Soạn thảo một thư điện tử thương mại không phải là một chuyện dễ dàng. Đặc biệt khi bạn làm việc với đối tác nước ngoài thì việc soạn thảo email mời họp tiếng Anh càng trở thành một thử thách khó hơn.
Khi các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mở rộng và phát triển thì việc hợp tác với những doanh nghiệp nước ngoài đang trở thành một xu hướng tất yếu. Thông thường công việc sẽ được liên hệ chủ yếu qua thư điện thử vì vậy việc soạn thảo một bức thư đúng chuẩn đặc biệt là email mời họp tiếng Anh là một việc cơ bản nhưng không kém phần quan trọng và cho thấy sự chuyên nghiệp của công ty Việt.
Edu2Review mong muốn gửi đến bạn hai mẫu email mời họp tiếng Anh cơ bản và một số lưu ý khi soạn thảo văn bản.
Mẫu email tiếng Anh mời họp nội bộ
Dear Colleagues,
How are you today? I hope you are doing well. I’m writing to you today to invite you to a meeting that I’d like to discuss some issues of our company that need addressing.
The meeting will be at [date and time] in [place]. I hope to see you all there.
Thanks,
[Your name]
Gửi các bạn đồng nghiệp,
Ngày hôm nay của các bạn thế nào? Tôi hi vọng mọi thứ đều vẫn suôn sẻ. Tôi viết những dòng này để trân trọng mời các bạn tới dự buổi họp bàn bạc về một vài vấn đề của công ty đang cần giải quyết.
Cuộc họp sẽ diễn ra tại [đại điểm] vào lúc [giờ, ngày tháng]. Tôi hi vọng sẽ gặp tất cả các bạn ở đó.
Cảm ơn các bạn,
[Tên của bạn]
Mẫu email tiếng Anh mời hợp với đối tác nước ngoài
Dear Sir/Madam…
My name is [Your name] and I am contacting you on behalf of [Company name], which is [describe company activities].
I would like to request for a meeting with person in charge of [management/marketing department/etc…] to discuss [topic or topics].
As my schedule is available all days this week, I could attend to the meeting upon your request. However, I really appreciate your kindness if you can arrange/organise a meeting between [date and time 1] and [date and time 2] for better preparation/follow up the meeting. I am available at [telephone number] if your staff has any questions.
Thank you very much for your time. I look forward to hearing from your office.
Sincerely,
[Your name]
[Title/Company]
Kính gửi Ông/Bà…
Tên tôi là [tên của bạn] và đại diện cho [Tên công ty], hoạt động về [mô tả hoạt động của công ty].
Tôi mong muốn đặt một cuộc họp với người phụ trách [người quản lý/ bộ phận tiếp thị/ …] để bàn bạc về [chủ đề hoặc các chủ đề].
Tôi có thể sắp xếp thời gian để hẹn gặp vào bất cứ thời gian nào thuận lợi cho bên anh/chị. Tuy nhiên, tôi sẽ rất biết ơn nếu bên anh/ chị có thể sắp xếp/ tổ chức cuộc hẹn này vào khoảng [thời gian 1] và [thời gian 2] để chuẩn bị tốt hơn/ thuận lợi hơn. Tôi luôn sẵn sàng trả lời qua [số điện thoại] nếu người phụ trách bên anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi. Mong chờ phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tiêu đề / Công ty]
3 lưu ý khi soạn thảo email thương mại bằng tiếng Anh
Sau khi đã soạn thảo xong email, bạn cần lưu ý những điểm sau để bức thư trở nên chỉnh chu và chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác nước ngoài.
1. Tiêu đề rõ ràng
Trên thực tế, có rất nhiều người dù đã đi làm nhiều năm nhưng khi soạn thảo một email vẫn bị mắc một số lỗi sau:
- Không ghi tiêu đề
- Ghi tiêu đề quá dài
- Chỉ vỏn vẹn một chữ “Re:…” hoặc quá ngắn
Những lỗi này sẽ vô tình khiến email mời họp quan trọng của bạn bị lọt thỏm vào trong vô vàn email khác của đối tác hay thậm chí tệ hơn, thư có thể bị xếp vào mục thư rác.
Vì vậy, hãy luôn nhớ ghi một tiêu đề phù hợp, không quá 50 kí tự và tóm tắt nội dung chính.
