Nhanh.vn hỗ trợ chia đơn hàng thành 18 trạng thái khác nhau nhằm giúp bạn kiểm soát một cách chi tiết, chính xác toàn bộ đơn hàng của doanh nghiệp.
Tham khảo ý nghĩa các loại tồn kho của sản phẩm
- Trạng thái mới trên Nhanh.vn từ 17/2/2022 : Xác nhận hoàn
Ý nghĩa:
- Trước đây hệ thống chỉ có 2 trạng thái Đang hoàn và Đã hoàn, nên khó phân biệt được tình huống hãng vận chuyển, hoặc đơn từ các sàn [Shopee, Lazada, Tiki, Sendo] báo đã hoàn hàng thành công với trên thực tế doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn hay chưa.
- Nay hệ thống bổ sung thêm trạng thái mới Xác nhận hoàn giúp phân biệt được tình huống trên và lọc trạng thái hoàn tốt hơn.
- Sau khi nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển, bạn có thể đổi trạng thái đơn sang trạng thái Đã hoàn để ghi nhận lại hàng hoá vào kho.
Cập nhật trạng thái đơn hàng
Đơn hàng gửi vận chuyển qua cổng kết nối của Nhanh.vn hoặc đơn sử dụng vận chuyển kết nối riêng, trạng thái đơn hàng sẽ do hãng vận chuyển tự động cập nhật cho doanh nghiệp, đối với đơn Tự vận chuyển sẽ do bạn tự cập nhật trạng thái.
Có 2 cách để đổi trạng thái đơn hàng là đổi thủ công và import cập nhật trạng thái đơn hàng.
Cách 1: Đổi trạng thái đơn hàng [thủ công]
Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng, tích chọn để chọn những đơn hàng tự vận chuyển cần đổi trạng thái.
Bước 2: Bấm nút Thao tác - chọn Đổi trạng thái các đơn hàng đã chọn.
Cách 2: Đổi trạng thái đơn hàng bằng file Import
Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng - bấm nút Thêm mới - chọn Nhập trạng thái từ excel, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bước 2: Tải về và nhập liệu vào file import
Bạn có thể cập nhật trạng thái đơn hàng, ghi chú cho đơn hàng, ngày thành công và lý do hủy đơn. Cập nhật Phí vận chuyển, Phí ship báo khách chỉ áp dụng cho đơn hàng tự vận chuyển.
Bước 3: Import file excel
Lưu ý:
- Với hãng vận chuyển thì kế toán không cập nhật trạng thái “Đã chuyển hoàn” dựa vào file đối soát phí vận chuyển của hãng , mà nên để nhân viên kho tự đổi trạng thái khi nhận được hàng, như vậy sẽ không bị mất hàng.
- Với đơn tự vận chuyển, thì chấp nhận việc “Thành công” đồng nghĩa với “Đã thanh toán”.
- Đơn hàng giao thất bại nhiều lần sẽ được HVC cập nhật sang trạng thái "Đang chuyển hoàn".
- Chỉ nhân viên kho được quyền phân quyền đổi trạng thái đơn hàng.
- Nhân viên chăm sóc chỉ cần phân quyền “Xác nhận đơn hàng“ nếu muốn đổi đơn hàng mới đặt sang “Khách hủy” hoặc “Hệ thống hủy”.
Trạng thái đơn hàng và trạng thái tồn sản phẩm
Đơn hàng khi ở các trạng thái khác nhau sẽ tương ứng với 1 trạng thái tồn của sản phẩm
Bảng trạng thái hãng vận chuyển trả về Nhanh
Câu hỏi thường gặp
1. Sản phẩm trong đơn hàng sẽ trừ tồn khi nào ?
Sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trừ tồn khi đơn hàng thành công.
2. Khi đơn mà hoàn thành công thì sản phẩm hoàn về có tự nhập kho không?
Khi đơn hoàn về bạn đổi trạng thái từ Đang hoàn/Xác nhận hoàn thành Đã hoàn thì hệ thống sẽ tự đổi trạng thái giảm tồn từ Đang chuyển sang tăng số Có thể bán.
3. Có cách nào chuyển hết trạng thái đơn hàng cùng 1 lúc không?
Có 2 cách:
- Cách 1: Tích vào những đơn hàng muốn chuyển trạng thái và chọn nút đổi trạng thái mà mình mong muốn. Lưu ý: những đơn hàng đã gửi sang hãng vận chuyển thì không thể đổi trạng thái
- Cách 2: Sử dụng file excel import file cập nhật trạng thái đơn hàng Thao tác Đơn hàng >> Thêm mới >> Nhập trạng thái từ excel >> Tải file mẫu và điền thông tin >> Import Với những vận đơn đã chọn, có thể xác nhận chuyển trạng thái chưa in thành đã in để hệ thống tự động lưu lại vào trạng thái vận đơn.
- Chọn khổ giấy để in vận đơn
Các kích thước theo mẫu in:
- Mẫu A5:
- Mẫu A6:
- Mẫu A7:
- Mẫu A4: Chọn in nhiệt A6 hoặc A7. Chọn in A4 để in vận đơn theo khổ A4.
- [6] Xuất excel: Chọn xuất excel để xuất file excel các đơn trong danh sách đã lọc.
File excel cho phép người dùng xem được tất cả các trạng thái của đơn hàng:
- Mã vận đơn
- Mã đơn hàng
- Ngày tạo
- Thông tin và địa chỉ người gửi
- Thông tin và địa chỉ người nhận
- Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, giá trị, trọng lượng
- Dịch vụ và dịch vụ thêm
- Thông tin về cước và các loại phí
- Trạng thái đơn hàng
- Thông tin khác
[7] : Nhập đơn hàng vào file excel
[8] Các trạng thái đơn hàng: Mới tạo, Chờ lấy, Đã lấy , Đang vận chuyển, Đang giao, Giao thành công, Chờ xử lý, Đã duyệt hoàn, Đang chuyển hoàn, Phát tiếp, Đã trả, Đã hủy