Doanh nghiệp có thể đăng ký tạo lập nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử. Tuy nhiên cần lưu ý chữ ký số phải được ký trong khoảng thời gian chứng thư số vẫn còn hiệu lực. Ngoài ra, doanh nghiệp phải khai đầy đủ các mẫu chữ ký số lên hệ thống của Tổng cục thuế.
\>>>>>Tìm hiểu thêm: Giá Trị Pháp Lý Của Chữ Ký Số -Những Điều Cần Biết 2022
2. 3 lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử
Khi sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử, cả người mua và người bán đều cần lưu ý 3 điểm dưới đây để đảm bảo tính hợp pháp:
2.1. Xác định thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử
Thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử cần đúng theo yêu cầu dưới đây:
- Thời điểm lập [ngày lập]: là ngày người bán điền đầy đủ nội dung trên hóa đơn.
- Thời điểm ký [ngày ký]: là ngày mà bên bán và bên mua [nếu cần thiết] ký số vào hóa đơn đã lập trước đó để xác nhận thỏa thuận.
Thông thường, hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu phải có ngày lập, ngày ký không quá cần thiết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, ngày lập được hiểu là ngày ký thì kế toán cần gửi yêu cầu chữ ký số đến phía doanh nghiệp và người mua trong ngày để đảm bảo đúng với quy định.
2.2. Xác thực hóa đơn khi chữ ký số hóa đơn điện tử hết hạn
Nếu chữ ký số trên hóa đơn điện tử hết hạn thì cần gia hạn. Sau đó, thông tin về chữ ký số sẽ được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật lại hóa đơn điện tử và sử dụng như bình thường.
2.3. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số cho từng mục đích khác nhau, tuy nhiên cần cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục thuế
\>>>>>Tìm hiểu thêm: Cách Ký Chữ Ký Số Trên File Pdf Cập Nhật Mới Nhất
3. Các trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử không có chữ ký số
EasyCA sẽ giúp khách hàng nhận biết các trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký số cụ thể như sau:
3.1 Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán
Các trường hợp có thể áp dụng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký số người bán:
- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh
3.2 Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua được quy định trong các trường hợp sau [dựa theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016]:
- Trường hợp bên mua không phải là đơn vị kế toán hay doanh nghiệp kinh doanh.
- Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, thanh toán.
Không nhất thiết cần có chữ ký số của người mua trên hóa đơn trừ khi giữa người mua và người bán có thỏa thuận về việc ký hóa đơn từ trước. Do đó mà người mua có thể thoải mái và không ép buộc ký chữ ký số.
3.3 Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua lẫn người bán
Việc dùng hóa đơn điện tử không có chữ ký số người mua và người bán cũng được quy định bằng thông tư 68/2019/TT-BTC theo khoản 3 điều 3. Các trường hợp được sử dụng có thể nói đến như:
- Hóa đơn điện tử bán xăng dầu, khách hàng là cá nhân không kinh doanh
- Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
\>>>>Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn kiểm tra và xóa chữ ký số hết hạn cho doanh nghiệp
Trên đây, chữ ký số EasyCA đã giúp bạn tìm hiểu về “Doanh Nghiệp Có Thể Sử Dụng Nhiều Chữ Ký Số Hóa Đơn Điện Tử Không?”. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp chữ ký số phù hợp, tiện ích để hỗ trợ làm việc thuận tiện và hiệu quả hơn, thì chữ ký số EasyCA chắc chắn là ưu tiên lựa chọn hàng đầu.
———————————
Liên hệ EasyCA ngay để được tư vấn phần mềm chữ ký số mới nhất
\>>> MUA NGAY CHỮ KÝ SỐ EASYCA