Báo cáo thực tập quản lý văn bản đến đi năm 2024

Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước.

Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính - văn thư giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động phòng hành chính - văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phòng hành chính - văn thư phải đựơc tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành chính - văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại.

Phòng hành chính - văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy vi tính... phòng hành chính - văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản hành chính và một số công việc khác.

Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính - văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người. Là một sinh viên kiến tập, sau bốn năm được học tập tại trường Đại học Luật Hà Nội, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình dạy của trường vào áp dụng trong hành chính – văn thư. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.

Khi được nhà trường tạo điều kiện cho tôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt kiến tập này là:

• Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức hành chính - văn thư trong tương lai.
• Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình kiến tập tại cơ sở. Và sau gần hai tuần thực tập tại UBND xã Cuôr Knia, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc kiến tâp của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.

Chương III: Phần kết luận và đề nghị. Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy, cô để báo cáo của tôi được hoàn thành tốt hơn.

Chương I: TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CUÔR KNIA. I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ CUÔR KNIA.

1. Khái quát về xã Cuôr Knia.

Cuôr Knia là một xã thuộc huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk, Việt Nam. Xã Cuôr Knia được thành lập vào năm 2001ã Cuôr Knia có diện tích 77,28 km², dân số năm 2001 là 16 người, mật độ dân số đạt 210 người/km².

Xã Cuôr Knia nằm ở phía Đông bắc của huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk, có 1 hộ với 8 khẩu; gồm 8 dân tộc anh em cùng chung sống, trong đó 56,7% là người dân tộc thiểu số. Để thực hiện tốt công tác quân sự - quốc phòng địa phương, hàng năm Đảng ủy xã đều xây dựng Nghị quyết chuyên đề về lãnh đạo công tác quốc phòng - quân sự địa phương, từ đó tạo thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội.

2. Hệ thống chính trị.

2. Hệ thống chính trị của xã gồm:

• 01 Đảng bộ cơ sở, có 14 chi bộ trực thuộc [08 chi bộ nông thôn, 06 chi bộ trường học và 01 chi bộ cơ quan] với 302 Đảng viên.
• Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể hoạt động khá đồng đều, hàng năm đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
• Hội Cựu chiến binh có 08 chi bộ trực thuộc với 190 hội viên.
• Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 08 chi hội với 365 hội viên.
• Hội Nông dân có 08 chi hội với 319 hội viên.
• Đoàn Thanh niên xã có 11 chi đoàn với 114 đoàn viên. 2. Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn: Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn cơ bản ổn định. Tuy nhiên, do quá trình đô thị hoá, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn những tệ nạn và trật tự an toàn xã hội. Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn được ổn định và phát triển kinh tế Đảng uỷ, chính quyền địa phương đã thường xuyên chỉ đạo các ngành, các chi bộ thôn thông qua các kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng của xã.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA.

• UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên.

III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA. a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân dân.. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã do Chủ tịch UBND quy định.

Hiện nay Uỷ ban có 22 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp.

Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ UBND xã Cuôr Knia như sau:

• Đại học: 11 người * Cao đẳng: 02 người * Trung cấp: 09

1. Sơ đồ tổ chức:

**Cán bộ Văn phòng

• thống kê**

**Cán bộ Địa chính

• xây dựng**

**Cán bộ Tư pháp

• Hộ tịch**

Cán bộ Kế toán - tài chính

Chỉ huy trưởng quân sự

Trưởng Công an

Cán bộ Lao động TBXH

Cán bộ Văn hoá thông tin

Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban với UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo đảm sự

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND

thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.

1. Nguyên tắc làm việc của UBND xã  Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.  Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ giữa Uỷ ban nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc và các Đoàn thể xã trong quá tình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.  Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã.  Cán bộ công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBND xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền trong sạch, vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân. IV. TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ CUÔR KNIA.

1. Công tác văn phòng. 1 Chức năng Cán bộ Văn phòng - Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Cuôr Knia trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã.

1 Nhiệm vụ và quyền hạn  Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm. Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theo quy định.  Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc rất cần thiết. Về cơ sở hạ tầng, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực phấn đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết bị làm việc tương đối đầy đủ.

Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan.

2 Công tác soạn thảo văn bản Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng - Thống kê trực tiếp soạn thảo, đó chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Báo cáo, thông báo, tờ trình, quyết định... Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực của văn bản.

Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gần đây:

Năm 2018 2019 2020 2021

Báo cáo 40 43 57 45

Thông báo 06 05 12 13

Công văn 19 21 30 20

Tờ trình 15 18 30 26

Quyết định 40 38 40 46

Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ.

Bước 3: Thông qua lãnh đạo. Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo... Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản [giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan] đối với những văn bản đặc biệt.

2 Quản lý công văn bản Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan và thủ trưởng cơ quan năm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của cơ quan.

1. Quản lý văn bản đi : Chỉ chung của văn bản, tài liệu do một cơ quan gửi đi. Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu gửi. Việc chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời. Song đăng ký văn bản theo hình thức bằng sổ Đăng ký Văn bản đi theo mẫu.

Quản lý văn bản đi của UBND xã Cuôr Knia rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, an toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song số lượng văn bản đi ban hành còn quá ít. Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.

1. Quản lý văn bản đến : Chỉ chung cho các công văn, giấy tờ do cơ quan nhận được.

Tất cả các văn bản đến đều phải thông qua văn thư của cơ quan để đăng ký vào sổ Đăng ký công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng của cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật và theo đúng quy định của pháp luật.

2 Quản lý con dấu  Những quy định cảu cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:

• Con dấu được giao cho Cán bộ văn phòng - thống kê có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
• Không được tự tiện mang dấu theo người.
• Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.
• Khi hết giờ làm việc thì Cán bộ văn phòng phải cất dấu vào trong tủ cẩn thận.
• Vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
• Đối tượng giải quyết trong văn bản.
• Hậu quả tác động của văn bản. Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc [yêu cầu của vấn đề cần giải quyết hay yêu cầu của cơ quan].
• Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn bản. Nội dung xác định:
• Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
• Xác định thời gian ra văn bản.
• Xác định tên loại của văn bản Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.

Căn cứ để xác định.

• Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan.
• Nội dung của vấn đề cần giải quyết.
• Mục đích, yêu cầu ra văn bản. Nội dung công việc:
• So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
• Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn. Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giải quyết công việc đã đặt ra.
• Thu thập thông tin. Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ và thông tin thực tế.
• Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
• Nội dung công việc: dựa vào những thông tin thu thập được. Do vậy, đòi hỏi thông tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như vậy thì văn bản ban hành ra mới có tính khả thi,đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra.
• Viết đề cương: Đây là công việc cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất cả các công việc chuẩn bị đều trên đều đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếp nội dung một cách hợp lý, dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết đề cương theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở hình thành đề cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xác định mục đích ban hành văn bản.

Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cách chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cương trước khi soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.

• Phương pháp viết văn bản: viết tay và đánh máy vi tính.
• Duyệt bản thảo: Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc rất cần thiết khi soạn thảo văn bản. Muốn soạn thảo văn bản tốt thì phải có một quy trình hợp lý sẽ tạo nên một văn bản logic.

Thể thức văn bản theo đúng Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ ban hành.

2. Quản lý văn bản đi - đến 2 Giải quyết văn bản đến  Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật. a. Quá trình xử lý văn bản. Sau khi nhận văn bản đến, văn thư tiến hành sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn bản có dấu hoả tốc bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với thành phần tương ứng của văn bản qua nhân viên bưu điện.

1. Công việc vào sổ đăng ký. Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký

và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.

Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau khi đăng ký và làm thủ tục gửi đí. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý.

Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:

• Ghi số của văn bản.
• Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửỉ.
• Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi. Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu gửỉ. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản.

Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo biểu mẫu quy định:

Ngày tháng của văn bản

Số và ký hiệu

Tên loại và trích yếu nội dung

Người ký

Nơi nhận

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng văn bản

Ghi chú

[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]

3. Quản lý con dấu Tuân thủ các quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu. Trước khi đóng dấu lên văn bản thì Văn thư phải kiểm tra và soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ [đóng dấu không có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau]. Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái.

4. Công tác lưu trữ 4 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ Hiện nay ở UBND xã Cuôr Knia chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ. Mà chỉ đạo về công tác lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Chính vì thế mà cần phải có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ. Nếu có sự chỉ đạo thì chất lượng làm việc sẽ mang lại hiệu quả cao.

4 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu

Công tác này ở Uỷ ban không có, chính vì thế mà cần phải có công tác chỉnh lý khoa học tài liệu để đem lại hiệu quả công việc cao hơn và thuận tiện hơn trong việc tra cứu tài liệu.

