Chi phí công tác phí không có hóa đơn

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Quốc tế DV là công ty TNHH hai thành viên có vốn góp của tư nhân. Vừa qua, Giám đốc Công ty có đi công tác tại Bình Dương để tham dự Triển lãm Công nghiệp và Sản xuất năm 2017 và gặp gỡ một số đối tác tại TP. Hồ Chí Minh nhằm phát triển tình hình kinh doanh của Công ty. Trong quá trình đi công tác có phát sinh các chi phí thực tế như sau:

- Chi phí vé máy bay, cước hành lý có hóa đơn và vé máy bay kèm theo.

- Chi phí thuê khách sạn tại TP. Hồ Chí Minh có hóa đơn hợp lệ theo quy định.

- Chi phí đi lại [bằng phương tiện taxi, uber, grab] tại TP. Hồ Chí Minh được khoán dựa trên quy chế của Công ty.

Đây là những khoản chi thực tế liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Công ty hỏi, Công ty cần phải chuẩn bị những chứng từ, giấy tờ gì cung cấp cho cơ quan thuế để đưa các chi phí trên vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp?

Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:

"Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

1. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên [giá đã bao gồm thuế GTGT] khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:…

2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác [bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài] nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay [boarding pass] và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”.

Như vậy tại văn bản quy phạm pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành đã quy định cụ thể điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi phụ cấp, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác.

Căn cứ điều kiện thực tế, đề nghị Công ty liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn thực hiện theo quy định.

Công ty có quy chế chi trả phí công tác cho người lao động sử dụng phương tiện xe ô tô riêng. Công ty sẽ hỗ trợ tiền hao mòn xe và tiền xăng của xe đó theo định mức của công ty quy định [tính theo số km xe đó di chuyển].

Công ty hỏi, khoản tiền người lao động nhận được từ trợ cấp công tác trên có phải tính thuế thu nhập cá nhân hay không ?

Cục Thuế tỉnh Bắc Giang trả lời vấn đề này như sau:

Căn cứ Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính quy định thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công:

"2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:

1. Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền;

… đ] Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức

… đ.4] Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

… đ.4.2] Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chỉ áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp…".

Căn cứ Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp:

- Tại Tiết b Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 6 [được sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC ngày 16/3/2018] quy định khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

"b] Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty".

- Tại Điểm 28 Khoản 2 Điều 6 [được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015] quy định khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

"2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp…".

Căn cứ quy định, hướng dẫn nêu trên và nội dung công văn hỏi, trường hợp công ty có cử người lao động đi công tác tại các công ty khách hàng để hỗ trợ lắp đặt, chạy máy và có thanh toán khoản công tác phí cho người lao động. Nếu khoản thanh toán công tác phí trên phù hợp với mức khoán chi quy định tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty thì không phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công của người lao động. Trường hợp công ty chi cho người lao động cao hơn mức khoán chi thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

Chi phí đi công tác bao gồm những gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc [nếu có].

Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải xuất hóa đơn điện tử?

– Đối với hóa đơn điện tử: Người bán phải xuất hóa đơn cho người mua hàng hóa, dịch vụ cung ứng từ 200.000 đồng trở lên cho dù người mua không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc giá trị hàng hóa, cung ứng dịch vụ dưới 200.000 đồng mà người mua yêu cầu xuất hóa đơn [theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC].

Chi phí bao nhiêu thì không cần hóa đơn?

Tùy trường hợp, để chi phí không có hóa đơn được xác định là chi phí hợp lý doanh nghiệp cần xử lý như sau: - Trường hợp mua hàng của người dân, mua các tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra không phân biệt trên hay là dưới 100 triệu đồng/năm thì cần có: Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ.

Công tác phí 1 ngày là bao nhiêu?

Theo đó, đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh, mức khoán: 450.000 đồng/ngày/người. Đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh, mức khoán: 350.000 đồng/ngày/người.