Hướng dẫn phần mềm Sendblaster gửi Email Marketing
Quá trình gửi EMAIL MARKETING tự động diễn ra theo 4 bước chính như sau
§ Bước 1: Tạo danh sách email [tên] và nhập list email vào từ file Excel
§ Bước 2: Soạn Email gửi đi [Tiêu đề và nội dung]
§ Bước 3: Cấu hình hệ thống để gửi mail
§ Bước 4 – NÂNG CAO: Theo dõi thông tin về mail gửi đi, Email template dẹp.
BƯỚC 1: TẠO DANH SÁCH EMAIL ĐỂ GỬI MAIL [DANH SÁCH NGƯỜI NHẬN]
1. Tạo list mới và nhập tên list
Mục 1: Tại giao diện chính của chương trình, click vào Manage lists
Mục 2: Click vào dấu “+” để thêm list mới
Mục 3: Điền tên list mới rồi nhấn Enter [lưu ý nhấn Enter, nếu ko sẽ ko hiện list vừa lập ra]
2. Import danh sách email từ file Excel vào phần mềm
Mục 1: Click vào menu Import
Mục 2: Chọn đúng danh sách Email cần Import [chính là danh sách vừa tạo ở mục trước]
Mục 3: Giữ nguyên các tuỳ chọn khác, click nút Import. Giao diện Import sẽ hiện ra:
Import:
Mục 1: Xổ mũi tên xuống, chọn dấu “,”
Mục 2: Tick chọn mục First row contains field names
Mục 3: Click vào biểu tượng ở mục 3 để tìm tới file excel chứa danh sách địa chỉ email
Chọn file excel chứa danh sách địa chỉ email rồi click vào Open
Lưu ý quan trọng: File excel phải có định dạng như sau:
§ Phần mềm không chấp nhận file Excel, phải lưu file danh sách dưới định dạng CSV
Sau khi chọn xong danh sách email [dạng CSV] để nhập vào thì click Next
Tại giao diện tiếp theo, xổ mũi tên bên cạnh chữ Email xuống, chọn Email[1]. Sau đó click Next
Trong ví dụ này: 751 là số mail có trong danh sách ban đầu, 477 là số mail nhập thành công [ít hơn danh sách ban đầu do phần mềm đã tự lọc các mail trùng nhau hoặc mail lỗi]. Tới đây là đã nhập xong!
BƯỚC 2: SOẠN EMAIL GỬI ĐI [NỘI DUNG VÀ TIÊU ĐỀ
Mục 1: Tại giao diện chính, click vào menu Compose message
Mục 2: Soạn Tiêu đề email tại mục 2
Mục 3: Chọn email cần gửi tới và bảng mã dùng trong mail
§ Mục To: Click vào dấu # ở ngoài cùng bên phải của dòng, chọn #e-mail#
§ Mục charset: chọn Unicode [UTF-8]
Mục 4: Soạn Nội dung email, tại đây ta có thể Cá nhân hóa email gửi đi. Ví dụ gửi cho Mr.Hùng thì “Chào anh Hùng”, gửi cho Ms.Hằng thì “Chào chị Hằng”, thay vì câu “Chào bạn” đơn điệu chung chung. Cách làm: đặt con trỏ sau chữ chào, rồi xổ mục [tags] xuống, chọn #name#
Lưu ý: Bước trên chỉ thực hiện được với điều kiện
§ Bạn biết chính xác tên khách hàng.
§ File danh sách email nhập ở bước trên đã có cả trường email và trường Name, khi nhập thì nhập cả email và name vào phần mềm.
Nếu không có trường name, thì khi bạn chọn “Chào #name#”, thì các mail gửi đi đều mang nội dung “Chào #name#”, chứ không hiển thị đúng tên như mong muốn.
