Biên bản hủy hóa đơn là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ hủy hóa đơn của doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Khi nào doanh nghiệp phải hủy hóa đơn?
Theo khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, có 03 trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:
- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa [hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn];
- Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.
Thời hạn hủy hóa đơn trong trường hợp này chậm nhất là ba mươi 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Thông tư này cũng quy định, các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Những trường hợp sau đây, kế toán không tiến hành hủy hóa đơn mà thực hiện như hướng dẫn dưới đây
- Các hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy;
- Các hóa đơn GTGT viết sai nhưng chưa kê khai thì kế toán chỉ cần lập biên bản thu hồi;
- Các hóa đơn GTGT viết sai và đã kê khai, kế toàn cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, đồng thời xuất hóa đơn điều chỉnh.
Mẫu Biên bản hủy hóa đơn không sử dụng hoặc in thừa [Ảnh minh họa]
Mẫu Biên bản hủy hóa đơn chuẩn và mới nhất
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Hôm nay, ngày … /…/… chúng tôi gồm có:
Ông: …………….. – Giám đốc Công ty………………..
Bà: ……………... – Kế toán trưởng
Bà: ……………… – Nhân viên kinh doanh
Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc huỷ hoá đơn GTGT như sau:
Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy:
1. Tên hóa đơn cần hủy:………………..
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn:………….
3. Ký hiệu hóa đơn:……………
4. Số lượng hóa đơn cần hủy: Từ số ……. Đến số………..
5. Hình thức hủy: [Cắt góc, cắt vụn, đốt bỏ]
Chúng tôi lập biên bản này xác nhận việc hủy hóa đơn với những nội dung trên đã được thực hiện vào lúc …. giờ, ngày …. tháng …. . năm …..
Biên bản đã được đọc lại cho mọi người cùng nghe và thống nhất ký xác nhận.
Giám đốc
Kế toán trưởng
Nhân viên kinh doanh
Biên bản hủy hóa đơn trên phần mềm kế toán
Để kế toán dễ dàng hơn trong việc lập biên bản hủy hóa đơn, hiện nay, nhiều phần mềm kế toán đã tích hợp cả biên bản này trên phần mềm.
Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, phần mềm sẽ tự động lập biên bản, cho phép người bán: ký số và gửi biên bản này tới khách hàng để khách hoàn thành nốt thủ tục xác nhận và ký số.
Thủ tục hủy hóa đơn mới nhất
Đối với hóa đơn của tổ chức [doanh nghiệp, hợp tác xã] hay hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thủ tục hủy hóa đơn được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn [các hộ, cá nhân kinh doanh khi hủy hóa đơn sẽ không không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn].
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.
Hồ sơ hủy hóa đơn gồm các giấy tờ sau:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết các nội dung sau:
+ Tên hóa đơn
+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn
+ Ký hiệu hóa đơn
+ Số lượng hóa đơn hủy [từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục].
Hồ sơ hủy hóa đơn GTGT được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai [02] bản, trong đó 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.
Hóa đơn giá trị gia tăng [hay được gọi phổ biến bằng cái tên “Hóa đơn đỏ”] thực chất là là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn GTGT thì cần làm thủ tục hủy hóa đơn:
- Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Thành lập hội đồng hủy hóa đơn [trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh] Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
\>> Xem ngay: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử, điều chỉnh, lập lại đúng quy định
2. Cách thức hủy hóa đơn GTGT
Hình thúc hủy hóa đơn GTGT phải được ghi rõ trong Biên bản hủy hóa đơn:
- Cắt góc [Cát góc dưới bên phải, góc có chữ ký thủ trưởng đơn vị]
- Đốt
- Xé nhỏ
Lưu ý: Tùy vào từng chi cục thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp hủy hóa đơn GTGT theo 1 trong 3 cách thức trên. Do đó doanh nghiệp nên liên hệ trước với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.
3. Hồ sơ hủy hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng gồm những gì?
Hồ sơ hủy hóa đơn được quy định tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn [trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh]
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục]
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy [mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này]
Lưu ý:
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai [02] bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm [05] ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Có 2 hình thức nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho Cơ quan thuế như sau:
- Nộp trực tiếp: Lập 02 bản trong đó 01 bản lưu tại doanh nghiệp, 01 bản gửi cơ quan thuế
- Nộp qua mạng: thông quan phần mềm HTKK -> chọn Thông báo kết quả hủy hóa đơn [TB03/AC] -> Kết xuất dữ liệu XML rồi nộp qua mạng giống như thao tác nộp tờ khai thuế GTGT
3. Tải trọn bộ mẫu hồ sơ hủy hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng
Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Biên bản hủy hóa đơn
\>> Cách sử dụng chữ ký số trên mọi giấy tờ, hóa đơn điện tử.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn
\>> Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử, lập lại, điều chỉnh theo đúng quy định
\>> TẢI ĐẦY ĐỦ HỒ SƠ HỦY HÓA ĐƠN GTGT TẠI ĐÂY
Sau khi làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT giấy, doanh nghiệp cần làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử của MISA – 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế điện tử [T-VAN] cho hơn 250,000 Doanh nghiệp. Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo quy định, các thao tác xử lý hóa đơn, biên bản đều được thực hiện nhanh chóng ngay trên phần mềm.
Hơn 100,000 Doanh nghiệp như: Karofi, GUCCI Việt Nam, Toyota, Tập đoàn Tân Hoàng Minh, Honda, bệnh viên y học cổ truyền,… đã thay đổi hoàn toàn cách thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn nhờ tính năng ưu việt của hóa đơn điện tử MISA meInvoice:
- Lập hóa đơn, ký số điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop
- Kết nối hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu
- Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT
- Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT và xuất khẩu dữ liệu dễ dàng để kê khai thuế
- ….
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA cung cấp thêm nhiều tài liệu giúp khách hàng am hiểu về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY