Việc đánh số thứ tự cho nhiều dữ liệu ở 1 dãy ô có lẽ rất quen thuộc với mọi người khi sử dụng Excel. Mặc dù thế, trên Google Sheet thì việc đánh số thứ tự có giống trên Excel hay là không. Hãy cùng mình theo dõi nội dung bài viết cách đánh số thứ tự trong Google Sheet tại đây để hiểu và biết được cách tiến hành nhé!
- Giúp đơn giản tìm kiếm.
- Dễ phân biệt được những hàng dữ liệu với nhau.
- Tạo sự dễ đọc, xem cho tất cả những người sử dụng.
- Ưu điểm: Dễ tiến hành, thao tác đơn giản và giản dị, đánh số tự động, liên tục.
- Nhược điểm: Dữ liệu khó đúng đắn nếu có hàng trống, khi thêm dữ liệu mới rất cần được đánh số thứ tự lại từ trên đầu.
Bước 1: Nhập liên tục số 1 và 2 giống như trong hình ở 2 ô thứ nhất cần đánh số thứ tự.
Nhập liên tục số 1 và 2 giống như trong hình ở 2 ô thứ nhất cần đánh số thứ tự
Bước 2: Tô chọn cả 2 ô chứa số 1 và 2 vừa nhập ở bước 1.
Tô chọn cả 2 ô chứa số 1 và 2 vừa nhập ở bước 1
Bước 3: Đặt con trỏ chuột ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn > Nhấn giữ chuột > Kéo xuống dưới đến nơi mình muốn tạm dừng để đanh số thứ tự cho cột.
Và đấy là kết quả sau khoản thời gian tiến hành xong.
Kết quả sau khoản thời gian tiến hành xong
- Ưu điểm: Trả về đúng số hàng được chọn dưới dạng số, cách làm đơn giản và giản dị, đơn giản với hàm ROW.
- Nhược điểm: Trả về đúng số hàng của Google Sheet, nếu còn muốn hàm cho ra kết quả đúng với dữ liệu thì cần thêm một vài hàm phối hợp, vẫn trả về kết quả nếu hàng trống.
Bước 1: Đi đến ô cần đánh số thứ tự > Nhập hàm =ROW[]-1 vào ô đó.
Lý giải hàm: Ở đây mình sử dụng hàm =ROW[]-1 cũng chính vì ô mình đang nhập là ô A2 không phải ô A1 nên số thứ tự hàm ROW lấy ra sẽ là 2. Nhưng hàng có dữ liệu lại là hàng thứ nhất nên mình phải thêm -1 vào để số thứ tự hàm ROW lấy ra sẽ là 1. Trong trường hợp bạn sử dụng hàng thứ nhất để nhập hàm thì không nhất thiết phải thêm -1.
Đi đến ô cần đánh số thứ tự > Nhập hàm =ROW[]-1 vào ô đó
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức cho những ô dưới.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức cho những ô dưới
- Ngoài ra còn có một trường hợp khác là bạn chỉ muốn hiển thị số thứ tự cho những bạn dạng ghi đã được điền, bạn cũng có thể sử dụng công thức như dưới.
- Với cách này thì chỉ những hàng có dữ liệu thì mới hiển thị số thứ tự.
Bước 1: Nhập công thức =IF[B2″”;ROW[B2]-1;””] vào cột cần đánh số thứ tự.
Lý giải hàm: Hàm này Tức là nếu như ô B2 khác trống hay có dữ liệu thì sẽ đánh số thứ tự đúng với số hàng, còn còn nếu không sẽ bỏ trống, không đánh số thứ tự.
Nhập công thức như trong hình vào cột cần đánh số thứ tự
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức cho những ô dưới. Ở những hàng không tồn tại dữ liệu thì những số thứ tự sẽ không còn được hiển thị.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức cho những ô dưới
- Ưu điểm: Đếm đúng số ô có dữ liệu, cú pháp hàm đơn giản và giản dị, dễ sử dụng.
- Nhược điểm: Để ra đúng kết quả cần phối hợp thêm hàm ISBLANK để loại bỏ số ô trống.
Bước 1: Nhập công thức =IF[ISBLANK[B2];“”;COUNTA[$B$2:B2]] vào ô cần đánh số thứ tự.
Lý giải hàm: Ở đây hàm IF sẽ kiểm tra xem ô B2 có trống hay là không [sử dụng hàm ISBLANK]. Nếu nó trống, công thức IF sẽ trả về một khoảng trống và còn nếu không, nó sẽ đếm toàn bộ những hàng đã điền trong phạm vi được chỉ định và đưa ra con số đúng đắn cho từng hàng.
Note: Bạn phải khóa ô thứ nhất trong công thức COUNTA, ở đấy là $B$2. Việc này sẽ giúp bạn cũng có thể không ngừng mở rộng dữ liệu ra cho những lần sau để dữ liệu được đúng đắn hơn. Ví dụ: Khi mình kéo đến ô B6 thì hàm COUNTA sẽ đếm $B$2:B6 tức là từ B2 đến B6.
Nhập công thứ như trong hình vào cột cần đánh số thứ tự
Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo dữ liệu xuống những ô dưới.
Nhấn Enter để hiển thị kết quả > Kéo dữ liệu xuống những ô dưới
- Ưu điểm: Cách làm đơn giản và giản dị, dễ tiến hành, nhanh gọn lẹ.
- Nhược điểm: Yêu cầu không tồn tại hàng trống trong tập dữ liệu, có nhiều hạn chế, rất dễ khiến ra lỗi khi xóa 1 cột ngẫu nhiên.
Bước 1: Bạn nhập số 1 vào ô thứ nhất cần đánh số thứ tự, ở đấy là ô A2.
Bạn nhập số 1 vào ô thứ nhất cần đánh số thứ tự, ở đấy là ô A2
Bước 2: Ở ô A3 bạn nhập =A2+1.
Ở ô A3 bạn nhập =A2+1
Bước 3: Đặt con trỏ chuột ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn > Nhấn giữ chuột > Kéo xuống dưới đến nơi mình muốn tạm dừng để đanh số thứ tự cho cột.
Và đó là 4 cách hoàn toàn có thể khiến cho bạn đánh số thứ tự trong Google Sheet cực nhanh và đơn giản và giản dị. Nếu có thắc mắc về kiểu cách làm thì bạn hãy để lại comment dưới nhé. Hy vọng nội dung bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!