Cách sắp xếp và bảo quản thuốc trong nhà thuốc

Cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc theo sơ đồ khoa học không chỉ đem lại lợi ích cho chính bản thân những Dược sĩ đứng ở nhà thuốc mà còn giúp chủ nhà thuốc quản lý được sản phẩm và hàng tồn kho. Vậy, để biết nguyên tắc sắp xếp thuốc trong nhà thuốc như thế nào thì hãy tham khảo bài viết sau nhé!

Các cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc

1. Nguyên tắc sắp xếp thuốc trong nhà thuốc

Để việc tìm thuốc không gặp khó khăn và quá trình phục vụ khách hàng không bị chậm trễ thì việc sắp xếp thuốc trong nhà thuốc đúng cách là một chuyện quan trọng. Sau đây là 5 nguyên tắc sắp xếp thuốc trong nhà thuốc mà các chủ nhà thuốc nên biết.

1.1. Sắp xếp thuốc theo nhóm từng mặt hàng riêng biệt

Thông thường mỗi nhà thuốc sẽ có rất nhiều mặt hàng khác nhau như: Dược phẩm điều trị bệnh, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, hàng hóa, thiết bị y tế,…

Vì vậy, để dễ nhận biết bạn nên sắp xếp các mặt hàng trong nhà thuốc theo từng loại riêng biệt, mỗi mặt hàng hay nhóm mặt hàng có điểm tương đồng với nhau ở một khu vực, vị trí.

Khi sắp xếp các nhóm sản phẩm theo từng khu vực sẽ giúp người Dược sĩ dễ dàng nhận dạng và lấy được mặt hàng, sản phẩm mong muốn một cách nhanh chóng và dễ so sánh mức tiêu thụ của các sản phẩm trong cùng một nhóm với nhau. Sau đây là một số cách nhận biết và sắp xếp các nhóm thuốc trong nhà thuốc mà bạn cần biết:

Cách nhận biết tên thuốc:

• Trên hộp ghi số đăng ký [SĐK]: Chữ - số được cấp - năm cấp
• Nếu VN: Là thuốc nhập khẩu; còn VD, VS, V.. là thuốc sản xuất trong nước]; V…: ký hiệu nhận biết là thuốc; 1200: số thứ tự do Cục quản lý dược cấp; 12 : năm cấp số đăng ký [năm 2012]
• Số khác: GC - XXXX - XX là số đăng ký thuốc gia công

Nguyên tắc 1: Sắp xếp thuốc theo từng nhóm riêng biệt

Thuốc sẽ được sắp xếp thành 2 nhóm: Thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn:

• Thuốc không kê đơn: Phân loại dựa theo Thông tư 23 về quy định Danh mục thuốc không kê đơn [gồm 250 hoạt chất]
• Thuốc kê đơn phân thành 30 nhóm dựa vào Công văn 1517/BYT - KCB Hướng dẫn thực hiện Quy chế kê đơn thuốc trong điều trị ngoại trú

Cách nhận biết thực phẩm chức năng: Số đăng ký ghi trên hộp là số công bố tiêu chuẩn [SCBTC]: số được cấp/ năm cấp/YT - CNTC và có dòng chữ "Thực phẩm chức năng hoặc Thực phẩm dinh dưỡng hoặc Sản phẩm này không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh".

1.2. Sắp xếp thuốc theo nhóm yêu cầu bảo quản

Mỗi loại thuốc, sản phẩm được phép bán trong nhà thuốc hầu như sẽ có các yêu cầu bảo quản khác nhau chỉ đôi khi các sản phẩm trong cùng một nhóm công dụng có thể có cách bảo quản giống.

Do đó, khi sắp xếp các nhóm thuốc có trong nhà thuốc hay các sản phẩm khác, bạn nên sắp xếp theo yêu cầu bảo quản sản phẩm cụ thể như:

• Nhóm thuốc kháng sinh, hạ sốt… chỉ cần bảo quản ở điều kiện nhiệt độ, độ ẩm bình thường
• Nhóm vacxin, thuốc viên đạn hạ sốt… thì cần được bảo quản ở nhiệt độ đặc biệt
• Những loại hàng dễ bay hơi, có mùi, dễ phân hủy… thì cần có khu vực bảo quản riêng
• … 

Nguyên tắc 2: Sắp xếp theo yêu cầu bảo quản

1.3. Theo yêu cầu của các quy chế, quy định chuyên môn hiện hành

Một số sản phẩm có trong nhà thuốc sẽ có những quy định và các quy chế sắp xếp, lưu trữ riêng, vì thế, bạn phải sắp xếp thuốc trong nhà thuốc theo đúng quy chế hay quy định chuyên môn hiện hành. Ví dụ như:

