Hàm IF trong excel là một hàm logic nhiều điều kiện. Cú pháp và cách sử dụng trong excel 2003 2007 2010 2013.
Cách kết hợp với Hàm VLOOKUP, LEFT, RIGHT, MID, AND, OR,… như thế nào?
Hàm IF là một hàm vừa nâng cao vừa cơ bản.
Cơ bản ở điểm: một hàm IF đơn rất dễ làm, giải các bài toán thông thường như: nếu đạt doanh số thưởng, còn không thì hưởng 80% lương….
Với kinh nghiệm trên 12 năm giảng dạy excel, Trường tự tin sẽ giúp bạn thành thạo hàm IF.
Bạn đừng quên Share bài viết để lưu lại hoặc cho bạn bè cùng biết nhé.
Tóm tắt những nội dung chính bạn sẽ được học trong bài viết này.
- Định nghĩa và cú pháp hàm IF
- Ví dụ cách sử dụng
- Hàm IF lồng và ví dụ minh họa
- Kết hợp với hàm VLOOKUP
- Kết hợp hàm MID, LEFT, AND
TÓM LƯỢC
Hiểu theo nghĩa đơn giản là hàm Nếu … Thì…. trong excel. Rõ ràng hơn đó là hàm kiểm tra 1 giá trị với điều kiện cho trước, nếu thỏa mãn điều kiện thì trả về 1 giá trị, nếu không thỏa mãn thì trả về một giá trị khác
Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế hàm IF chỉ đơn giản như sau:
– IF cơ bản: nếu đạt chỉ tiêu [ đạt thưởng/ đạt giỏi/ thỏa mãn điều kiện…] thì trả về kết quả [kiểu như là được thưởng cho, được giảm giá, được…], còn nếu không đạt thì không được gì [trả về 0] / bị phạt [trừ tiền]/ xếp loại kém…..
– IF nâng cao: Là sử dụng các hàm lồng ghép cùng nó. Hàm IF có thể lồng ghép linh hoạt với rất nhiều các hàm như: Hàm VLOOKUP, LEFT, RIGHT, MID, AND, OR,… để giải rất nhiều trường hợp trong cuộc sống của chúng ta.
CÚ PHÁP HÀM
\= IF [Logical_test, Value_if_true, Value_if_false]
Giải thích hàm:
– Logical_test: được dùng để kiểm tra xem giá trị cần so sánh có thỏa mãn điều kiện cho trước hay không
– Value_if_true: Nếu giá trị cần so sánh thỏa mãn điều kiện thì hàm if sẽ trả về giá trị A [Giá trị A này do người dùng nhập vào theo ý muốn]
– Value_if_false: Ngược lại, nếu không thỏa mãn thì trả về giá trị B do người dùng tự nhập vào.
Có thể khi đọc công thức sử dụng hàm ở trên bạn sẽ thấy hơi khó hiểu, nhưng bạn đừng lo nhé. Khi đọc ví dụ dưới đây bạn sẽ hiểu ý nghĩa và cách sử dụng ngay thôi.
VÍ DỤ VỀ HÀM IF CƠ BẢN – IF ĐƠN
Trong hình dưới đây, ad có đưa ra một ví dụ đơn giản về hàm [Nếu – Thì] đơn.
- Ô B1: Nhập điểm của bạn
- Ô B2: Hiển thị kết quả tương ứng với số điểm bạn nhập và qui định phân loại kết quả thi.
Bài toán đặt ra: Nếu điểm của bạn [Tại ô B1] trên 5 bạn sẽ đỗ [Trả kết quả đỗ tại ô B2], còn lại bạn sẽ đánh trượt [Trả kết quả Trượt]
Như vậy ta chỉ cần nhập công thức hàm IF ở ô B2 để so sánh điểm bạn vừa nhập ở ô B1 với qui định phân loại kết quả thi đã có để xác định bạn Đỗ hay Trượt.
- Logical test: Giá trị ở ô: B1 > 5
- Value_if_true: “ĐỖ”
- Value_if_false: “TRƯỢT”
- Tại B2 = IF[B1>5,”ĐỖ”,”TRƯỢT”]
Ad xin lấy một số ví dụ cụ thể hơn cho hàm if ở trên để bạn hiểu rõ hơn.
- TH1. Khi ô B1 = 1 => B2 = Trượt
- TH2. Khi ô B1 = 5 => B2 = Trượt
- TH3. Khi ô B1 = 6 => B2 = Đỗ
- TH4. Khi ô B1 = 9 => B2 = Đỗ
Thông qua ví dụ trên, ad hi vọng rằng 100% bạn đọc sẽ hiểu cách mà hàm if làm việc để tiến tới các kiến thức nâng cao hơn của hàm này trong các phần tiếp theo.
Lưu ý quan trọng:
- Giá trị so sánh, trả về nếu là dạng Text phải đặt trong nháy kép ” “
Trong công thức ở ô B2 có thể bạn sẽ thắc mắc tại sao lại có dấu nháy kép “” ở 2 bên chữ Trượt và Đỗ. Bởi lẽ Trượt và Đỗ là văn bản.
Khi viết văn bản trong công thức của excel bạn PHẢI đặt chúng bên trong dấu ngoặc kép nhé. Nếu không excel sẽ không hiểu hàm bạn viết là gì đâu.
HÀM IF LỒNG VÀ VÍ DỤ MINH HỌA
Ở ví dụ trong phần 2, ad đã chọn một ví dụ rất đơn giản để các bạn dễ hình dung. Trong thực tế ta còn có một yêu cầu khác phức tạp hơn là phân loại học sinh [yếu, trung bình, khá, giỏi] dựa trên số điểm mà học sinh đó đạt được.
Không có cách học nào tốt hơn việc học thông qua ví dụ thực tế. Hãy cùng tìm hiểu hàm if lồng thông qua ví dụ sau đây.
Tóm tắt bài tập:
- Bạn có một bảng danh sách điểm của từng học sinh.
- Nhiệm vụ của bạn là Xếp loại học sinh dựa vào
- Điểm trung bình của từng học sinh
- Bảng xếp loại cho sẵn ở bên phải
PHÂN TÍCH VIỆC HÀM IF KẾT HỢP VỚI HÀM IF
– Mỗi một học sinh đều có Điểm trung bình >=0 và =9 -> Giỏi
– 2. Nếu ĐTB >=7 và ĐTB Khá
– 3. Nếu ĐTB >=5 và ĐTB Trung bình
– 4. Nếu ĐTB Yếu
SỬ DỤNG HÀM IF LỒNG ĐỂ PHÂN LOẠI HỌC LỰC
Cụ thể hơn cho các phân tích ở trên, ad viết công thức đầy đủ cho việc phân loại học lực của các học sinh như sau:
Ô D4 =IF[C4>=9,”Giỏi”,IF[C4>=7,”Kha”,IF[C4>=5,”Trung Bình”,”Yếu”]]]
Lần 1 – màu ĐỎ: Excel so sánh điểm của Trần Minh với 9, nếu >=9 thì excel trả về kết quả “giỏi”, nếu không thì excel sẽ dò điều kiện tiếp theo.
Lần 2 – màu XANH: Nếu không thoả mãn điều kiện lần 1 thì chắc chắn điểm của Trần Minh nhỏ hơn 9 rồi.
Hàm if lần 2 sẽ so sánh điểm của Minh với 7.
- Nếu >=7 thì excel trả về kết quả “Khá”
- Nếu không thì excel sẽ dò tiếp điều kiện sau
Lần 3 – màu TÍM: Nếu không thoả mãn điều kiện ở hàm if số 2 thì chắc chắn điểm của Minh nhỏ hơn 7 rồi.
Lần lồng hàm thứ 3 sẽ so sánh điểm của Minh với 5.
- Nếu >=5 thì excel trả về kết quả “Trung Bình”.
- Nếu không thoả mãn thì chắc chắn là điểm của Minh nhỏ hơn 5.
Khi đó chỉ còn 1 loại kết quả là Yếu cho các học sinh nhỏ hơn 5.
Do vậy ta không cần viết thêm hàm if nữa mà ta viết luôn “Yếu”. Để hoàn tất thành tố thứ 3 [value_if_false] của một hàm chuẩn.
KIẾN THỨC MỞ RỘNG
Tuy nhiên nhiều bạn lại viết công thức như sau:
Thay vì:
Vậy lý do là gì?
Nên làm theo công thức nào hay công thức nào là đúng: [1] hay [2]
Ad sẽ giải thích như sau:
Hai công thức này đều đúng, tuy nhiên chúng ta nên dùng theo công thức [2] bởi lẽ:
– Với lần IF thứ nhất: C4>=9:
+ Nếu thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về là “Giỏi”.
+ Còn nếu không thỏa mãn điều kiện >=9 thì chúng ta mới phải làm thêm một hàm IF nữa để xem điểm của học sinh này có lớn hơn 7 không.
Do đó mặc định điểm của học sinh này đã nhỏ hơn 9 rồi. → Không cần phải dùng hàm And [C4=7] để làm điều kiện mà chỉ cần C4>=7.
– Tương tự như vậy thì đến điều kiện cuối cùng là nếu C4>=5 thì giá trị trả về sẽ là “Trung Bình”. Còn nếu không, tức là C4