Câu hỏi:Công việc thường gặp khi xử lý thông tin của một tổ chức là gì?
A. Tìm kiếm hồ sơ, thống kê hồ sơ
B. Tạo lập hồ sơ, cập nhật hồ sơ và khai thác hồ sơ
C. Thêm, sửa, xóa hồ sơ
D. Tìm kiếm, sắp xếp, thống kê, lập báo cáo hồ sơ
Lời giải:
Đáp án đúng là : B. Tạo lập hồ sơ, cập nhật hồ sơ và khai thác hồ sơ
Giải thích:
Các bài toán quản lí đều có chung đặc điểm là khối lượng hồ sơ cần xử lí thường là rất lớn nhưng thuật toán xử lí nói chung là không quá tạp. Do vậy công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức là giống nhau như: tạo lập, cập nhật, khai thác hồ sơ.
Cùng Top lời giải đi tìm hiểu thêm về các công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức nhé.
1. Các công việc thường gặp khi xử lí thông tin của một tổ chức
a] Tạo lập hồ sơ
Để tạo lập hồ sơ, cần thực hiện các công việc như sau:
Xác định chủ thể cần quản lý
Ví dụ: trong bài toán quản lý trên chủ thể cần quản lý là học sinh
Xác định cấu trúc hồ sơ.
Ví dụ: hồ sơ mỗi học sinh là một hàng có nhiều cột [thuộc tính]
Thu thập, tập hợp hồ sơ thông tin cần thiết cho hồ sơ từ nhiều nguồn khác nhau và lưu trữ chúng theo đúng cấu trúc đã xác định.
Ví dụ: hồ sơ lớp dưới, kết quả điểm thi học kì các môn,
b] Cập nhật hồ sơ
Thông tin lưu trữ trong hồ sơ cần được cập nhật kịp thời để đảm bảo phản ánh kịp thời, đúng thực tế:
+ Sửa chữa hồ sơ: thay đổi một vài thông tin không còn đúng.
+ Thêm hồ sơ: bổ sung thêm hồ sơ cho cá thể mới tham gia tổ chức.
+ Xoá hồ sơ: xoá hồ sơ của cá thể mà tổ chức không quản lý
c] Khai thác hồ sơ
Việc tạo lập, lưu trữ và cập nhật hồ sơ là để khai thác chúng, phục vụ cho việc quản lí, gồm các công việc sau:
+ Sắp xếp hồ sơ theo một tiêu chí nào đó phù hợp với yêu cầu.
+ Tìm kiếm là tra cứu các thông tin có sẵn thoả mãn một số điều kiện nào đó.
+ Thống kê cách khai thác hồ sơ dựa trên tính toán để đưa ra các thông tin đặc trưng.
+ Lập báo cáo là sử dụng các kết quả tìm kiếm, thống kê, sắp xếp các bộ hồ sơ theo một yêu cầu nào đó.
2. Vai trò của con người khi làm việc với hệ cơ sở dữ liệu
a. Người quản trị cơ sở dữ liệu
- Là một người hay nhóm người được trao quyền điều hành CSDL.
- Nhiệm vụ của người quản trị CSDL:
+ Quản lí các tài nguyên của CSDL, hệ QTCSDL, và các phần mềm có liên quan.
+ Tổ chức hệ thống: phân quyền truy cập cho người dùng, đảm bảo an ninh cho hệ CSDL. Nâng cấp hệ CSDL: bổ sung, sửa đổi để cải tiến chế độ khai thác, nâng cao hiệu quả sử dụng.
+ Bảo trì CSDL: thực hiện các công việc bảo vệ và khôi phục hệ CSDL.
b. Người lập trình ứng dụng
- Là người có nhiệm vụ xây dựng các chương trình ứng dụng hỗ trợ khai thác thông tin từ CSDL trên cơ sở các công cụ mà hệ QTCSDL cung cấp.
c. Người dùng
- Là người có nhu cầu khai thác thông tin từ CSDL.
3. Các bước xây dựng cơ sở dữ liệu
Bước 1: Khảo sát
- Tìm hiểu các yêu cầu của công tác quản lí.
- Xác định và phân tích mối liên hệ các dữ liệu cần lưu trữ.
- Phân tích các chức năng cần có của hệ thống khai thác thông tin, đáp ứng các yêu cầu đặt ra.
- Xác định khả năng phần cứng, phần mềm có thể khai thác, sử dụng.
Bước 2: Thiết kế
- Thiết kế CSDL.
- Lựa chọn hệ quản trị để triển khai.
- Xây dựng hệ thống chương trình ứng dụng.
Bước 3: Kiểm thử
- Nhập dữ liệu cho CSDL.
- Tiến hành chạy thử các chương trình ứng dụng.