Tại sao những người được mới dự hợp phải tham gia đóng góp ý kiến

Các cuộc họp xưa nay vốn luôn phải “oan ức” chịu tiếng xấu là thủ phạm ngốn hết thời gian làm việc của dân văn phòng. Nhưng, bạn biết đấy, sự thật không phải vậy. Họp hành và thảo luận nhóm không bao giờ có thể chiếm hết thời gian làm việc nếu chúng ta thực hiện đúng cách.

 Họp hành và thảo luận nhóm không bao giờ có thể chiếm hết thời gian làm việc

CareerBuilder.vn muốn chia sẻ đến bạn 5 quy tắc khá đơn giản nhưng nếu thực hiện tốt đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có được những cuộc họp và buổi trò chuyện nhóm vô cùng hiệu quả và ý nghĩa. Hãy cùng xem ngay bây giờ nhé!

1.    Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự
Thật khó để chúng ta có thể đạt mục tiêu nếu không biết nó là gì và họp hành cũng không ngoại lệ. Thế nên, trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết(agenda). Người nhận thư mời họp gồm đầy đủ thông tin sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về sự cần thiết và mức độ quan trọng của vấn đề trước mắt. Đồng thời, agenda gửi trước ít nhất 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và mang đến những đóng góp hữu ích nhất.

(Xem thêm bài viết về bí quyết phản hồi khi không muốn dự họp)

2.    Mời đúng đối tượng
Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì, chuyên môn của tôi không đóng góp được cho vấn đề đang bàn bạc hay là thông tin vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận của tôi… Nếu không phải trải nghiệm thật của bạn, thì cũng là hoàn cảnh của đồng nghiệp nào đó. Đây thực sự là tình huống gây tâm lý bối rối và cực kỳ lãng phí nguồn lực đáng báo động trong mọi tổ chức.

Vì thế, là người chủ trì, hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Bạn không cần khiến bất cứ ai phải ngao ngán thêm nữa về những lần hội họp. Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.

 Mời đúng đối tượng

3.    Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng đừng chờ đợi người đến muộn, bất kể đó là ai. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay như lịch thông báo, để những người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và những ai đến muộn đủ ái ngại mà không muốn có thêm một lần sau như thế nữa.

Bắt đầu họp đúng giờ quan trọng như thế nào thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Đừng dễ dãi với suy nghĩ “ý kiến sôi động quá cứ tiếp tục nghe thêm xem sao” hay “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và thường xuyên biến nó thành hiện thực. Chúng ta không có cả ngày để họp. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng cần thiết ngay khi gửi thư mời và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Là người tham gia, bạn có trách nhiệm trình bày quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề, mục tiêu một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.

Theo chia sẻ của chuyên gia, chúng ta thường mời họp với thời gian mặc định của Outlook hoặc Google là 60 phút. Nhưng nên quan tâm đến điều này nhiều hơn, hãy dùng 15 phút cho cuộc họp 15 phút. Người dự họp sẽ đánh giá cao và thật lòng cảm ơn vì bạn không lãng phí thời gian của họ. Cố gắng tổ chức họp gói gọn trong 30 – 45 phút tốt nhất.

Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

4.    Bám sát chủ đề và mục tiêu
Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với agenda cụ thể. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.

Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức/dẫn dắt là rất quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác “đến nơi đến chốn” về vấn đề đó sau. Tất nhiên, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có rất nhiều kế hoạch và vấn đề cần xử lý, nhưng không thể giải quyết tất cả cùng một lúc. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng thành công bắt đầu từ phương châm “đúng lúc - đúng người - đúng việc”.

5.    Tổng kết sau khi đã thảo luận
Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.

Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin chẳng ngã ngũ, để rồi khi bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói.

Năm nguyên tắc mà CareerBuilder.vn vừa chia sẻ trên đây không quá mới mẻ, nhưng tin rằng nếu bạn triệt để áp dụng thì chắc chắn sẽ nâng cao hiệu suất công việc của bản thân và tập thể lên rất nhiều. Chính chúng ta mới là người sử dụng thời gian của mình. Hẳn bạn sẽ vui hơn khi biết mình đã góp công gỡ bỏ tiếng oan và trả lại sự công bằng cho những cuộc họp, phải không nào?

Nguồn ảnh: Internet

Thực tế cho thấy, pháp luật tốt phải là pháp luật thể hiện được ý chí, nguyện vọng của người dân, sát hợp với đời sống thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước. Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng các dự án luật, cần có cơ chế tạo “sức hút” cho các ý kiến đóng góp, phản biện của chính người dân, tổ chức, doanh nghiệp... Đặc biệt là đối tượng trực tiếp chịu sự điều chỉnh của dự luật. Từ đó hoàn thiện nâng cao chất lượng các dự án luật trình Quốc hội xem xét.

Ảnh minh họa: internet

Việc lấy ý kiến còn hình thức Có thể thấy, hình thức lấy ý kiến đóng góp vào các dự án luật thể hiện rất phong phú, thông qua các hội thảo, hội nghị, đóng góp thông qua đường công văn, trang thông tin điện tử… Nhiều ý kiến cho rằng, việc tổ chức lấy ý kiến chuyên gia, nhà khoa học và lấy ý kiến đối tượng chịu sự tác động trực tiếp bằng hình thức tổ chức Hội nghị, hội thảo, tọa đàm là phù hợp. Tuy nhiên, do nguồn kinh phí soạn thảo luật có hạn, số lượng hội thảo, tọa đàm không thể tổ chức nhiều. Với mỗi hội thảo, tọa đàm số lượng người tham gia không thể quá lớn. Chính vì vậy, chưa thể có nhiều đối tượng chịu sự tác động trực tiếp được tham gia vào các buổi tham vấn ý kiến. Trong một nghiên cứu mới đây về Thực trạng hoạt động phân tích chính sách trong quá trình xây dựng luật ở Việt Nam hiện nay do nhóm nghiên cứu đến từ Ban Chỉ đạo cải cách tư pháp Trung ương, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính, Viện Khoa học pháp lý, Học viện Khoa học xã hội, Viện Kinh tế và pháp luật ASEAN và các chuyên gia đến từ một số trường đại học… đã chỉ ra một thực tế rằng, đối với quá trình xây Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, việc tổ chức các buổi tham vấn trực tiếp người tiêu dùng tại cơ sở đã không thể thực hiện được do thiếu kinh phí. Kết quả của nhóm nghiên cứu cũng cho thấy, ngoài việc lấy ý kiến thông qua hình thức công văn, đối với bộ, ngành, địa phương; thông qua Hội thảo đối với các chuyên gia, doanh nghiệp thì còn có hình thức lấy ý kiến cá nhân, tổ chức thông qua Cổng thông tin điện tử của Chính phủ và của cơ quan chủ trì soạn thảo. Tuy nhiên, cách lấy ý kiến kiểu này đang rất hình thức, số lượng các ý kiến đóng góp của công chúng qua Cổng thông tin điện tử là rất ít, thậm chí có Luật không có ý kiến nào như Luật An toàn vệ sinh thực phẩm vì nhiều người dân cho rằng, việc xây dựng pháp luật là việc của nhà nước, không phải việc của mình. Thực tế cho thấy, cách thức và kỹ thuật lấy ý kiến người dân và đối tượng chịu sự tác động bằng việc đăng tải trên Website cũng chưa thực sự thu hút được người dân và đối tượng chịu sự tác động tham gia ý kiến. Việc các cơ quan chủ trì soạn thảo đưa một lượng thông tin “khổng lồ” về dự thảo VBQPPL và các tài liệu kèm theo mà không định hướng cho người dân về những nội dung quan trọng, then chốt, trọng tâm trong dự thảo, những nội dung sẽ tác động trực tiếp tới lợi ích của người dân, những quy định mới đòi hỏi người dân phải thay đổi hành vi, thói quen, làm cho người dân rất mất thời gian khi muốn tham gia ý kiến. Điều đáng chú ý là, mặc dù các cơ quan chủ trì soạn thảo đã tiến hành công việc lấy ý kiến của các chuyên gia, nhà khoa học, lấy ý kiến đối tượng chịu sự tác động trực tiếp nhưng trong hồ sơ trình dự án luật lại không có báo cáo riêng phản ánh ý kiến của nhóm đối tượng này. Hồ sơ trình dự án luật cũng không thể hiện được ý kiến của những đối tượng này đã được tiếp thu và phản hồi như thế nào. Sự giải trình của cơ quan chủ trì soạn thảo hoặc của Ban soạn thảo về việc tiếp thu ý kiến các đối tượng chịu sự tác động hoặc ý kiến các chuyên gia, nhà khoa học cũng không được thể hiện rõ nét. Các chuyên gia cũng cho rằng, hiện đang thiếu cơ chế phản hồi từ phía cơ quan chủ trì soạn thảo. Chính điều này đã làm giảm động lực tham gia đóng góp ý kiến xây dựng luật của các chuyên gia, nhà khoa học và của người dân, tổ chức, doanh nghiệp. Theo đánh giá của Phó viện trưởng Viện Khoa học pháp lý Bộ Tư pháp, TS  Nguyễn Văn Cương - thành viên Nhóm nghiên cứu về Thực trạng hoạt động phân tích chính sách trong quá trình xây dựng pháp luật ở Việt Nam hiện nay thì nhìn vào các quy định hiện nay của Luật Ban hành VBQPPL năm 2008 và các văn bản hướng dẫn thi hành có thể thấy, dường như các nhà lập pháp đã rất nỗ lực trong việc dân chủ, công khai, minh bạch hóa quá trình xây dựng pháp luật để huy động và bảo đảm sự tham gia của cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, giữa luật và thực tế vẫn còn một khoảng cách.

Tạo cơ chế nghe, tiếp thu, phản hồi ý kiến thường xuyên và có trách nhiệm

Chúng ta vẫn thường nói là làm sao để VBQPPL đi vào cuộc sống, trong một phát biểu mới đây tại Hội thảo thực trạng hoạt động phân tích chính sách trong quá trình xây dựng luật ở Việt Nam hiện nay, GS Nguyễn Đăng Dung lại cho rằng, cần phải làm sao để cuộc sống vào trong luật. Thực tế, một văn bản luật, một chính sách mới sau khi được ban hành có đi vào cuộc sống hay không lại hoàn toàn phụ thuộc xem văn bản đó, chính sách đó có thực sự phản ánh được yêu cầu của cuộc sống hay không, nếu không đáp ứng được yêu cầu của cuộc sống thì không sớm thì muộn văn bản đó, chính sách đó sẽ trở nên lỗi thời hoặc “chết yểu”. Chính vì vậy, để VBQPPL có “tuổi thọ” cao đòi hỏi các nhà hoạch định chính sách phải biết đưa được những yêu cầu cần thiết trong từng lĩnh vực của cuộc sống vào trong các chính sách, để sau khi được ban hành các chính sách ấy được người dân, tổ chức đón nhận như một phần không thể thiếu trong cuộc sống của mình. Nói thì dễ nhưng để thực hiện được điều này không đơn giản. Nhiều ý kiến các chuyên gia cho rằng, để đạt được điều này đòi hỏi chúng ta phải có một quy trình xây dựng chính sách, pháp luật rõ ràng, minh bạch, ghi nhận các quyền và các điều kiện bảo đảm để người dân tham gia vào hoạt động xây dựng chính sách, xây dựng pháp luật. Cần phải mở rộng cơ hội tiếp cận thông tin cho người dân chủ động tìm kiếm thông tin. Và cần phải đa dạng hóa công cụ cung cấp thông tin, cách thức công khai thông tin trên các phương tiện một cách đơn giản, dễ hiểu. Cần tạo ra các diễn đàn đối thoại trực tiếp giữa những nhà lãnh đạo, nhà hoạch định chính sách, cơ quan quản lý đối với các đối tượng đại diện cho nhóm lợi ích khác nhau chịu sự điều chỉnh trực tiếp của chính sách khi được ban hành.

Điều đặc biệt là cần phải xóa bỏ tính hình thức trong việc tiếp thu ý kiến đóng góp, tạo cơ chế nghe, tiếp thu, phản hồi ý kiến một cách thường xuyên và có trách nhiệm. Vì thực tế cho thấy, để thu hút sự tham gia đóng góp ý kiến hay phản biện phải có sự đối thoại.  Các ý kiến đóng góp phải được cơ quan chủ trì soạn thảo, nhà lập pháp nghiên cứu cẩn trọng và có trách nhiệm. Việc tiếp thu hay không tiếp thu phải được giải trình rõ ràng, công khai và kịp thời trên chính các phương tiện, công cụ nhận ý kiến tham gia đóng góp của người dân. Chỉ khi có sự phản hồi đầy đủ, công khai, rõ ràng, kịp thời thì công chúng mới thấy được ý kiến của họ được lắng nghe một cách thực sự, mới tạo lòng tin và thu hút sự tham gia đóng góp kiến vào quá trình xây dựng luật.

Theo: daibieunhandan.vn