Tin học văn phòng giờ đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Do đó, để có thể apply vào một tổ chức, doanh nghiệp, việc rèn luyện các kỹ năng sử dụng máy tính là vô cùng quan trọng. Hãy cùng tìm hiểu về những kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản mà người đi làm nên biết trong bài viết dưới đây!
Tại sao kỹ năng sử dụng máy tính lại quan trọng?
Hiện nay, hầu hết các công việc đều đã được ứng dụng máy tính tối đa, từ việc soạn thảo, trao đổi thông tin cho tới tìm kiếm và quản lý hệ thống. Không chỉ các vị trí nhân viên làm việc tại văn phòng mà công chức, giáo viên, kỹ thuật viên,… cũng đã chuyển đổi số mạnh mẽ. Việc sử dụng máy tính đã trở thành “điều kiện cần” trong các bản mô tả tuyển dụng, bởi nó giúp đồng bộ hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức thao tác cũng như dễ dàng trao đổi, giao tiếp giữa các thành viên trong đội nhóm, giữa công ty với khách hàng, đối tác,…
>>> Tham khảo: Mách bạn 10 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh quan trọng nhất
TOP 6 kỹ năng máy tính cơ bản giúp bạn xử lý công việc hiệu quả hơn
Kỹ năng gõ phím 10 ngón
Việc sử dụng cả 10 ngón tay khi gõ phím giúp bạn xử lý văn bản linh hoạt hơn, tốc độ gõ phím cũng nhanh hơn so với việc gõ “mổ cò”. Thời gian đầu khi tập gõ 10 ngón bạn sẽ cảm thấy đôi chút khó khăn, tuy nhiên sau khi đã quen, thậm chí bạn có thể không cần nhìn vào bàn phím máy tính. Bạn có thể tham khảo một số ứng dụng hỗ trợ gõ 10 ngón như: Mario Teaches Typing, Typing Test, Keyboard Training, Typing Master/Typing Master Pro,…
Ghi nhớ các phím tắt
Thay vì sử dụng chuột, hệ thống các phím tắt sẽ giúp bạn thao tác nhanh và tiện hơn rất nhiều. Một số phím tắt cơ bản trên máy tính mà bạn cần nhớ
- Ctrl + A: Chọn tất cả các mục trong một tài liệu, các tệp trong một thư mục
- Ctrl + X: Cắt [Cut] mục đã chọn
- Ctrl + C: Sao chép mục đã chọn.
- Ctrl + V: Dán mục đã chọn
- Ctrl + Z: Quay lại [undo] thao tác trước đó
Ngoài ra có một số phím tắt dùng trong trình soạn thảo văn bản như sau:
- Ctrl + O: Mở tệp dữ liệu.
- Ctrl + N: Tạo tệp mới.
- Ctrl + S: Lưu đè lên tệp đã có.
- Ctrl + W: Mở cửa sổ mới/Đóng cửa sổ
- Alt + F: Hiện danh sách menu từ cửa sổ hiện tại.
- Ctrl + P: In từ ứng dụng đang chạy.
- Ctrl + F10: Phóng to/thu nhỏ cửa sổ ứng dụng
Sử dụng thành thạo Microsoft Word, Excel, Powerpoint
Bộ ứng dụng Microsoft Office với 3 công cụ cơ bản: Microsoft Word, Excel, Powerpoint là kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhất mà bạn nên nắm chắc. Trong đó, Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản, Microsoft Excel là công cụ xử lý bảng tính, được tạo lập bởi các dòng, cột, để nhập data [số/chữ] và các công thức tính toán; còn Powerpoint là công cụ phối hợp giữa văn bản, hình ảnh và video để thiết kế nội dung trình bày cho buổi thuyết trình, giảng dạy [giáo án điện tử],…
>>> Tham khảo: Kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính là gì?
Đăng ký và sử dụng Email
Ngày này, thư điện tử [email] đã trở thành công cụ giao tiếp cơ bản nhất trong công việc. Ai cũng cần có ít nhất 1 địa chỉ email để tiện trao đổi, làm việc cùng nhau. Bạn có thể chọn một trong số những nền tảng email phổ biến như: Google [Gmail], Yahoo [Yahoo], Microsoft [Outlook], Hotmail,… Với các doanh nghiệp, tổ chức lớn có website và tên miền riêng, nhân viên sẽ được cung cấp tài khoản email nội bộ với phần đuôi là tên miền của website đó.
