Hạng mục đầu tử só hóa tài liệu lưu trữ năm 2024

Ngày 19/8, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ tổ chức gặp gỡ báo chí để thông tin về các hoạt động của ngành văn thư, lưu trữ trong những năm qua, định hướng phát triển và kế hoạch các hoạt động trong thời gian sắp tới.

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Đặng Thanh Tùng cho biết trong thời gian sắp tới, Cục có các hoạt động nổi bật như: Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước; xây dựng Luật Lưu trữ [sửa đổi] đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử [CPĐT], Chính phủ số; kỷ niệm 60 năm xây dựng và phát triển [4/9/1962 - 4/9/2022].

Chia sẻ về Luật Lưu trữ, Cục trưởng Đặng Thanh Tùng nhấn mạnh: sau hơn 10 năm triển khai [1/7/2012], Luật Lưu trữ đã phát sinh một số vướng mắc, đặt ra yêu cầu cần phải điều chỉnh cho phù hợp thực tế hiện nay, nhằm tiếp tục tạo nền tảng pháp lý cho hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nói riêng và ngành lưu trữ nói chung; đồng thời tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ, góp phần thực hiện chương trình chuyển đổi số [CĐS] quốc gia và chiến lược phát triển CPĐT hướng tới Chính phủ số, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính và hội nhập quốc tế.

Theo đó, Luật Lưu trữ [sửa đổi] sẽ tập trung vào 4 chính sách:

Thứ nhất, thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: phân định rõ thẩm quyền quản lý tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam giữa cơ quan lưu trữ của Đảng và cơ quan lưu trữ của Nhà nước; giữa cơ quan lưu trữ của Nhà nước ở trung ương và địa phương; thẩm quyền quản lý tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao nhằm quản lý thống nhất, hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Thứ hai, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu CĐS và phát triển CPĐT: quy định các quy trình nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử; quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử; điều kiện, trách nhiệm của doanh nghiệp khi tham gia các dịch vụ lưu trữ tài liệu điện tử và quy định về chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử.

Thứ ba, hoàn thiện, bổ sung các quy định của pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ tư.

Thứ tư, hoàn thiện quy định của pháp luật về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế.

Luật Lưu trữ [sửa đổi] dự kiến sẽ trình Quốc hội xem xét, cho ý kiến lần đầu tại Kỳ họp thứ 6, Quốc hội Khóa XV [tháng 10/2023]; trình Quốc hội thông qua tại Kỳ họp thứ 7, Quốc hội Khóa XV [tháng 5/2024] và dự kiến thời gian Luật có hiệu lực từ 1/1/2025.

Về chương trình công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế -xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước, ông Tùng cho biết việc này nhằm phát huy hiệu quả giá trị tài liệu, góp phần phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, từng ngành, địa phương, vùng miền; giữ gìn bản sắc văn hóa Việt Nam, giáo dục truyền thống lịch sử dân tộc cho các thế hệ, góp phần bảo vệ vững chắc chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ đất nước.

Trong số các tài liệu đưa ra công bố gồm tài liệu lưu trữ quốc gia hiện đang bảo quản tại 4 trung tâm lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ và đơn vị lưu trữ lịch sử của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trừ những loại tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước và tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng.

Về các hoạt động kỷ niệm 60 năm xây dựng và phát triển Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Cục trưởng đã giới thiệu về quá trình thành lập và phát triển, phấn đấu vượt mọi khó khăn, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Với những kết quả đạt được, Đảng và Nhà nước đã ghi nhận, đánh giá cao và tặng thưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Huân chương Độc lập hạng Nhì năm 2002, Huân chương Lao động hạng Nhất năm 2006, Huân chương Hồ Chí Minh năm 2007 và nhiều danh hiệu cao quý khác./.

• 1. GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN -­­­­­­­­o0o­­­­­­--- NGUYỄN THU HÀ TÌM HIỂU CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khoá học : QH – 2008 - X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS. TRẦN HỮU HUỲNH HÀ NỘI, 2012
• 2. tài khoá luận của tôi là “Tìm hiểu công tác số hoá tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia”. Tôi xin cam đoan nội dung khoá luận do bản thân tự nghiên cứu, tìm tòi và học hỏi, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo của giáo viên hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện khoá luận, bên cạnh sự cố gắng, nỗ lực không ngừng của bản thân, tôi đã luôn nhận được sự động viên và giúp đỡ nhiệt tình từ phía các thầy cô giáo, gia đình và bạn bè. Qua đây, tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo và các bạn học khoa Thông tin - Thư viện, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn các các cô chú, anh chị, các cán bộ công tác trong Cục Thông tin Khoa học và công nghệ Quốc gia đã chỉ bảo tận tình và tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận này. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, ThS. Trần Hữu Huỳnh - người đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện khoá luận này. Hà Nội, ngày 10 tháng 2 năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thu Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CTTKH&CNQG Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. CSDL Cơ sở dữ liệu.
• 3. nghiên cứu. NDT Người dùng tin. KH&CN Khoa học và Công nghệ KH&KT Khoa học và Kỹ thuật. TT-TV Thông tin Thư viện. TVKH&KTTW Thư viện Khoa học kỹ thuật và Trung ương. STD Scientific and technological Documents [Tài liệu Khoa học và Công nghệ] DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ ĐƢỢC THỂ HIỆN TRONG KHOÁ LUẬN Bảng 1: Thống kê nguồn lực thông tin tại CTTKH&CNQG. Bảng 2: Sự khác nhau giữa cán bộ thư viện số và cán bộ thư viện truyền thống Bảng 3: Yêu cầu kỹ thuật khi số hóa tài liệu.
• 4. ĐẦU...............................................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................................................1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ................................................................................1 3. Tình hình nghiên cứu.....................................................................................................................2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................................................2 5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu ....................................................................................3 6. Những đóng góp của đề tài............................................................................................................3 7. Bố cục của khóa luận.....................................................................................................................4 PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................................................5 CHƢƠNG 1: CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA VỚI CÔNG TÁC SỐ HOÁ TÀI LIỆU...................................................................................................5
• 5. hình thành và phát triển Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia................5 1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển .............................................................................5 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ ......................................................................................................11 1.1.3 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức.......................................................................................13 1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Cục........................................................................16 1.2.1 Đặc điểm người dùng tin ....................................................................................................16 1.2.2 Nhu cầu tin..........................................................................................................................17 1.3 Nguồn lực thông tin .....................................................................................................................20 1.4 Tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia ....................................................................................................................................23 1.4.1 Khái niệm về tài liệu, tài liệu số, tài liệu điện tử và số hóa tài liệu....................................23 1.4.2 Vai trò công tác số hóa tài liệu ở CTTTKH&CNQG .........................................................25 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HOÁ TÀI LIỆU TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA.......................................................................27 2.1 Tài liệu số hóa tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia .........................................27 2.1.1 Đặc điểm nguồn tài liệu số hóa ..........................................................................................27 2.1.2 Nguồn tài nguyên số nội sinh trong cơ cấu vốn tài liệu của Cục........................................28 2.1.2.1 Cơ sở dữ liệu thư mục................................................................................................28 2.1.2.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn ...............................................................................................28 2.1.3 Dịch vụ số hóa tài liệu của Cục ..........................................................................................29 2.2 Nguồn nhân lực số hoá tài liệu ....................................................................................................30 2.2.1 Số lượng nguồn nhân lực....................................................................................................30 2.2.2 Chất lượng nguồn nhân lực.................................................................................................30 2.3 Hạ tầng cơ sở vật chất và thiết bị.................................................................................................32 2.3.1 Hạ tầng cơ sở thông tin và thiết bị số hóa...........................................................................33 2.3.2 Phần mềm quản lý tài liệu số..............................................................................................35 2.4 Tiến trình và quy trình thực hiện công tác số hóa tài liệu............................................................37 2.4.1 Tiến trình thực hiện công tác số hóa tài liệu tại Cục ..........................................................37 2.4.2 Quy trình thực hiện công tác số hóa tài liệu .......................................................................38 2.4.2.1 Thực hiện số hóa tài liệu............................................................................................43 2.4.2.2 Xử lý tài liệu đã số hóa ..............................................................................................44 2.5 Các nguyên tắc trong số hoá tài liệu............................................................................................51 2.6 Phương pháp bảo quản tài liệu số................................................................................................51 2.7 Tổ chức khai thác nguồn tài liệu số .............................................................................................53 2.7.1 Cung cấp trực tuyến từ xa...................................................................................................53 2.7.2 Cung cấp tài liệu tại chỗ .....................................................................................................53 2.7.3 Cung cấp trọn gói tới địa phương .......................................................................................53
• 6. sản phẩm thông tin số hóa của Cục .................................................................................54 2.8.1 Cơ sở dữ liệu tài liệu KH&CN Việt Nam [STD] ...............................................................54 2.8.2 Cơ sở dữ liệu báo cáo kết quả nghiên cứu [KQNC]...........................................................55 2.8.3 Cơ sở dữ liệu Nghiên cứu và Phát triển..............................................................................56 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA ............................................................................................59 3.1 Nhận xét chung............................................................................................................................59 3.1.1 Ưu điểm ..............................................................................................................................59 3.1.2 Hạn chế ...............................................................................................................................61 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác số hóa tài liệu ........................62 3.2.1 Tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ thực hiện số hoá tài liệu ...................62 3.2.2 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác số hóa tài liệu...............................................63 3.2.3 Chính sách số hoá tài liệu và đảm bảo ngân sách...............................................................63 3.2.4 Tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo về công tác số hóa tài liệu .........................................64 3.2.5 Đảm bảo an toàn cho tài liệu số..........................................................................................64 3.2.6 Tăng cường trao đổi, chia sẻ nguồn tài nguyên số..............................................................66 3.2.7 Đẩy mạnh marketing về nguồn thông tin số.......................................................................67 PHẦN KẾT LUẬN ..........................................................................................................................69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................71 PHỤ LỤC..........................................................................................................................................
• 7. Tính cấp thiết của đề tài. Muốn xây dựng vững chắc cho sự phát triển nền kinh tế và xã hội tri thức trong thế kỷ 21, giải pháp có ý nghĩa quyết định là phải tăng cường đầu tư cải cách và đổi mới nâng cao chất lượng giáo dục trong toàn xã hội, đáp ứng những yêu cầu của nền kinh tế và xã hội mới trong tương lai. Một nền giáo dục kết hợp hài hoà những thành tựu khoa học hiện đại với những tinh hoa của truyền thống mang bản sắc riêng sẽ có hiệu quả để phát triển và hội nhập với xu hướng chung của thế giới. Các thư viện thế giới xu hướng tự động hóa nghiệp vụ xây dựng thư viện điện tử, thư viện số nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin và tri thức của con người trong xã hội đương đại. Các tài liệu trong thư viện không chỉ đơn thuần là các tài liệu truyền thống như: sách, báo, tạp chí mà còn bao gồm các tài liệu dạng số, dạng điện tử. Gần đây, nhiều thư viện trên thế giới và Việt Nam đã và đang tiến hành số hóa tài liệu với quy mô khác nhau. Công tác số hóa tài liệu đã kéo dài tuổi thọ tài liệu, tiết kiệm được diện tích kho, bạn đọc truy cập nhanh chóng chính xác thông tin tài liệu bất cứ ở đâu, thời điểm nào khi máy tính được nối mạng. Với xu thế đó, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia [CTTKH&CNQG] đã và đang được triển khai công tác số hóa tài liệu khoa học và công nghệ [KH&CN] nhằm đa dạng hóa các sản phẩm thông tin phục vụ cho người dùng tin. Xuất phát từ yêu cầu thực tế và nhận thức của bản thân trong quá trình thực tập tại Cục, tôi đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.
• 8. nghiên cứu: Trên cơ sở bước đầu tìm hiểu nghiên cứu về công tác số hóa tài liệu, khóa luận muốn đem lại cái nhìn khái quát về thực trạng triển khai công tác số hóa tài liệu tại CTTKH&CNQG. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu và bảo quản nguồn tài liệu số tại Cục. * Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề thực hiện mục tiêu trên, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Khái niệm và nội dung, quy trình và bảo quản công tác số hóa tài liệu. Thứ hai: Khảo sát tìm hiểu thực trạng công tác số hóa tài liệu tại CTTKH&CNQG. Thứ ba: Đề xuất và đưa ra những giải pháp áp dụng và triển khai nhằm hoàn thiện công tác số hóa tài liệu tại CTTKH&CNQG. 3. Tình hình nghiên cứu. Công tác số hóa tài liệu đã và đang được các cơ quan thông tin- thư viện đề cập tiến tới sẽ triển khai trong sự phát triển của hoạt động thông tin – thư viện [TT – TV] hiện nay. Song nghiên cứu về vấn đề này còn hạn chế ở nước ta do nguyên nhân khách quan và chủ quan của các cơ quan TT-TV nói chung và CTTKH&CNQG nói riêng. Bởi thế, các đề tài đã nghiên cứu mới chỉ đề cập đến mức độ nhất định, chưa có đề tài nghiên cứu về một mô hình tổ chức công tác số hóa tài liệu cụ thể. Từ việc đưa ra một mô hình tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại, cũng như vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu tổ chức công tác số hóa tài liệu. Nếu có nghiên cứu chỉ là từng vấn đề trong toàn bộ hoạt động nghiệp vụ TT-TV của hệ thống đó. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. * Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là công tác số hóa tài liệu tại Cục TTKH&CNQG.
• 9. nghiên cứu: Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu công tác số hóa tài liệu tại CTTKH&CNQG trong giai đoạn hiện nay. Phạm vi về không gian: Khảo sát và tìm hiểu công tác số hóa tài liệu tại CTTKH&CNQG . 5. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu. * Cơ sở lý luận: - Dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác thông tin- thư viện. - Dựa vào các cơ sở lý luận và quan điểm của Đảng, Nhà nước về thông tin học và thư viện học. - Các tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về công tác thông tin khoa học và công nghệ. * Phương pháp nghiên cứu: - Điều tra và khảo sát thực tế. - Trao đổi trực tiếp với cán bộ phụ trách chuyên môn, cán bộ lãnh đạo, quản lý. - Thu thập, phân tích, tổng hợp và đánh giá các tài liệu liên quan. 6. Những đóng góp của đề tài.  Về lý luận: Kết quả nghiên cứu của khóa luận sẽ góp phần hoàn thiện những vấn đề lý thuyết cơ bản của công tác số hóa tài liệu trong hoạt động TT-TV. Khóa luận làm rõ nội hàm các khái niệm: tài liệu số, tài liệu điện tử,…; quy trình, nội dung vai trò, tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu trong hoạt động TT-TV.  Về thực tiễn: Khóa luận nghiên cứu thực trạng công tác số hóa tài liệu từ đó mang ý nghĩa sâu sắc về thực tiễn:
• 10. quy trình, kinh nghiệm số hóa tài liệu, bảo quản nguồn tài liệu số để các cơ quan TT-TV khác tham khảo. - Đưa ra những nhận xét, đánh giá mang tính khách quan về công tác số hóa tài liệu tại CTTKH&CNQG. - Đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác số hóa tài liệu, góp phần làm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin trong kỷ nguyên số. 7. Bố cục của khóa luận. Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì bố cục chính của khóa luận được chia thành 3 chương như sau: Chương 1. Cục thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia với công tác số hóa tài liệu. Chương 2. Thực trạng công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu ở Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
• 11. 1 CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA VỚI CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU 1.1 .Quá trình hình thành và phát triển Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. 1.1.1 Sơ lƣợc lịch sử hình thành và phát triển. Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia [CTTKH&CNQG] là đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, được thành lập trên cơ sở triển khai thực hiện nghị định 28/2008/NĐ-CP ngày 14/3/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ, nghị định 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 của Chính phủ về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ, nghị định 30/2006/NĐ-CP ngày 29/03/2006 của Chính phủ về thống kê khoa học và công nghệ. Tên giao dịch quốc tế là National Agency for Science and Technology Information [viết tắt là NASATI] CTTKH&CNQG thành lập nhằm mục tiêu: - Tăng cường và hoàn thiện chức năng quản lý nhà nước về thông tin, thư viện, thống kê KH&CN; - Đẩy mạnh các hoạt động và dịch vụ công trong lĩnh vực thông tin, thư viện, thống kê KH&CN, phát triển chợ công nghệ và thiết bị, phát triển mạng thông tin tiên tiến. Cùng với sự phát triển của Bộ KH&CN [KH&CN], ngành thông tin KH&CN Việt Nam có một bề dày lịch sử phát triển trải qua 50 năm. Quá trình phát triển ngành thông tin KH&CN Việt Nam qua các thời kỳ xây dựng và phát triển của Thư
• 12. và Kỹ thuật Trung ương [TVKH&KTTW], của Viện Thông tin KH&PT Trung ương, của Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia và hiện nay là Cục Thông tin KH&CN Quốc gia. * Thư viện Khoa học kỹ thuật Trung ương. - Giai đoạn 1959-1965. TVKH&KTTW Hội đồng Chính phủ ra quyết định thành lập hoạt động từ ngày 06/02/1960. Trong giai đoạn này, kho tài liệu của thư viện hình thành theo hướng thư viện khoa học tổng hợp, gồm các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và khoa học xã hội. Các hoạt động nghiệp vụ của thư viện từng bước được đưa vào nề nếp. Công tác nghiên cứu nghiệp vụ và đào tạo đội ngũ cán bộ luôn được thư viện coi trọng. - Giai đoạn 1966-1975. Năm 1965, do điều kiện chiến tranh, TVKH&KTTW phải phân tán hoạt động: Cơ sở chính tại Hà Nội và các cơ sở sơ tán nằm rải rác tại 4 tỉnh [an toàn khu tại Tuyên Quang, Vĩnh Phú - nay là Vĩnh Phúc, Hà Bắc - nay là Bắc Ninh và Hà Sơn Bình - nay là Hoà Bình] nhưng các cán bộ của thư viện đã cố gắng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, phục vụ tốt công tác nghiên cứu khoa học và giảng dạy. Năm 1968, Thư viện được tách thành 2 đơn vị: Thư viện Khoa học Xã hội - thuộc Ủy ban Khoa học Xã hội và Thư viện KH&KT Trung ương - thuộc Ủy ban KH&KT Nhà nước. - Giai đoạn 1976-1990. Đây là giai đoạn thư viện triển khai các hoạt động nghiệp vụ và dịch vụ phục vụ nhu cầu thông tin phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. 1986 các chính sách đổi mới, phát triển hợp tác quốc tế của nhà nước, đội ngũ cán bộ của thư viện có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ. Xu hướng tin học hoá thư viện bước đầu được xúc tiến. Ngày 21/12/1976, lãnh đạo Ủy ban KH&KT Nhà nước đã phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động của thư viện, trong đó có nhiệm vụ quản lý mạng lưới thư viện KH&KT trong cả nước. Đánh dấu chặng đường 20 năm thành lập,