• Nhóm thuốc độc bảng A, B phải được sắp xếp riêng biệt hoặc phải được đựng trong các ngăn tủ riêng có khóa chắc chắn, bảo quản ở nhiệt độ, độ ẩm và quản lý theo các quy chế chuyên môn ngành Dược hiện hành
• Hàng chờ xử lý phải được xếp vào khu vực riêng và có ghi nhãn “Hàng chờ xử lý”
• Riêng đối với các mặt hàng dễ vỡ như chai, lọ, ống tiêm truyền… phải để ở trong cùng và không xếp chồng lên nhau

>> Có thể bạn quan tâm: Các nhóm thuốc có trong nhà thuốc

Trong quá trình lựa chọn cách sắp xếp thuốc trong nhà thuốc các chủ nhà thuốc còn có thể lựa chọn cách sắp xếp dựa trên các nguyên tắc khác như: Theo nhóm tác dụng dược lý, công thức hóa học, hãng sản xuất; dạng thuốc…

Ngoài ra, việc sắp xếp thuốc cũng cần đảm bảo nguyên tắc dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra. Chúng ta cũng cần phải đảm bảo được tính thẩm mỹ, gọn gàng, ngay ngắn trên các kệ và tủ thuốc. 

Nhãn hàng [chữ, số, hình ảnh...] trên các bao bì sản phẩm cần sắp xếp quay ra ngoài, thuận chiều nhìn của khách hàng vừa để khách hàng dễ nhận biết vừa để thu hút khách hàng. 

Bên cạnh đó, khi sắp xếp cũng như là đảm bảo chống đổ vỡ hàng hóa. Hàng nặng phải được để phía dưới, hàng nhẹ thì sắp xếp để phía trên.

Sắp xếp theo nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra

1.5. Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO và FIFO

Không chỉ là nhà thuốc đạt chuẩn GPP mà việc sắp xếp thuốc trong nhà thuốc bình thường khác cũng cần đảm bảo được nguyên tắc FEFO và FIFO và đảm bảo chất lượng hàng Dược phẩm. Cách sắp xếp theo nguyên tắc FEFO và FIFO như sau:

• Nguyên tắc FEFO: Hàng có hạn dùng còn lại ngắn hơn xếp ra ngoài, hạn dùng dài hơn xếp vào trong
• Nguyên tắc FIFO: Hàng sản xuất trước xuất trước, lô nhập trước xuất trước…
• Khi bán lẻ: Bán hết hộp đã mở trước, mở hộp nguyên sau, tránh tình trạng mở nhiều hộp thuốc một lúc
• Chống đổ vỡ hàng: Các mặt hàng dễ vỡ như chai, lọ, ống tiêm truyền… để ở trong, không xếp chồng lên nhau
• Hàng nặng để dưới, nhẹ để trên

>> Có thể bạn quan tâm đến: Các quy định bảo quản thuốc tại nhà thuốc

Ngoài việc sắp xếp các nhóm thuốc trong nhà thuốc thì việc sắp xếp các tài liệu, văn phòng phẩm và tư trang trong nhà thuốc cần phải gọn gàng, ngăn nắp và tuân thủ quy tắc:

• Sổ sách, giấy tờ và các tài liệu có liên quan đến chuyên môn cần được phân loại, bảo quản cẩn thận và sạch sẽ [theo quy định]
• Các mẫu quảng cáo, giới thiệu thuốc cần có phiếu tiếp nhận công văn cho phép quảng cáo và phải được sắp xếp gọn gàng, đặt đúng nơi quy định
• Văn phòng phẩm, dụng cụ phục vụ cho bán hàng, vệ sinh, tư trang của nhân viên nhà thuốc phải sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định

Tài liệu giấy tờ phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp

Hy vọng các kiến thức về nguyên tắc sắp xếp các nhóm thuốc trong nhà thuốc qua bài viết trên mà chúng tôi chia sẻ có thể giúp ích cho bạn trong quá trình khởi nghiệp mở nhà thuốc. Chúc bạn thành công!

Trong quá trình kinh doanh nhà thuốc, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn gì thì hãy để lại comment hoặc gọi đến hotline 0913 356 756 để được CEO Phan Vui giải đáp cụ thể nhé.

Đăng ký ngay khóa học Đột Phá tăng doanh số Nhà Thuốc của Ms Phan Vui ngay từ hôm nay để có góc nhìn tổng quan nhất về bí kíp kinh doanh, gia tăng doanh số cho nhà thuốc "chuẩn ngay từ đầu"

Bảo quản thuốc tại nhà thuốc là việc cất giữ an toàn các thuốc, nguyên liệu bao gồm cả việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ các hệ thống hồ sơ tài liệu phù hợp, kể cả giấy tờ biên lai và phiếu xuất.

