Người lao động nghỉ việc, thôi việc chấm dứt hợp đồng lao động thì đơn vị sử dụng lao động kịp thời lập hồ sơ gửi cơ quan BHXH để báo giảm [dừng] tham gia BHXH, BHYT đối với người lao động. Nếu báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Bà Phạm Băng Thanh [TP. Hải Phòng] hỏi, người lao động xin nghỉ việc từ ngày 1/11/2019, ngày 12/11/2019 kế toán công ty mới báo giảm lao động thì công ty có phải đóng BHXH, BHYT tháng 11 cho lao động không? Trong lúc làm việc người lao động chỉ cung cấp số sổ BHXH để công ty đóng BHXH mà không nộp sổ BHXH về công ty, tháng 12 sổ BHXH của người lao động mới được chuyển về công ty để chốt sổ thì thủ tục như thế nào?
Về vấn đề này, Bảo hiểm xã hội Việt Nam trả lời như sau:
Căn cứ quy định của pháp luật về BHXH, BHYT hướng dẫn tại Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, người lao động nghỉ việc, thôi việc chấm dứt hợp đồng lao động thì đơn vị sử dụng lao động kịp thời lập hồ sơ gửi cơ quan BHXH để báo giảm [dừng] tham gia BHXH, BHYT đối với người lao động. Trường hợp đơn vị sử dụng lao động lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Đối chiếu quy định và hướng dẫn nêu trên, trường hợp công ty nơi bà Phạm Băng Thanh làm việc có người lao động nghỉ việc từ ngày 1/11/2019 đến ngày 12/11/2019 kế toán của công ty mới báo giảm lao động thì phải đóng BHXH đến hết tháng 10/2019 và đóng BHYT đến hết tháng 11/2019 cho người lao động.
Căn cứ quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH và trả sổ BHXH cho người lao động. Xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Đối chiếu quy định nêu trên, trường hợp người lao động tại Công ty đã nghỉ việc từ ngày 1/11/2019 nhưng đến tháng 12/2019 mới cung cấp sổ BHXH cho thời gian làm việc tại đơn vị trước đây thì Công ty chuyển sổ BHXH cho người lao động gửi cơ quan BHXH để rà soát, xác nhận tổng thời gian đã đóng BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Hồ sơ báo giảm bhxh thế nào? Đây là vấn đề được rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp quan tâm. Để báo giảm bhxh dành cho người lao động trên phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử EFY, bạn cần thực hiện các bước dưới đây.
Lưu ý: Các bước báo giảm BHXH dưới đây dành cho nhóm đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
Bước 1: Đơn vị Đăng nhập vào phần mềm → chọn “Kê Khai” → “Báo tăng,báo giảm,điều chỉnh đóng BHXH,BHYT,BHTN,BHTNLĐ,BNN” → ấn “Lập tờ khai”.
.png]
Sau khi lập tờ khai thì chuyển sang sheet "D02-LT GIAM" để kê khai hồ sơ báo giảm lao động.
.png]
Bước 2: Trong hồ sơ kê khai , đơn vị “tích chọn một hoặc nhiều NLĐ” ở danh sách bên trái→ chọn “giảm lao động ”.
Lưu ý: Nếu thông tin NLĐ chưa có trong danh sách, Đơn vị ấn vào dấu + bên tay trái góc trên cùng để thêm thông tin → Điền hết thông tin ô dấu sao đỏ → ấn Ghi →Tích tên NLĐ → chọn “giảm lao động”.
Bước 3: Trên lưới kê khai [biểu mẫu D02-LT], Đơn vị điền hết thông tin những ô báo đỏ.
3 thời điểm kê khai, báo giảm BHXH
Thời điểm kê khai, báo giảm BHXH gồm 3 thời gian sau:
TRƯỜNG HỢP 1: Đơn vị “báo giảm BHXH trước tháng phát sinh”
Ví dụ với phương án GH [giảm hẳn], KL[ Không lương],OF [ Nghỉ ốm]… sẽ không bị truy thu BHYT.
- Cột [24.2] Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ
- Cột [25] Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.
- Cột [27.1] Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột [27.2] Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm BHXH cho lao động nghỉ thai sản, đơn vị ghi rõ vào cột [28] ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/ tháng/ năm [Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh].
- Cột [24.1] tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ
- Cột [24.2] tháng năm kết thúc là tháng muốn báo giảm.
VD: Kỳ kê khai tháng 6/2021 đơn vị muốn báo giảm LĐ trước tháng cho tháng 7/2021 Thì đơn vị điền Cột [24.1] là 07/2021
- Cột [24.2] là 07/2021
Đơn vị chú ý nhập theo hướng dẫn của cán bộ BHXH quận/huyện quản lí đơn vị yêu cầu trên địa bàn Hà Nội và HCM.
Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại” → ấn “Xuất tờ khai” → cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”
TRƯỜNG HỢP 2: Đơn vị “báo giảm BHXH đúng tháng phát sinh”
Ví dụ phương án TS [nghỉ Thai sản].
Hãy lưu ý, đối với những Phương án như GH[giảm hẳn], KL[không lương], OF[nghỉ ốm] sẽ phát sinh truy thu BHYT.
Mục I-1: Bảo hiểm y tế:
- Cột [24.1] Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ
- Cột [24.2] Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ
Mục II-1: Lao động:
- Cột [24.2] Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ [là tháng hiện tại kê khai hồ sơ]
- Cột [25] Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.
- Cột [27.1] Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột [27.2] Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm nghỉ thai sản đơn vị ghi rõ vào cột ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/tháng/ năm [Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh].
Lưu ý 2: Riêng các đơn vị thuộc địa bàn Hà Nội và HCM hiện nay hướng dẫn nhập như sau:
Mục I-1: Bảo hiểm y tế:
- Cột [24.1] Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột [24.2] Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
Mục II-1 Lao Động:
- Cột [24.1] tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ.
- Cột [24.2] tháng năm kết thúc là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột [25] Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm tại đơn vị.
- Cột [27.1] Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột [27.2] Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Đơn vị chú ý nhập hồ sơ báo giảm BHXH theo hướng dẫn của cán bộ BHXH quận /huyện quản lí đơn vị yêu cầu trên địa bàn Hà Nội và HCM.
Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại” → ấn “Xuất tờ khai” → cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”
TRƯỜNG HỢP 3: Đơn vị ‘Báo giảm BHXH Chậm muộn từ 1 tháng trở lên”
Trường hợp này, đơn vị sẽ bị “truy thu BHYT” đến thời điểm hiện tại làm hồ sơ và phát Sinh “bảng kê hồ sơ D01-TS”
Mục I-1: Bảo hiểm y tế:
- Cột [24.1] Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột [24.2] Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ. Mục II-1: Lao động:
- Cột [24.2] Tháng, năm kết thúc: là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ
- Cột [25] Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm
- Cột [27.1] Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột [27.2] Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Lưu ý 1: Đối với hồ sơ báo giảm nghỉ thai sản đơn vị ghi rõ vào cột ghi chú như sau: Nghỉ thai sản từ ngày/tháng/năm… Sinh con ngày/ tháng/năm [Nếu chưa sinh con ghi chưa sinh].
Lưu ý 2: Riêng các đơn vị thuộc địa bàn Hà Nội và HCM hiện nay hướng dẫn nhập như sau:
Mục I-1: Bảo hiểm y tế:
- Cột [24.1] Tháng, năm bắt đầu: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột [24.2] Tháng, năm kết thúc: là tháng hiện tại kê khai hồ sơ
Mục II-1 Lao Động:
- Cột [24.1] tháng năm bắt đầu là tháng đơn vị bắt đầu muốn báo giảm NLĐ.
- Cột [24.2] tháng năm kết thúc là tháng hiện tại kê khai hồ sơ.
- Cột [25] Phương Án: Tích chọn phương án giảm tùy theo trường hợp giảm.
- Cột [27.1] Số: Điền số quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
- Cột [27.2] Ngày kí: Điền ngày kí quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
Bảng kê hồ sơ D01-TS:
Dòng 1:
- Cột [5] Tên loại văn bản:
1, Hồ sơ báo giảm hẳn → kê quyết định chấm dứt HĐLĐ/Chuyển công tác/Nghỉ hưu.
2, Hồ sơ giảm thai sản, nghỉ ốm → kê Giấy khai sinh/giấy chứng sinh của con [thai sản]: Giấy ra viện [Ốm đau]
- Cột [6] Số hiệu văn bản: Số hiệu của loại văn bản kê tại cột [5]
- Cột [7] Ngày ban hành:Ngày ban hành văn bản trên
- Cột [8] Ngày có hiệu lực: Ngày có hiệu lực văn bản trên
- Cột [9] Cơ quan ban hành: Cơ quan ban hành văn bản
- Cột [10] Trích yếu văn bản: là Tên loại văn bản
- Cột [11] Trích lược nội dung cần thẩm định: “Truy giảm Nguyễn Thị B,…. Nghỉ từ tháng….”
Dòng 2:
- Cột [7] Ngày ban hành: Là ngày ban hành bảng lương [ bảng lương tháng báo giảm chậm muộn]
- Cột[8] Ngày văn bản có hiệu lực: Là ngày có hiệu lực bảng lương [ bảng lương tháng báo giảm chậm muộn]
- Đơn vị điền hết thông tin vào những ô dấu báo đỏ trên phần mềm ấn ‘Ghi lại”→ấn “Xuất tờ khai”→cắm CKS vào ấn “Nộp tờ khai”
Trên đây là các bước thực hiện báo giảm BHXH cho người lao động trên phần mềm EFY-eBHXH và 3 thời điểm làm hồ sơ báo giảm BHXH và các quy định cụ thể. Đơn vị cần lưu ý để thực hiện đúng và đủ các bước theo quy định.
Báo giảm BHXH trước ngày nào trong tháng?
Khi có sự phát sinh giảm BHXH, quy trình báo giảm sẽ áp dụng từ ngày 01 tháng sau. Tuy nhiên, đôi khi để tránh đóng thêm phí vào thẻ tháng sau, đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau từ ngày 28 tháng trước. Trong tình huống này, quan trọng là sau khi đã báo giảm, không được phép báo phát sinh cho tháng trước.
Nghỉ ốm báo nhiêu ngày thì phải báo giảm bảo hiểm xã hội?
Như vậy, để không phải thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động đối với các trường hợp nghỉ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
Báo giảm báo lâu có kết quả?
Thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXHTrong vòng 5 ngày làm việc, người nộp hồ sơ sẽ nhận được kết quả. Đối với báo tăng: Người nộp hồ sơ sẽ nhận được sổ BHXH và thẻ BHYT. Nếu nhân viên báo tăng trước đây đã từng tham gia bảo hiểm xã hội và đã có sổ BHXH thì họ chỉ nhận được thẻ BHYT.
Báo giảm bảo hiểm xã hội cần những gì?
Hồ sơ báo giảm bao gồm:.
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Theo Mẫu TK1-TS]..
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Theo Mẫu TK3-TS]..
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN… [Theo Mẫu D02-TS]..
Bảng kê thông tin [Theo mẫu D01-TS]..