• 13. dự được Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động hạng Nhất. * Viện Thông tin khoa học và kỹ thuật Trung ương. - Giai đoạn 1961-1965. Ngày 18/08/1961, theo quyết định số 64-KHH/QĐ của Ủy ban Khoa học Nhà nước, Phòng Thông tin khoa học thuộc Ủy ban chính thức được thành lập. Phòng đã giúp Ủy ban chỉ đạo xây dựng công tác thông tin khoa học phù hợp với tình hình cũng như yêu cầu trong nước và phổ biến những kinh nghiệm, thành tựu, tình hình phát triển KH&KT trong và ngoài nước. - Giai đoạn 1966-1972. Đất nước trong thời kỳ chiến tranh, Phòng Thông tin khoa học của Ủy ban KH&KT Nhà nước đã phải sơ tán, điều kiện làm việc không ổn định. Tuy vậy, nhằm đẩy mạnh việc xây dựng hệ thống thông tin trong cả nước, đưa công tác thông tin KH&KT phục vụ phát triển kinh tế một cách hiệu quả hơn, ngày 04/03/1971, Phòng Thông tin khoa học đã tổ chức thành công Hội nghị Thông tin KH&KT toàn quốc lần thứ nhất tại Hà Nội. Hội nghị này đã góp phần thúc đẩy sự ra đời của nghị quyết 89-CP của Hội đồng Chính phủ về “Tăng cường công tác thông tin KH&KT”, đánh dấu mốc phát triển của ngành thông tin KH&KT được thể chế hóa ở mức cao nhất. Ngày 04/10/1972, Viện Thông tin KH&KT Trung ương được thành lập theo quyết định số 187/CP của Chính phủ trên cơ sở Phòng Thông tin khoa học. - Giai đoạn 1973-1990. Sau Hội nghị Thông tin KH&KT toàn quốc lần thứ hai được tổ chức thành công vào tháng 3/1977, mạng lưới cơ quan thông tin KH&KT đã được củng cố và mở rộng trong phạm vi cả nước. Đến cuối năm 1986, mạng lưới này đã bao quát hầu hết các ngành kinh tế và lĩnh vực KH&KT ở trung ương và địa phương với tổng số hơn 250 đơn vị. Công tác thông tin KH&KT đã trở thành một hoạt động mang tính xã hội, đạt được nhiều thành tựu và có đóng góp tích cực phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, nghiên cứu và sản xuất từ trung ương đến địa phương, Viện Thông tin
• 14. đã chủ động củng cố, mở rộng mạng lưới và từng bước xây dựng hệ thống thông tin KH&KT quốc gia. * Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. - Giai đoạn 1990 - 1995. Để tăng cường khai thác, phát huy vốn tư liệu KH&KT phong phú của thư viện KH&KT Trung ương cũng như năng lực xử lý, phổ biến thông tin, đặc biệt là năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của Viện Thông tin KH&KT Trung ương, ngày 24/09/1990, Chủ nhiệm Ủy ban Khoa học Nhà nước đã ký quyết định số 487/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin Tư liệu KH&CN Quốc gia [TTTTTLKH&CNQG] trên cơ sở hợp nhất Thư viện KH&KT Trung ương và Viện Thông tin KH&KT Trung ương. Trung tâm tiến hành đổi mới công tác kế hoạch và phương thức cấp phát kinh phí thông qua ký kết hợp đồng thực hiện nhiệm vụ cụ thể. Do đó đã nâng cao hiệu quả đồng vốn đầu tư, xây dựng tiềm lực thông tin có định hướng; mở rộng và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin; tạo quyền chủ động cho các cơ quan thông tin trong hoạt động, đồng thời mở rộng các mối quan hệ và tăng cường liên kết giữa các cơ quan thông tin trong hệ thống. Sau 5 năm thực hiện, số kinh phí đầu tư tăng dần hàng năm [từ 200 triệu đồng lên đến 1 tỷ đồng]. Ngoài việc bổ sung và trao đổi tài liệu, Trung tâm đã mở rộng được mối quan hệ hợp tác quốc tế nhằm tăng cường nguồn tin và trang thiết bị của các đối tác quốc tế. Do đó đã tạo lập được trên 10 cơ sở dữ liệu [CSDL] với khoảng 400.000 biểu ghi. Các CSDL được tích hợp từ các CSDL chuyên đề, đưa vào mạng nội bộ và nối mạng trong toàn quốc [VISTA]. Ngoài ra để quản lý sử dụng hiệu quả các đề tài và kết quả nghiên cứu, Trung tâm đã tiến hành xây dựng các CSDL đề tài khoa học với gần 2.500 biểu ghi/8.500 đề tài đã đăng ký và gần 2.900 biểu ghi/3.000 kết quả nghiên cứu đã đăng ký. Bên cạch đó, Trung tâm tổ chức thu thập tư liệu từ vệ tinh xây dựng hàng trăm băng hình KH&KT phục vụ công tác tuyên truyền và phổ biến các thành tựu KH&CN.
• 15. 1996 - 1999. Trung tâm đã triển khai biên soạn dự thảo “Chiến lược tăng cường công tác thông tin KH&CN phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước và nhiệm vụ đến năm 2000”. Bản chiến lược này đã cải tiến, nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ, Trung tâm đã đẩy mạnh dịch vụ phục vụ thông tin có thu, ký kết hợp đồng thông tin trọn gói với các ngành và địa phương. Thông qua đó, tiềm lực thông tin của Trung tâm gia tăng đáng kể. Mạng “Thông tin khoa học, công nghệ và môi trường quốc gia” với giao thức Internet đã được thiết lập, tạo điều kiện truy nhập rộng rãi các CSDL trong và ngoài hệ thống. CSDL toàn văn cũng bắt đầu được triển khai tại Trung tâm. Các phòng đọc đều có máy tính để tra cứu, phòng đọc đa phương tiện được thành lập. Trung tâm đã trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet dùng riêng và nhà cung cấp nội dung thông tin trên Internet. - Giai đoạn 2000 – 2004. Công tác thông tin KH&CN chuyển biến căn bản lên một tầm cao mới. Năm 2003 TTTTTLKH&CNQG được đổi tên thành Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia, TTTTKH&CNQG nhằm thực hiện công tác thông tin KH&CN có hiệu quả đã hoàn thành việc soạn thảo và trình Chính phủ ban hành Nghị định 159/2004/NĐ-CP ngày 31/08/2004 về hoạt động thông tin KH&CN, tạo lập và phát triển thị trường công nghệ ở Việt Nam. Trung tâm được lãnh đạo Bộ KH&CN giao làm đầu mối, thường trực, phối hợp với các đơn vị tổ chức thành công chợ Công nghệ và thiết bị Việt Nam 2003 [Techmart Việt Nam 2003] với quy mô quốc gia lần đầu tiên ở nước ta. Sau đó, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức ra quyết định tổ chức techmart định kỳ 2 năm 1 lần ở quy mô quốc gia và khuyến khích tổ chức techmart tại các khu vực và địa phương trong cả nước. Từ đó, Trung tâm được giao nhiệm vụ tổ chức và quản lý hoạt động Techmart Việt Nam. Techmart ảo cũng được triển khai đã hỗ trợ tích cực và hiệu quả cho các tổ chức, cá nhân trong giao dịch và chuyển giao công nghệ, triển khai nhân rộng mô hình cung cấp thông tin KH&CN phục vụ phát triển kinh tế - xã hội khu vực nông thôn, miền núi, thúc đẩy ứng dụng các kỹ
• 16. góp phần xóa đói, giảm nghèo tại hàng trăm xã/phường trong cả nước. Mô hình này hiện đang được hàng chục địa phương nhân rộng và phát huy hiệu quả thiết thực. Năm 2004, TTTTKH&CNQG được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng nhất. - Giai đoạn 2005-2009. Từ năm 2006, Trung tâm được lãnh đạo Bộ giao làm đầu mối và chủ trì triển khai kết nối mạng thông tin Á - Âu giai đoạn II [TEIN 2]. Sau một thời gian triển khai, VinaREN được khai trương vận hành [tháng 2.2008]. Tính đến nay, VinaREN đã có 55 mạng thành viên gồm các viện nghiên cứu, trường đại học hàng đầu, một số bệnh viện và trung tâm thông tin lớn tại 11 tỉnh, thành phố trong cả nước. Qua đó, cộng đồng các nhà khoa học Việt Nam giao lưu và liên kết hợp tác với hơn 40 triệu nhà khoa học tại hơn 4.000 trường đại học, phòng thí nghiệm hàng đầu trên thế giới. VinaREN đang hỗ trợ tích cực các hoạt động hợp tác nghiên cứu khoa học và đào tạo như: hội nghị truyền hình trực tuyến chất lượng cao, đào tạo trực tuyến, y học từ xa... VinaREN thúc đẩy mạnh mẽ hiệu quả truy cập, chia sẻ và sử dụng rộng rãi các nguồn tài nguyên thông tin điện tử phong phú thiết thực công tác nghiên cứu, đào tạo, sản xuất kinh doanh của đất nước. Từ ngày 11/03/2005, Việt Nam chính thức được UNESCO chấp nhận là quốc gia thành viên của mạng lưới mã số chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ [ISSN]. Trung tâm được chỉ định là trung tâm ISSN quốc gia của Việt Nam, trực tiếp tổ chức thực hiện việc đăng ký, cấp mã số chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ trên lãnh thổ Việt Nam. Tính đến tháng 6/2009, Trung tâm ISSN Việt Nam đã đăng ký và cấp ISSN cho 294 xuất bản phẩm. Tháng 9/2009, TTTTKH&CNQG đã tổ chức thành công chợ Công nghệ và Thiết bị Việt Nam ASEAN+3 [Techmart Việt Nam ASEAN+3] quy mô quốc tế với sự tham gia của 651 đơn vị thuộc các nước ASEAN+3 và trong nước. Tổng trị giá hợp đồng được ký kết tại Techmart này đạt 1.718 tỷ đồng. Hiện nay, Trung tâm
• 17. đẩy mạnh công tác quảng bá, triển khai, giới thiệu các nguồn tin điện tử, hướng dẫn các nhà khoa học, cán bộ giảng dạy… khai thác các nguồn tin hiệu quả nhằm phục vụ công tác nghiên cứu và đào tạo. Năm 2008, nghị định 28/2008/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN, có Cục Thông tin KH&CN Quốc gia để tăng cường công tác quản lý và phát triển sự nghiệp thông tin KH&CN. Ngày 27/12/2009, Bộ đã có quyết định 2880/QĐ-BKHCN thành lập Cục Thông tin KH&CN Quốc gia trên cơ sở tổ chức của TTTTKH&CNQG. Ngày 28/01/2010, Bộ trưởng đã ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của Cục Thông tin KH&CN Quốc gia [CTTKH&CNQG] kèm theo quyết định số 116/QĐ-BKH&CN. Trải qua chặng đường lịch sử 50 năm xây dựng và trưởng thành, CTTKH&CNQG Việt Nam đã phát triển mạng lưới thư viện KH&KT rộng lớn. Những thành tựu có được ngày hôm nay là nhờ sự quan tâm của Đảng và Nhà nước; sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Ủy ban Khoa học Nhà nước, Bộ KH&CN; sự hỗ trợ của quốc tế và sự đóng góp đầy tâm huyết của nhiều thế hệ cán bộ thư viện và thông tin. CTTKH&CNQG Việt Nam đã từng bước khẳng định vai trò quan trọng của mình trong xã hội, một nghề hữu ích đầy triển vọng và được thừa nhận là một yếu tố của tiềm lực KH&CN, một nguồn lực quốc gia cho sự phát triển đất nước. 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ. * Chức năng. Xuất phát từ yêu cầu phát triển hoạt động thông tin, thư viện và thống kê KH&CN, ngày 17/12/2009, Bộ trưởng Bộ KH&CN đã ký và ban hành quyết định số 2880/QĐ-BKHCN về việc thành lập CTTKH&CNQG thuộc Bộ KH&CN trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm thông tin KH&CN Quốc gia. Xác định chức năng sau: “CTTKH&CNQG có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chức thực hiện các hoạt động sự nghiệp về thông tin, thư viện, thống kê KH&CN”. Bộ trưởng cũng giao cho Cục trưởng CTTKH&CNQG xây dựng điều lệ tổ chức và hoạt động của Cục trình Bộ trưởng phê duyệt.
