Theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp phải tuân theo quy định sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử trong suốt quá trình kinh doanh.
Kể từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử bắt buộc theo quy định mới nhất của nhà nước. Đây là sự thay đổi lớn, đánh dấu cho công cuộc ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào quản lý. Để làm được điều đó, kế toán viên và bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải nắm chắc kiến thức liên quan đến hoá đơn điện tử. Một trong số đó phải kể đến là biên bản huỷ hoá đơn điện tử. Cùng NewCA tìm hiểu trong bài viết hôm nay.
Biên bản huỷ hoá đơn điện tử được hiểu như thế nào?
Đầu tiên, biên bản huỷ hoá đơn điện tử là một loại mẫu văn bản được nhà nước quy định. Nội dung trong đó ghi nhận toàn bộ sự việc đã diễn ra khi thực hiện huỷ hoá đơn điện tử. Hơn nữa, biên bản huỷ hoá đơn điện tử còn được áp dụng để thuật lại những sai sót trong quá trình tạo lập hoặc trong trường hợp không còn sử dụng được hoá đơn điện tử. Theo quy định, người thực hiện lập biên bản là người có trách nhiệm nắm giữ, sử dụng hoá đơn.
\>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Các trường hợp cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử
Cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử trong những trường hợp nào là vấn đề mà không ít kế toán viên mới vào nghề gặp phải. Theo đó, dựa trên quy định tại điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC của nhà nước về việc thực hiện lập biên bản huỷ có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu, nắm bắt rõ để không vi phạm pháp luật:
Doanh nghiệp không áp dụng hoá đơn điện tử trong kinh doanh
Trường hợp này được đánh giá là ít khi xảy ra nhất, song, đây vẫn nằm trong những gì mà quy định nhà nước bắt buộc. Khi một doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh đã phát hành hoá đơn điện tử nhưng không còn áp dụng trong thời điểm hiện tại và tương lai thì phải thực hiện công tác huỷ hoá đơn điện tử. Thời gian cho công đoạn này kéo dài lâu nhất là 30 ngày kể từ lúc không còn sử dụng hoá đơn điện tử nữa.
Doanh nghiệp không còn hoạt động, chuyển đổi cơ quan thuế, thay đổi thông tin
Trong trường hợp doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh thế thông tin hay chuyển cơ quan thuế thì bắt buộc phải thực hiện huỷ hoá đơn điện tử cũ và phát hành loại hoá đơn với thông tin chính xác. Mặt khác, khi doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh thì cần phải tuân thủ làm huỷ hoá đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được lập có sai sót
Một trường hợp khá phổ biến cho việc phải lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử chính là có sai sót trong việc lập, Cụ thể, các lỗi lầm có thể đến từ những lý do sau:
- Hoá đơn điện tử phát hiện gặp phải lỗi không gửi được cho người mua
- Hoá đơn điện tử đã hoàn tất việc lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoá/dịch vụ của doanh nghiệp
- Hoá đơn điện tử đã hoàn tất việc lập và gửi cho người mua nhưng các khoản thuế chưa được kê khai
- Hoá đơn in sai thông tin hoặc một số nội dung bị trùng lặp, thừa nên cần phải thực hiện huỷ bỏ
Hóa đơn hết thời gian lưu trữ theo quy định của Luật kế toán
Đương nhiên, theo quy định thì mỗi loại hoá đơn điện tử sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau, tối đa là 10 năm. Chính vì thế mà khi đến thời hạn cho phép mà không có quyết định nào khác của cơ quan nhà nước thì doanh nghiệp cần thực hiện huỷ số lượng hoá đơn điện tử đang hiện hành. Tuy nhiên, một điều cầu lưu ý là khi huỷ cần đảm bảo tính toàn vẹn của hoá đơn chưa huỷ và dữ liệu thông tin vẫn hoạt động tốt.
Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu mới nhất
Như đã chia sẻ, việc lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào đang có xu hướng chuyển mình sang hoạt động kinh doanh có ứng dụng công nghệ cũng cần phải nắm bắt. Các bước thực hiện được chia làm 2 giai đoạn chính như sau:
Chuẩn bị giấy tờ cho huỷ hoá đơn điện tử
Một số yêu cầu không vi phạm quy định pháp luật về bộ hồ sơ cần thiết để thực hiện huỷ hoá đơn điện tử là:
Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập như sau:
Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập
1. Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
4. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Theo đó, người bán và người mua nếu phát hiện hóa đơn sai phải hủy bỏ thì lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập trong các trường hợp sau:
[1] Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
[2] Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Việc thu hồi háo đơn đã lập chỉ áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Khi nào thì các doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in?
Căn cứ theo Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in như sau:
Áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương [sau đây gọi là Cục Thuế] đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng sau:
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế [nếu đủ điều kiện] theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này.
Theo đó, các doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in khi:
- Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử;
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán;
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.