Mất hóa đơn đỏ xử lý như thế nào

1. Mất hóa đơn GTGT đầu ra

1.1 Cách xử lý:

Hóa đơn GTGT đầu ra của doanh nghiệp nếu phát hiện bị mất (kể cả trường hợp chưa lập). Thì trong vòng 5 ngày kể từ ngày mất. Kế toán phải làm thông báo mất hóa đơn với cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Nếu ngày thứ 5 trùng với ngày nghỉ, thì được lùi thời hạn nộp thông báo mất hóa đơn sang ngày làm việc đầu tiên sau ngày nghỉ đó. Thông báo được lập theo mẫu BC21/AC (trên hỗ trợ kê khai).

1.2 Mức phạt khi làm mất hóa đơn GTGT đầu ra

Mức phạt khi làm mất hóa đơn GTGT đầu ra được quy định tại Thông tư 10/2014/TT-BTC và Nghị định 49/2016/NĐ-CP.

+ Trường hợp 1:

Nếu làm mất hóa đơn đã lập liên 2: người bán và người mua đã lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo. Trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn. Hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

• Mức phạt: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.
• Nếu bên bán tìm được hóa đơn đầu ra liên 2 đã mất trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì không bị phạt tiền. (Theo khoản 4, điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/08/2016)

+ Trường hợp 2: Nếu làm mất hóa đơn đầu ra các liên khác vẫn đang trong thời gian lưu trữ trừ liên giao cho khách hàng: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng (theo điều 12, nghị định 105/2013/NĐ-CP)

+ Trường hợp 3: Nếu làm mất hóa đơn đầu ra lập sai và xóa bỏ: không bị phạt tiền, chỉ bị phạt cảnh cáo.

1. Cách xử lý khi làm mất hóa đơn đầu vào

2.1. Cách xử lý:

+ Cũng giống như trường hợp mất hóa đơn đầu ra. Kế toán phải lập thông báo mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

+ Lập biên bản xác nhận mất hóa đơn nêu rõ thời điểm người bán đã kê khai, nộp thuế. Hai bên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn.

+ Photo lại liên 1 hóa đơn, người đại diện theo Pháp luật của bên bán ký xác nhận của và đóng dấu trên bản sao hóa đơn.

2.2. Mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào

Mức phạt làm mất hóa đơn đầu vào được quy định tại Khoản 4, Điều 3, nghị định 49/2016/NĐ-CP như sau: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào.

+ Nếu có đầy đủ biên bản xác nhận mất hóa đơn. Người bán đã kê khai, nộp thuế cho hóa đơn bị mất, có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc mua bán hàng hóa là có thật gồm: hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, phiếu xuất kho, nhập kho… thì bị xử phạt ở mức tối thiểu.

+ Nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì không bị phạt tiền, chỉ bị xử phạt cảnh cáo.

+ Trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định phạt, nếu tìm lại được hóa đơn đã mất thì không bị phạt tiền.

• Lưu ý: Trong trường hợp cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế có đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.
  Chúng ta đều biết việc mua bán hàng hóa phải xuất các loại hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp mặc dù không cố tình nhưng việc mất hóa đơn vẫn hay thường diễn ra, có thể do sự bảo quản không kỹ lưỡng hoặc có thể do bị trộm mất hóa đơn,… Do đó, bài viết này nhằm giới thiệu về vấn đề cách xử lý khi mất hóa đơn đỏ cho quý bạn đọc. 
  

  Cách xử lý khi mất hóa đơn đỏ

  Nội dung bài viết:

  1. Hóa đơn đỏ là gì? 

  Hóa đơn đỏ là một cách gọi khác của loại hóa đơn giá trị gia tăng, do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế, hóa đơn đỏ chính là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán, bên cung ứng dịch vụ xuất cho bên mua, bên sử dụng dịch vụ.

  Căn cứ vào Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì: 

  – Hóa đơn đỏ (hay hóa đơn giá trị gia tăng) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

  + Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa. 

  + Hoạt động vận tải quốc tế. 

  + Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. 

  Hóa đơn đỏ (hay hóa đơn giá trị gia tăng) do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế, hóa đơn đỏ chính là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán, bên cung ứng dịch vụ xuất cho bên mua, bên sử dụng dịch vụ.

  Hình thức của hóa đơn đỏ: 

  – Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

  – Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. 

  – Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

  Hoá đơn giá trị gia tăng (hay hóa đơn đỏ) có vai trò như sau:

  + Là bằng chứng về việc mua bán hàng hóa dịch vụ. 