2. Nội dung ngắn gọn, súc tích
Hãy trình bày nội dung thật cô đọng và dễ hiểu để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn truyền tải đủ thông điệp cần trao đổi. Cho dù khả năng ngoại ngữ chưa tốt, bạn vẫn cần rèn luyện thói quen dùng các mẫu câu thông dụng thay cho việc “Google dịch” email từ tiếng Việt sang tiếng Anh, vốn mất thời gian hơn và cũng làm cho email trở nên dài dòng, luộm thuộm. Không kể đến lời chào ở đầu và cuối, email thương mại trong tiếng Anh thường chỉ gồm ba mục:
- Cảm ơn người nhận vì đã hồi âm hoặc chủ động liên lạc
- Trình bày lý do viết email
- Câu kết luận nêu mong muốn, yêu cầu đối với người nhận
3. Hãy kiểm tra lại email trước khi gửi đi
Trái với email gửi cho bạn bè, email tiếng Anh mời họp gửi cho đối tác cần phải trang trọng vì vậy bạn cần phải chú ý một số điều sau:
- Không viết tắt [I’m thay cho I am, You’re thay cho You are]
- Không dùng tiếng lóng.
- Không sáng tạo ra từ mới, hãy tra từ điển để có thể tìm từ chính xác nhất
Cuối cùng, trước khi bấm nút gửi đi, bạn nên kiểm tra lại một lần cuối cùng tiêu đề, lỗi chính tả, tài liệu đính kém và email người nhận. Việc này sẽ giúp email và tác phong làm việc của bạn được đánh giá cao hơn rất nhiều đó.
Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đọc sẽ có thêm những thông tin và những lưu ý cần thiết để phục vụ công việc tốt hơn. Chúc các bạn thành công!
Bảng xếp hạng trung tâm
Tiếng Anh tại Việt Nam
Kim Ngân [Tổng hợp]
Nguồn ảnh cover: SendGrid
Tags
Cách viết email
Với trường hợp cần giải quyết các vấn đề cần sự phối hợp của nhiều bộ phận, các công ty cần đặt lịch họp trước. Trong tình huống đó, bạn sẽ giao tiếp bằng tiếng Anh thương mại như thế nào? Hãy tham khảo bài học sau đây!
Mẫu câu tiếng Anh thương mại – tình huống sắp xếp lịch họp
I’m trying to arrange a meeting for next week. – Tôi sẽ cố gằng sắp xếp một cuộc họp vào tuần tới.
Can you make Thursday afternoon? – Anh/ cô có tham gia vào chiều thứ năm được không?
I don’t think we need more than two hours. – Tôi không nghĩ chúng ta cần nhiều hơn 2 giờ.
I’ve booked the conference room for 2 o’clock. – Tôi đã đặt phòng họp khoảng 2 giờ.
I’ll send you my draft proposals by Monday midday. – Tôi sẽ gửi anh/ cô bản đề xuất nháp trước trưa thứ hai.
Hội thoại tiếng Anh thương mại – tình huống sắp xếp lịch họp
Dialogue 1: Setting up a meeting [by phone] – Sắp xếp lịch họp [bằng điện thoại]
A: Hi, Anna. I’m trying to arrange a meeting for next week. Can you make Tuesday or Thursday afternoon? – Xin chào Anna. Tôi đang cố gắng sắp xếp một cuộc họp cho tuần tới. Cô có thể tham gia vào chiều thứ Ba hay thứ Năm?
B: Tuesday would be fine. What time? – Thứ Ba có vẻ tốt đấy. Mấy giờ vậy?
A: What about 3 o’clock? I don’t think need more than two hours. – 3 giờ thì sao? Tôi không nghĩ cần hơn nhiều hơn 2 giờ đâu.
B: I agree. Is Juan coming, by the way? – Tôi đồng ý. Nhân tiện thì Juan có đến không?
A: I hope so – but I haven’t asked him yet. – Tôi hy vọng vậy – nhưng tôi vẫn chưa hỏi anh ấy.
Dialogue 2: Postponing a meeting [by phone] – Hoãn họp [bằng điện thoại]
A: Hello again. I hope this won’t cause you any problems, but I’ve just spoken to Juan and he can’t make Tuesday. Could we make it Thursday instead? – Chào. Tôi hy vọng điều này sẽ không gây cho cô bất kỳ vấn đề nào, nhưng tôi vừa nói chuyện với Juan và anh ta không thể tham dự vào thứ Ba.
B: Just a moment. I’ll just check my diary. Right, I’ve got another meeting on Thursday but it should be finished by 3:15. But, could we meet at 3.30 just in case the meeting overruns? – Chỉ một lát thôi. Tôi sẽ kiểm tra lại lịch của tôi. Đúng vậy, tôi có một cuộc họp khác vào thứ Năm nhưng nó sẽ kết thúc trước 3:15. Nhưng chúng ta có thể họp lúc 3:30 chỉ trong trường hợp cuộc họp suôn sẻ được không?
A: Of course. I know Juan will be pleased because he didn’t want to miss the meeting. – Tất nhiên rồi. Tôi biết Juan sẽ rất vui vì anh ta không muốn bõ lỡ cuộc họp.
B: Fine. See you on Thursday afternoon. I’ll send you my draft proposals by Monday midday. – Tốt. Hẹn gặp anh vào chiều thứ Năm. Tôi sẽ gửi anh bản đề xuất nháp trước trưa thứ Hai.
A: Thanks Anna. Bye. – Cảm ơn cô, Anna. Tạm biệt.
Dialogue 3: Setting up a meeting [a voicemail message] – Đặt lịch họp [bằng tin nhắn thoại]
A: I’m sorry I can’t take your call at the moment. Please leave your message after the tone and I’ll get back to you as soon as I can. – Tôi rất tiếc tôi không thể tiếp cuộc gọi của anh/chị vào lúc này. Vui lòng để lại tin nhắn sau tiếng chuông và tôi sẽ gọi lại cho anh/ chị ngay khi có thể.
B: Hello, Margaret, it’s Dagmar here. I’d like to come over to Poznan next week to see you and Alex. There are some things we need to discuss relating to the arrangements for the conference. Any day next week except Friday would suit me. Could you check with Alex and get back to me? I think we’ll need about three hours. Look forward to hearing from you. – Xin chào Margaret, Dagmar đây. Tôi muốn qua Poznan vào tuần tới để gặp cô và Alex. Có một số việc chúng ta cần thảo luận liên quan đến việc sắp xếp cho cuộc họp. Bất kỳ ngày nào trong tuần tới ngoại trừ thứ Sáu đều được. Cô có thể kiểm tra với Alex và báo lại với tôi không? Tôi nghĩ chúng ta sẽ cần khoảng 3 giờ. Mong nhận được tin bạn.
Dialogue 4: Confirming a meeting by email – Xác nhận lịch họp bằng email
Hi Dagmar,
I’ve spoken to Alex and the best day for us is Wednesday. I’ve booked the conference room in our office and I’ll order some sandwiches for lunch. Let me know if you would like us to arrange anything special for you. Otherwise I’ll see you in the office at 12:30.
Regards,
Margaret
Bài dịch:
Xin chào Dagmar,
Tôi có nói chuyện với Alex và ngày tốt nhất cho chúng ta là thứ Tư. Tôi đã đặt phòng họp trong văn phòng của chúng ta và tôi sẽ đặt mấy chiếc sanwich cho bữa trưa nữa. Hãy cho tôi biết liệu anh có muốn chúng tôi sắp xếp bất kỳ việc đặc biệt nào cho anh không. Nếu không, tôi sẽ gặp anh tại văn phòng lúc 12:30.
Thân mến,
Margaret.
Các mẫu câu và từ vựng tiếng Anh thương mại bổ sung
Những mẫu câu kèm theo từ vựng tiếng Anh chuyên ngành thương mại sau đây được bổ sung thêm và bạn rất cần lưu ý:
- I’m trying to arrange a meeting for next month./ next year./ the project group.: Tôi đang cố gắng sắp xếp cuộc họp cho tháng tới./ năm tới./ nhóm dự án.
- Can you make Tuesday?/ Can you come on Tuesday?: Anh/ cô có thể tham gia vào thứ Ba không?
Các cách sử dụng khác nữa của make:
- Could we make it Thursday instead? – Chúng ta có thể thực hiện nó thay thế vào thứ Năm được không?
- I could make it at 2p.m – Tôi có thể tham gia vào 2 giờ chiều.
- I can’t make the meeting: Tôi không thể tham gia cuộc họp.
- Is Juan coming, by the way?: Nhân tiện cho tôi hỏi Juan sẽ đến chứ?
Để sử dụng ‘by the way’ để hỏi thêm thông tin, bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:
- By the way, is anyone else coming? – Nhân tiện cho tôi hỏi còn ai đến cùng nữa không?
- Who else is coming, by the way? – Nhân tiện cho tôi hỏi ai sẽ đến cùng nữa?
- … it should be finished by 3:15. – … nó sẽ kết thúc trước 3:15.
- … just in case the meeting overruns. – … chỉ trong trường hợp cuộc họp suôn sẻ.
- … he didn’t want to miss the meeting. – … anh ta không muốn bỏ lỡ cuộc họp.
- I’d like to come over to Poznan next week… – Tôi muốn qua Poznan vào tuần tới…
- Any day next week except Friday would suit me. – Bất kỳ ngày nào trong tuần ngoại trừ thứ Sáu đều được.
- Could you check with Alex and get back to me? – Cô/ anh vui lòng kiểm tra lại với Alex và báo lại cho tôi nhé?
- … I’ll order some sandwiches… – … tôi sẽ đặt vài cái sanwich.
- Otherwise I’ll see you in the office at 12:30. – Nếu không thì tôi sẽ gặp anh/ cô ở văn phòng lúc 12:30.
Các mẫu câu và cụm từ vựng kèm theo hội thoại tieng anh thuong mai trên đây, AROMA – TIẾNG ANH CHO NGƯỜI ĐI LÀM hy vọng bãn sẽ ứng dụng thật tốt. Và bạn cũng đừng bỏ lỡ các bài học bổ ích tiếp theo nhé!
Xem thêm: