Phương pháp nghiên cứu môi trường bên ngoài

Tác động của các yếu tố môi trường lên tổ chức là không tránh khỏi, có thể có những tác động tạo ra các cơ hội và cũng có những tác động gây nên những nguy cơ, đe doạ đối với tổ chức. Chính vì lẽ đó, các nhà quản trị đều cần dành thời gian để nghiên cứu và dự báo xu hướng biến động của môi trường, phải coi đó như một công việc đầu tiên và được thực hiện thường xuyên trong công việc của mình. Kết quả việc nghiên cứu, dự báo môi trường sẽ cung cấp cho các nhà quản trị những dữ liệu quan trọng, làm cơ sở cho việc thực hiện các chức năng trong quản trị.

Môi trường của tổ chức là gì?

Môi trường của một tổ chức là tổng hợp các yếu tố từ bên trong cũng như từ bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức.

Các loại môi trường của tổ chức

Các nhà quản trị thường chia môi trường của một tổ chức thành 2 loại:

• Môi trường bên ngoài
• Môi trường bên trong

Môi trường tổ chức

Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố từ bên ngoài tổ chức mà nhà quản trị không kiểm soát được nhưng chúng lại có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức.

Phân tích môi trường bên ngoài là một quá trình xem xét và đánh giá các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài của tổ chức để xác định các xu hướng tích cực [cơ hội] hay tiêu cực [mối đe dọa hoặc nguy cơ] có thể tác động đến kết quả của tổ chức.

Môi trường bên ngoài được chia nhỏ thành 3 môi trường:

• Môi trường vĩ mô
• Môi trường vi mô [môi trường cạnh tranh, môi trường ngành]

Môi trường vĩ mô là môi trường bao trùm và có ảnh hưởng đến hoạt động của tất cả các tổ chức. Các thành phần chủ yếu của môi trường vĩ mô bao gồm:

• Kinh tế
• Chính trị
• Xã hội
• Văn hoá
• Tự nhiên
• Dân số
• Công nghệ kỹ thuật

Thông thường, các chuyên gia sẽ sử dụng mô hình PESTLE để phân tích các yếu tố trên.

Xem thêm:PEST, PESTLE VÀ PESTEL

Nghiên cứu môi trường vi mô [còn có tên gọi là môi trường cạnh tranh hoặc môi trường ngành] là một nội dung rất quan trọng trong quá trình phân tích môi trường bên ngoài. Theo đó, môi trường vi mô sẽ gồm các yếu tố sau:

• Các đối thủ cạnh tranh hiện tại
• Các đối thủ tiềm ẩn
• Sức mạnh của khách hàng
• Sức mạnh của nhà cung cấp
• Các sản phẩm thay thế

Để nghiên cứu và phân tích môi trường vi mô, các chuyên gia thường hay sử dụng mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Porter.

Xem thêm:Mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter Porters Five Forces

Các doanh nghiệp cần phân tích một cách chặt chẽ các yếu tố bên trong doanh nghiệp nhằm xác định rõ ưu và nhược điểm của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp nhằm khắc phục nhược điểm và phát huy thế mạnh của doanh nghiệp để đạt được lợi nhuận tối đa. Có thể nói, phân tích các yếu tố môi trường bên trong chính là phân tích điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây lại là những yếu tố mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh được.

Có rất nhiều phương pháp phân tích môi trường bên trong. Các yếu tố thông thường để phân tích bao gồm:

• Tài chính Kế toán
• Sản xuất và nghiệp vụ kỹ thuật
• Nhân sự và bộ máy quản lý
• Môi trường làm việc
• Văn hoá doanh nghiệp

Xem thêm:Văn hoá doanh nghiệp

Ngoài ra, Michael Porter cũng đưa ra một mô hình dùng để phân tích môi trường bên trong của tổ chức được gọi là chuỗi giá trị [Value chain]. chuỗi giá trị là tổng hợp các hoạt động có liên quan của tổ chức làm tăng giá trị cho khách hàng. Việc thực hiện các hoạt động trong dây chuyền sẽ quyết định hiệu quả hoạt động chung và tạo ra những lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Michael Porter chia các hoạt động của tổ chức thành 2 nhóm: các hoạt động chính và các hoạt động hỗ trợ:

• Các hoạt động chính: Các hoạt động đầu vào, Sản xuất, Các hoạt động đầu ra, Marketing & Sales Dịch vụ
• Các hoạt động hỗ trợ: Thu mua, Công nghệ, Quản trị nguồn nhân lực, Cơ sở hạ tầng

Xem thêm:Chuỗi giá trị của Porter [Porters Value Chain]

Quản trị môi trường

Khi nhận ra tổ chức phụ thuộc vào một hay nhiều yếu tố môi trường, thì nhà quản lý không thụ động đối phó mà tìm chiến lược làm giảm bớt sự lệ thuộc đó. Các biện pháp có thể được sử dụng như sau:

1. Khi nhận ra tổ chức phụ thuộc vào một hay nhiều yếu tố môi trường, thì nhà quản lý không thụ động đối phó mà tìm chiến lược làm giảm bớt sự lệ thuộc đó. Các biện pháp có thể được sử dụng như sau:
   • Tồn trữvật tư để dự phòng biến động giá cả
   • Bảo trì phòng ngừanhững chi tiết vật tư đã đến kỳ bảo dưỡng, thay thế
   • Tuyển và huấn luyện nhân viên mới vào những mùa vụ hay có biến động nhân sự
   • Sản xuất và trữ hàng hóa để bán vào những mùa cao điểm như đồ chơi trẻ em nhân dịp trung thu; quần áo, quà tặng vào dịp Giáng sinh; vàng, bạc, đồ trang sức vào mùa cưới
2. Quân bình những ảnh hưởng của các yếu tố môi trường. Ví dụ: Các công ty điện thoại, viễn thông có giờ cao điểm là giờ làm việc hành chính trong ngày khiến các thiết bị quá tải, trong khi thời gian vào buổi tối và buổi đêm thì nhu cầu có thể ít hơn nhiều khiến nhiều thiết bị không được dùng tới. Các công ty có thể áp dụng biện pháp tính giá cước đắt vào thời gian cao điểm và giá rẻ vào ban đêm để hạn chế và khuyến khích lượng sử dụng của khách hàng để cân đối nhu cầu thiết bị.
3. Dự đoán trướcnhững chiều hướng biến động của môi trường để đón đầu xu thế, nắm bắt cơ hội hoặc chuẩn bị trước cho những khó khăn có thể xảy ra. Ví dụ: khi một địa phương đang trong đà tăng trưởng sẽ thu hút lao động trẻ đến sinh sống và làm việc tại đó khiến cầu về nhà ở tăng cao và giá các căn hộ vừa và nhỏ tăng cao, thu hút các công ty xây dựng đầu tư vào loại bất động sản này. Sau một thời gian khi nguồn cung dồi dào, giá cả của mặt hàng này sẽ giảm, nếu các công ty xây dựng không dự đoán trước điều này mà cứ tiếp tục hướng đầu tư này sẽ dẫn tới tình trạng cung vượt quá cầu. Khi các căn hộ được xây xong không bán được, công ty sẽ bị đọng vốn trong khi đó vốn đầu tư trong lĩnh vực bất động sản thường rất lớn và các công ty thường phải đi vay ngân hàng nên dễ dẫn đến những thiệt hại lớn về kinh tế.
4. Cấp hạn chế:Nhiều khi nhà quản lý phải áp dụng biện pháp cấp hạn chế sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức, tức là cấp phát chúng trên một căn cứ ưu tiên khi có nhu cầu vượt quá cung cấp. Bệnh viện đôi khi phải cấp hạn chế giường bệnh trong trường hợp nguy cấp như thiên tai, động đất, lũ lụt.. giường bệnh chỉ dành cho những ca nặng nhất. Bưu điện cũng dùng giải pháp này trong những dịp cao điểm đối với dịch vụ thư tín. Cấp hạn chế biểu thị cố gắng giảm thiểu sự bất trắc của môi trường bằng cách kiểm soát những nhu cầu quá cao.
5. Hợp đồng:Nhà quản lý có thể dùng hợp đồng để giảm bớt bất trắc ở phía đầu vào cũng như đầu ra. Chẳng hạn như ký hợp đồng mua bán vật tư và nguyên liệu một cách dài hạn, ví dụ như trường hợp công ty hàng không ký hợp đồng với các công ty xăng dầu hoặc các nhà chế biến thực phẩm ký hợp đồng với những nhà cung cấp ngũ cốc. Nhờ đó các công ty trên tránh được những bất trắc do biến động giá cả hoặc tạo nguồn tiêu thụ ổn định cho các nhà cung ứng.
6. Kết nạp:Thu hút những cá nhân hay những tổ chức có thể là những mối đe doạ từ môi trường cho tổ chức của họ. Chẳng hạn có một doanh nghiệp bị những nhóm tiêu thụ công kích, đã mời một vài nhân vật trội nhất của nhóm vào hội đồng quản trị của họ. Dĩ nhiên, những người được mời tham dự sẽ không thể nào công kích những quyết định mà chính họ tham gia làm ra. Những nhà quản trị các công ty có khó khăn về tài chính cũng thường mời ngân hàng vào trong hội đồng quản trị của họ, để dễ tiếp cận với thị trường tiền tệ.
7. Liên kết:Đây là trường hợp những tổ chức hợp lại trong một hành động chung. Cách giải quyết này bao gồm những chiến thuật như thoả thuận phân chia thị trường, định giá, phân chia lãnh thổ địa lý, hợp nhất, hoạt động chung và điều khiển chung.
8. Xây dựng thương hiệu:Các nhà quản lý giúp công ty hay sản phẩm tạo được ấn tượng tốt trong lòng người tiêu dùng và thường xuyên củng cố điều đó bằng việc giữ uy tín, đảm bảo chất lượng. Điều này sẽ giúp cho công ty hay sản phẩm có thể đứng vững trên thị trường trong bối cảnh khủng hoảng, khó khăn.