PFN tin rằng nhiều chủ nhà thuốc vẫn còn loay hoay trong việc lên kế hoạch bảo quản thuốc tại nhà thuốc và bài viết dưới đây sẽ giúp các chủ nhà thuốc tháo gỡ băn khoăn đó. Mời bạn theo dõi qua bài viết sau nhé!

Nguyên tăc bảo quản thuốc tại nhà thuốc

1. Bảo quản thuốc tại nhà thuốc theo tiêu chuẩn GPP

Để các sản phẩm không chỉ là thuốc tại nhà thuốc đảm bảo chất lượng thì không chỉ riêng nhà thuốc đạt chuẩn GPP mà các nhà thuốc khác cũng cần bảo quản thuốc theo đúng quy định.

Bảo quản thuốc tại nhà thuốc theo tiêu chuẩn GPP được quy định tại mục III phụ lục I - 1a Thông tư 02/2018/TT - BYT quy định về thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành, cụ thể như sau:

• Thuốc phải được bảo quản theo yêu cầu ghi trên nhãn thuốc
• Thuốc nên được sắp xếp theo nhóm tác dụng dược lý
• Thuốc kê đơn nếu được bày bán thì phải bảo quản tại khu vực riêng có ghi rõ “Thuốc kê đơn” hoặc trong cùng một khu vực phải để riêng các thuốc bán theo đơn. Việc sắp xếp đảm bảo sự thuận lợi, tránh gây nhầm lẫn.
• Thuốc phải kiểm soát đặc biệt [gây nghiện, hướng tâm thần, tiền chất], các thuốc độc hại, nhạy cảm và/hoặc nguy hiểm khác và các thuốc có nguy cơ lạm dụng đặc biệt, gây cháy, nổ [các chất lỏng, chất rắn dễ cháy và các loại khí nén] phải được bảo quản tách biệt, có các biện pháp đảm bảo an toàn theo đúng quy định của pháp luật.
• Thuốc độc, thuốc trong Danh mục thuốc, dược chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng trong một số ngành, lĩnh vực phải được bảo quản ở khu vực riêng biệt, không được để cùng các thuốc khác, phải sắp xếp gọn gàng, tránh nhầm lẫn, dễ quan sát.

Bảo quản thuốc tại nhà thuốc theo tiêu chuẩn GPP

2. Quy định về thiết bị bảo quản thuốc

Nhà thuốc phải có đầy đủ thiết bị để đảm bảo quá trình bảo quản thuốc tại nhà thuốc không gặp các ảnh hưởng bất lợi của ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, sự ô nhiễm, sự xâm nhập của côn trùng, bao gồm:

• Tủ, quầy, giá kệ chắc chắn, trơn nhẵn, dễ vệ sinh, thuận tiện cho bày bán, bảo quản thuốc và đảm bảo thẩm mỹ.
• Có đủ ánh sáng để đảm bảo các thao tác, đảm bảo việc kiểm tra các thông tin trên nhãn thuốc và tránh nhầm lẫn.
• Nhiệt kế, ẩm kế để kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm tại cơ sở bán lẻ thuốc. Nhiệt kế, ẩm kế phải được hiệu chuẩn định kỳ theo quy định.
• Cơ sở đề nghị cấp mới Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, cơ sở tái đánh giá việc đáp ứng tiêu chuẩn GPP sau ngày Thông tư này có hiệu lực phải trang bị ít nhất 01 thiết bị theo dõi nhiệt độ tự ghi với tần suất ghi phù hợp [thường 01 hoặc 02 lần trong 01 giờ tùy theo mùa].

Các cơ sở đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược còn hiệu lực hoặc có Giấy GPP còn hiệu lực, chậm nhất đến 01/01/2019 phải trang bị thiết bị theo dõi nhiệt độ tự ghi.

• Thiết bị bảo quản thuốc phù hợp với yêu cầu bảo quản ghi trên nhãn thuốc. Điều kiện bảo quản ở nhiệt độ phòng: Nhiệt độ không vượt quá 30°C, độ ẩm không vượt quá 75%.
• Có tủ lạnh hoặc phương tiện bảo quản lạnh phù hợp với các thuốc có yêu cầu bảo quản mát [8 - 15°C], lạnh [2 - 8°C].

Nhà thuốc cần trang bị máy đo độ ẩm và nhiệt độ

Theo quy định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, nhiệt độ từ 15 - 25°C hoặc thùy thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30°C. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác.

Bên cạnh đó, kho, tủ thuốc cần đặt ở nơi cao ráo, an toàn, chống mối mọt ẩm mốc. Có hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy. Trần, tường, mái nhà kho phải thông thoáng, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng, chống ẩm, chống thấm.

