Khi phải đối mặt với một vấn đề dường như không thể vượt qua, cách tốt nhất để giải quyết là tập hợp một đội ngũ giỏi nhất và thông minh nhất cùng làm việc để loại bỏ nó và tiến về phía trước. Tuy nhiên, làm việc theo nhóm không phải lúc nào cũng dễ dàng; những người cùng tập hợp lại với nhau vì một dự án sẽ không ngay lập tức trở thành đồng đội, họ cũng sẽ không dốc sức vào giải quyết vấn đề chung nếu không phải vì một lý do bắt buộc nhất định.
Xây dựng được các nhóm người thực sự có thể làm việc cùng nhau hiệu quả và thành công có thể nói là một trong những thách thức lớn nhất tại mọi môi trường làm việc, không riêng gì quân đội hay doanh nghiệp. Cốt yếu là phải hiểu và nắm bắt được những điều có thể mang họ lại với nhau, giúp họ hợp nhất từ các cá nhân thành một thể thống nhất.
Các giai đoạn phát triển đội nhóm
Triết lý xây dựng đội nhóm [teambuilding] được xem xét dựa trên ba giai đoạn phát triển. Hiểu được những giai đoạn này sẽ giúp các nhà lãnh đạo tạo nên những đội nhóm dài hạn và chất lượng.
Giai đoạn Hình thành: Tạo lập đội nhóm. Trong gian đoạn này, người trưởng nhóm [người mang các thành viên lại với nhau] cần thể hiện vai trò dẫn dắt của mình, đưa ra những lựa chọn hợp lý, chọn lọc những người có kỹ năng và tính cách phù hợp với mục tiêu chung. Sau đó, trưởng nhóm sẽ gặp gỡ các thành viên được chọn, chào mừng họ đến với nhóm và giải thích vai trò, trách nhiệm họ sẽ đảm nhận trong tương lai.
Giai đoạn Phát triển: Đây là giai đoạn mà các đội hoặc gắn kết hoặc sụp đổ. Để đảm bảo giai đoạn này thành công, người lãnh đạo cần đầu tư vào các hoạt động đào tạo kỹ năng chung cho cả nhóm. Hãy đặt mục tiêu nhóm sao cho hợp lý, luôn lắng nghe ý kiến từ các thành viên và đảm bảo họ có quyền chủ động và được ủng hộ hết mình.
Giai đoạn Duy trì: Đây là giai đoạn cuối cùng, khi cả nhóm đã liên kết với nhau thật chặt chẽ. Trong giai đoạn này, người lãnh đạo phải đảm bảo nhóm luôn được thử thách và truyền động lực, như vậy mới tạo được sự gắn bó lâu dài.
Một triết lý khác lại cho rằng phát triển đội nhóm bao gồm 5 giai đoạn mô hình Tuckman
Mô hình phát triển đội nhóm Tuckman:
Mỗi nhóm đều được hình thành từ những cá nhân độc lập, có quan điểm riêng về cách làm việc. Chính vì những khác biệt này mà hầu hết các nhóm đều cần thời gian để có thể đi tới thành công. Mô hình phát triển đội nhóm năm giai đoạn của Bruce Tuckman [một nhà tâm lý học người Mỹ] là một khuôn mẫu vô cùng hữu ích. Khi đã vượt qua năm giai đoạn này, các nhóm có thể dễ dàng điều chỉnh khả năng đạt được mục tiêu và thành tựu của mình. Trong đó, mỗi giai đoạn đều đóng một vai trò quan trọng như nhau. Cụ thể:
- Giai đoạn Hình thành: giai đoạn sáng tạo và định hướng. Ở giai đoạn này, các thành viên còn lạ lẫm, bắt đầu tìm hiểu nhau để cộng tác trong công việc trước mắt. Tâm lý chung ở giai đoạn này đó là: hưng phấn với công việc mới và cố gắng định vị vai trò của mỗi cá nhân trong tương lai.
