tổng hợp số lượng hàng hóa tồn kho, tổng số lượng hàng hóa nhập, xuất theo thời gian nhập, xuất hàng hóa. Trong báo cáo tồn kho thể hiện các thông tin như số lượng hàng hóa đang có trong kho, sản phẩm bán chạy, sản phẩm tiêu thụ chậm, hiệu suất bán hàng theo từng danh mục hàng hóa.
Báo cáo xuất nhập tồn kho được sử dụng để theo dõi và kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào báo cáo này chủ doanh nghiệp có thể biết được sản phẩm nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và ngược lại, sản phẩm nào đang tồn đọng nhiều, tiêu thụ chậm để đưa ra chiến lược bán hàng giúp giải quyết hàng tồn kho.
Mặc dù miễn phí, nhưng các mẫu báo cáo nhập xuất tồn kho bằng Excel và thủ công có nhiều nhược điểm ảnh hưởng đến hiệu suất quản lý kho của doanh nghiệp, cụ thể:
- Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn: Quá trình thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau có thể mất thời gian và dễ gây lỗi;
- Thông tin không chính xác hoặc lỗi thời: Dữ liệu không chính xác hoặc lỗi thời, không cập nhật từ thực tế kho hàng có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định sai lầm;
- Thiếu khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với mức tồn kho: doanh nghiệp không nắm được những mặt hàng nào đang có trong kho với số lượng bao nhiêu, số lượng đó có đủ cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tới hay không;
- Phân tích dữ liệu khó khăn: Quá trình tổng hợp và phân tích dữ liệu thường gặp khó khăn và không hiệu quả. Chủ doanh nghiệp không tìm được những “nhức nhối” trong báo cáo nhập xuất tồn mà cấp dưới trình lên vì quá dài và quá phức tạp;
- Rủi ro do lỗi của con người trong quá trình nhập liệu và tính toán: nếu nhân viên của bạn đang phải lập báo cáo bằng tay và excel thì điều này là không thể tránh khỏi dù rằng họ cũng đã cố gắng hết sức.
Lập báo cáo bằng các phương pháp thủ công hoặc bằng các mẫu excel miễn phí đã quá lỗi thời và rất dễ xảy ra nhầm lẫn, ảnh hưởng lớn đến hoạt động bán hàng khi chủ cửa hàng hay chủ doanh nghiệp sử dụng báo cáo tồn kho để phân tích và ra quyết định. Nhiều chủ doanh nghiệp khi đã quá “đau đầu” với những thống kê sai lệch và phải thốt lên rằng: “Giá như có một công cụ lập và phân tích báo cáo xuất nhập tồn hiệu quả hơn”.
Và công cụ để doanh nghiệp có thể lập và phân tích các báo cáo xuất nhập kho một cách hiệu quả và nhanh gọn lẹ hơn đó là hệ thống báo cáo quản trị. Hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho với những phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại nhất được tích hợp vào quy trình quản lý hàng tồn kho, giúp giải quyết các công việc “tủn mủn, nhàm chán, ít giá trị nhưng không thể không làm”. Nhân viên của bạn lúc này sẽ có thời gian vào công việc tìm ra những điểm “nhức nhối” của vấn đề quản lý hàng tồn kho và trợ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định quản trị tồn kho hiệu quả hơn.
Vậy báo cáo nhập xuất tồn được lập bởi hệ thống báo cáo quản trị có ưu việt gì hơn so với báo cáo xuất nhập tồn được lập thủ công và tổng hợp dữ liệu qua excel, hãy cùng TACA tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Bằng cách sử dụng giao diện trực quan và công nghệ Power BI – công cụ phân tích, lọc dữ liệu do Microsoft phát triển, hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho chuyển đổi dữ liệu xuất nhập tồn phức tạp thành thông tin chi tiết và hữu ích. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu báo cáo để tập trung vào các số liệu quan trọng. Khả năng linh hoạt của đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp đi từ bức tranh tổng thể đến các chi tiết nhỏ “đang có vấn đề” [From the Big Pictures to Details].
Báo cáo xuất nhập tồn – Dashboard tổng thể
Trong Dashboard tổng thể phân tích báo cáo xuất nhập tồn doanh nghiệp có thể theo dõi các thông số trong kho một cách rõ ràng và theo thời gian thực: Order Cycle Time [thời gian đặt hàng], Product Wise Inventory Value [Giá trị danh mục hàng trong kho], Inventory Trend [xu hướng tồn kho], Inventory Efficiency Ratios [tỷ lệ hiệu quả hàng tồn kho], Order Accuracy Trend [Xu hướng đáp ứng đơn hàng của hàng nhập về].
\>>> Theo dõi những chi tiết nhỏ nhất về hàng tồn kho
Báo cáo xuất nhập kho được lập liên tục sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực [real-time], hoặc theo mô hình Just in time về tình trạng hàng tồn kho, vị trí, di chuyển,…. trên một bảng [dashboard] duy nhất. Khả năng hiển thị này cho phép doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối ưu, ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức, và thực hiện các điều chỉnh kịp thời để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Có thể dễ dàng theo dõi và giám sát tình hình hàng tồn kho của mình, đảm bảo kiểm soát toàn diện cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, báo cáo xuất nhập tồn sẽ:
- Tổng hợp được các thông tin liên quan đến số lượng, chủng loại hàng hoá tồn đọng. Các thông tin chi tiết về đơn vị, số lượng hàng hoá…
- Cung cấp được các thông tin về vật tư tồn kho đầu kỳ, số lượng nhập, xuất, số lượng tồn kho cuối kỳ,…
- Báo cáo kho giúp doanh nghiệp kiểm soát và nắm được tình hình phát triển của doanh nghiệp.
Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết
Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết
Ngoài báo cáo xuất nhập tồn tổng thể thì hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho thông minh còn có thể xuất những báo cáo xuất nhập tồn chi tiết hơn, ví dụ như tình hình xuất nhập tồn trong tháng vừa rồi, giá tị hàng tồn kho thay đổi giá trị theo từng tháng và trong cả năm ra sao,…
\>>> Xem thêm: Mô hình Just In Time trong sản xuất hiện đại: giải pháp “tinh gọn” quy trình và quản lý hàng tồn kho hữu hiệu
\>>> Tuân thủ nội bộ
Báo cáo về hàng tồn kho đóng góp vào việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ các quy định. Trong các ngành như dược phẩm hoặc dịch vụ thực phẩm, việc bảo quản hồ sơ và khả năng truy xuất nguồn gốc chính xác là vô cùng quan trọng.
Khả năng báo cáo mạnh mẽ của báo cáo nhập xuất tồn đảm bảo rằng các doanh nghiệp tuân theo những quy định cụ thể của ngành, duy trì thông tin về lô hàng và hạn sử dụng một cách chính xác, đồng thời triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ tài sản có giá trị.
\>> Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
Báo cáo xuất nhập tồn kho mang đến thông tin chi tiết và quý giá về hiệu suất sản phẩm, mô hình nhu cầu và biến động theo mùa. Và từ những dữ liệu này, doanh nghiệp có khả năng đưa ra các quyết định thông minh về việc mua sắm, chiến lược định giá và phân bổ hàng tồn kho. Chức năng báo cáo trong cung cấp khả năng lập kế hoạch và dự báo chính xác, hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa việc đầu tư vào kho của họ.
Phân tích báo cáo xuất nhập tồn nhanh chóng để tăng nguồn vốn lưu động
Báo cáo hàng tồn kho được cập nhật liên tục sẽ giúp người quản lý duy trì hàng hóa trong kho ổn định, tăng hiệu suất bán hàng tồn kho và có kế hoạch luân chuyển hàng hóa, từ đó tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Việc lựa chọn kế hoạch và chính sách mua hàng cũng ảnh hưởng không nhỏ đến vốn lưu động của các doanh nghiệp, không doanh nghiệp nào muốn hàng tồn kho quá hạn hoặc tồn đọng vốn. Việc phân tích báo cáo xuất nhập tồn một cách liên tục, nhanh chóng sẽ mang lại hiệu quả đang kể trong việc duy trì và tăng vốn lưu động của doanh nghiệp.
\>>>Nâng cao hiệu suất bán hàng tồn kho
Số lượng hàng hóa tồn kho lớn, thời gian kéo dài ảnh hưởng không hề nhỏ tới nguồn vốn lưu động và hiệu suất bán hàng tại cửa hàng. Do đó, việc cập nhật thường xuyên số lượng tồn kho và có phản ứng kịp thời, đẩy nhanh hàng hóa, nâng cao hiệu suất bán hàng tồn kho là rất cần thiết và phải thực hiện ngay.
Báo cáo phân tích xuất nhập tồn kho trên phần mềm có thống kê liên tục theo thời gian thực những mặt hàng có số lượng tồn kho lớn, thời gian tồn kho dài. Người quản lý chủ động và kịp thời ra quyết định bán hàng, giảm giá, xả hàng, đẩy nhanh hiệu suất bán hàng tồn kho tăng thêm nguồn vốn lưu động.
\===> Xem thêm: Phần mềm quản lý hàng tồn kho: hàng trong kho không còn là “nỗi lo” của doanh nghiệp
\>>>Luân chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng nhanh chóng
Thay vì phải gọi điện kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho ở các cửa hàng khác nhau. Giờ đây, thông qua báo cáo chuỗi hàng tồn kho, cửa hàng có thể nhìn ra ngay hàng hóa còn ở kho nào, số lượng bao nhiêu, bổ sung và luân chuyển hàng hóa kịp thời. Cập nhật số lượng hàng tồn kho trong cửa hàng, chuỗi cửa hàng ở các vị trí khác nhau trở nên dễ dàng; bổ sung hàng hóa kịp thời cho các kho nhanh chóng.
Xây dựng kế hoạch nhập hàng và chính sách mua hàng phù hợp
Việc sử dụng các báo cáo xuất nhập tồn liên tục và kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho định kỳ, đột xuất hay đưa ra những quyết định quản trị mang tính tình huống mà còn giúp doanh nghiệp vạch ra đường hướng kế hoạch nhập hàng và chính sách mua hàng trong dài hạn.
Trách nhiệm của bạn, người quản lý, là theo dõi, tối ưu kho hàng tránh tình trạng hết hàng hay tồn đọng vốn. Để giúp bạn chọn lựa được phương thức nhập hàng phù hợp, tính năng báo cáo xuất nhập tồn các báo cáo xuất nhập tồn chi tiết về tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ hỗ trợ người quản lý trong việc quản lý hàng hóa sẽ vô cùng hữu hiệu.
Những báo cáo này cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về hàng hóa sản phẩm của mình, số lượng hàng hóa tiêu thụ, nhóm khách hàng có mức độ tiêu thụ thường xuyên một mặt hàng, doanh thu từng mặt hàng trong các chương trình bán hàng đặc biệt của cửa hàng hay vào dịp lễ têt… Từ đó giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng phù hợp giúp cửa hàng đáp ứng được nhu cầu của khách, tăng doanh thu tối đa.
Quản lý kho hàng tốt đòi hỏi cần có một kế hoạch nhập hàng rõ ràng, chính xác nhằm tránh tình trạng khan hàng hay tồn đọng vốn lớn gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.
Báo cáo xuất nhập tồn có thể thực hiện theo từng ngày, từng tuần, từng tháng hoặc định kỳ nhưng để lên kế hoạch nhập hàng thì nhà quản trị phải tổng hợp rất nhiều báo cáo xuất nhập tồn ở các giai đoạn khác nhau. Cần một sự đầu tư và thực hiện một cách nghiêm túc bởi đây là một quy trình quan trọng cho phép xác định được nhu cầu thực tế trong một thời gian [thông thường theo mùa vụ] và lên kế hoạch tái nhập hàng tại cửa hàng [theo số lượng và theo lịch định kỳ để điều chỉnh khối lượng hàng hóa tồn lại trong kho hàng].
Chính sách nhập hàng và mua hàng cơ bản của doanh nghiệp được đưa ra sau khi doanh nghiệp đã xác định được kế hoạch mua hàng và nhập hàng tồn kho của mình. Trong bước lựa chọn chính sách sao cho phù hợp, doanh nghiệp vẫn cần phải đào sâu vào các báo cáo xuất nhập tồn để lựa chọn được chính sách phù hợp với dòng chày hàng hóa của bạn nhất. Theo đánh giá của các chuyên gia quản lý kho hàng, mỗi một chính sách mua hàng sẽ tương ứng với từng sản phẩm, từng loại hàng hóa. Hệ thống báo cáo kho cho phép người quản lý xây dựng một chính sách nhập hàng đúng đắn, chính xác nhờ vào tính năng quản lý kho liên tục giúp bạn kịp thời có kế hoạch dừng nhập hàng hay tiếp tục bổ sung các mặt hàng bán chạy.
Dưới đây là một số chính sách nhập hàng thường gặp, doanh nghiệp có thể tham khảo:
A – Nhập hàng theo thời gian và số lượng hàng hóa cố định
Áp dụng chủ yếu trong quy trình giao hàng định kỳ giữa nhà cung cấp và cửa hàng. Số lượng hàng hóa gần như là tương đương giữa các mặt hàng. Chính sách này rất phù hợp với những sản phẩm có sức tiêu thụ ổn định và thường xuyên.
Ưu điểm: Đơn giản hóa việc quản lý kho, có lợi trong việc thương lượng theo số lượng hàng hóa.
Nhược điểm: Nếu số lượng nhập không được tính toán cẩn thận hay số lượng tiêu thụ không đều đặn sẽ dẫn đến tình trạng tồn đọng vốn lớn hay khan hàng. Trong trường hợp khan hàng, việc giao hàng khẩn cấp hay ngoài thỏa thuận có thể sẽ tiêu tốn nhiều chi phí [phí vận chuyển nhanh, phí sản xuất đặc biệt từ phía nhà cung cấp…]
B – Nhập hàng theo thời gian cố định và số lượng thay đổi
Phương pháp nhập hàng bổ sung phù hợp với những sản phẩm hàng hóa đắt tiền, dễ hỏng hóc hay cồng kềnh và có sức tiêu thụ đều đặn. Với mỗi mặt hàng, cần đặt ra mức độ lưu kho tối đa. Vào thời gian cố định, người quản lý sẽ phân tích kho hàng tồn đọng và đặt ra yêu cầu về số lượng cho phép nhập hàng vào kho ở mức độ tối đa cho phép.
Ưu điểm: đơn giản hóa quản lý và làm chủ nguồn vốn.
Nhược điểm: Nếu vì một lý do bất chợt, việc tiêu thụ không còn ổn định, sẽ xuất hiện rủi ro tồn đọng vốn hay khan hàng. Ví dụ khi nhu cầu tiêu thụ tăng thì phải đợi đến thời điểm cố định mới nhập thêm hàng, lúc nhập mặt hàng đó với số lượng lớn hơn chưa chắc mặt hàng này vẫn “trend”, doanh nghiệp có khi phải quay lại bù lỗ.
C – Nhập hàng theo thời gian thay đổi và số lượng cố định
Phương thức nhập hàng tập trung vào việc xác định mức độ lưu kho tối thiểu đối với các mặt hàng và kiểm soát theo thời gian. Phương pháp này cho phép tạo yêu cầu về số lượng hàng hóa cố định và đồng thời đáp ứng được nhu cầu trong suốt thời hạn giao hàng [thời hạn bắt đầu từ lúc yêu cầu nhập hàng đến thời hạn giao hàng]. Phương thức nhập hàng này phù hợp chủ yếu với những mặt hàng đắt tiền và có độ tiêu thụ không thường xuyên.
Ưu điểm: Đặt hàng theo lô cho phép tối ưu hóa việc nhập hàng. Việc tính toán sẽ được tiến hành cẩn thận hơn tránh tình trạng tồn đọng quá nhiều vốn và hàng.
Nhược điểm: Nếu mức độ tiêu thụ tăng đột biến, cửa hàng sẽ rơi vào tình trạng khan hàng. Đôi lúc, rủi ro này sẽ khiến cửa hàng phải xây dựng kho hàng dự phòng và cuối cùng không giải quyết được hiệu quả vấn đề tồn đọng vốn.
D – Nhập hàng theo thời gian và số lượng thay đổi
Phương thức nhập hàng này phù hợp cho mặt hàng theo dạng đặt hàng dự án, theo đó yêu cầu nhập hàng được thực hiện hoàn toàn dựa trên nhu cầu. Số lượng nhập hàng là kết quả của việc đánh giá nhu cầu ngắn hạn.
Ưu điểm: hạn chế tồn đọng vốn vô ích trong một thời gian nhất định.
Nhược điểm: Rất nhạy cảm với các tác động từ môi trường xung quanh. Một tác động nhỏ cũng có thể thay đổi hoàn toàn kết quả của toàn bộ dự án.
“Chất bôi trơn” cho quy trình kiểm soát xuất nhập tồn kho
Để quản lý kho hàng có bài bản, có khoa học, nhà quản trị cần có quy trình quản lý tồn kho cho phù hợp. Để thiết lập được quy trình, doanh nghiệp cần dựa vào tình hình kho, tình hình nguồn lực sản xuất, kinh doanh – những thông tin quý giá mà báo cáo xuất nhập tồn có thể cung cấp cho bạn nhanh chóng thông qua hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn. Ngay cả khi quy trình kiểm soát hàng tồn kho được áp dụng trong kho và doanh nghiệp, những báo cáo xuất nhập tồn kho lúc này sẽ giúp doanh nghiệp biết được rằng quy trình này có đang hoạt động tốt, có vấn đề gì mà doanh nghiệp có thể tiếp tục tối ưu để quy trình kiểm soát diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn. Cụ thể hơn:
1. Lên kế hoạch và chuẩn bị nhập kho
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát tồn kho là lên kế hoạch và chuẩn bị. Việc quản lý hàng hóa tồn kho không chỉ yêu cầu đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà còn yêu cầu nhà quản trị đảm bảo nhập, xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa. Do đó, việc lên kế hoạch cho nhập, xuất hàng hóa có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp. Như đã đề cập ở phần trên, báo cáo xuất nhập tồn là nền tảng cơ bạn để nhà quản trị nắm được tình hình kho hàng, tình hình sản xuất, kinh doanh để có sự chuẩn bị về kế hoạch, nhân sự và thiết bị cũng như là lựa chọn kế hoạch và chính sách xuất nhập tồn cho phù hợp nhất.
2. Kiểm kê lại kho hàng
Kiểm kê kho hàng chính là bước kiểm tra tình hình tồn kho, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu để có cơ sở lập kế hoạch cho phù hợp. Kiểm kê hàng hóa còn giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng sản phẩm, nguyên vật liệu hiện tại để ra quyết định tiêu thụ hay bổ sung cho kịp thời. Với báo cáo xuất nhập tồn được trích xuất từ hệ thống quản trị, doanh nghiệp dễ dàng có được những thông tin này mà không cần phải check lại hoặc xuống tận nơi lưu kho để lật sổ sách.
Nhân viên kho tiến hành kiểm kê thực tế tồn kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách kế toán được lưu trữ trên hệ thống để kịp thời điều chỉnh số liệu trùng khớp. Số liệu kiểm kê phải được báo cáo lại với nhà quản lý để quản lý nắm được tình hình tồn kho. Việc kiểm kê nên được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người và sau đó đối chiếu để đảm bảo chính xác. Ngày nay việc áp dụng kể thống quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho sẽ rút ngắn thời gian kiểm kê và có tính hiệu quả cao hơn. Cụ thể, Việc kiểm kê kho hàng cùng với sự giúp đỡ của báo cáo xuất nhập tồn sẽ giúp chủ doanh nghiệp:
- Kiểm soát được hàng hóa chặt chẽ về cả mặt số lượng, chất lượng, giá trị. Các thông tin này giúp người quản lý có được những nhận định đúng về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
- Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.
- Kịp thời tìm ra những sai lệch giữa sổ sách và thực tế để có phương án xử lý. Ví dụ như hàng hóa bị thất thoát trong thời gian dài, hoặc điều kiện bảo quản kém gây giảm chất lượng hàng hóa lưu kho,.. với mỗi tình huống cụ thể chúng ta sẽ có cách giải quyết riêng..
- Giúp hạn chế sự lãng phí không cần thiết khi giải phóng được không gian lưu trữ và công sức quản lý tồn kho
3. Quản lý xuất, nhập kho
Báo cáo xuất nhập tồn từ hệ thống thông minh sẽ khiến công việc xuất nhập kho hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Dù số lượng hàng mà bạn phải xuất nhập lớn hay thường xuyên [theo ngày, theo tháng,…] chỉ cần nhập liệu kịp thời thì hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin và cung cấp tình hình xuất nhập của từng loại hàng hoặc theo từng đơn vị thời gian. Mặt hàng nào tiêu thụ nhiều trong mùa xuân sẽ có thời gian lưu kho ngắn hơn hoặc số lượng xuất kho nhiều,…
Quản lý nhập kho bao gồm các công việc: quản lý mua hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý sản xuất, hàng bán trả lại, hàng chuyển kho,… quản lý xuất kho bao gồm quản lý hóa đơn, quản lý vận chuyển phân phối,…
Trước đây, việc quản lý xuất nhập thường được thực hiện qua sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, ngày nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho hoặc dùng máy quét mã vạch để tăng tốc quy trình quản lý xuất, nhập hàng.
4. Quản lý tồn kho
Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp thủ công hoặc phần mềm quản lý để kiểm tra giữa lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách của kế toán. Kiểm kê sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung,….Nhưng khi mà tình hình kinh doanh ngày càng phức tạp như hiện nay, số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp ngày càng lớn, đa dạng và khó quản lý hơn, thì sử dụng phần mềm để lập các báo cáo xuất nhập tồn là lựa chọn thông minh hơn cả. Việc đối chiếu xoát xét các danh mục hàng tồn kho cũng sẽ dễ dàng hơn với việc sử dụng lật dở hóa đơn và các file excel theo từng thời kì.
5. Kết chuyển và tổng kết
Sau khi kiểm tra sổ sách, xác định lượng hàng hóa thực tồn kho, tổng lượng nhập xuất vào cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ tiếp theo. Đồng thời, kế toán phụ trách lưu trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và in các báo cáo tồn kho, báo cáo trong kỳ để nộp cho nhà quản lý. Các bước như là kết chuyển số dữ cuối kỳ, lưu trữ chứng từ, phiếu xuất nhập có thể số hóa lên hệ thống báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho mục tiêu sử dụng về sau. Doanh nghiệp sẽ không cần phải lo lắng về việc thất lạc và hư hỏng những chứng từ, phiếu xuất này và có thể kiểm tra lại bất cứ khi nào chủ doanh nghiệp muốn.
\>>> Khuyến nghị:
Doanh nghiệp nên có cho mình một hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn thông minh để nắm bắt tình hình hàng trong kho hiệu quả và có những chiến lược kiểm soát đúng đắn. Nếu không có những báo cáo phù hợp doanh nghiệp sẽ không biết được những “sai sót” nào đang làm giảm hiệu quả quản lý hàng tồn kho của bạn và có kế hoạch nhập hàng và bán hàng hiệu quả hơn.
Những báo cáo xuất nhập tồn phù hợp với doanh nghiệp này chưa chắc sẽ phù hợp với doanh nghiệp khác vì hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp là không giống nhau. Đối với các doanh nghiệp về xây dựng công trình, các sản phẩm lưu kho trong thời gian dài hơn thì báo cáo xuất nhập tồn sẽ khác hoàn toàn so với các doanh nghiệp bán lẻ, các sản phẩm có thời gian lưu kho lâu hơn. Thường thì báo cáo xuất nhập tồn ở công ty xây dựng công trình sẽ được lập trong thời gian dài hơn.
Và để có cho mình một hệ thống báo cáo hàng tồn kho phù hợp và hiệu quả doanh nghiệp cần đến sự trợ giúp từ các chuyên gia đầu ngành. Những chuyên gia có thể tư vấn thiết kế cho bạn những hệ thống báo cáo thông minh và phù hợp với hướng đi phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.
\===>>>Xem thêm :
4 đề mục phân tích báo cáo hàng tồn kho có thể bạn chưa biết
Dịch vụ thiết kế hệ thống báo cáo quản trị hàng tồn kho của Taca
Dịch vụ xây dựng và triển khai Hệ thống báo cáo quản trị của TACA cung cấp mọi góc nhìn toàn diện cho thấy tình hình kinh doanh thực sự đang diễn ra, các vấn đề bên trong kho của doanh nghiệp. Những khoản chi phí lưu kho nào đang bào mòn lợi nhuận, cho đến những nhân tố tác động hàng tồn kho có thể làm tăng vốn lưu động, lợi nhuận đáng kể đều được thể hiện trong báo cáo quản trị hàng tồn kho thông minh mà Taca cung cấp.
Những báo cáo này sẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác nhất để kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả.