Khi xảy ra sai sót về thông tin hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây là Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng tiếng Anh, song ngữ. Cùng tham khảo nhé.
Mục lục bài viết
1. Hủy hóa đơn là gì?
1.1. Hủy hóa đơn là gì?
Khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:
– Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng
– Biên bản hủy hóa đơn dùng để xác nhận hóa đơn lập sai và cam kết hai bên không kê khai, ký hiệu hủy tờ khai hóa đơn.
– Để hủy hóa đơn đúng cách, bạn cần quan tâm đến các vấn đề pháp lý về việc hủy đơn hàng. Hãy luôn nhớ rằng, nếu bạn xóa hoặc hủy hóa đơn GTGT sai cách, cơ quan thuế có thể đặt câu hỏi về tính minh bạch của báo cáo thuế và quy trình kiểm toán của công ty bạn.
– Nếu bạn sử dụng hóa đơn điện tử và phát hiện sai sót thì có thể tải mẫu hủy hóa đơn giấy và lập hồ sơ hủy hóa đơn theo cách thông thường hoặc lập và phát hành trực tuyến thông qua phần việc của công ty. Công ty cung cấp dịch vụ phần mềm kế toán thuế, chữ số,…
1.2. Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn thế nào?
Hiện nay, nhiều người còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm: hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn. Cần hiểu rằng hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó biến mất hoàn toàn, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không còn truy cập, tham chiếu được thông tin của hóa đơn đó.
Hủy hóa đơn tức là hóa đơn đó vẫn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể kiểm tra, tra cứu được, chỉ là hóa đơn điện tử này không còn giá trị sử dụng.
Việc hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn sử dụng theo quy định của kế toán. Ngược lại, việc hủy đơn điện tử có thể diễn ra nhiều lần.
1.3. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử:
Theo Nghị định 123 và Thông tư 78, hóa đơn điện tử được hủy trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai
– Khi các thông tin quan trọng như mã số thuế, trị giá hóa đơn, biểu thuế, loại hàng hóa… không chính xác thì người bán phải xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo quy định. Bước đầu tiên để xử lý là hủy hóa đơn điện tử đã viết sai bằng cách thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HDDT.
– Nếu sai các thông tin như tên, địa chỉ người mua thì không cần hủy hóa đơn này mà chỉ cần ghi nội dung sai theo Mẫu 04/SS-HDDT.
Trường hợp 2: Có sự hủy bỏ, chấm dứt cung cấp dịch vụ khi xuất hóa đơn thu trước
– Trường hợp này người bán hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HDDT. Sau đó là quá trình hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.
2.1. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng tiếng Anh, song ngữ – mẫu 1:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom – Happiness
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
CANCELLATION INVOICE RECORDS
Số …./BBTHHĐ
No …./BBTHHDRED
– Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
– Pursuant to Decree 51/2010/ND CP dated May 14, 2010 of the Government providing for invoices for selling goods and providing services.
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
– Pursuant to “Circular No. 39/2014/TT-BTC” dated March 31, 2014 guiding the implementation of Decree No. 51/2010/ND-CP and Decree 04/2014/ND-CP on sale invoices, service provision.
Hôm nay, ngày … /…/201. chúng tôi gồm có:
Today, on … /…/201. we include:
BÊN MUA: CÔNG TY….
BUYER: COMPANY….
Địa chỉ: ………..
Address: ………..
Mã số thuế: ………
Tax code: ………
Người đại diện:…….. Chức vụ: ……
Representative: …… Position: ……
BÊN BÁN: CÔNG TY……….
SELLER: COMPANY………
Địa chỉ: ………
Address: ………..
Mã số thuế: ……
Tax code: ………
Người đại diện:…… Chức vụ: ……
Representative: …… Position: ……
Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc xin huỷ hoá đơn GTGT như sau:
We jointly make a copy of the request for cancellation of VAT invoices as follows:
1. Hoá đơn bị huỷ số: ……… do ….… phát hành ngày ………
1. Canceled invoice number: …….. issued by …….. issued on …………
2. Hàng hoá ghi trên hoá đơn gồm:
2. Goods stated on the invoice include:
STT
numerical order
Tên hàng hoá, dịch vụ
Name of goods or services
Đơn vị tính
Unit
Số lượng
Quantity
Đơn giá
Unit price
Thành tiền
into money
Tổng cộng ……
Total ……
Thuế GTGT ……
VAT ……
Tổng số ………
Total ………
[Bằng chữ:……]
[Text:……]
3. Lý do huỷ hoá đơn: ……..[ ví dụ: Do ghi sai số lượng hàng hóa ]
3. Reason for invoice cancellation: …….. [for example: Due to wrong quantity of goods]
Vậy chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở huỷ hoá đơn viết sai trên và cam kết
không sử dụng hoá đơn trên để kê khai thuế GTGT.
So we make this record as a basis to cancel the wrong invoice and commit to
do not use the above invoice to declare VAT.
Biên bản được hai bên nhất trí và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.
The minutes are agreed by both parties and made into 02 copies, each party keeps 01 copy and is valid same legal.
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.
We are committed and fully responsible for the recovery and deletion of this invoice.
Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
This record is made in 02 copies, Party A keeps 01 copy, Party B keeps 01 copy.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
REPRESENTATIVE OF THE BUYER
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
THE REPRESENTATIVE OF SELLER
2.2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng tiếng Anh, song ngữ – mẫu 2:
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence-Freedom-Happiness
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
—oOo—
DOCUMENTS FOR CANCELLATION OF INVOICES
No…./BBTHHDRED
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
SỐ…./BBTHHDRED
[- Pursuant to the Government’s Decree 51/2010/NDCP dated May 14, 2010 stipulating invoices for selling goods and providing services.
– Pursuant to Circular No. 39/2014/TT-BTC dated March 31, 2014 guiding the implementation of Decree No. 51/2010/ND-CP and Decree 04/2014/ND-CP on sale invoices, service provision.]
[- Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.]
[Today, on … /…/201. we include:]
[Hôm nay, ngày … /…/201. chúng tôi gồm có:]
BUYER: COMPANY….
BÊN MUA: CÔNG TY….
Address: ………
Địa chỉ: ………
Tax code: ……
Mã số thuế: ……
Representative: …….. Position: ……
Người đại diện:…….. Chức vụ:……
SELLER: COMPANY ……….
BÊN BÁN: CÔNG TY ……….
Address: ……….
Địa chỉ: ……….
Tax code: ………
Mã số thuế: ………
Representative: …….. Position: ……
Người đại diện:…….. Chức vụ:……
We jointly make a copy of the request for cancellation of VAT invoices as follows:
Chúng tôi cùng lập một liên yêu cầu hủy hóa đơn GTGT như sau:
1. Canceled invoice number: …….. issued by …….. on ……
1. Hóa đơn hủy số:…….. do…….. lập ngày……
2. Goods stated on the invoice include:
2. Hàng hóa ghi trên hóa đơn bao gồm:
No. Name of goods and services Unit of measure Quantity Unit Price Total amount
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Total ……
VAT ……
Total ……
[Text:……]
3. Reason for invoice cancellation: …… [eg: Due to wrong quantity of goods]
3. Lý do hủy hóa đơn:…… [VD: Do sai số lượng hàng hóa]
So we make this record as a basis to cancel the wrong invoice and commit to
do not use the above invoice to declare VAT.
Vì vậy chúng tôi lập biên bản này để làm căn cứ hủy hóa đơn lập sai và cam kết
không sử dụng hóa đơn trên để kê khai thuế GTGT.
The minutes are agreed by both parties and made into 02 copies, each party keeps 01 copy and is valid
same legal.
Biên bản được hai bên thống nhất và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị
pháp lý như nhau.
