Đại Việt xin hướng dẫn quy định về phụ cấp tiền điện thoại cho nhân viên: Phụ cấp tiền điện thoại có chịu thuế TNDN không? Phụ cấp tiền điện thoại tối đa là bao nhiêu?
Bài viết này Kế toán Đại Việt xin trích các văn bản quy định về khoản phụ cấp tiền điện cho người lao động và cách hạch toán.
1. Phụ cấp tiền điện thoại được trừ khi tính thuế TNDN không?
- Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ tài chính quy định:
"Điều 4. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
- Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi"
Như vây phụ cấp tiền điện thoại được trừ khi tính thuế TNDN:
- Nếu công ty có chi tiền phụ cấp điện thoại cho người lao động để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế Công ty thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Trường hợp Công ty khoán chi tiền điện thoại cho người lao động => Phải được quy định cụ thể ĐIỀU KIỆN HƯỞNG và MỨC HƯỞNG tại hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty thì các khoản chi này được xác định là chi phí tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Xem thêm:
\>> Cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp
\>> Mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp
\>> Doanh thu chịu thuế thu nhập doanh nghiệp
Khi chi tiền phụ cấp điện thoại [khoán chi] phải lập phiếu chi:
"Căn cứ các quy định trên, trường hợp theo Bà trình bày Công ty có khoán chi tiền điện thoại, xăng xe cho người lao động, nếu mức khoán chi này thực hiện theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty thì khoản khoán chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Khi chi tiền Công ty lập chứng từ chi."
[Công văn số 6608/CT-TTHT ngày 6/7/2018 của Cục Thuế TP. HCM]
Cách hạch toán tiền phụ cấp điện thoại cho nhân viên:
- Khi tính lương [Khi xác định số tiền điện thoại phụ cấp cho nhân viên]
Nợ TK 154, 641, 642 - Tùy vào việc Nhân viên đó làm việc cho bộ phận nào mà các bạn hạch toán vào Chi phí tương ứng nhé.
Có các TK 334.
- Khi chi trả phụ cấp tiền điện thoại cho người lao động
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
3. Mức phụ cấp tiền điện thoại cho nhân viên tối đa là bao nhiêu?
- Hiện tại không có văn bản nào quy định mức tối đa, tối thiểu -> Mà DN căn cứ vào tình hình thức tế tại DN để xây dựng trong quy chế tài chính, quy chế lương thưởng cho phù hợp:
Ví dụ: 1 bạn nhân viên kế toán, thường xuyên ngồi ở văn phòng và có 1 điện thoại bàn dùng chung cho phòng kế toán.
- 1 bạn nhân viên kinh doanh, thường xuyên đi thị trường nên phải liên lạc nhiều bằng điện thoại di động cá nhân.
Mức phụ cấp xăng xe, điện thoại tối đa năm 2023 là bao nhiêu? Các khoản phụ cấp xăng xe, điện thoại có phải đóng đóng bảo hiểm xã hội hay không?
Khi nắm rõ quy định phụ cấp xăng xe, điện thoại, ăn trưa có phải đóng thuế TNCN và BHXH hay không sẽ giúp kế toán vận dụng đúng quy định vào đơn vị mình. Bên cạnh đó, người lao động cũng biết quy định để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
- Mức phụ cấp xăng xe, điện thoại tối đa là bao nhiêu?
Phụ cấp xăng xe, điện thoại chính là khoản tiền người lao động được chi trả ở mức nào là phụ thuộc vào tính chất công việc, mục đích sử dụng, chức vụ mà người lao động đảm nhận.
Không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng có phụ cấp xăng xe, điện thoại mà tùy thuộc vào tính chất công việc và loại hình công ty. Vì thực tế, có những công ty không yêu cầu sử dụng điện thoại hoặc di chuyển trong quá trình làm việc.