  + Là chứng từ, là cơ sở ban đầu mà doanh nghiệp dùng để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tế phát sinh, hoàn thuế và xác định những chi phí hợp lệ khi tính thuế đối với cơ quan thuế.  

  2. Cách xử lý khi mất hóa đơn đỏ

  Có thể xử lý khi mất hóa đơn đỏ như sau:

  Khi phát hiện hoá đơn đỏ bị mất các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải làm ngay mẫu BC21/AC về việc mất hoá đơn gửi lên cơ quan thuế chậm nhất là 5 ngày kể từ ngày phát hiện mất hoá đơn. Nếu ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ thì thời hạn cuối được tính vào ngày sau đó.

  Mẫu này bạn có thể làm tại mục hoá đơn của phần mềm hỗ trợ kê khai, bạn khai trực tiếp qua mạng và nếu quá 5 ngày thì bạn sẽ bị xử phạt về việc chậm nộp thông báo.

  Bên nào làm mất thì bên đó sẽ nộp mẫu BC21/AC lên cơ quan thuế và cả hai bên người bán và người mua phải làm biên bản ghi nhận sự việc mất hoá đơn này. Bên bán ghi rõ về việc đã kê khai thuế vào tháng nào, số hoá đơn ngày tháng lập, lý do mất và được ký đóng dấu bởi cả 2 bên.

  Cuối cùng người bán sao chụp liên 1, người đại diện pháp luật ký tên đóng dấu và giao lại cho người mua để thực hiện kê khai bình thường, kèm theo bản sao này chính là biên bản ghi nhận sự việc mất hoá đơn. Người bán và người mua bắt buộc phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của của việc mất hoá đơn này. 

  3. Mức phạt khi mất hóa đơn đầu vào (Liên 2 – Hóa đơn đỏ)

  Tại Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, quy định về khung phạt mất hóa đơn cho trường hợp này như sau:

  Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với hành vi: Người bán đã thực hiện kê khai và nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

  Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Người bán đã thực hiện kê khai và nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và không có tình tiết giảm nhẹ.

  Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với hành vi: Doanh nghiệp làm mất hóa đơn đầu vào đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng và lưu trữ (trừ những trường hợp trên).

  Trường hợp người mua làm mất hóa đơn đầu vào thì phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận lại sự việc làm mất này.

  Ngoài ra, nếu hóa đơn đầu vào liên 2 bị mất, cháy, hỏng do lỗi bên thứ 3 (Bên thứ 3 ở đây có thể là bên vận chuyển hoặc cá nhân, đơn vị liên quan đến quá trình xuất và gửi hóa đơn từ bên bán đến bên mua): 

  + Bên thứ ba là đối tượng giao dịch với bên bán thì bên bán sẽ là đối tượng bị xử phạt mất hóa đơn.

  + Bên thứ ba là đối tượng giao dịch với bên mua thì bên mua được xác định là đối tượng bị xử phạt.

  Lưu ý: Nếu bên thứ ba làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 thì người bán hoặc người mua và bên thứ ba cần phải lập biên bản ghi nhận lại sự việc làm mất này.

  4. Mức phạt mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 2 (Liên giao cho khách hàng – Hóa đơn đỏ)

  Tại Điều 26, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP cũng có quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 như sau:

  Phạt cảnh cáo trong trường hợp: Người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác để thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

  Phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng trong trường hợp: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra liên 2 đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng và người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

  Phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng trong trường hợp: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra liên 2 đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng và người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

  Phạt từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng trong trường hợp: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã kê khai và nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ (trừ những trường hợp được kể trên).

  Lưu ý: Tại cùng một thời điểm, tổ chức/cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn nhưng cơ quan thuế có đủ căn cứ để xác định tổ chức/cá nhân này đang gộp nhiều lần mất HĐ để báo cáo cơ quan thuế thì cơ quan nhà nước sẽ xử phạt theo từng lần mất HĐ.

  Ngoài ra, nếu người mua làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 thì cần phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận lại sự việc làm mất này.

  Trường hợp làm mất hóa đơn đầu ra liên 2 có liên quan đến bên thứ 3, bên thứ 3 do người mua (người bán) thuê thì người mua (người bán) sẽ bị phạt mất hóa đơn theo quy định trên.

  Trên đây là toàn bộ nội dung về vấn đề cách xử lý khi mất hóa đơn đỏ mà chúng tôi gửi đến quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ trong các lĩnh vực hóa đơn, chứng từ thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất. Chúng tôi có các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ mà bạn cần.