HƯỚNG DẪN TẠO CHỨC NĂNG CHO KHÁCH HÀNG TỪ CHỐI NHẬN EMAIL
Ngoài ra có thể thêm chức năng từ chối nhận mail cho khách hàng [tức là trong mail gửi đi sẽ có 1 mục từ chối nhận mail, khách hàng click vào đó thì email của khách hàng sẽ chui vào mục Từ chối, lần sau phần mềm sẽ không gửi cho khách hàng nữa, tránh làm phiền, tránh kiện cáo]. Cách làm:
§ Đặt chuột xuống cuối email hoặc vị trí mà bạn muốn đặt nút Từ chối cho người dùng click vào
§ Click vào biểu tượng hình người như trong hình [biểu tượng: Insert unsubscription link]
§ Hộp thoại đặt tên link từ chối hiện lên, bạn điền gì vào đây thì nó sẽ hiển thị trong mail như vậy
BƯỚC 3: CẤU HÌNH HỆ THỐNG GỬI MAIL
Mục 1: Tại giao diện chính, click vào menu Send
Mục 2: Chọn danh sách mail cần gửi
Mục 3: Điền địa chỉ mail của người gửi [chính là địa chỉ mail của mình, dùng để gửi mail đi]
Mục 4: Điền tên người gửi [tên của mình hoặc Công ty mình, khi khách hàng nhận được mail
sẽ hiển thị ở mục Người Gửi]
Mục 5: Điền email nhận phản hồi. Tức là dù gửi đi bằng mail , nhưng khi
khách hàng click vào Reply, thì sẽ reply vào email tại mục 5 này, chứ ko phải reply cho email nữa à có thể dùng nhiều email gửi, nhưng dùng cố định 1 email để nhận và quản lý phản hồi của Khách hàng.
Mục 6: Điền thông số SMTP của hòm mail gửi đi [port giữ nguyên 465, tick vào SSL]
§ Nếu dùng Gmail để gửi thư đi thì phần này điền là: smtp.gmail.com
§ Nếu dùng Yahoo mail để gửi thư đi thì phần này điền là: smtp.mail.yahoo.com
§ Lưu ý tick vào mục Use SMTP sever và phần SSL
Mục 7: Điền username và password của hòm mail dùng để gửi mail [trùng với mục 3]
Mục 8: Sau khi điền đủ thông tin, click vào Connection test, nếu hiện Connection established
lên thì kết nối đã OK, chương trình đã sẵn sàng để gửi mail
Mục 9: Click Send, giao diện thực thi và theo dõi quá trình gửi tin sẽ hiện ra.
QUÁ TRÌNH GỬI MAIL ĐÃ HOÀN TẤT!
LƯU Ý: Mỗi hòm mail [Gmail hay Yahoo] chỉ được gửi tối đa 200 – 500mail/ngày à Muốn vượt qua giới hạn này, gửi nhiều hơn thì Quý khách phải tạo nhiều địa chỉ mail để thay nhau gửi theo cách sau:
1. Nên cắt danh sách mail thành nhiều file, mỗi file chứa khoảng 200 – 300 mail [File1, File2, File3...]
2. Tạo nhiều địa chỉ mail dùng để gửi mail [email1, email2, email3...]
3. Khi gửi danh sách mail1 [File1] thì dùng email1 để gửi, khi nào email1 báo faild [báo lỗi, ko gửi OK nữa] thì chuyển sang email2, thay danh sách2 [File2] vào rồi gửi tiếp. Thay email vào mục 3 và mục 7 tại hình mô tả ở bước 3.
ƯU ĐIỂM: Mỗi danh sách mail dùng 1 mail riêng biệt à các bộ lọc không nghi ngờ và “ném” thư của mình vào hộp Spam, vì thế tuy hơi mất thời gian nhưng tỷ lệ vào Inbox cao [Tỷ lệ 98%] và tỷ lệ phản hồi [khách hàng trả lời] rất cao.
BƯỚC 4: Theo dõi thông tin về mail gửi đi, Email template dẹp.
Vui lòng liên hệ DD: 0988.338.363 để có được dịch vụ tốt nhất.
Cham soc sau sinh