**II. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

1. Kết quả cụ thể những công việc đã làm được và nguyên nhân của những kết quả đạt được**

Với tinh thần năng nổ của một sinh viên và tinh thần ham học hỏi cộng với sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh chị trong UBND xã Cuôr Knia đã giúp tôi vững tin trong quá trình học tập kinh nghiệm tại UBND xã Cuôr Knia.

• Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan.
• Chấp hành đúng giờ giấc các quy định và nội quy của cơ quan.
• Có thái độ tốt, lễ phép với các bác, các anh chị trong cơ quan. Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan kiến tập sau đó tham gia vào một số công việc đơn giản để nắm được công việc một cách nhanh chóng hơn. Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại UBND xã Cuôr Knia những ngày tiếp theo tôi được phân công thực tập một số công việc của cán bộ văn thư thực thụ đã giúp tôi có được những bài học bổ ích và thiết thực, bằng những công việc cụ thể như:
• Thực hành, tiếp nhận văn bản, cách sắp xếp và các thủ tục giải quyết công văn giấy tờ.
• Thực hành cách thức vào sổ, lưu và chuyển giao công văn tại bộ phân văn thư.
• Biết cách sử dụng các loại máy trong văn phòng như: máy photocopy, máy in...
• Quan sát, học hỏi thái độ, cử chỉ tiếp khách của các bác, các anh chị trong văn phòng.
• Xem các loại văn bản đi và đến của cơ quan.
• Quan sát và tham gia vào việc của cán bộ Văn thư.
• Nắm bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong cơ quan Nhà nước.

2. Những mặt còn hạn chế Do chỉ được tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với thực tế trong môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp phải khó khăn như:

• Trong công việc cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinh nghiệm từ mọi người trong cơ quan.

Bằng sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như những kiến thức mới. Hơn thế nữa tôi còn tạo lập kỹ năng nghiệp vụ trong công việc cũng như trong giao tiếp của mình để vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này.

II. KIẾN NGHỊ Trong thời gian thực tập tại UBND xã Cuôr Knia tôi đã thu được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích. Sau đây tôi xin có một vài ý kiến kiến nghị sau:

1. Đối với UBND xã Cuôr Knia Dựa trên sự quan sát và thực hiện công việc, tôi xin đưa ra một vài giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ:

1. Về cơ sở vật chất. Để giúp cho công tác Văn thư - lưu trữ trong Uỷ ban từng bước được hiện đại hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng một cách đồng bộ. Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng một cách đồng bộ như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện... để hỗ trợ thêm cho công việc. Thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm 1 máy photocopy hiện đại tốc độ cao.

1. Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ. Cần có những biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngoài việc không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ. Tinh thần làm việc của cán bộ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc, vì thế cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi và lợi ích của họ.

Uỷ ban cần bố trí các phòng một cách hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát, sắp xếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa các cán bộ với nhau thuận tiện.

1. Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý. Để cán bộ phát huy hết năng lực của mình thì đơn vị phải tạo cho họ tâm lý là những công việc họ làm được trả công thích đáng. Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua của các cán bộ, những cán bộ hoàn thành nhiệm vụ ở mức khác nhau có như vậy mới khuyến khích được các cán bộ tích cực trong công việc. Đối với những cán

bộ có những sáng kiến đem lại hiệu quả cao sẽ nên được thưởng kịp thời để động viên và mức thưởng có thể là 100đ.

2. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, các cơ quan Nhà nước cấp trên cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ.

Tóm lại, bản báo cáo này của tôi là cả quá trình đúc kết trong gần hai tuần kiến tập vừa qua. Đó là những điều tôi viết ra dựa trên lý thuyết học tập ở trường và công việc thực tập tại Uỷ ban. Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy/cô.

Qua đây tôi nhận thấy rằng đợt kiến tập lần này thực sự là bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập và khảo sát được công việc cũng như học hỏi thêm được tinh thần, trách nhiệm trong công việc. Hơn thế nữa đây cũng là dịp để cho sinh viên trau rồi kiến thức. Vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này.

Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Luật Hà Nội đã giúp chúng tôi có điều kiện được tiếp xúc với công việc thực tế và Uỷ ban nhân dân xã Cuôr Knia đã tạo điều kiện cho tôi được về kiến tập tại Uỷ ban./.