3. Quy định thiết bị ra lẻ và bao bì ra lẻ thuốc

Không chỉ khi thuốc đang ở trong nhà thuốc của mình mà khi ra lẻ thuốc thì cũng cần có phương pháp bảo quản thích thích hợp. Một số quy định về quy định thiết bị ra lẻ và bao bì ra lẻ tại nhà thuốc như:

• Trường hợp ra lẻ thuốc mà không còn bao bì tiếp xúc trực tiếp với thuốc phải dùng đồ bao gói kín khí, đủ cứng để bảo vệ thuốc và có nút kín.
• Tuyệt đối không dùng các bao bì ra lẻ thuốc có chứa nội dung quảng cáo các thuốc khác để làm túi đựng thuốc.
• Các thuốc dùng ngoài, thuốc được quản lý đặc biệt cần được đóng trong bao bì phù hợp, dễ phân biệt.
• Các nhà thuốc có các thuốc pha chế theo đơn thì khi ra lẻ chúng cần được đựng trong bao bì dược dụng để không gây ảnh hưởng đến chất lượng thuốc và để dễ phân biệt với các sản phẩm không phải thuốc như đồ uống/thức ăn/sản phẩm gia dụng.

Nhà thuốc phải chuẩn bị túi để bảo quản thuốc ra lẻ

4. Quy định về việc ghi nhãn thuốc

Đối với trường hợp thuốc bán lẻ không đựng trong bao bì ngoài của thuốc thì phải ghi rõ: Tên thuốc; dạng bào chế; nồng độ; hàm lượng thuốc. Trường hợp không có đơn thuốc đi kèm phải ghi thêm liều dùng, số lần dùng và cách dùng.

Thuốc pha chế theo đơn: Ngoài việc phải ghi đầy đủ các quy định trên phải ghi thêm ngày pha chế; ngày hết hạn; tên bệnh nhân; tên và địa chỉ cơ sở pha chế thuốc; các cảnh báo an toàn cho trẻ em [nếu có].

>> Xem thêm: Những điều cần biết khi mua thuốc tại chợ thuốc Hapulico

Quy trình bảo quản thuốc tại nhà thuốc phải đầy đủ các yêu cầu sau: 

a - Các điều kiện bảo quản phải duy trì xuyên suốt trong thời gian bảo quản. Các thuốc nhạy cảm với nhiệt độ phải được bảo quản ở kho lạnh hoặc tủ lạnh. Thuốc nhạy cảm ánh sáng phải bảo quản trong bao bì kín, không cho ánh sáng truyền qua.

b - Bao bì thuốc phải giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản.

c - Thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần phải được bảo quản riêng biệt để tránh gây nhầm lẫn.

d - Phải định kỳ đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc. Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô hàng được sử dụng hết.

đ - Tất cả các sai lệch, thất thoát của các mặt hàng có trong nhà thuốc cần phải được điều tra để tìm ra nguyên nhân do lẫn lộn, cẩu thả hay các vấn đề sai trái khác.

e - Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc FEFO và FIFO và cũng là để phát hiện hàng gần hết hoặc đã hết hạn dùng.

g - Định kỳ kiểm tra chất lượng của thuốc trong tủ để phát hiện các thuốc bị biến chất hay hư hỏng trong quá trình bảo quản.

Nhà thuốc phải định kỳ kiểm tra chất lượng thuốc 

h - Thuốc hết hạn dùng phải được bảo quản ở một khu vực riêng, phải dán nhãn chờ xử lý. Phải có các biện pháp đề phòng việc cấp phát, sử dụng thuốc, nguyên liệu đã hết hạn dùng, thuốc.

Lưu ý: Khu vực bảo quản phải sạch, không có bụi rác tích tụ và không được có côn trùng sâu bọ. Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp [cách li nơi bảo quản thuốc, tủ thuốc].

Hy vọng với những thông tin trọn vẹn về cách bảo quản thuốc và các quy định trong bảo quản thuốc tại nhà thuốc mà PFN chia sẻ giúp ích nhiều cho bạn trong quá trình kinh doanh và hoạt động nhà thuốc. 

Nếu còn câu hỏi nào trong quá trình mở nhà thuốc mà bạn vẫn chưa trả lời được thì hãy comment hoặc gọi điện đến hotline 0913 356 756 để được giải đáp nhanh chóng nhé.

Đặc biệt, đăng ký ngay khóa học Đột phá doanh số Nhà thuốc của CEO Phan Vui để được cung cấp đầy đủ vũ khí kinh doanh nhà thuốc đạt hiệu quả cao nhất.