ngân sách], cơ quan thuế quản lý nộp trực tiếp. Luy ý, giữ lại biên lai nộp thuế môn bài.
4.4. Nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế Bạn in, ký tên, đóng dấu tất các các tài liệu ghi tại mục 3, nhớ làm 2 bản [mặc dù thủ tục hành chính hướng dẫn là 1 bộ hồ sơ] để doanh nghiệp còn lưu được 1 bản. Vì sau này, trong quá trình giao dịch thuế, có rất nhiều thủ tục mà cơ quan thuế "cứ hỏi" mẫu này, mẫu kia đâu mặc dù trước đó ta đã nộp cho họ.
4.5. Tiếp nhận kết quả và tiến hành phát hành hóa đơn Khi hồ sơ nộp tại bước 4.4 hoàn thành, theo quy định, 5 ngày kế tiếp cơ quan thuế sẽ trả lời doanh nghiệp bằng văn bản, cụ thể là "Thông báo về việc sử dụng hóa đơn tự in / đặt in". Nhưng thực tế thì thời gian trả lời có thể dài hơn, có thể không trả lời. Theo quy định mới tại TT26/2015/TT-BCT, nếu sau 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, nếu cơ quan thuế không trả lời bằng văn bản thì doanh nghiệp mặc nhiên được làm theo đề nghị của mình. Ghú ý quan trọng: Trong nhiều trường hợp, cơ quan thuế tiền hành thẩm tra cơ sở trước khi trả lời bằng văn bản. Khi cơ quan thuế tới làm việc, họ sẽ ghi lại vào mẫu "Biên bản làm việc lần đầu" sau đó mới cho thực hiện các bước tiếp theo. Khi thẩm tra cơ sở, họ yêu cầu sự có mặt của giám đốc, kiểm tra hợp đồng thuê trụ sở, thuê văn phòng, thậm chí là 1 hóa đơn mua dịch vụ, mua công cụ, trang thiết bị bất kỳ trước đó của doanh nghiệp bạn. Cho nên, lời khuyên cho bạn là chuẩn bị trước hợp đồng thuê trụ sở / văn phòng. Kể cả bạn đang sử dụng nhà của chính mình / hoặc đi mượn thì cũng làm hợp đồng thuê hoặc mượn.
4.6. Phát hành hóa đơn và khai thuế kỳ đầu tiên
- Sau khi có văn bản của cơ quan thuế, bạn sử dụng văn bản đó liên hệ nhà in [có chức năng in hóa đơn] hoặc nhà cung cấp phần mềm in hóa đơn - hóa đơn điện tử xác thực [vốn trên 15 tỷ mới được tự in - TT39] để ký hợp đồng đặt in / mua phần mềm tự in hóa đơn. Nhà in / công ty bán phần mêm in hóa đơn sẽ tạo HÓA ĐƠN MẪU. Ghi nhớ là hãy nói đối tác tạo cho bạn 3 bộ HÓA ĐƠN MẪU.
- Sử dụng mẫu hóa đơn và kê khai trên phần mềm HTKK - sử dụng mẫu 01TB/AC để làm thông báo phát hành hóa đơn với số lượng tùy thích và với thông số ghi trên mẫu hóa đơn.
- Trường hợp cơ quan thuế không cho phép DN bạn tự in / đặt in hóa đơn thì bạn phải làm "Đề nghị mua hóa đơn". Trường hợp này xảy ra khi doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế, hoặc không nộp mẫu 06/GTGT và không đề nghị sử dụng hóa đơn hoặc có đề nghị mà vì lý do nào đó không được chấp thuận.
- Nộp thông báo phát hành hóa đơn với dạng file XML kèm theo mẫu trên cổng nộp tờ khai nhantokhai.gdt.gov.vn, nhưng vẫn phải lên cơ quan thuế nộp 1 bộ HÓA ĐƠN MẪU + in tờ khai thông báo phát hành đã ký nôp từ hệ thống cho họ. Các lần thông báo phát hành tiếp theo với cùng mẫu hóa đơn thì không cần nộp mẫu nữa.
- Sau khi nộp thông báo phát hành, từ ngày thứ 10 kể từ ngày doanh nghiệp ký xác nhận trên thông báo phát hành hóa đơn và đồng thời kể từ ngày thứ 5 kể từ ngày cơ quan thuế nhận được thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu được xuất hóa đơn.
- Kỳ kê khai thuế lần đầu: để cẩn trọng, kể cả trong trường hợp bạn chưa hoàn thành thủ tục đăng ký thuế nhưng lại nhằm đúng kỳ kê khai quý của lần đầu tiên thì cứ nộp 1 bản khai trắng [01/GTGT hoặc 04/GTGT]. Trường hợp hoàn thành đăng ký ban đầu, chưa có phát sinh giao dịch, kể cả chưa phát hành hóa đơn, bạn vẫn nộp báo cáo thuế GTGT [Báo cáo trắng].
4.7. Đăng ký khai trình lao động tiền lương - Xem bài tiếp theo 4.8. Đăng ký lao động và thủ tục bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm [nếu có]
Các biểu mẫu đăng ký thuế áp dụng kèm theo, download tại đây:
Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệp về vấn đề này.