We are committed and fully responsible for the recovery and deletion of this invoice.
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi, xóa bỏ hóa đơn này.
This record is made in 02 copies, Party A keeps 01 copy, Party B keeps 01 copy.
Biên bản này được lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
REPRESENTATIVE OF THE BUYER REPRESENTATIVE OF SELLER
ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
3. Cách lập biên bản hủy hóa đơn:
Dưới đây là cách lập biên bản hủy hóa đơn:
Các hóa đơn chưa lập nhưng là chứng cứ trong các nhiệm vụ thì không hủy mà xử lý, xử lý theo quy định của pháp luật. Tổ chức phát triển [doanh nghiệp, hợp tác xã] hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần hủy theo quy trình sau:
Bước thứ 1: Cần phải Lập bảng kiểm tra hóa đơn cần hủy.
Bước thứ 2: Tiến hành Thành lập hội đồng hủy hóa đơn.
Bước thứ 3: Tiến hành Ký biên bản hủy hóa đơn. Cụ thể, về hồ sơ hủy hóa đơn hợp lệ sẽ cần có các giấy tờ như sau:
– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn [không áp dụng đối với hộ, cá nhân kinh doanh].
– Bảng tra hóa đơn hủy bao gồm các nội dung: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số ….. đến số ….].
– Hồ sơ hủy hóa đơn. Kết quả thông báo hủy hóa đơn GTGT: bao gồm đầy đủ thông tin về loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy [từ số… đến số], lý do hủy, ngày hủy, cách thức hủy.
– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn [không áp dụng đối với trường hợp kinh doanh thương mại là hộ gia đình, hộ kinh doanh thương mại cá thể].
– Bảng kiểm hóa đơn hủy bao gồm các nội dung: Tên hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số….. đến số….].
4. Lưu ý khi viết biên bản hủy hóa đơn:
Dưới đây là một số lưu ý khi viết biên bản hủy hóa đơn. Để quy trình hủy hóa đơn GTGT diễn ra đúng quy trình, bạn cần lưu ý đến các yếu tố về lưu trữ, gửi thông tin hủy hóa đơn đến cơ quan thuế nhà nước như sau:
Thứ nhất, Hồ sơ hủy hóa đơn cần được lưu tại tổ chức [doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh] sử dụng hóa đơn
Thứ hai, Thông báo hủy hóa đơn có hiệu lực cần được lập thành 2 bản, trong đó 1 bản lưu tại tổ chức phát triển hóa đơn, 1 bản gửi cơ quan thuế trực tiếp trong thời hạn 5 ngày. kể từ ngày tuyên bố hủy hóa đơn.
5. Câu hỏi thường gặp về biên bản hủy hóa đơn:
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về biên bản hủy hóa đơn:
– Câu hỏi thứ nhất: Ai là người ký biên bản hủy hóa đơn?
Biên bản hủy hóa đơn phải có chữ ký của hội đồng hủy hóa đơn bao gồm chữ ký của đại diện bộ phận quản lý và chữ ký của đại diện phòng kế toán.
– Câu hỏi thứ hai: Biên bản hủy hóa đơn có được ký điện tử không?
Nếu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán của nhà cung cấp, biên bản hủy hóa đơn thường được tích hợp sẵn trên phần mềm. Để sử dụng, Quý khách chỉ cần chọn và điền các thông tin cần thiết, hệ thống sẽ tự động lập biên bản, ký điện tử và gửi cho khách hàng để hoàn tất thủ tục xác nhận, hủy hóa đơn GTGT.
Trên đây JOBOKO đã chia sẻ đến các bạn mẫu biên bản hủy hóa đơn, quy trình hủy hóa đơn, chi tiết biên bản hủy hóa đơn. Hi vọng những thông tin này hữu ích với bạn, giúp bạn hiểu và biết cách xử lý hủy hóa đơn hiệu quả, đúng pháp luật.