Các khoản phải thu sẽ xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp thu về trong tương lai. Đây cũng là loại tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng, đòi hỏi doanh nghiệp cần có trách nhiệm thu hồi.
Cân đối được tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý cộng với quản lý công nợ phải thu với một phần mềm kế toán quản trị công nợ tốt… sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi công nợ chặt chẽ, thu nợ kịp thời, tránh bỏ sót; giúp cho doanh nghiệp có dòng tiền vào ổn định.
Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả
Công nợ phải thu phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Khi đó, khách hàng là người có nghĩa vụ phải thanh toán giá trị hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ.
Tuy nhiên, hiện có rất nhiều doanh nghiệp phải gánh chịu bất lợi do khách hàng chậm hoặc không chịu thanh toán nợ. Vấn đề này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động SXKD của doanh nghiệp nói chung, trực tiếp tác động tới công ăn việc làm của người lao động cũng như sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì các khoản nợ đến hạn và các khoản doanh nghiệp cho khách hàng vay chính là một loại tài sản của công ty.
Để có thể tránh được tình trạng này, chủ doanh nghiệp cần phải có các phương pháp quản lý công nợ phải thu một cách hiệu quả: “Thu hồi nhanh nhất các khoản nợ của khách hàng: Giảm thời gian và lượng tiền bị chiếm dụng”.
Sau đây là các phương pháp quản lý tốt công nợ phải thu:
1. Xây dựng sớm một chính sách bán hàng rõ ràng: Hiệu quả của hoạt động về các khoản phải thu trong Công ty là sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa bộ phận Kế toán – Tài chính và các bộ phận khác như: bộ phận Bán hàng, phòng Kinh doanh, bộ phận Dịch vụ khách hàng, và thậm chí cả Ban Giám đốc.
Yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn, đồng thời quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm. Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như: email, thư, cuộc gọi,… đòi nợ, đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh tụng sau này.
2. Đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu [chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng và thu hồi nợ].
- Chuyển tiền: Thay vì các phương thức thủ công truyền thống, nên sử dụng công nghệ hiện đại nhằm tự động hóa quy trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty có thể giảm bớt thời gian “chờ” dành cho việc “xác nhận” hóa đơn từ Ban Giám đốc và việc “xác nhận” thanh toán của khách hàng.
- Quản trị tín dụng của khách hàng: Xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng; cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng sẽ giúp giảm việc trì hoãn thanh toán.
- Thu hồi nợ: Doanh nghiệp xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý, linh động
Ngoài ra, phải xác định rõ cá nhân có trách nhiệm thu hồi nợ, có chính sách thưởng xứng đáng cho nhân viên thu tiền. Các công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Đối với các khoản nợ xấu như nợ khó đòi, nợ quá hạn, để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp thích hợp như: bán các khoản phải thu nợ cho công ty mua bán nợ, ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho những đơn hàng mới.
3. Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được và đo được hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện các công ty thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản sau để đo lường hiệu quả hoạt động của công nợ phải thu như vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu, sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu. Các chỉ tiêu này cần phải đáp ứng được 03 tiêu chuẩn: nhất quán, chuẩn hóa, phải được thông báo và hiểu bởi các bộ phận liên quan trong công ty.
Phần mềm quản lý công nợ phải thu
Quản lý công nợ phải thu của khách hàng, trong thực tế ở các doanh nghiệp khá là đa dạng. Đặc thù một số nhu cầu về quản lý công nợ phải thu trong các doanh nghiệp như sau:
– Quản lý công nợ của từng khách hàng;
– Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn xuất ra và theo hạn thanh toán;
– Quản lý công nợ theo từng hợp đồng bán.
Bên cạnh những gợi ý để có hiệu quả trong quản lý công nợ phải thu đã nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý công nợ phải thu là một công cụ hữu ích.
Phần mềm quản lý công cụ phải thu sẽ hỗ trợ nhà quản lý cho lên các báo cáo chi tiết về:
– Sổ chi tiết công nợ của khách hàng;
– Bảng đối chiếu công nợ hoặc bảng xác nhận công nợ;
– Bảng cân đối công nợ của các khách hàng;
– Bảng kê các hóa đơn đến hạn thanh toán;
– Bảng kê các hóa đơn quá hạn;
– …….
Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống giải pháp quản lý doanh nghiệp – Phần mềm ERP, là sản phẩm chính mà BRAVO cung cấp.
Phần mềm quản lý bán hàng BRAVO nhằm trợ giúp bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và công nợ một cách chặt chẽ, chính xác.
Xem thêm:
\>> Chi tiết về hoạt động quản lý công nợ phải thu trong phần mềm BRAVO.