Cách tổ chức và quản lý chứng từ kế toán năm 2024

Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong kế toán quản trị, là căn cứ để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế của kế toán là đúng đắn.

Chứng từ kế toán là cái tên không còn xa lạ trong chuyên ngành kế toán và được tất cả các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay sử dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu về chứng từ kế toán là gì? vai trò và phân loại chứng từ kế toán. Bài viết này SAPP Academy sẽ bật mí cho các bạn những thắc mắc trên.

1. Chứng từ kế toán là gì? Vai trò của chứng từ kế toán

1.1. Khái niệm chứng từ kế toán

Là những giấy tờ chứng minh nghiệp vụ kinh tế, tài chính kể từ khi phát sinh đến khi hoàn thành tại một không gian và thời gian nhất định. Từ đó cung cấp thông tin về sự biến động của đối tượng kế toán nào đó để những người có liên quan [cơ quan Thuế, nhà quản trị…] có thể kiểm tra và xác thực tính đúng đắn.

1.2. Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán giúp nhà quản trị đánh giá chất lượng của kế toán trong tổ chức, doanh nghiệp
Chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi sổ và thực hiện một số công việc kế toán ban đầu
Là cơ sở pháp lý cho những nghiệp vụ đã phát sinh và hoàn thành tại doanh nghiệp
Là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, quyết toán tại doanh nghiệp và xác định được mức độ sai phạm để ra quyết định xử phạt khi cần thiết.

2. Nội dung và sự hợp lệ của các chứng từ kế toán

Nội dung của chứng từ kế toán được cấu thành từ những yếu tố sau:

Yếu tố cơ bản cần phải có để cấu thành nên chứng từ kế toán bao gồm: tên chứng từ; ngày tháng năm lập; tên, địa chỉ bên lập và bên nhận chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế; các thông số về số lượng, đơn giá, số tiền bằng số, bằng chữ; chữ ký của những người có liên quan.

Lưu ý: đối với chứng từ thể hiện quan hệ giữa các pháp nhân thì cần có chữ ký của người đứng đầu đơn vị, ký và đóng dấu.

Yếu tố bổ sung không bắt buộc, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của các bên mà có thể bổ sung thêm vào chứng từ kế toán như: phương thức thanh toán, cách thức bán hàng, nhận hàng…

Sự hợp lệ của chứng từ kế toán cần đáp ứng những tiêu chí sau:

Tính pháp lý: Chứng từ cần có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, các bên liên quan để đảm bảo tính pháp lý. Đó là cơ sở để tránh những tranh chấp xảy ra, trường hợp nếu có tranh chấp thì chứng từ sẽ là căn cứ để phân định đúng sai và trách nhiệm của các bên.
Đúng pháp luật: Với những chứng từ được Nhà nước quy định mẫu thì cần tuân thủ đúng hình thức và nội dung khi lập thì chứng từ mới hợp lệ. Đồng thời, cần đầy đủ nội dung và chữ ký của các bên.
Tính trung thực: Cần đảm bảo những nội dung ghi trong chứng từ kế toán thực tế có phát sinh, không được phép bịa đặt bởi đây là căn cứ chứng minh, xử phạt theo quy định của pháp luật nếu có sai phạm.
Tính rõ ràng: Các nội dung trên chứng từ kế toán cần trình bày rõ ràng, mạch lạc, câu từ dễ hiểu. Sử dụng mực vĩnh viễn, tránh các loại mực không được phép sử dụng trong kế toán như: bút chì, mực phai, mực đỏ…

3. Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay

3.1. Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt

Những chứng từ liên quan đến tiền mặt bao gồm:

Phiếu thu là chứng từ ghi nhận những khoản khách hàng trả tiền để mua sản phẩm hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp.
Phiếu chi là chứng từ ghi nhận những khoản doanh nghiệp, tổ chức chi trả để mua vật liệu, hàng hóa cho nhà cung cấp, thanh toán lương cho nhân viên…
Giấy đề nghị thanh toán là cơ sở để nhà quản lý xét duyệt những nội dung chi tiền thể hiện ở phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng là cơ sở nhà quản lý xét duyệt phiếu chi cho tạm ứng lương hoặc ứng trước tiền mua hàng hóa.

3.2. Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng

Giấy báo nợ là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp chi tại ngân hàng
Giấy báo có là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp thu tại ngân hàng
Giấy nhận nợ là chứng từ thể hiện số tiền ngân hàng cho doanh nghiệp vay, có đủ thông tin về ngày, tháng, năm, số tiền, thời hạn thanh toán…
Ủy nhiệm chi là chứng từ thể hiện số tiền doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp qua hình thức chuyển khoản.
Séc là chứng từ để giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

3.3. Chứng từ kế toán dùng để mua, bán hàng hóa

Phiếu nhập kho, xuất kho là chứng từ thể hiện việc mua vật liệu, hàng hóa nhập kho và xuất kho bán hàng hóa, thành phẩm
Tờ khai hải quan là chứng từ doanh nghiệp cần kê khai khi nhập, xuất khẩu hàng hóa từ nước ngoài.
Biên bản bàn giao hàng hóa là chứng từ xác thực của bên giao và bên nhận khi nhận được đầy đủ hàng hóa, tài sản.

3.4. Chứng từ kế toán tiền lương

Bảng chấm công là chứng từ ghi chép ngày công làm việc trong tháng cho người lao động và cán bộ nhân viên, làm căn cứ để tính lương và thưởng, phụ cấp và các chế độ khác cho người lao động.
Bảng thanh toán tiền lương là căn cứ để chi trả lương cho người lao động và là cơ sở để các cơ quan ban ngành thanh, kiểm tra đơn vị.

4. Trình tự xử lý chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán cần được xử lý theo một trình tự chặt chẽ để có thể kiểm tra chéo, tránh sai sót, thông thường được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin, lập chứng từ

Một số lưu ý khi lập chứng từ kế toán cần nắm rõ như sau:

Khi lập chứng từ, chỉ lập 1 lần đối với nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tổ chức doanh nghiệp và khi phát sinh phải bắt buộc lập. Nội dung cần đầy đủ, rõ ràng, chính xác và kịp thời để phản ánh đúng sự việc phát sinh.
Khi viết chứng từ phải sử dụng bút mực xanh, không sử dụng các loại mực dễ phai, mực chì hay mực đỏ, đen. Số và chữ cần thể hiện sự liên tục không ngắt quãng đồng thời gạch chéo phần trống. Chứng từ không được sửa chữa hay tẩy xóa, nếu viết sai thì gạch chéo và hủy bỏ, đối với những chứng từ liên quan đến tiền thì không được xé khỏi cuống.
Đối với chứng từ có nhiều liên cần lập đầy đủ liên theo quy định và tất cả các liên phải có 1 nội dung giống nhau bằng cách đánh máy hoặc lồng giấy than.
Đối với chữ ký trên chứng từ cần có đầy đủ chữ ký theo các chức danh, sử dụng bút mực xanh để ký, không ký mực đỏ hay bút chì, chữ ký cần thống nhất trên tất cả chứng từ và khớp với chữ ký đã đăng ký theo quy định.
Người ký chứng từ: Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán [nếu doanh nghiệp chưa có kế toán trưởng]. Lưu ý: kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền không được ký thay người đứng đầu doanh nghiệp, người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác, chữ ký của chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng phải khớp với chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.

Bước 2: Dịch chứng từ kế toán từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt

Với các chứng từ kế toán lập bằng tiếng nước ngoài cần phải dịch ra tiếng Việt khi ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính tại Việt Nam, sau đó cần chữ ký xác nhận của người dịch để chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ.

Những tài liệu đi kèm với chứng từ kế toán không cần dịch ra Tiếng Việt trừ khi có sự yêu cầu của cơ quan Nhà nước, bao gồm: Hợp đồng, hồ sơ thầu, các báo cáo quyết toán…

Bước 3: Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ kế toán

Để chứng từ kế toán được chuẩn xác nhất và đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, các chứng từ kế toán cần được kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung sau đây:

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các nội dung trên chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp theo quy định của pháp luật và Nhà nước về hình thức và nội dung chứng từ
So sánh và kiểm tra tính đúng đắn của số liệu, có phát sinh thực tế hay không? đúng với thực tế phát sinh hay chưa?
Đối với các chứng từ nội bộ cần kiểm tra việc chấp hành quy định của doanh nghiệp

Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan và ghi sổ kế toán

Cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, tránh chồng chéo gây chậm trễ trong xử lý chứng từ đồng thời cần cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận có liên quan. Ngoài ra, công tác kế toán cần lược bớt những chứng từ không cần thiết, đơn giản hóa thủ tục xét duyệt chứng từ trong thời đại 4.0, đó cũng là cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân công.

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán đúng thời gian quy định

Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý là cơ sở để ghi sổ, để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ nên kế toán cần phải lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
Cần sắp xếp một cách khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm trước khi lưu trữ để không bị hư hỏng, mất mát chứng từ.
Căn cứ vào quy định pháp luật về kế toán để lưu trữ, hủy chứng từ kế toán.

Như vậy, với nội dung ngắn gọn nhưng bao quát được SAPP Academy thực hiện trong bài viết, hy vọng sẽ giúp độc giả hiểu rõ hơn về chứng từ kế toán cùng những nội dung liên quan. Có thể thấy được vai trò không thể thiếu của chứng từ kế toán trong quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chèo lái một cách vững vàng mà không vướng phải những vấn đề pháp lý liên quan. Nếu có thắc mắc liên quan đến các lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán hay Tài chính, hãy liên hệ với đội ngũ SAPP để được tư vấn và hỗ trợ nhé!

Quy trình xử lý chứng từ kế toán được tổ chức như thế nào?

Trình tự xử lý chứng từ kế toán theo thông tư BTC.

Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ ... .

Bước 2: Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt. ... .

Bước 3: Kiểm tra chứng từ kế toán. ... .

Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. ... .

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán..

Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm bao nhiêu bước?

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:.

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;.

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;.

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;.

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán..

Hệ thống chứng từ là gì?

Hệ thống bản chứng từ. Đây là một tập hợp các tài liệu và giấy tờ có tính chất chứng minh, bao gồm hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan đến giao dịch kinh tế.

Ai là người tổ chức hạch toán ban đầu?

Năm 1494, Luca Pacioli – Nhà toán học người Ý là người đầu tiên xuất bản tài liệu chi tiết về hệ thống kế toán kép. Tài liệu của ông bao gồm nhật ký, sổ cái, cách ghi chép trong kế toán … Tài liệu này ban đầu được các thương nhân Venice sử dụng.