Không phải ai cũng phân biệt được biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi, xóa bỏ hóa đơn nó khác nhau ở điểm nào, để tránh trường hợp tùy tiện sử dụng trong cách gọi cũng như cách thực hiện, bài viết ĐỨC MINH chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về vấn đề này.
Không phải ai cũng băn khoăn về điều này, bởi vì trước giờ mọi người thường hiểu nhầm cũng như làm sai các hóa đơn.
HỦY: là doanh nghiệp ko còn nhu cầu sử dụng hóa đơn
XÓA BỎ: là viết sai, những chưa xé khỏi cuống, gạch chéo 3 liên hoặc thu hồi xuất tờ khác thay thế
Trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có 2 mục là hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy, trong quá trình lập báo cáo có không ít kế toán thuế kê khai sai 2 mục này.
Để hạn chế sai sót trong quá trình lập báo cáo cần phân biệt khi nào kê khai vào mục hóa đơn bị xóa bỏ, khi vào kê khai vào mục hóa đơn hủy.
Ngoài ra các bạn có thể thêm bài viết về "Cách xử lý hóa đơn sau khi phát hành" và "Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng".
1. Về hoá đơn xoá bỏ:
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Do đó, trường hợp hóa đơn lập sai đã giao hoặc chưa giao cho người mua; trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nay lập lại hóa đơn mới; trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn khi trả lại hàng hoá, bên bán thu hồi hóa đơn đã lập thì những hoá đơn này đưa vào cột xoá bỏ trong báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.
2. Về hoá đơn huỷ:
Điều 29. Hủy hóa đơn
1. Hóa đơn được xác định đã hủy
- Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.
- Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.
2. Các trường hợp hủy hóa đơn
- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi [30] ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười [10] ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
- Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy [mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này].
- Thực hiện phương pháp cắt góc hóa đơn
Vậy các hoá đơn phải huỷ theo quy định nêu trên được đưa vào cột số hoá đơn huỷ trong báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn