Ký hiệu hóa đơn điện tử đang được quy định tại khoản 1, điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
.png] Sáu [06] ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một [01] chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai [02] chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2024 thì thể hiện là số 24;
- Một ký tự tiếp theo là một [01] chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn [hoặc ở vị trí dễ nhận biết];
- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:
+ “1C23TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “2C23TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “1C24LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2024 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ “1K24TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2024 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “1K23DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ “6K23NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2023 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
+ “6K23BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2023 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số hóa đơn điện tử là một trong những chủ đề đang được quan tâm tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong bài viết dưới đây, VIN-HOADON sẽ mang đến cho các bạn những thông tin mới nhất về các quy định này.
Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện theo thông tư 78
Căn cứ vào quy định tại Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên, thuộc phạm vi từ 1 đến 6, nhằm phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:
- Số 1: Hóa đơn điện tử GTGT.
- Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Hóa đơn điện tử khác là tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khách nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử được quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Số 6: Chứng từ điện tử được dùng và quản lý tương tự hóa đơn điện tử, bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử gồm mẫu số hóa đơn và một chuỗi gồm 6 ký tự, bao gồm cả chữ cái và chữ số, nhằm thể hiện các thông tin về hóa đơn điện tử như hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn đang sử dụng.
Quy định về chuỗi 6 ký tự liền kề sau mẫu số hóa đơn điện tử như sau:
1. Ký tự đầu tiên là một chữ cái [C hoặc K].
- C: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- K: hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
2. Ký tự thứ hai và thứ ba là chữ số, nhằm thể hiện năm lập hóa đơn điện tử đó.
Ví dụ: Hóa đơn điện tử đó được xuất vào năm 2022 thì sẽ được thể hiện là “22”
3. Ký tự thứ tư là một trong số các chữ cái sau đây: T, D, L, M, N, B, G, H. Trong đó:
- Chữ T: hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Chữ D: hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký.
- Chữ L: hoá đơn điện tử được cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Chữ M: hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- Chữ N: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- Chữ B: hoá đơn điện tử là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- Chữ G: tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn điện tử GTGT.
- Chữ H: tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn điện tử bán hàng.
4. Ký tự thứ năm và thứ sáu là hai chữ cái do phía người bán tự xác định để phục vụ cho nhu cầu quản lý tại đơn vị. Ngoài ra, nếu trong trường hợp, người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử cho cùng một loại hóa đơn thì hai ký tự cuối này chính là điểm phân biệt các mẫu hóa đơn này. Đối với các mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý thì người bán sẽ thể hiện là YY.
Ký hiệu hóa đơn điện tử phải được thể hiện ở vị trí góc phải bên trên của hóa đơn.
Hình minh họa dưới đây, Ký hiệu hóa đơn là: 1C22TVN
Một số ví dụ cụ thể
- 1C22TAA: hóa đơn điện tử GTGT loại có mã của cơ quan thuế, được lập vào năm 2022, do doanh nghiệp, tổ chức sử dụng với cơ quan thuế phát hành.
- 2C22LBB: hóa đơn điện tử bán hàng loại có mã của cơ quan thuế, được lập vào năm 2022 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- 1K22TYY: hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế, được lập năm 2022 và do doanh nghiệp, tổ chức sử dụng với cơ quan thuế phát hành.
- 6K22BCC: phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã của cơ quan thuế, được lập năm 2022, do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
Bài viết vừa rồi là tập hợp các quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Hãy theo dõi VIN-HOADON để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích về hóa đơn điện tử.
- Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78
- Hướng Dẫn Cách Lập Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
- Hướng Dẫn Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành Và Chưa Sử Dụng
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay: