Báo cáo thực tập quản lý văn bản đến đi năm 2024
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước. Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính - văn thư giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động phòng hành chính - văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phòng hành chính - văn thư phải đựơc tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành chính - văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại. Phòng hành chính - văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy vi tính... phòng hành chính - văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản hành chính và một số công việc khác. Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính - văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người. Là một sinh viên kiến tập, sau bốn năm được học tập tại trường Đại học Luật Hà Nội, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình dạy của trường vào áp dụng trong hành chính – văn thư. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế. Khi được nhà trường tạo điều kiện cho tôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt kiến tập này là:
Chương III: Phần kết luận và đề nghị. Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy, cô để báo cáo của tôi được hoàn thành tốt hơn. Chương I: TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CUÔR KNIA. I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ CUÔR KNIA. 1. Khái quát về xã Cuôr Knia. Cuôr Knia là một xã thuộc huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk, Việt Nam. Xã Cuôr Knia được thành lập vào năm 2001ã Cuôr Knia có diện tích 77,28 km², dân số năm 2001 là 16 người, mật độ dân số đạt 210 người/km². Xã Cuôr Knia nằm ở phía Đông bắc của huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk, có 1 hộ với 8 khẩu; gồm 8 dân tộc anh em cùng chung sống, trong đó 56,7% là người dân tộc thiểu số. Để thực hiện tốt công tác quân sự - quốc phòng địa phương, hàng năm Đảng ủy xã đều xây dựng Nghị quyết chuyên đề về lãnh đạo công tác quốc phòng - quân sự địa phương, từ đó tạo thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội. 2. Hệ thống chính trị. 2. Hệ thống chính trị của xã gồm:
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA. a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân dân.. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã do Chủ tịch UBND quy định. Hiện nay Uỷ ban có 22 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp. Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ UBND xã Cuôr Knia như sau:
**Cán bộ Văn phòng
**Cán bộ Địa chính
**Cán bộ Tư pháp
Cán bộ Kế toán - tài chính Chỉ huy trưởng quân sự Trưởng Công an Cán bộ Lao động TBXH Cán bộ Văn hoá thông tin Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban với UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo đảm sự Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.
1. Công tác văn phòng. 1 Chức năng Cán bộ Văn phòng - Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Cuôr Knia trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã. 1 Nhiệm vụ và quyền hạn Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm. Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo quy định. Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch. Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc rất cần thiết. Về cơ sở hạ tầng, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực phấn đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết bị làm việc tương đối đầy đủ. Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan. 2 Công tác soạn thảo văn bản Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng - Thống kê trực tiếp soạn thảo, đó chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Báo cáo, thông báo, tờ trình, quyết định... Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực của văn bản. Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gần đây: Năm 2018 2019 2020 2021 Báo cáo 40 43 57 45 Thông báo 06 05 12 13 Công văn 19 21 30 20 Tờ trình 15 18 30 26 Quyết định 40 38 40 46 Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước như sau: Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản. Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ. Bước 3: Thông qua lãnh đạo. Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo... Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt. 2 Quản lý công văn bản Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan và thủ trưởng cơ quan năm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của cơ quan.
Quản lý văn bản đi của UBND xã Cuôr Knia rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, an toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song số lượng văn bản đi ban hành còn quá ít. Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.
Tất cả các văn bản đến đều phải thông qua văn thư của cơ quan để đăng ký vào sổ Đăng ký công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng của cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật và theo đúng quy định của pháp luật. 2 Quản lý con dấu Những quy định cảu cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
Căn cứ để xác định.
Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cách chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cương trước khi soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.
Thể thức văn bản theo đúng Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ ban hành. 2. Quản lý văn bản đi - đến 2 Giải quyết văn bản đến Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật. a. Quá trình xử lý văn bản. Sau khi nhận văn bản đến, văn thư tiến hành sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn bản có dấu hoả tốc bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với thành phần tương ứng của văn bản qua nhân viên bưu điện.
và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau khi đăng ký và làm thủ tục gửi đí. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý. Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:
Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo biểu mẫu quy định: Ngày tháng của văn bản Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Số lượng văn bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)3. Quản lý con dấu Tuân thủ các quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu. Trước khi đóng dấu lên văn bản thì Văn thư phải kiểm tra và soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu không có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái. 4. Công tác lưu trữ 4 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ Hiện nay ở UBND xã Cuôr Knia chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ. Mà chỉ đạo về công tác lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Chính vì thế mà cần phải có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ. Nếu có sự chỉ đạo thì chất lượng làm việc sẽ mang lại hiệu quả cao. 4 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Công tác này ở Uỷ ban không có, chính vì thế mà cần phải có công tác chỉnh lý khoa học tài liệu để đem lại hiệu quả công việc cao hơn và thuận tiện hơn trong việc tra cứu tài liệu. **II. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ
Với tinh thần năng nổ của một sinh viên và tinh thần ham học hỏi cộng với sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh chị trong UBND xã Cuôr Knia đã giúp tôi vững tin trong quá trình học tập kinh nghiệm tại UBND xã Cuôr Knia.
2. Những mặt còn hạn chế Do chỉ được tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với thực tế trong môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp phải khó khăn như:
Bằng sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như những kiến thức mới. Hơn thế nữa tôi còn tạo lập kỹ năng nghiệp vụ trong công việc cũng như trong giao tiếp của mình để vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này. II. KIẾN NGHỊ Trong thời gian thực tập tại UBND xã Cuôr Knia tôi đã thu được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích. Sau đây tôi xin có một vài ý kiến kiến nghị sau: 1. Đối với UBND xã Cuôr Knia Dựa trên sự quan sát và thực hiện công việc, tôi xin đưa ra một vài giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ:
Uỷ ban cần bố trí các phòng một cách hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát, sắp xếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa các cán bộ với nhau thuận tiện.
bộ có những sáng kiến đem lại hiệu quả cao sẽ nên được thưởng kịp thời để động viên và mức thưởng có thể là 100đ. 2. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, các cơ quan Nhà nước cấp trên cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ. Tóm lại, bản báo cáo này của tôi là cả quá trình đúc kết trong gần hai tuần kiến tập vừa qua. Đó là những điều tôi viết ra dựa trên lý thuyết học tập ở trường và công việc thực tập tại Uỷ ban. Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy/cô. Qua đây tôi nhận thấy rằng đợt kiến tập lần này thực sự là bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập và khảo sát được công việc cũng như học hỏi thêm được tinh thần, trách nhiệm trong công việc. Hơn thế nữa đây cũng là dịp để cho sinh viên trau rồi kiến thức. Vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này. Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Luật Hà Nội đã giúp chúng tôi có điều kiện được tiếp xúc với công việc thực tế và Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia đã tạo điều kiện cho tôi được về kiến tập tại Uỷ ban./. |