Hóa đơn GTGT có những yêu cầu nào về chữ ký trên hóa đơn, có bắt buộc người mua và người bán ký hay bên liên quan nào kí. Dưới đây là các quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT, các doanh nghiệp cần lưu ý để tránh sai sót
I. Các quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị giá tăng
1. Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định bắt buộc người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán [nếu có] và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
2. Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người trực tiếp khác ký. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.
3. Bên mua hàng không nhất thiết phải có chữ ký trong trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX … Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng [ký, ghi rõ họ tên]”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX…
4. Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không sử dụng bút phai màu. 5. Không được ký bằng mực đỏ. 6. Chữ ký phải là chữ ký tươi không sử dụng bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn. 7. Không được sửa chữa, tẩy xóa chữ ký. 8. Chữ ký của một người phải thống nhất và đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
Xem thêm: \>> Hướng dẫn chi tiết viết hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất 2019 \>> Cách xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn
II. Xử phạt về vi phạm chữ ký trên hóa đơn GTGT
Theo nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 xử phạt hành chính vi phạm sau về chữ ký.
1. Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng với các vi phạm
- Tẩy xóa sửa chữa chữ ký.
- Ký hóa đơn gtgt bằng mực màu đỏ, mực phai màu.
- Ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
2. Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng với các hành vi
- Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn giá trị gia tăng thuộc trách nhiệm của người ký.
- Ký hóa đơn mà không đúng thẩm quyền.
- Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
- Không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên hóa đơn.
Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA SME.NET liên tục cập nhật thông tư, chính sách mới nhất của Bộ tài chính, nhà nước, giúp chủ doanh nghiệp và kế toán viên nhanh chóng nắm bắt và thực hiện nghiệp vụ tài chính – kế toán tốt nhất.
Hóa đơn điện tử xuất theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thì có nhất thiết phải có chữ ký của người mua không? – Đây là câu hỏi của anh Phú [thành phố Thủ Dầu Một – tỉnh Bình Dương].
Nội dung này được Ban Hỗ trợ PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP trả lời như sau:
Tại điểm b khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký của người bán và người mua như sau:
“Điều 10. Nội dung của hóa đơn7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
- Đối với hóa đơn điện tử:
...
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”
Theo đó, căn cứ Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký của người mua nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn điện tử do người bán lập không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua [bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài].
Trừ trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, ký điện tử của người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
- Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số người mua [và kể cả chữ ký số của người bán].
Như vậy, trường hợp bên anh tự xuất hóa đơn điện tử cho người mua thì không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua trừ trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc người mua phải ký số/ký điện tử trên hóa đơn điện tử do bên anh lập.
Trên đây là nội dung hỗ trợ của PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP về vấn đề trên.
Trân trọng!
- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.