• 18. Xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ KH&CN: + Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vực thông tin- thư viện, thống kê KH&CN, phát triển chợ công nghệ và thiết bị, phát triển các mạng thông tin KH&CN tiên tiến. + Dự thảo chiến lược, chính sách, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm, đề án xây dựng cơ sở hạ tầng cho thông tin- thư viện, thống kế KH&CN, phát triển chợ công nghệ và thiết bị, trung tâm giao dịch thông tin công nghệ và đầu tư phát triển các mạng thông tin KH&CN tiên tiến. - Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, chiến lược, chính sách , quy hoạch, kế hoạch, đề án sau khi được cấp có thẩm quyển ban hành, phê duyệt. - Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trong lĩnh vực thông tin- thư viện, thống kê KH&CN. - Ban hành các văn bản cá biệt, văn bản quy phạm nội bộ thuộc lĩnh vực TT- TV, thống kê KH&CN, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực TT-TV, thống kê KH&CN, phát triển chợ công nghệ và các thiết bị và phát triển các mạng thông tin KH&CN tiên tiến như: Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin và các thành tựu KH&CN tiên tiến; Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; Đăng ký, lưu giữ và sử dụng thông tin kết quả các nhiệm vụ KH&CN; Quản lý và cấp mã số chuẩn quốc tế cho các xuất bản phẩm kế tiếp [ISSN]; Hoạt động hợp tác quốc tế. - Chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực TT-TV, thống kê KH&CN, phát triển chợ công nghệ và thiết bị, các mạng thông tin KH&CN tiên tiến: + Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin và các thành tựu KH&CN tiên tiến. + Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
• 19. lưu giữ và sử dụng thông tin kết quả các nhiệm vụ KH&CN; Quản lý và cấp mã số chuẩn quốc tế cho các xuất bản phẩm kế tiếp [ISSN]. + Hoạt động hợp tác quốc tế. - Phối hợp thanh tra; Kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực động TT-TV, thống kê KH&CN, phát triển chợ công nghệ và thiết bị, các mạng thông tin KH&CN tiên tiến theo quy định của pháp luật; - Tổ chức và phát triển thư viện KH&CN Quốc gia và Liên hiệp thư viện Việt Nam về các nguồn thông tin KH&CN [Vietnam Library Consortium]; Chủ trì cập nhật, bổ sung và phát triển nguồn thông tin KH&CN cho cả nước. - Tổ chức và thực hiện xử lý phân tích - tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, phục vụ hoạt động quản lý nhà nước, nghiên cứu, đào tạo, sản xuất, kinh doanh và phát triển kinh tế - xã hội nông thôn, miền núi; Cập nhật và phát triển cổng điện tử về thông tin KH&CN Việt Nam; Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về KH&CN trong đó có: các CSDL về nhân lực, thành tựu KH&CN, CSDL thống kê KH&CN; Xuất bản các sách KH&CN, Tạp chí Thông tin và tư liệu và các xuất bản phẩm thông tin KH&CN khác. - Tổ chức phát triển dịch vụ giao dịch thông tin công nghệ, chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam; Tổ chức, tham gia các triển lãm, hội chợ trong nước và quốc tế; Cung cấp thông tin công nghệ phục vụ các doanh nghiệp; Tổ chức và thực hiện công tác thống kê KH&CN. - Tổ chức, vận hành và phát triển mạng Nghiên cứu và đào tạo Việt Nam [VinaREN] - Tổ chức hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực TT-TV, thống kê KH&CN và tổ chức các sự kiện KH&CN. - Thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực TT-TV. - Quản lý về tổ chức, cán bộ, tài sản và hồ sơ tài liệu của Cục theo sự phân cấp và quy định của Bộ. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
• 20. cán bộ và cơ cấu tổ chức.  Đội ngũ cán bộ. Hiện tại CTTKH&CNQG có nguồn nhân lực với 165 cán bộ TT-TV có trình độ cao, có tính chuyên nghiệp, trong đó với hơn 72% số cán bộ có trình độ từ đại học trở lên, trong đó có 7 tiến sỹ [chiếm 4,2%], trên 20 thạc sỹ [chiếm 13 %]. Nguồn nhân lực: Trình độ đại học và trên đại học: 120 72,72% Tiến sỹ: 7 4,24% Thạc sỹ: 22 13,33% Đại học: 91 55,15% Trình độ khác: 45 21,81%. Tổng số: 165 100 % Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cục như sau:
• 21. tổ chức. CTTKH&CNQG gồm: Cục trưởng là: TS. Tạ Bá Hưng. 4 Phó Cục trưởng là: TS. Phùng Minh Lai; ThS. Cao Minh Kiểm; ThS.Lê Thị Khánh Vân; TS. Lê Xuân Định. Bao gồm 12 phòng ban, trong đó:
• 22. vị quản lý nhà nước gồm: Văn phòng, Phòng Kế hoạch-Tài chính, Phòng Quản lý Thông tin thống kê, Phòng Hợp tác Quốc tế. - Khối đơn vị sự nghiệp gồm: Thư viện KH&CN Quốc gia, Trung tâm xử lý và phân tích thông tin, Trung tâm giao dịch Thông tin Công nghệ Việt Nam, Trung tâm Thống kê KH&CN, Trung tâm Tin học và đào tạo, Trung tâm Quản lý mạng Nghiên cứu và đào tạo Việt Nam, Tạp chí Thông tin & tư liệu, Trung tâm Thông tin phát triển. 1.2. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin của Cục. 1.2.1 Đặc điểm người dùng tin. Người dùng tin [NDT] là đối tượng phục vụ chính của mọi hệ thống thông tin, đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu. NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ là người sản sinh ra thông tin mới. Họ giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin tại CTTKH&CNQG. NDT luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin, đề ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp. Họ tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin cho cơ quan thông tin. NDT là người sử dụng thông tin và là người sáng tạo, làm giàu nguồn thông tin. Thỏa mãn nhu cầu tin cho NDT đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin của thư viện. sự thỏa mãn nhu cầu tin cho họ chính là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện. Hiện nay NDT tại Cục CTTKH&CNQG phát triển nhanh chóng cả về số lượng và thành phần. Trình độ của NDT có nhiều cấp độ khác nhau và đa dạng: các nhà quản lí, lãnh đạo các cấp, các ngành; các nhà khoa học, các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy ở các viện, trung tâm nghiên cứu, các trường đại học cao đẳng, trung học chuyên nghiệp; cán bộ công tác tại các cơ quan, các cơ sở KH&CN địa phương, các cán bộ kỹ thuật, kỹ sư nhà máy sản xuất, kinh doanh; sinh viên các trường đại học cao đẳng có nhu cầu thông về khoa học và công nghệ nói chung.
• 23. thực tập và khảo sát tại CTTKH&CNQG, tôi tạm thời chia thành 4 nhóm chính như sau: Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý. Nhóm 2: Các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy. Nhóm 3: Cán bộ lĩnh vực sản xuất – kinh doanh. Nhóm 4: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên. Hiện nay, theo thống kê mới nhất, CTTKH&CNQG có trên 35.600 bạn đọc, trong đó trên 9.500 bạn đọc thường xuyên tới sử dụng tài liệu và hàng vạn người sử dụng dịch vụ. Trong đó có 3.800 bạn đọc là cán bộ có trình độ tiến sỹ, phó giáo sư, giáo sư [chiếm 18,4%] đã được cấp sổ mượn sách về nhà, 10.045 bạn đọc là sinh viên các trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề, [chiếm 55%]; 3.420 bạn đọc là cán bộ kỹ thuật, kỹ sư nhà máy, xí nghiệp khối sản xuất [chiếm 18%]; 1.330 bạn đọc là bạn đọc khối công ty liên doanh, công ty TNHH chiếm [7%]. Có thể nói rằng số cán bộ có trình độ cao, có học hàm, học vị kỹ sư, cán bộ kỹ thuật đang chiếm tỷ lệ lớn trong số bạn đọc của Cục. 1.2.2 Nhu cầu tin. Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của con người ngày càng lớn, đa dạng và phong phú. Nhu cầu thông tin là nhu cầu khách quan của người dùng tin về những thông tin cần thiết cho công việc của họ. Nó tùy thuộc vào từng nhóm người dùng tin, vào bản chất công việc và nhiệm vụ mà người dùng tin phải hoàn thành. Chất lượng của việc đáp ứng nhu cầu tin lại phụ thuộc vào sự nắm bắt những đặc điểm của những nhu cầu, yêu cầu dùng tin đó. Yêu cầu tin càng rõ ràng, cụ thể thì việc thỏa mãn nhu cầu tin càng nhanh chóng và hiệu quả. Vì thế nếu không nắm chắc nhu cầu dùng tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình hoạt động thông tin thư viện của cơ quan. Phân nhóm người dùng tin cho phép ta có được những sản phẩm tin phù hợp với từng nhóm. Vì không một sản phẩm thông tin nào lại có thể đáp ứng mọi mặt cho mọi người với nhu cầu thông tin khác nhau.