Việc soạn thảo và gửi email cũng rất dễ dàng, gần như không có gì quá khó khăn. Giao diện của hầu hết các công cụ email đều rất dễ đọc, dễ hiểu, bạn chỉ cần mở trang thư điện tử, chọn “Soạn thư mới”, nhập nội dung và địa chỉ email và nhấn “Gửi” là đã có thể hoàn thành bức thư điện tử của mình. Email cũng cung cấp nhiều tiện ích như lọc email spam, đánh dấu ưu tiên, tích hợp lịch làm việc và các công cụ trao đổi, họp online, giúp công việc của bạn thuận lợi hơn rất nhiều
>>> Tham khảo: Top 8 kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả và khoa học
Biết cách cài đặt và sử dụng các phần mềm
Kỹ năng sử dụng phần mềm máy tính là một kỹ năng cơ bản, giúp bạn chủ động bổ sung công cụ hỗ trợ công việc vào máy tính cá nhân, giúp nâng cao hiệu quả công việc. Việc cài đặt phần mềm khá đơn giản, bạn chỉ cần mở file ứng dụng, chọn “cài đặt” và làm theo các bước hướng dẫn của phần mềm.
Tạo và sắp xếp các thư mục một cách khoa học
Là một trong những kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản nhất nhưng rất nhiều bạn trẻ lại không thực sự quan tâm tới việc sắp xếp dữ liệu gọn gàng, phân loại chúng một cách khoa học. Việc để các file lộn xộn sẽ khiến bạn mất thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu, cũng như khó có thể quản lý toàn bộ tài liệu liên quan đến một chủ đề nào đó. Bạn nên phân chia thành các thư mục liên quan đến nội dung công việc, ví dụ tổng hợp tất cả các file của dự án A vào thư mục “Dự án A”, bên trong chia thành các thư mục như “hợp đồng”, “tài liệu tham kháo”, “bảng giá”,… để tiện theo dõi.
Hy vọng rằng, thông qua việc tìm hiểu những kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản, bạn đã có thêm hiểu biết về một trong những kỹ năng quan trọng nhất khi ứng tuyển các vị trí công việc. Nếu bạn muốn tìm kiếm việc làm thì hãy lựa chọn TopCV để tìm việc. Truy cập TopCV ngay hôm nay để không bỏ lỡ những vị trí công việc hấp dẫn nhất nhé!
Nguồn ảnh: Sưu tầm
Không phải ngẫu nhiên khi đi xin việc rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu ứng viên phải thành thạo kỹ năng tin học văn phòng. Vậy tin phòng văn phòng là gì? Kỹ năng tin học văn phòng gồm những gì? Bài viết dưới đây Blog.TopCv chia sẻ một số thông tin liên quan đến vấn đề này để các bạn tiện tham khảo.
Tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng là ngành học chú trọng đến khả năng xử lý công việc văn phòng như: bảng tính, các văn bản hay trình chiếu.
Kỹ năng tin học văn phòng trong CV có thể hỗ trợ bạn rất nhiều khi cần hoàn thành nhiệm vụ cấp trên giao, nhất là các vấn đề nhập liệu, tính toán.
Kỹ năng tin học văn phòng là gì? Gồm những gì?
Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết mà ứng viên cần có đó là:
Kỹ năng Word
Microsoft Word còn có tên gọi là Winword, là công cụ soạn thảo văn bản của công ty phần mềm Microsoft. Cho phép bạn làm việc với văn bản thô cùng các hiệu ứng, màu sắc, phông chữ, hình ảnh đồ họa hay các hiệu ứng đa phương tiện như video, âm thanh. Ngoài ra còn có một số công cụ khác để kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp của những ngôn ngữ khác nhau trên thế giới.
Một số những thao tác mà bạn cần biết trong Microsoft Word gồm có:
- Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn hay văn bản: yêu cầu gõ đúng văn phong tiếng Việt, cỡ chữ, màu chữ và font chữ.
- Chèn, định dạng bảng trong văn bản: numbering, bullet, line-spacing, tab, căn đoạn, cột, trộn, chèn thêm dòng, thay đổi đường viền bảng…
- Vẽ hình khối, chèn hình ảnh, sơ đồ: smartart, shape, clipart,…
- Chèn ký tự: chèn link, ghi chú, symbol,….
- Trộn văn bản: mail merge.
- Bảo mật file: đặt mật khẩu để bảo vệ cho bản word
Kỹ năng Excel
Excel cũng là một kỹ năng tin học văn phòng bạn phải thành thạo. Đây là chương trình được xử lý bằng bảng tính với các ô được tạo nên từ dòng và cột. Khi thu thập dữ liệu, lập công thức tính toán trong Excel cũng có một số điểm tương đồng. Tuy nhiên Excel có những tính năng tối ưu, giao diện thân thiện, chủ yếu dùng thiết lập, xử lý bảng, tính toán bằng các hàm.
Bạn cần nắm vững kỹ năng chuyên môn và cả tin học văn phòng trong thao tác như:
- Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu trong bảng như: định dạng bảng, định dạng số, trộn, xóa cột,…
- Định dạng tự động văn bản: định dạng tự động theo yêu cầu như: ngày tháng năm sinh, tỉnh thành,…
- Dùng hàm trong Excel như: Vlookup, If, Hlookup, Sumif, Sum, Countif, Average, Year, Min, Max, Day, Month, Now,..
- Dùng lọc dữ liệu văn bản: lọc theo yêu cầu
- Vẽ biểu đồ: Chart
- Tạo đường link trong bảng: Hyperlink
- Thiết lập in, bảo mật file: đặt password cho file, page setup
Kỹ năng Powerpoint
Ngoài những kỹ năng cứng về công việc ứng viên cần có kỹ năng PowerPoint với một số công việc như: soạn thảo văn bản và thiết lập hệ trình chiếu, cụ thể gồm các thao tác như:
- Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối trong PowerPoint: Smartart, Shapes, Chart
- Tạo đường link trong văn bản: Hyperlink
- Dùng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Themes design, Transition
- Tạo hiệu ứng bằng animation
- Dùng slide master
- Bảo mật file đã tạo
- Trình chiếu và xuất file sang định dạng PDF
Tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng
Như đã nói, kỹ năng tin học văn phòng có vai trò quan trọng khi tìm kiếm công việc phù hợp. Cụ thể như sau:
Với giáo dục
Quá trình theo học Đại học, tin học được sinh viên dùng thường xuyên để làm tiểu luận, báo cáo thực tập, khóa luận, thuyết trình,… Đây là cơ hội để bạn thực hành, rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng trước khi tìm kiếm công việc. Bạn nên đặt ra một số yêu cầu như: trong đề án, luận văn, bản slides thuyết trình có kèm hình ảnh, quy cách, thể hiện tính chuyên nghiệp ngay khi đang ngồi trên ghế nhà trường.
>>> Xem thêm: 6 kỹ năng mà nhà tuyển dụng muốn thấy ở CV của bạn
Trong công việc
Phần lớn các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên phải thành thạo kỹ năng tin học văn phòng để hoàn thành các công việc như: giao dịch bằng văn bản, giấy tờ, kế toán, kiểm toán hay những hoạt động liên quan tới hành chính, nhân sự.
Các vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp hay cơ quan đều yêu cầu có chứng chỉ tin học văn phòng. Đây cũng là kỹ năng bạn có thể rèn luyện và có được ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Với đời sống
Nhờ có tin học, cuộc sống của con người ngày càng trở nên tiện lợi, dễ dàng và thú vị hơn khi cần:
- Tìm kiếm nguồn tài nguyên mở, phong phú
- Chia sẻ thông tin khắp toàn cầu
- Liên lạc và kết nối với nhiều người
- Xử lý văn bản, thông tin và thuyết trình hay hơn.
Những kỹ năng tin học văn phòng quan trọng khác
Khi tìm hiểu kỹ năng tin học văn phòng là gì, ngoài những kỹ năng trên bạn cũng cần biết rõ một số kỹ năng sau đây:
Đánh máy bằng 10 ngón
Kỹ năng này giúp bạn soạn thảo văn bản nhanh chóng, linh hoạt. Nếu như đã thành thạo thậm chí không cần nhìn bàn phím vẫn có thể đánh máy nhanh chóng. Khi có việc gấp cần văn bản nhanh hay ghi lời thoại cuộc họp kỹ năng này sẽ rất có ích cho bạn. Đây cũng là cách để gây ấn tượng với sếp, khiến họ tin tưởng và đánh giá cao năng lực của bạn.
Sử dụng thành thạo các phím tắt
Bàn phím có các phím tắt, tổ hợp phím tắt giúp bạn tiết kiệm thời gian khi thao tác, làm việc hiệu quả hơn
Biết cách làm việc với email
Dùng email không chỉ là nhập văn bản hay đính kèm tệp và gửi đi mà trình bày email như thế nào cũng đánh giá được bạn có phải người chuyên nghiệp không. Bạn cần biết cách cài đặt chữ ký với tên, địa chỉ, chức vụ, công ty, hoặc bạn cũng có thể cài tự động trả lời email, lọc email hay đánh dấu các email quan trọng, giải nén file để gửi email.
Biết cách sử dụng các phần mềm diệt virus
Quá trình sử dụng khi tải hay truy cập phần mềm bên ngoài khiến virus xâm nhập máy tính. Chúng có thể phá hủy hay đánh cắp các dữ liệu quan trọng trong ổ cứng máy tính. Do đó biết dùng các phần mềm diệt virus có thể bảo vệ máy tính của bạn.
Sao lưu dữ liệu
Thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay các công ty đều chọn lưu trữ thông tin vào hệ thống máy tính. Với tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí in ấn cũng như không gian lưu trữ nên bạn cần sắp xếp các dữ liệu theo các file, ổ logic và hệ thống, dễ nhìn để khi cần tìm kiếm sẽ nhanh chóng hơn.
Trên đây là một số chia sẻ về kỹ năng tin học văn phòng cũng như tầm quan trọng với mỗi ứng viên khi tìm kiếm việc làm. Mong rằng qua những chia sẻ này có thể giúp các bạn có thêm được những thông tin hữu ích và thuận tiện hơn khi tìm kiếm việc làm. Hãy truy cập TopCV ngay hôm nay để tìm thấy những việc làm hấp dẫn và phù hợp nhất bạn nhé.