Phụ cấp xăng xe, điện thoại thường được quy định trong Quy chế của doanh nghiệp, hay hợp đồng lao động,…
Phụ cấp xăng xe, điện thoại là khoản không bắt buộc, nên không có một quy định nào để mức trả phụ cấp xăng xe, điện thoại tối đa. Các choản phụ cấp này sẽ phụ thuộc vào quy định của mỗi công ty.
- Phụ cấp xăng xe, điện thoại có đóng thuế TNCN
Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công gồm:
“a] Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp [trừ các khoản phụ cấp, trợ cấp theo quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013].
…
đ] Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức.
..
đ.4] Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước.”.
Ngoài ra, tại Công văn 79557/CT-TTHT ngày 03/12/2018 do Cục Thuế Thành phố Hà Nội đã nêu rõ:
“… trường hợp Công ty trả phụ cấp tiền thuê nhà, xăng xe [từ nhà đến công ty theo mức cố định hàng tháng], điện thoại, phụ cấp chuyên cần cho người lao động, ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty thì:
Về khoản phụ cấp tiền thuê nhà, xăng xe, phụ cấp chuyên cần: Công ty được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
Về khoản phụ cấp tiền điện thoại: khoản khoán chi tiền điện thoại cho cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN thì được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Trường hợp Công ty chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.”.
Căn cứ vào những quy định trên, có thể kết luận như sau:
- Phụ cấp tiền điện thoại sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế cho người lao động, nếu chi cao hơn mức khoán chi thì phân chi cao hơn sẽ tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
- Phụ cấp xăng xe được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
- Phụ cấp ăn trưa có đóng thuế TNCN?
Điểm g khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản sau:
“…
g.5] Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa cho người lao động dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn.
Trường hợp người sử dụng lao động không tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa mà chi tiền cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Trường hợp mức chi cao hơn mức hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.”.
Ngoài ra, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định mức tiền chi bữa ăn giữa ca cho người lao động tối đa không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng [theo khoản 4 Điều 22 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH].
Như vậy, tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa cho người lao động dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, cấp phiếu ăn, mua suất ăn thì không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp không tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa mà chi tiền cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân nếu chi từ 730.000 đồng/người/tháng trở xuống, phần vượt quá sẽ tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
- Phụ cấp xăng xe, điện thoại, ăn trưa có phải đóng BHXH không?
Khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH quy định các khoản thu nhập sau đây không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc:
[1] Các chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động 2019; tiền thưởng sáng kiến;
[2] Tiền ăn giữa ca;
[2] Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ, đi lại;
[3] Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, sinh nhật của người lao động, người lao động có người thân kết hôn, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
[2] Các khoản trợ cấp, hỗ trợ khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động quy định tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH.
Như vậy, phụ cấp xăng xe, điện thoại, tiền ăn trưa không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc [không thuộc thu nhập tính đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc].
Phụ cấp điện thoại tối đa bao nhiêu 1 tháng?
- Nếu tiền khoán điện thoại cho người lao động liên quan đến hoạt động SXKD của DN như: Khoán chi cho những cá nhân cần giao dịch với khách hàng qua điện thoại, lãnh đạo doanh nghiệp…Thì tối đa không quá 500.000 /tháng [Nếu quá thì tính vào thu nhập chịu thuế TNCN].
Mức phụ cấp nhà ở tối đa là bao nhiêu?
Hiện nay, pháp luật không có quy định hạn chế mức phụ cấp nhà ở tối đa mà công ty có thể chi cho người lao động.
Phụ cấp ăn trưa tối đa là bao nhiêu?
Mức phụ cấp tiền ăn trưa, ăn ca tối đa: “Công ty thực hiện mức tiền chi bữa ăn giữa ca cho người lao động tối đa không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng.
Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thu nhập chịu thuế là tổng số các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà cơ quan chi trả đã trả cho cá nhân. Bao gồm cả các khoản tiền lương, tiền công nhận được do làm việc tại khu kinh tế.