• 24. xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu nhu cầu tin được thỏa mãn kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin ngày càng được phát triển. NDT gồm nhiều độ tuổi khác nhau, mỗi độ tuổi được sinh ra và lớn lên trong những điều kiện xã hội tương đồng. Sự khác nhau về độ tuổi trình độ của họ có những đặc điểm tâm lý riêng tạo nên sự khác biệt về nhu cầu. Theo thống kê gần đây tính trung bình hàng tháng, CTTKH&CNQG đã phục vụ được: - 8.500 lượt người đọc tại các phòng đọc của thư viện và tra cứu các nguồn thông tin mà Cục đặt mua. - 54.240 lượt tài liệu được lưu thông. - Trên 10.000 lượt người truy cập vào các nguồn tin điện tử trực tuyến. - 466.733 trang tài liệu các loại được tin, sao và tải về qua mạng. Như vậy, so với năm 2006, năm 2010 số lượt bạn đọc đến thư viện tăng 139%, số tài liệu luân chuyển tăng 289%. [Trần Thị Thu, Phát triển nguồn tin phục vụ nghiên cứu và đào tạo Việt Nam. Kỷ yếu hội thảo khoa học ngành thông tin thống kê KH&CN lần thứ VI, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. Bộ Khoa học và Công nghệ] * Nhu cầu tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý. Đây là nhóm NDT chiếm số lượng không nhiều song là nhóm rất quan trọng của CTTKH&CNQG. Họ cần cơ sở lý luận để đưa ra quyết định mang tính chiến lược và sách lược có ảnh hưởng đến lợi ích và sự phát triển của toàn xã hội. Họ là những người có học hàm, học vị rất cao là chủ thể thực hiện chức năng quản lý vừa là người xây dựng các nhiệm vụ chiến lược phát triển kinh tế- xã hội. Thông tin giúp họ quản lý thành thực tiễn hành động, khi thông tin đầy đủ chính xác thì quá trình quản lý, lãnh đạo càng đạt kết quả cao. Họ cần nghiên cứu các loại hình tài liệu về các ngành: khoa học công nghệ, quản lý xã hội, sản xuất kinh doanh… mang tính chuyên sâu về các lĩnh vực chuyên
• 25. người có nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu “xám” và sáng tạo ra những thông tin mới có giá trị cao. * Nhu cầu tin là các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy. Đây là nhóm NDT cũng có trình độ học vấn cao, hoạt động thông tin năng động và tích cực. Họ vừa là chủ thể vừa là khách thể của hoạt động thông tin, luôn khai thác mạnh nguồn lực thông tin nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng. Nhu cầu của họ là những thông tin mang tính chất chuyên ngành, vừa mang tính chất lý luận và thực tiễn chuyên sâu. Nhóm này chiếm tỉ lệ khá cao tại Cục, nhu cầu tin của họ khá cao về các loại hình thức tài liệu truyền thống và hiện đại. Thường là tài liệu quý hiếm, tài liệu xám đã số hóa; các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực cụ thể mà họ quan tâm. * Nhu cầu tin là cán bộ lĩnh vực sản xuất – kinh doanh [SXKD] SXKD là khu vực rộng lớn nhất của nền sản xuất xã hội, nó trải rộng trong mọi lĩnh vực của đời sống và cần có sự tham gia của nhiều người trên mọi miền đất nước. Họ là người có trình độ chuyên môn, trình độ học vấn khác nhau: kỹ sư, công nhân lành nghề, thương nhân,… Nhiệm vụ chính của họ là trực tiếp hoặc gián tiếp làm ra các sản phẩm phục vụ xã hội hoặc trực tiếp phục vụ nhu cầu xã hội. Nhóm NDT này có tỉ lệ tương đối thấp, tuy nhiên đã phần nào cho thấy thành phần NDT đến với CTTKH&CNQG phong phú và đa dạng. Cần nghiên cứu và điều tra rõ nhu cầu tin của họ để có kế hoạch đáp ứng thông tin đầy đủ và chính xác cho đối tượng này. * Nhu cầu tin là nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên. Đây là nhóm NDT chiếm tỉ lệ lớn nhất tại CTTKH&CNQG luôn biến động tại Cục. Nhu cầu tin của họ rất đa dạng, tham khảo để mở rộng kiến thức và cập nhật các thông tin mới về nhu cầu của học tập và nghiên cứu khoa học phù hợp với ngành học và lĩnh vực cần nghiên cứu.
• 26. điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại CTTKH&CNQG sẽ giúp cho việc nhận dạng nhu cầu thông tin và sử dụng các nguồn tài liệu số của họ, qua đó tìm ra những biện pháp phù hợp nhằm đáp ứng đúng với nhu cầu thông tin của mỗi nhóm NDT. 1.3. Nguồn lực thông tin. Nguồn lực thông tin là nền tảng chính cho mọi hoạt động thông tin của cơ quan thông tin- thư viện. Đó chính là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin mới, để thực hiện sự hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện và cơ quan thông tin. Việc phát triển nguồn lực thông tin và tổ chức quản lý khai thác một cách có hiệu quả nguồn lực đó phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của đất nước càng có ý nghĩa hơn khi công nghệ thông tin đã và đang ngày càng phát triển chi phối toàn bộ hoạt động của xã hội. CTTKH&CNQG đã tạo lập, lưu giữ, quản trị, cập nhật, phát triển và đưa vào phục vụ nguồn tin KH&CN lớn nhất Việt Nam với vốn tư liệu rất lớn và phong phú, ngân hàng dữ liệu có thể truy cập tại chỗ hoặc trực tuyến. Sau đây là một số nguồn thông tin KH&CN chủ yếu mà Cục đã xây dựng và được bổ sung được trong nhiều năm qua với nhiều dạng tài liệu khác nhau:  Nguồn tài liệu dạng in. Với tư cách là thư viện trung tâm của cả nước về KH&CN, kho tài liệu trên vật mang tin truyền thống của Cục rất phong phú, bao gồm: - Trên 450.000 đầu tên sách thuộc nhiều lĩnh vực KH&CN. - Hơn 7.000 đầu tên tạp chí và ấn phẩm kế tiếp xuất bản trên giấy, trong đó có gần 1000 tên tạp chí được bổ sung thường xuyên. - Hơn 11.000 báo cáo KQNC của các đề tài nghiên cứu các cấp. - Hơn 7 triệu bản mô tả sáng chế trên vi phiếu. - Kho tài liệu tra cứu quý. Trước năm 1990, khoảng 55% tài liệu thư viện của CTTKH&CNQG thu thập được là tài liệu tiếng Nga, 40% là tài liệu bằng các ngôn ngữ gốc latinh, 5% là tài
• 27. và các ngôn ngữ khác. Từ sau năm 1990, tài liệu được bổ sung vào Cục chủ yếu là tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Việt. Phần tài liệu tiếng Nga bổ sung mới là không đáng kể. Theo thống kê từ năm 2009, tỷ lệ tài liệu của Cục theo lĩnh vực như sau: - Khoa học tự nhiên: 35% - Kỹ thuật và công nghệ: 45% - Nông-lâm-ngư, y học: 19% - Khác: 1% Tỷ lệ phân bố tài liệu theo ngôn ngữ như sau: - 58% là thuộc nhóm ngôn ngữ latin [chủ yếu là tiếng Anh]; - 33% là tiếng Nga; - 9% là tiếng Việt. Có thể khẳng định đây là kho tài liệu KH&CN lớn nhất của Việt Nam. Đặc biệt, kho báo cáo kết quả các đề tài nghiên cứu KH&CN các cấp [cấp nhà nước, cấp bộ/ngành, cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, cấp cơ sở] với hơn 11.000 tập báo cáo là nguồn tài liệu quý và lớn nhất Việt Nam về kết quả nghiên cứu khoa học. Loại tài liệu Số lượng Sách 270.000 tên sách Tạp chí trên giấy cập nhật thường xuyên 700 tên Tạp chí điện tử toàn văn Hơn 15.000 tên CSDL thư mục Hơn 50 triệu biểu ghi Báo cáo kết quả nghiên cứu 11.000 báo cáo Phát minh sáng chế 7triệu bản trên Microfiches Ngoài ra các vật mang tin như: vi phim, băng hình, CD-ROM, CSDL, CSDL trực tuyến và các nguồn tin trên Internet.  Các CSDL do Cục xây dựng.
• 28. trì và phổ biến thông tin KH&CN trong nước là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của CTTKH&CNQG. Cục đã xây dựng một số CSDL quan trọng và đưa lên khai thác phục vụ theo chế độ trực tuyến trên mạng thông tin KH&CN Việt Nam [VISTA] và mạng Nghiên cứu và đào tạo Việt Nam [VinaREN]. Cục có khoảng trên 10 CSDL, trong đó có các CSDL lớn được xây dựng từ nhiều năm trước như: STD [tài liệu KH&CN Việt Nam] xây dựng từ năm 1987; Book [Sách tại Thư viện KHKT Trung ương]; KQNC [Báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, CSDL về chợ công nghệ Việt Nam...]  Các CSDL KH&CN trên thế giới. Trên 10 CSDL, trong đó có các CSDL nổi tiếng như: IEEE/IEE Fulltext [Thư viện điện tử về CNTT, điện và điện tử] Chemical Abstracts [Tạp chí tóm tắt về hoá học]; PASCAL [CSDL đa ngành về KH&CN], đặc biệt là các CSDL trực tuyến như: ScienceDirect; ISI- Web of Knowledge; Ebrary,…  Nguồn điện tử không trực tuyến: Nguồn tin điện tử không trực tuyến bao gồm các cơ sở dữ liệu do Cục xây dựng hoặc mua trên CD- ROM, hoặc thư viện điện tử trên ổ đĩa cứng máy tính.  Mạng VISTA. Mạng Thông tin KH&CN Việt Nam bao gồm nhiều dịch vụ về KH&CN như: - Các dịch vụ Thư viện thông qua website: www.clst.ac.vn. - Khai thác thông tin KH&CN trên CSDL thư mục của CTTKH&CNQG. - Khai thác các thông tin trong chợ ảo về công nghệ thông qua www.techmartvietnam.com.vn - Cung cấp các dịch vụ Internet. - Quảng cáo trên mạng VISTA.  Chợ Công nghệ và thiết bị Việt Nam trên mạng [techmart ảo]
• 29. ảo có chức năng giới thiệu công nghệ, thiết bị cần mua và chào bán trong và ngoài nước, đồng thời là sàn giao dịch về công nghệ, thiết bị và tư vấn KH&CN.  Xuất bản phẩm. Hiện nay, Cục có rất nhiều xuất bản phẩm dạng in như : Sách KH&CN Việt Nam, tạp chí Thông tin - Tư liệu, Tổng luận Khoa học – Công nghệ - Kinh tế và hàng chục bản tin điện tử như: Nông thôn đổi mới, Khoa học và công nghệ môi trường,...  Các chương trình phim KHCN. Các phim KH&CN trong nước và nước ngoài được cung cấp cho NDT dưới dạng các đĩa VCD, DVD theo yêu cầu. 1.4. Tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. 1.4.1 Khái niệm về tài liệu, tài liệu số, tài liệu điện tử và số hóa tài liệu. * Tài liệu. Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia về thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ- các thuật ngữ và định nghĩa”, tài liệu được định nghĩa: “Là phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”. Ngày nay, tài liệu định nghĩa:“Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Đối với công tác quản lý văn thư, lưu trữ điều quan trọng là nhận dạng thông tin chứa đựng trong tài liệu, trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định. * Tài liệu số. Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrrap “Tài liệu số là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính”, có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác. Tài liệu số: là các đối tượng được lưu trữ, xử lý trên bộ nhớ máy tính và được truyền đi thông qua các thiết bị số và mạng.
• 30. được xây dựng qua 2 kênh: - Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý các file văn bản, hình ảnh, bảng biểu,… - Kênh 2: Tạo lập tài liệu số thông qua hình thức chuyển đổi định dạng các tài liệu đã được tạo lập ở dạng khác như: Scan, ghi âm,.. * Tài liệu điện tử. Sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới, đó là tài liệu điện tử. Hiện nay, khái niệm về tài liệu điện tử ở Việt Nam vẫn chưa thống nhất. Có thể xem tài liệu điện tử là tài liệu được trình bày và lưu trữ trên các vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính. Các vật mang tin ở đây có thể là băng từ, đĩa từ, các bộ phận lưu trữ thông tin của máy tính * Số hóa tài liệu. Thư viện trường Đại học Cornell định nghĩa số hóa: “Số hóa là quá trình biến các tài liệu in ấn trên giấy được chuyển sang dạng số, cho phép các trang thiết bị như máy tính để đọc, máy quét hình phẳng, camera số, camera động và một loạt các thiết bị khác được sử dụng để số hóa tài liệu”. Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh…sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số. Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá dữ liệu. Số hóa [Digitization] là quá trình chuyển đổi những thông tin trên những đối tượng thực sang dạng điện tử còn gọi là dạng số. Số hóa là việc chuyển đổi một dạng nào khác của thông tin như sách báo, văn bản, biểu mẫu tiếng Việt in trên giấy hay dạng Analogue, thành tài liệu lưu trữ trên máy tính [tài liệu dạng số] và có thể chỉnh sửa thông qua các dịch vụ, phần mềm nhận dạng.
• 31. hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu được/đọc được. 1.4.2.Vai trò công tác số hóa tài liệu ở CTTKH&CNQG. Nhu cầu của NDT về sản phẩm và dịch vụ thông tin ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn lực thông tin. Bên cạnh sản phẩm thông tin truyền thống như: hệ thống mục lục, các bản thư mục.... cần xây dựng các sản phẩm thông tin: cơ sở dữ liệu, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan và các dịch vụ thông tin mới như: dịch vụ tư vấn, dịch vụ SDI, CAS… Các sản phẩm và dịch vụ thông tin sẽ giúp NDT chọn lọc thông tin phù hợp với nhu cầu của họ một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Xây dựng nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài liệu, tận dụng tối đa cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại. Kế hoạch số hóa tại CTTKH&CNQG được bắt đầu thực hiện năm 1990, trong đó các nguồn dữ liệu được đưa vào số hóa là Báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, các ấn phẩm khoa học và công nghệ,…Công tác số hóa tài liệu đã được xác định là nhiệm vụ trọng tâm của Cục hiện nay. Nhu cầu của NDT về sản phẩm và dịch vụ thông tin [SP&DVTT] ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn lực thông tin như: cơ sở dữ liệu, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan cũng như dịch vụ thông tin mới như: dịch vụ tư vấn, dịch vụ theo chế độ hỏi đáp, dịch vụ bạn đọc đặc biệt, dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng....và số hóa tài liệu để nguồn thông tin cung cấp cho bạn đọc được thuận tiện hơn. Số hoá nguồn tài liệu -đây là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinh phí: - Giúp việc lưu trữ, sử dụng, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng. - Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau. - Giảm chi phí tối đa quản lý, không gian lưu trữ. - Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ thông tin.
• 32. năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu số. - Khỏi bị hủy hoại trong quá trình phục vụ. Việc số hóa tài liệu là hoạt động đòi hỏi rất nhiều công sức, trí tuệ và kinh nghiệm của cán bộ TT-TV. Có thể coi số hóa là phương thức cốt lõi để đảm bảo sự phát triển bền vững của nguồn tin điện tử trong cơ quan thông tin. Mặc dù nguồn tin điện tử của cơ quan phần lớn là các tài liệu ở sẵn dạng điện tử như: tạp chí điện tử, sách điện tử, bản tin điện tử, CSDL trực tuyến,…Song những nguồn tin không phải ở dạng điện tử cần được số hóa mang lại lợi ích rõ nét: - Sự tiến bộ về truy cập: tạo ra khả năng đa truy cập, tức là nhiều người dùng tin từ nhiều nơi khác nhau có thể cùng truy cập và sử dụng tài liệu đó. - Bảo quản nguồn tin: các tài liệu được số hóa ít bị ảnh hưởng bởi mức độ sử dụng thường xuyên của số lượng lớn NDT, giúp cho bảo quản nguồn tin được dễ dàng, thuận tiện và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Vì lý do này mà số hóa được xem là phương thức hữu hiệu để bảo quản các nguồn tin quý hiếm, các tài liệu độc bản hay các tài liệu xám…  Tiểu kết chương 1: Qua chương 1, Khoá luận đã trình bày sơ lược về lịch sử phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguồn lực thông tin của CTTKH&CNQG. Đồng thời nghiên cứu và trình bày đặc điểm chính của người dùng tin và nhu cầu tin tại CTTKH&CNQG. Nêu bật lên tầm quan trọng của tài liệu số đối với công tác thông tin thư viện nói chung và đối với sự phát triển của nguồn tin KH&CN nói riêng tại CTTKH&CNQG, nêu rõ nội hàm những khái niệm cơ bản: tài liệu, tài liệu số, số hoá tài liệu, tài liệu điện tử nhằm làm rõ hơn cho giải quyết vấn đề ở chương 2.
• 33. CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 2.1. Tài liệu số hóa tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia. 2.1.1Đặc điểm nguồn tài liệu số hoá. Số hoá các tài liệu nội sinh, tài liệu tiếng Việt, nhất là những tài liệu có giá trị lâu dài, là xu hướng tất yếu trong hoạt động thông tin KH&CN ở nước ta. Nhận thức được tính tất yếu của xu hướng phát triển đó và giá trị to lớn của nguồn tài liệu hiện có, CTTKH&CNQG đã và đang tiến hành số hoá nguồn tài liệu nội sinh, tài liệu xám, tài liệu quý hiếm và xây dựng các cơ sở dữ liệu toàn văn phục vụ bạn đọc tốt nhất. KQNC là một trong các dạng tài liệu được xếp vào dạng “tài liệu xám”, loại tài liệu có giá trị khoa học rất cao và được sử dụng lâu dài. Mặt khác, báo cáo KQNC là một trong những tài liệu phản ánh rõ nét nhất các tính chất cơ bản của hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ. Bằng việc số hoá KQNC, các tính chất này có điều kiện thuận lợi để phát huy, làm tăng hiệu quả sử dụng KQNC. Kho báo cáo kết quả các đề tài nghiên cứu KH&CN các cấp [cấp nhà nước, cấp bộ/ngành, cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, cấp cơ sở] với hơn 11.000 tập báo cáo là nguồn tài liệu quý và lớn nhất Việt Nam về kết quả nghiên cứu khoa học. CTTKH&CNQG đã và đang tiến hành số hoá các đầu sách thuộc nhiều lĩnh vực KH&CN khác nhau, phục vụ cho nhu cầu tin của từng nhóm NDT khác nhau. Các tài liệu được số hoá bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau: các tạp chí trong và ngoài nước về KH&CN, sách và tài liệu quý về KH&CN. Cục có nguồn tài liệu làm nguyên liệu đầu vào đủ lớn để phục vụ cho công tác tạo lập nguồn tài liệu số, gồm:
• 34. chí tiếng Việt và ngoại văn với khối lượng lớn; nguồn thông tin đa dạng và cập nhật được cung cấp từ các nhà khoa học và doanh nghiệp,...] Đến hết năm 2011, Cục đã thu thập và số hóa khoảng 6000 đề cương đề tài và báo cáo KQNC của các địa phương. Trên cơ sở số hóa sẽ xây dựng được sưu tập báo cáo KQNC được số hóa tại Cục Thông tin KH&CN Quốc gia, đảm bảo bảo quản lâu dài và phục vụ hiệu quả theo những quy định cụ thể. 2.1.2 Nguồn tài nguyên số nội sinh trong cơ cấu vốn tài liệu của Cục. CTTKH&CNQG là một trong những đơn vị có nguồn tài nguyên số về KH&CN lớn nhất cả nước, bên cạnh những nguồn tài nguyên số mua từ bên ngoài, Cục là cơ quan đứng đầu về nguồn tài nguyên số nội sinh. Nguồn tài nguyên số của Cục rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức, có thể phân chia thành CSDL thư mục và CSDL toàn văn: 2.1.2.1 Cơ sở dữ liệu thư mục. Các CSDL thư mục là nguồn tài liệu số nội sinh lớn nhất hiện có của CTTKH&CNQG. Nguồn tài liệu này giúp cho NDT có thể tiếp cận tới nguồn tài nguyên truyền thống quý báu với hàng triệu bản mà Cục đang lưu giữ. Tính đến năm 2009, Cơ sở dữ liệu này gồm : - Sách ở Thư viện KHKT Trung ương 143.969 biểu ghi. - Tạp chí ở Thư viện KHKT Trung ương 6.938 biểu ghi. - Tài liệu KH&CN nước ngoài 345.323 biểu ghi. - Báo cáo kết quả nghiên cứu 9.851 biểu ghi. - Tài liệu KH&CN Việt Nam trước 2004: 73.259 biểu ghi - Đề tài đang tiến hành: 3.706 biểu ghi. - Mục lục liên hợp tạp chí: 3.808 biểu ghi. 2.1.2.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn. CSDL toàn văn về khoa học công nghệ bao gồm: toàn văn các bài báo đăng tải trong các ấn phẩm khoa học công nghệ, kinh tế, văn hoá.. được công bố ở Việt Nam, các bản tin điện tử của Cục, toàn văn báo cáo các kết quả nghiên cứu.
• 35. văn của Cục được xây dựng hầu hết từ năm 2004 đến nay, bao gồm: - Tài liệu KH&CN Việt Nam STD [từ 2004 đến T10/2011 với khoảng 76.000 biểu ghi có tệp toàn văn đính kèm] - Thư viện điện tử KH&CN phục vụ nông thôn: 226.122 tài liệu toàn văn và đa phương tiện [tính đến cuối tháng 9/2011]. Trong đó có 79.998 tài liệu thuộc lĩnh vực KH&CN với 1.045 phim khoa học, 3.039 tiêu chuẩn và 2.312 bài trích từ các tạp chí và kỷ yếu hội nghị, hội thảo. - Công nghệ chào bán: hơn 7.600 biểu ghi [2009] - Dịch vụ KH&CN: 856 biểu ghi [2009] - Báo cáo kết quả nghiên cứu: trên 10.000 biểu ghi [2010] - Văn bản pháp quy về KH&CN. - Giải pháp phần mềm [2288 biểu ghi] - Tiêu chuẩn Việt Nam. - Nhãn hiệu hàng hoá. - Các bản tin điện tử: Nông thôn đổi mới, Tri thức phát triển, Tổng luận về KH&CN, Khoa học Công nghệ, Môi trường và phát triển bền vững,... - Thư viện phim KH&CN [hơn 256 phim được lưu giữ trên 145 đĩa CD-ROM] - Ngoài ra, Cục còn lưu giữ nhiều CSDL trước năm 2004 như : Khoa học Công nghệ Môi trường, VietNam Development News, Tạp chí Hoạt động Khoa học, Communication physics, Báo cáo Khoa học Công nghệ,... - Với hàng triệu biểu ghi thuộc nhiều CSDL quý như : Book, STD, Kết quả nghiên cứu. Nguồn tài nguyên số nội sinh đã và đang là nguồn lực thông tin chủ yếu trong cơ cấu nguồn tin của Cục. 2.1.3 Dịch vụ số hoá tài liệu của Cục. Với hệ thống số hoá tài liệu hiện đại và công suất cao gồm 2 máy Kirtas 1600 và hệ thống thiết bị và phần mềm xử lý và lưu trữ dữ liệu số, CTTKH&CNQG cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu cho các trường đại học, viện nghiên cứu, các trung tâm
• 36. viện có nhu cầu số hoá tài liệu ở quy mô công nghiệp. Với hệ thống và thiết bị số hóa Kirtas APT1600 và Kabis, tài liệu gốc được bảo đảm không phải tháo rời và công suất số hoá đạt đến 1.600 trang/giờ. Sản phẩm số hoá có thể ở nhiều khổ mẫu dữ liệu theo lựa chọn như: dạng PDF, ảnh GPEG, dạng TIFF,... 2.2. Nguồn nhân lực số hoá tài liệu. 2.2.1 Số lượng nguồn nhân lực. Hiện nay CTTKH&CNQG công tác số hoá nguồn tài liệu do phòng số hoá thực hiện [tầng 4], số lượng cán bộ tiến hành công tác số hoá là 2 cán bộ chính thức. Các cán bộ số hoá của Cục làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. Tuy nhiên khối lượng công việc số hoá nhiều, Cục đã điều chuyển một số cán bộ khác đến làm việc tại phòng số hoá. Hiện nay, số lượng cán bộ làm việc trong phòng số hoá là 11 cán bộ. 2.2.2 Chất lượng nguồn nhân lực. Hiện nay, Cục có đội ngũ cán bộ số hoá có trình độ và được đào tạo đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ cho nhiệm vụ phát triển nguồn tài nguyên số với số lượng lớn. Tuy nhiên, khi khối lượng công việc quá tải, Cục đã bổ sung thêm cán bộ để đảm bảo hiệu quả trong công tác số hoá tài liệu. Trình độ của 2 cán bộ chính thức trong phòng số hoá là bậc đại học. Người cán bộ thư viện được xem như là người tổ chức và chuyên gia thông tin, môi trường làm việc của họ là môi trường “số”. Nhiệm vụ của một cán bộ thư viện số được xem xét với các góc độ sau: - Thu thập tư liệu: Lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộ sưu tập số. - Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số. - Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số [siêu dữ liệu]; - Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số [định hướng thông tin, tư vấn chuyển giao…].
• 37. các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống mạng. - Xây dựng các chính sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện. - Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao với giá trị gia tăng. - Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng. - Bảo đảm an ninh thông tin. - Hình thức, phương thức phục vụ. Có kiến thức tổng hợp: để đáp ứng được yêu cầu của thư viện số, người cán bộ thông tin- thư viện cần có những kiến thức cơ bản về các ngành khoa học thư viện, khoa học thông tin, công nghệ thông tin, ngoại ngữ và một số chuyên ngành cụ thể khác. Nội dung Cán bộ TV truyền thống Cán bộ TV số Vai trò trong xã hội Thu thập tư liệu, Phổ biến tư liệu Chuyên gia thông tin, Định hướng thông tin Môi trường làm việc Thư viện truyền thống Thư viện số Hệ thống kiến thức Đơn lẻ Tổng hợp Nhóm độc giả Cố định Bất cứ người dùng kết nối mạng máy tính Cơ sở dịch vụ Bên trong toàn nhà thư viện Trên hệ mạng máy tính Nội dung công việc Đơn điệu Đa dạng, phong phú Cách thức phục vụ Bị động Chủ động Đối tượng làm việc Tài liệu in Các bộ sưu tập số
• 38. việc Gửi giao tài liệu Định hướng thông tin, tư vấn và chuyển giao công nghệ hiện đại Trình độ làm việc Thấp [Ngoại ngữ và CNTT] Cao, chuyên nghiệp. Sự khác nhau giữa cán bộ thư viện số và cán bộ thư viện truyền thống Cán bộ làm công tác số hóa tài liệu có kiến thức chuyên môn cao, biết vận hành hệ thống máy móc, ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị hiện đại và có các kỹ năng thao tác xử lý thông tin, với trình độ đại học trở lên… 2.3. Hạ tầng cơ sở vật chất và thiết bị. Việc lựa chọn công nghệ để tiến hành thực hiện số hóa tài liệu rất quan trọng, bởi vì nó là công cụ đắc lực giúp ta thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành của bộ sưu tập số. Do đó công nghệ để thực hiện phải đáp ứng các yêu cầu:  Là công cụ và môi trường để đảm bảo các tài liệu số hóa sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận.  Có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu sau khi đưa bộ sưu tập vào hoạt động.  Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thông tin - thư viện.  Đáp ứng yêu cầu phân quyền truy cập đến tài liệu theo từng tài liệu và từng nhóm đối tượng người dùng [rất quan trọng đảm bảo tuân thủ Luật bản quyền của tài liệu].  Dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn và xuất, nhập dữ liệu. Dựa theo các yêu cầu trên, để bộ sưu tập số phát huy được hết tác dụng, Thư viện khi thực hiện tạo lập bộ sưu tập số cần có cơ sở hạ tầng sau: + Phải có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với tốc độ đường truyền đủ mạnh đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của thư viện [hiện nay hầu hết các trường đã xây dựng mạng LAN của thư viện với tính năng là một nhánh của hệ
• 39. trường, điều này sẽ rất hạn chế khi thư viện muốn đưa bộ sưu tập lên Internet]. + Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền. + Trang Web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập [phát huy hiệu quả nên xây dựng cổng thông tin điện tử để thực hiện các giao dịch và hỗ trợ trực tuyến với người dùng]. + Phần mềm quản lý tài liệu số: Hiện nay có nhiều phần mềm [phần mềm nguồn mở Greenstone và một số phần mềm thương mại do các công ty và cá nhân xây dựng]. Phần mềm quản lý tài liệu số phải đáp ứng các yêu cầu:  Quản lý đa dạng các đối tượng số khác nhau [Text, hình ảnh, âm thanh, Video, GIS...].  Hỗ trợ đa ngôn ngữ.  Có tính năng Upload tài liệu từ máy trạm hoặc từ máy chủ.  Có khả năng phân quyền truy cập theo mức độ mật của tài liệu hoăc theo đặc thù của từng nhóm đối tượng người dùng [cán bộ quản lý, giáo sư, giảng viên, sinh viên ... tuỳ theo chính sách của từng thư viện].  Đối với những tài liệu không thu phí sử dụng, phần mềm cần có công cụ phân quyền hạn chế: Chỉ được mở xem, không sao chép để hạn chế việc sao chép bất hợp pháp [ chưa có trong các phần mềm nguồn mở].  Đối với những tài liệu có thu phí sử dụng, phần mềm cần có công cụ giao dịch trực tuyến để người dùng có đăng ký tự Download hoặc đăng nhập nhận tài liệu qua E-mail.  Giao diện tra cứu OPAC đồng nhất cho tất cả các bộ sưu tập. Có khả năng hỗ trợ tra tìm, lướt tìm theo các điểm truy cập cơ bản như tác giả, nhan đề, chủ đề, từ khoá, nơi lưu giữ, kích thước tài liệu … Đặc biệt, OPAC cần hỗ trợ công cụ trình duyệt theo chủ đề, tác giả và nhan đề theo từng bộ sưu tập. Đây là công cụ rất hữu ích và tiện dụng cho người sử dụng, kể cả những người chưa có kỹ năng tìm tin.
• 40. cơ sở thông tin và thiết bị số hoá. Hiện nay, để triển khai công tác số hóa tài liệu, Cục đã xây dựng được dây truyền số hóa hiện đại với hệ thống và thiết bị số hóa Kirtas dựa trên công nghệ hiện đại. Giai đoạn này được đặc trưng với việc hình thành bộ phận chuyên trách số hóa tài liệu của Cục trên cơ sở hệ thống thiết bị số hóa của hãng KIRTAS. Hiện nay, Cục được trang bị hai máy số hóa chuyên nghiệp: Kirtas APT1600 và Kabis.  Về hệ thống số hóa KIRTAS: Đây là những thiết bị được thiết kế phù hợp với những đòi hỏi về số hóa tài liệu đóng tập. Về cơ bản, hệ thống vận hành và công suất thiết bị của hãng Kirtas APT1600 và Kabis không khác nhau nhiều. Toàn bộ hệ thống số hóa của hãng Kirtas đều sử dụng máy ảnh kỹ thuật số chất lượng cao, khác với công nghệ máy quét phẳng truyền thống để sao chụp hình ảnh. Thông số kỹ thuật của Kirtas APT1600 và Kabis như sau: - Tốc độ quét: 1600 trang/giờ. - Hình ảnh: màu/đen trắng. - Định dạng đầu ra: TIFF, JPEG, RAW,... - Sao chụp: Máy ảnh kỹ thuật số 16.7 triệu điểm ảnh, độ sâu 24 bit RGB, 4.992 x 3.228 điểm ảnh. - Độ phân giải ảnh 300 ppi có thể tăng lên đến 600 ppi. - Kích cỡ trang giấy : 11,4cm x 17,8cm x 35,5cm. - Độ dày trang giấy: 20g/m2 đến 30g/m2 - Độ dày đóng tập: 10,16cm - Kích cỡ máy [ Rộng x Dài x Cao]: 84cm x 72cm x 122cm. - Tính chính xác: Bộ cảm biến Page Edge Sensor. - Thiết bị chia tách trang Page Seperato. - Trọng lượng: 73kg. - Nguồn điện: 110 – 240VAC, 50/60 Hz, 15 A. - Trạm xử lý: Máy chủ: Kirtas Image Server.
• 41. thống số hóa Kirtas còn tích hợp phần mềm BookScan Editor cho phép căn chỉnh trang tự động theo khối dữ liệu với năng suất cao và phần mềm nhận dạng ký tự quang học [OCR] cho 189 ngôn ngữ. 2.3.2 Phần mềm quản lý tài liệu số. CTTKH&CNQG là một trong những cơ quan đi đầu trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý tài liệu được triển khai từ khá sớm [từ đầu thập niên 80]. Cùng với quá trình phát triển của công nghệ thông tin, Cục đã không ngừng đẩy nhanh quá trình áp dụng các phần mềm vào hoạt động. Hiện tại, Cục đang sử dụng đồng thời nhiều phần mềm để quản lý nguồn tài nguyên số. Dưới đây là một số phần mềm đã và đang sử dụng:  CDS/ISIS for DOS và WIN/ISIS. Phần mềm đầu tiên được áp dụng tại Cục là CDS/ISIS for DOS. Đây là phần mềm tư liệu dùng để quản lý các CSDL dạng văn bản có cấu trúc do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985 và được cung cấp miễn phí cho các thư viện Việt Nam. Đây cũng là phần mềm đầu tiên dùng phổ biến ở thư viện Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống. CDS/ISIS có đặc trưng sau: - Sử dụng giao diện DOS để xây dựng CSDL. - Sử dụng dạng biên mục máy đọc được CFF [Common Communication Fomat] Hiện nay, WIN/ISIS đã phát triển đến phiên bản 1.5 nhưng do nhu cầu trong quản lý dữ liệu và thư viện tại Cục ngày càng cao, phần mềm WIN/ISIS không thể đáp ứng được nên Cục đã triển khai thêm các phần mềm khác. Phần mềm WIN/ISIS chỉ được sử dụng để xây dựng và quản lý một số CSDL như: Kết quả nghiên cứu, đề tài đang tiến hành và mục lục liên hợp. Các CSDL này sau khi được xây dựng trên WIN/ISIS sẽ được chuyển sang WEB/ISIS để phục vụ truy cập trực tuyến thông qua mạng VISTA.  Phần mềm Zope.
• 42. Publishinh Environmen] là một tập hợp các phần mềm mã nguồn mở, do công ty Zope Corporation và một cộng đồng lớn các nhà phát triển phần mềm xây dựng. Zope được viết bằng ngôn ngữ Python, phiên bản đầu tiên của Zope là vào năm 1998. Zope cung cấp các dịch vụ nền tảng trên Web.  Phần mềm Libol. Libol [Library Online] là phần mềm quản trị thư viện tích hợp được công ty TINH VÂN phát triển từ 1998. Phiên bản Libol 5.5 đã được CTTKH&CNQG áp dụng vào quản lý các hoạt động thư viện từ 2004 đến nay. Mặc dù không được sử dụng để xây dựng và quản lý CSDL toàn văn nhưng Libol là phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nguồn tài liệu thư mục tại Cục. Hiện nay, bên cạnh các chức năng thống kê, quản lý bạn đọc, phần mềm này là công cụ chủ yếu để xây dựng, quản lý, khai thác CSDL Sách và Tạp chí. Libol 5.5 có khả năng hỗ trợ nghiệp vụ quản lý nội dung với nhiều tính năng nổi bật như chuẩn biên mục MARC 21, AACR_2 giúp nhập và xuất thông tin dễ dàng, có tính bảo mật cao, nhập liệu, tìm kiếm và hiển thị đa ngữ.  Phần mềm GreenStone. GreenStone là phần mềm nguồn mở thư viện số nổi tiếng và phổ biến nhất hiện nay được dùng để thu gom và biên mục tài liệu theo Dublin Core, đồng thời tổ chức thành bộ sưu tập và xuất ra đĩa CD hay để khai thác trực tuyến qua Internet. Greenstone được lưu hành với giấy phép GPL được dùng rộng rãi khắp nơi trên thế giới. Ở Việt Nam, nhiều trung tâm TT-TV và thư viện chuyên ngành đã sử dụng phần mềm Greenstone để xây dựng bộ sưu tập số. GreenStone được áp dụng vào hoạt động của CTTKH&CNQG từ khá sớm [2004]. Hiện nay, GreenStone được sử dụng để quản lý và khai thác trực tuyến thư viện điện tử các tài liệu toàn văn về kỹ thuật nông nghiệp. GreenStone có tính năng: Xây dựng các bộ sưu tập tài liệu điện tử từ Internet và các CSDL trực tuyến dạng đa phương tiện, sưu tập âm thanh, hình ảnh, tranh ảnh, hình ảnh động, hoạt hình, đồ hình, toàn văn,… Xây dựng các bộ sưu tập về các chuyên ngành, bằng cách số hoá Tải bản FULL [83 trang]: //bit.ly/3Rgtwjl Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net
• 43. hiện có ở thư viện: Sách, tạp chí, báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học,…với bộ sưu tập toàn văn. 2.4. Tiến trình và quy trình thực hiện công tác số hoá tài liệu. 2.4.1 Tiến trình thực hiện công tác số hoá tài liệu tại Cục. Công tác số hóa tài liệu KH&CN ở Cục Thông tin KH&CN Quốc gia có thể được chia thành hai thời kỳ: - Thời kỳ 2004- 2009: Số hóa phân tán, sử dụng máy quét thông thường [Scanner] - Thời kỳ 2010- đến nay: Số hóa tập trung, sử dụng hệ thống số hóa KIRTAS.  Hoạt động số hóa tài liệu thời kỳ 2004- 2009. Trong giai đoạn này, công tác số hóa tài liệu thực hiện theo cách phân tán, được giao trực tiếp cho những đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng CSDL toàn văn. Bộ phận đăng ký KQNC và là nơi lưu giữ các báo cáo KQNC về KH&CN, chịu trách nhiệm số hóa các bài báo cáo KQNC do mình lưu giữ. Phòng CSDL nay là Trung Tâm xử lý và Phân tích thông tin, chịu trách nhiệm số hóa các bài báo KH&CN do Phòng chọn xử lý đưa vào CSDL STD. Thiết bị số hóa là máy quét văn phòng, chủ yếu là máy quét của HP. Mặc dù có sự khác nhau nhất định về đối tượng cần số hóa [bài báo hoặc cả quyển báo cáo KQNC] nhưng những vấn đề lựa chọn khổ mẫu tài liệu số là cơ bản như nhau.  Lựa chọn khổ mẫu dữ liệu số và phần mềm số hóa. Trên cơ sở những tìm hiểu về khổ mẫu dữ liệu trong lưu trữ và trao đổi thông tin, CTTKH&CNQG đã đề xuất lựa chọn khổ mẫu dữ liệu số PDF [Portable Document Format]. Khổ mẫu dữ liệu PDF do hãng Adobe phát triển và sử dụng cùng với chương trình quét Adobe Acrobat. Phần mềm đọc tài liệu theo khổ mẫu PDF là Acrobat Reader là miễn phí, có sẵn trên hầu hết tất cả các máy tính.  Yêu cầu kỹ thuật đối với tệp số hóa. Tải bản FULL [83 trang]: //bit.ly/3Rgtwjl Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net
• 44. chất lượng tài liệu số hóa, đồng thời duy trì kích thước tệp tin hợp lý, Cục đã quy định: - Mật độ điểm ảnh tối đa 300 dpi và tối thiểu 200 dpi - Mỗi tài liệu trên giấy sẽ tương ứng với một tệp tin. Như vậy với CSDL STD, đối tượng cần số hóa là các tập báo cáo KQNC. Trên thực tế các tài liệu này có độ lớn khác nhau, có thể từ một vài chục trang đến vài trăm trang. Do báo cáo KQNC khá dày nên khi quét phải tháo bìa để có thể quét từng trang.  Xử lý tệp tin sau khi quét. Tệp tin sau khi quét được xử lý lại bằng phần mềm Adobe Acrobat. Các thao tác gồm: - Kiểm tra số trang. - Cắt riềm [Cropping] - Làm BOOKMARK. - Đặt lại tên tệp.  Hoạt động số hóa tài liệu từ 2010 – nay [ sử dụng hệ thống KIRTAS]. Hiện nay triển khai công tác số hóa tài liệu, Cục đã xây dựng dây truyền số hóa hiện đại với hệ thống và thiết bị số hóa Kirtas dựa trên công nghệ hiện đại. Giai đoạn này được đặc trưng với việc hình thành bộ phận chuyên trách số hóa tài liệu của Cục trên cơ sở hệ thống thiết bị số hóa của hãng KIRTAS. Hiện nay, Cục được trang bị hai máy số hóa chuyên nghiệp: Kirtas APT1600 và Kabis. 2.4.2 Quy trình thực hiện công tác số hoá tài liệu. Số hóa tài liệu không đơn giản chỉ là việc trang bị các thiết bị phần cứng như máy quét [scanner], máy ảnh kỹ thuật số [camera], các loại thiết bị lưu trữ… mà số hóa bao gồm những công đoạn phức tạp của quá trình tạo ra những bộ sưu tập tài liệu số nhằm bảo quản, tạo lập nguồn dữ liệu số cho thư viện số hóa, có thể chia sẻ trong mạng nội bộ hay phục vụ trực tuyến. Số hóa tài liệu là một quy trình đòi hỏi nhiều thời gian, do đó cần chuẩn bị một 6796215