- Giai đoạn Sóng gió: Hầu hết các nhóm khởi đầu đều không được suôn sẻ. Sẽ có những xung đột về lợi ích, xung đột về tính cách, xuất hiện cạnh tranh và bất đồng quan điểm do các cá nhân bắt đầu bộc lộ mình. Các nhóm cần phải nhận diện và đối mặt với tình trạng của mình, bởi nếu không thể vượt qua sự xung đột ban đầu này, kết quả sẽ bằng 0 và dẫn đến sự sụp đổ nhanh chóng.
- Giai đoạn Ổn định: Một khi những bất đồng ban đầu được giải quyết, cả nhóm bắt đầu học cách làm việc cùng nhau, chấp nhận sự khác biệt của nhau. Đây là giai đoạn mà sự gắn kết bắt đầu đạt hiệu quả, các thành viên học được cách hợp tác cùng phát triển và hiệu suất công việc cũng sẽ có dấu hiệu gia tăng.
- Giai đoạn hoạt động hiệu quả: Giai đoạn này sẽ tới một khi nhóm đạt được sự ổn định, đây cũng là giai đoạn công việc đạt được hiệu quả cao nhất. Các thành viên bắt đầu cảm thấy thoải mái khi làm việc trong nhóm và tập trung chuyển từ mục tiêu cá nhân sang mục tiêu chung. Tinh thần chủ đạo được thể hiện ở giai đoạn này là tinh thần đồng đội. Mục tiêu là phải giữ được giai đoạn này càng lâu càng tốt.
- Giai đoạn Thoái trào: Giai đoạn này xảy ra trong nhiều tình huống khác nhau; ví dụ như khi dự án đã kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức được tái cấu trúc,.
Chiến lược xây dựng đội nhóm
Cả hai triết lý trên đều bắt đầu với sự hình thành, và hy vọng là sự hợp nhất của cả đội. Tuy nhiên, có một vài yếu tố quan trọng hay có thế nói là chiến lược để xây dựng đội nhóm hiệu quả:
- Lãnh đạo: Các nhóm luôn cần một người lãnh đạo, người đưa ra định hướng và quyết định cuối cùng. Trưởng nhóm có thể nhưng cũng không cần nhất thiết phải là thành viên của nhóm; một người quản lý hoặc lãnh đạo dự án có thể chỉ đạo và hướng dẫn từ bên ngoài mà vẫn đạt hiệu quả. Tuy nhiên cơ cấu lãnh đạo này cần được công bố rõ ràng và được cả nhóm chấp nhận.
- Mục tiêu: Phải trả lời được các câu hỏi: nhóm được thành lập để làm nhiều dự án khác nhau hay nhóm được tập hợp lại chỉ để phục vụ cho một dự án đặc biệt?. Xác định các kết quả mong muốn, tập trung vào việc kết quả này sẽ có ý nghĩa như thế nào đối với từng thành viên. Mục tiêu càng rõ ràng thì việc hoàn thành càng đơn giản.
- Vai trò: Cũng giống như các mục tiêu cần được xác định rõ ràng, vai trò của mỗi người trong nhóm cũng nên được thảo luận. Nhóm sẽ hoạt động hiệu quả hơn nếu xác định được trách nhiệm của từng người và biết sẽ phải tìm ai khi cần giải quyết một vấn đề cụ thể. Điều này cũng giúp các thành viên cảm thấy gắn bó với công việc hơn nếu họ biết vai trò của mình là phù hợp.
- Giao tiếp: Nhóm cần giao tiếp với nhau thật thường xuyên, tốt nhất là theo lịch trình định sẵn để các thành viên có thể cập nhật được công việc đang diễn ra và không bỏ sót thông tin. Bất cứ rào cản nào [thời gian, địa lý, lịch trình,..] đều có thể là nguyên nhân làm giảm tiến độ của cả nhóm.
- Sự thân thiết: Các đội nhóm xuất sắc hầu hết đều được tạo thành từ những người thích nhau và thích làm việc theo nhóm vì họ thích ở cùng nhau. Đây có thể là khía cạnh khó khăn nhất, vì hầu hết các cá nhân tại nơi làm việc đều tập trung vào nhiệm vụ của mình thay vì giao tiếp xã hội để kết bạn.
[còn tiếp]
Nguồn: Bizfluent